現代信息技術條件下學校檔案工作的管理

摘要：現代信息技術對人們生活、工作、學習等方面影響越來越深，影響范圍也越來越廣，教育、醫療、新聞傳播等都受到現代信息技術的影響。在現代信息技術席卷各行各業并起著越來越重要的作用的情況下，學校檔案管理工作應該適應時代潮流的發展，合理有效安全地運用現代信息技術，為學校教育提供創新、便捷的服務。

關鍵詞：現代信息技術；檔案管理；學校檔案

中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）19-0008-02

學校是為社會培養、輸送新型人才、先進生產力的地方，在現代信息技術迅速發展的前提下，學校要完成這一任務必須在教育教學、教學研究、管理隊伍中更多地引進、運用現代信息技術，檔案管理作為學校教育事業發展中不可忽略的一部分，要為學校教育提供及時的服務，也必須運用現代信息技術進行管理。

一、檔案管理工作運用現代技術的必要性

檔案管理在學校工作中具有極其重要的地位和不可磨滅的作用，它記錄學校的教育、改革、發展歷史，學校教師教育教學活動，學校師生的成長歷史。近年來，隨著現代信息技術的發展，學校教研教育教學活動越來越多地引用現代信息技術，形成了以現代信息技術為載體的檔案資料，檔案管理要繼續為學校提供有效的服務必須和現代信息技術相結合。

二、現代信息技術條件下的檔案管理工作

（一）現代信息技術的發展使計算機普遍應用于檔案管理

現代信息技術條件下的學校檔案管理普遍使用計算機管理檔案，節省了大量的空間、人力、物力。計算機是學校檔案管理應用現代信息技術的物質基礎和技術手段。它具有高效率的信息處理能力，能以人工無法比擬的速度讀入、存儲和輸出數據，能進行邏輯推理和判斷，因而在檔案管理中有很廣泛的用途和明顯的效果。

1.計算機具有數據采集、加工作用。學校檔案來源廣、形式多，檔案數據采集的方式也不一樣，然而計算機等先進技術可以對任意來源、任意形式、任意采集方法的檔案數據進行加工處理，達到數據的有效性。

2.計算機具有信息儲存、管理作用。學校檔案管理充分利用現代信息技術和計算機大容量、海量儲存的能力，使檔案著錄信息、檔案全文信息能完全依賴于計算機技術得以保存。而計算機的事務管理能力和數據庫管理技術的應用，使檔案管理達到全方位、多層次、高質量的管理水平。

3.計算機具有檔案查詢、傳輸功能。通過計算機檢索技術可以完成任意要求的檔案查詢，并通過各種輸出設備、通信設備傳布查詢結果。計算機檔案管理查詢不僅可以在本地，也可以通過聯機、聯網等方式方便、快捷地完成異地、遠程的查詢搜索。

（二）現代信息技術條件下如何做好檔案管理工作

1.加強檔案管理意識。學校檔案管理工作是做好學校工作的重要基礎工作之一，是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個標準，是評估學校建設的重要標志，所以無論是學校領導還是學校教學、管理工作人員都應對學校檔案管理工作有足夠的重視，全員參與，高效管理。

2.引進先進設備。現代信息技術條件下的檔案管理需要有現代信息技術設備作載體。計算機管理檔案會形成大量的數字化檔案信息，計算機檔案管理的采集、加工、存儲、管理、查詢、傳遞和維護等環節都需要設備和相關的軟件，如描儀交換機、網路設備等。很多學校的檔案館不僅缺乏檔案管理現代化的硬件設備，而且也缺乏相應的配套的軟件。現代信息技術條件下的檔案管理不僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，還需要聲像設備、通信傳輸設備、格式轉換軟件等。

3.提高檔案管理人員的職業素養。檔案管理人員需要有忠于事業、無私奉獻、認真細致的職業素養，任何工作需要的都是忠于崗位的工作管理人員，檔案管理的信息化方便了檔案的采集、管理、查詢等工作，但是也加大了檔案保密工作，這就需要檔案管理工作人員有良好的職業操守，忠于事業、忠于崗位，保證信息的安全。檔案管理人員是幕后性的工作，在背后為學校教育事業作貢獻，這就需要檔案管理工作人員有樂于奉獻的精神。另外，檔案管理工作大都是零散、瑣碎的工作，需要工作人員認真細致、高度負責。

4.提高檔案管理人員的專業技術水平。目前很多高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才，既熟悉檔案管理工作，又精通現代信息技術的人員少之又少，檔案人員普遍缺乏非常系統的檔案和信息技術專業理論知識和基本技能。因此提高檔案管理人員的業務水平是不可忽視的問題。

現代信息技術條件下的檔案管理，會涉及到計算機硬件和數據庫的建設、管理和運用，辦公自動化的應用，成熟的網絡技術的使用，以數字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存信息，從起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔不再以手工抄寫為主。領導要帶頭學習有關檔案管理的新理論、新方法、新觀念，組織全體檔案管理人員學習現代信息技術，通過在職學習、脫產培訓或者外出進修等各種方式來提升檔案管理人員的專業技能。確定檔案管理人員不斷學習、繼續教育的方針，及時學習信息技術、計算機、科技軟件的新技術；注重與檔案管理相關的學科知識的補充，如歷史學、公共關系學、行為學等，以便系統地做好檔案管理工作。

5.保證檔案管理的安全性。檔案的安全性是檔案管理工作中極其重要的部分。保證檔案的安全應保證儲存設備的安全，定期對設備進行檢測，定期對檔案文件進行備份，計算機要設置網絡防火墻、預防病毒，保證檔案的安全性和保密性。加強檔案管理人員的職業道德培養，加強專業技能的提升，防止工作人員的泄密和因操作不當引起的檔案破損。

隨著現代信息技術的發展，檔案管理運用現代信息技術、和現代信息技術媒介進行結合已成為不可抵擋的趨勢，學校的領導和檔案管理人員應積極適應時代的潮流，做好在現代信息技術條件下的檔案管理工作。樹立檔案管理的新理念，及時引進檔案管理所需的新設備，加強檔案管理人員的職業道德培養，引導檔案管理人員學習新技術、新知識，不斷提高專業技術水平，以保證檔案管理給學校工作提供全面、創新、便捷的服務。

參考文獻：

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