試析文檔一體化管理的必然趨勢

摘 要：隨著機關事業(yè)單位部門管理體制的不斷改革發(fā)展，目前很多部門內(nèi)部仍在施行的文書工作與檔案工作分設運行的制度暴露出許多弊端，已然跟不上時代發(fā)展的潮流。現(xiàn)行的文書工作與檔案工作內(nèi)容有關聯(lián)但相互有矛盾或不統(tǒng)一的規(guī)范要修改，使兩方面的內(nèi)容協(xié)調(diào)起來，文書工作與檔案工作分別管理的體制迫切需要進行制度變革和技術創(chuàng)新，要實行有效整合、統(tǒng)一管理。因此，機關事業(yè)單位實行文檔一體化管理十分必要，且已成為了一種必然趨勢。

關鍵詞：文書工作；檔案工作；文檔一體化管理

中圖分類號：G275.3 文獻標志碼：A 文章編號：1002—2589（2012）27—0093—02

所謂文檔一體化就是把目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理整合成一個有機的系統(tǒng)，進行統(tǒng)一的管理。

一、文書工作與檔案工作的沿革

在中國古代，早期的文書工作與檔案工作是沒有分立的。西周時，王命文件宣頒后，正本交受命官執(zhí)行，內(nèi)史另錄一份儲于王室備查，視為副本。這里的正本和副本各自處理的辦法和體現(xiàn)的價值，與文書工作和檔案工作相對獨立的萌芽意義。南北朝時期，北朝的周國用紅筆注銷的辦法在形式上將已辦文書和未辦文書區(qū)別開來，除了有防止誤時誤事和避免重復辦理的意義外，還初步顯示文書工作與檔案工作辦理對象差別的端倪。唐朝時，規(guī)定各辦文部門以年終為限將辦畢文書移交儲庫儲存，形成文書工作與檔案工作明確分工。之后各朝代，文書與檔案兩項工作分工一直很明顯。民國時期，國民黨政府一度在當時的中央和地方一些機關施行文書檔案連鎖做法，即一個機關的文書實行由總收發(fā)室統(tǒng)一分類編號、登記等辦法，并將體現(xiàn)分類結果的登記復寫成一式三份，除自留一份外，另兩份分送承辦科室和檔案室，免去有關科室的二次登記和檔案室的分類工作，但在當時的絕大部分機關仍實行文書與檔案工作分別運行的辦法。

中華人民共和國成立后，各機關長期實行文書與檔案工作分列分作的制度，直到最近幾年，才有個別地方的一些機關施行文檔一體化。這種文書與檔案工作從最初的混合到分設又到嘗試整合為一體的歷程，反映了人們對文書與檔案工作二者之間關系的認識變化和二者之間混合與分設兩種做法優(yōu)劣的認識變化。

二、文書工作與檔案工作的關系

文書與檔案工作二者之間到底是什么關系，對它如何認知，決定了人們對這一關系的處理方法選擇。認為它們是一種事物運行的兩個階段，偏重于強調(diào)它們之間的聯(lián)系，就會考慮將它們一體化處理；認為它們雖然是有聯(lián)系和相互影響的，但提供的是不同性質(zhì)的服務，發(fā)揮著不同性質(zhì)的職能，強調(diào)它們的差別，就會考慮將它們分設運行。它們之間的關系是客觀的，對這一關系的處理必然有哪種方法更適宜的問題。然而實際上，同樣的關系情況，在不同的環(huán)境或者說背景下，可能需要采用不同的方式處理。也就是說，文書與檔案工作是分設運行還是一體化處理，不僅要考慮二者之間的關系，還要考慮處理這一關系時的背景，而不能簡單地依據(jù)一種標準判定兩種方法的優(yōu)劣。在早期的檔案工作還不規(guī)范的階段，文書與檔案工作一體化管理，會使其工作人員因現(xiàn)實工作對文書工作的迫切依賴和深刻感受自然地重視文書工作而忽略檔案工作，此時讓檔案工作相對獨立運行，有利于人們對檔案工作的認知和使檔案工作發(fā)展、規(guī)范。而在今天檔案工作已相當發(fā)展，規(guī)范相當完備的情況下，就要考慮這種分設運行是否適宜的問題。

三、實行文檔一體化管理的理由

由于歷史的傳統(tǒng)，文書與檔案觀念影響和現(xiàn)實的文書與檔案工作制度設計與要求等原因，我國現(xiàn)階段絕大多數(shù)機關的文書與檔案工作是分設運行的。這種運行方式表面上問題不大，實際上稍作調(diào)查分析就會發(fā)現(xiàn)幾個突出問題：一是文書部門向檔案部門移交的歸檔文書是否完整主要取決于移交者對檔案工作的重要性認知和移交自覺程度，這就使歸檔文書的完整性缺乏保證并最終影響檔案工作的質(zhì)量。檔案部門雖可對文書部門的文書歸檔工作提出要求并進行檢查監(jiān)督，但由于其不十分清楚本機關文書的真實具體源流情況，很難對文書部門的歸檔工作完全把握。二是基層很多機關的部門文書與檔案工作是一個人兼做的，雖然兩個系統(tǒng)都有要求，但文書工作與現(xiàn)實利益的直接聯(lián)系相對于檔案工作為現(xiàn)實工作提供憑證借鑒使其無形中重視文書工作而忽視檔案工作。三是文書工作與檔案工作的有些內(nèi)容具有重復性，造成勞動浪費。如文書登記的許多項目與檔案的著錄項目相同，屬重復勞動。要克服這些弊端，改文書與檔案工作分設運行為一體化管理則十分必要。

