檢務(wù)檔案電子管理模式的探索

肖玲

[摘 要]現(xiàn)在的檔案管理工作日趨規(guī)范和完善，同時明確了檔案工作職能和任務(wù),以及歸檔范圍及整理要求，使各種文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，逐步走上了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化軌道。

[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理

檔案管理，是對文件從產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個適當?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理,以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當?shù)奶幹茫⑼ㄟ^經(jīng)濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。

一、電子管理模式的特點和分類

電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。

集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國家指定或授權(quán)的機構(gòu)、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構(gòu)對其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。

分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機構(gòu)內(nèi)部（庫房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。

二、檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹

檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱檢務(wù)檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環(huán)節(jié)，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業(yè)務(wù)計算機管理系統(tǒng)（以下簡稱CIQ2000系統(tǒng)）報檢的檢驗檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。

由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認檢驗檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計收費情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調(diào)查舉證、國內(nèi)外有關(guān)部門的來函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長，檢務(wù)檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多，以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。

三、目前檢驗檢疫部門檢務(wù)檔案管理的做法

參照企業(yè)分類管理方式，對企業(yè)進行分類建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對信譽好、進出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務(wù)部門對這類報檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機結(jié)合的優(yōu)勢，使資源得到合理配置和利用。

根據(jù)出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時可根據(jù)報檢號查找通關(guān)單流水號及對應(yīng)的換證憑條。而對涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進出口敏感貨物，實施衛(wèi)生注冊登記、質(zhì)量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。

適當縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限。《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存。”在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動地存放3～4年后銷毀，檔案利用率較低。

四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析

據(jù)粗略統(tǒng)計，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。

由于檢驗檢疫流程都經(jīng)過CIQ2000系統(tǒng)進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉(zhuǎn)變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。

目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設(shè)計過程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，設(shè)定檔案密級，按部門按專業(yè)按用戶級別設(shè)定訪問權(quán)限，實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機結(jié)合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其他檔案。

參考文獻：

《出入境檢驗檢疫簽證管理辦法》.國檢法[1999]386號