淺議在Office中用“郵件合并”制作學生成績單

郭小平

【摘 要】本文根據自己的工作實際，簡要談談郵件合并在學校工作中的應用以及郵件合并的實現過程。

【關鍵詞】郵件合并；學校工作；應用；Word；Excel；Office

隨著教育信息化的不斷推進，信息技術在學校工作中的應用越來越廣泛，極大地提高了學校教育教學工作的效率。本文根據自己的工作實際，簡要談談郵件合并在學校工作中的應用。

在Office應用中，我們會體會到Word具有強大的排版功能，Excel具有強大的統計功能，那么我們能否將這兩大功能聯合使用以實現更強大的應用呢？在實際工作中，經常會遇到這種情況：需要處理的文件主要內容基本相同，只是具體數據有變化，比如學生成績報告單、給家長的信、錄取通知書、運動會獎狀等各類獲獎證書。如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，那也夠麻煩的。當然也可以留出空兒來，打印完成后用手工填寫，那就更顯得水平太低了。有沒有什么辦法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的郵件合并功能。

請注意，郵件合并功能并不是一定要你發郵件，它是Microsoft Office中的一個很實用的功能，可以實現Office各組件之間（例如：Word、Excel、Access）綜合應用，也可以實現Word與其它數據庫之間的綜合應用。

郵件合并的實現過程可以先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內容的主文檔（Word文檔）和一個包括變化信息的數據庫（它可以是Excel、Access、Foxpro等）；然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息；合成后的文件你可以保存為一個新的Word文檔。接下來我就以打印學生成績報告單為例，簡要介紹一下Word中郵件合并功能的使用過程。

（1）創建包括所有文件共有內容的主文檔，創建過程按常規方法在Word創建“學生成績單樣表.doc”，此學生成績單已簡化，只設置了6門課程。

（2）建立數據庫，按常規方法在Excel中建立“學生成績表.xls”。注意不要省略表格中的標題行，以免郵件合并時找不到合并域名。

（3）使用郵件合并。

①在剛建立的“學生成績單樣表.doc”文檔中，選擇菜單欄的“工具/郵件合并”，則出現“郵件合并幫助器”對話框。

②在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“創建”下拉按鈕，選擇“分類（C）…”，再在出現的對話框中點擊“活動窗口（A）”按鈕。

③在“郵件合并幫助器”對話框中點擊“獲取數據（G）”下拉按鈕，選擇“打開數據源（O）…”，在出現打開文件對話框中打開剛保存的Excel電子表格“學生成績表.xls”，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔（M）”，這時你會發現在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄。

④把光標置于要插入相應項目的位置，點擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與“學生成績表.xls”表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢。域在Word中很有用，使用它可以實現數據的自動更新和文檔自動化，還可以制作一些特殊的效果，如我們插入的一個可以自動更新的日期就是域。

⑤最后點擊“合并至新文檔”按鈕，你會收到意想不到的效果，每個學生的成績報告單都產生在一個新文檔中，再將它保存為一個新文件“所有學生成績報告單.doc”。

使用郵件合并功能可以做的事還很多，比如運動會獎狀等各類獲獎證書、學生成績報告單、給家長的信、錄取通知書。它的功能其實就是實現Word文檔與Excel等數據庫建立關聯，相互取長補短。郵件合并功能的使用相當于實現了小型的信息管理系統。

參考文獻：

[1]趙斌，盧盾編著.《中文版Office 2003 七合一實用培訓教程》 .中國電力出版社，2004年1月