四、實行文檔一體化管理的必要性

1.文書與檔案工作科學化界定的需要

現(xiàn)行文書與檔案、文書工作與檔案工作的界定不十分科學和符合實際。如認為發(fā)揮現(xiàn)行效用的是文書，發(fā)揮歷史憑證作用的是檔案。有的文件（如某些法規(guī)）有效期很多年，發(fā)布當年后歸入檔案管理，但仍是現(xiàn)行文件。再如單位內(nèi)部發(fā)文，按一般走完文書處理程序可歸入檔案的觀點，其制發(fā)完畢即可歸入檔案，發(fā)揮歷史憑證作用，然而它卻是發(fā)揮現(xiàn)行效用的開始。又如文書工作的調(diào)閱和檔案工作的提供利用，實質(zhì)提供的是同性質(zhì)的服務，只不過一個是文件走完一般辦理程序尚未歸檔，一個是已經(jīng)歸檔罷了。但是按現(xiàn)行文書工作與檔案工作的職能劃分，它卻是兩種工作。還有極特殊情況，如一般認為文書是檔案的前身，文書工作是檔案工作的基礎，但許多單位購買設備，其設備文件往往先歸檔，然后進入文書處理程序辦理（當然從文件實體來說，還是從設備制造廠家的文書制作辦理開始，但從購買設備單位來說，的確是對設備文件先進行檔案工作處理，后進行文書工作程序辦理），這種情況按傳統(tǒng)解釋很難認為正確。而上述的這些，按文檔一體化管理就好解釋和處理了。

2.文書與檔案工作相互融通的需要

前述的現(xiàn)行文書與檔案工作分設運行存在的三個問題按文檔一體化管理也容易解決。把文書登記和檔案著錄結合，既避免了重復勞動，又使檔案部門把握了機關文書的源流，有利于保證歸檔文書的完整。基層單位部門文書與檔案工作一人兼做易造成或忽略檔案工作的問題，把文書與檔案工作合并成為一種工作要求就解決了這個問題。此外，現(xiàn)行法規(guī)規(guī)定，檔案部門要對文書部門的文書歸檔等工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督，實際上，因相互關系并行等原因，這種指導和監(jiān)督很難實現(xiàn)并取得好效果，而實行文檔一體化管理，將檔案工作與文書工作相關的要求和規(guī)范直接融通，事情就易處理了，兩方面協(xié)調(diào)一致就好辦了。然而，實行文檔一體化并不是把文書工作與檔案工作完全等同，只是把關聯(lián)密切的部分融合協(xié)調(diào)。如現(xiàn)階段專門保管物質(zhì)形態(tài)文件（紙質(zhì)）的檔案室還必須存在，文書的具體擬稿、批辦也不必檔案部門參與。這一做法的要求是，檔案工作要向前面的文書工作中延伸，文書工作也要有檔案意識。

3.文書檔案管理辦公自動化的需要

電子計算機在文書與檔案工作中的運用，電子文件的產(chǎn)生與使用，為文檔一體化管理創(chuàng)造了方便條件。與紙質(zhì)文件狀態(tài)的文書和檔案工作一般需在物理空間上分割進行不同，電子文件可在一臺計算機上進行文書與檔案兩種工作。紙質(zhì)文件一旦移交檔案部門，文書部門就會感到不如在自己身邊使用方便，而電子文件可在計算機上或網(wǎng)上隨時調(diào)閱，就很好地解決了這一問題。實行文檔一體化就是將檔案工作的一些要求和內(nèi)容前移到文書工作過程中，如把檔案工作的著錄、檢索編制等和文書工作的收發(fā)登記等工作結合起來，即使檔案工作者在源頭上把握了文書的數(shù)量，避免了傳統(tǒng)由文書部門單一把握可能歸檔不全的情況，又使檔案工作利用了本可利用的文書工作的更多成果，相應減輕了工作量。這一做法可以提高檔案工作質(zhì)量的同時，也可以給文書工作帶來好處，如文書歸檔整理按文書與檔案工作分設運行應為文書工作任務，實行辦公自動化后，也可以提高這一方面的工作質(zhì)量和效率，從而促進了文書工作。因此，文檔一體化管理已經(jīng)成為一個單位部門辦公自動化的必然需要。

綜上所述，文檔一體化管理是未來檔案管理的發(fā)展方向，在文檔一體化管理中，文書與檔案工作應統(tǒng)籌兼顧、相互協(xié)調(diào)，使文書與檔案管理工作成為一個完整的體系。

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