淺議高校院系資料室在高等教育中的作用

鄭 遠

摘要:本文闡述了院系資料室在高等教育中的作用,分析了目前院系資料室在文獻采集、經費使用、人員配置等方面的問題,并有針對性地提出了解決問題的措施。

關鍵詞:高校院系;資料室;高等教育;作用

中圖分類號:G258.6文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)29—0120—02

院系資料室是高校教學科研基地,是院系情報服務中心,具有專業性強、針對性高的特點,其特點的獨特性使院系資料室在高等教育中發揮著重要作用。

一、院系資料室在高等教育中的作用

1.文獻資源的專業性是教學和科研的重要物質保障

資料室是院系文獻信息中心,為院系的教學、科研起著重要作用。首先,資料室重點收藏本院系各專業及相近專業的國內外文獻、核心期刊、學術論文、實驗報告等。這些文獻能夠緊密結合本院校教學科研,使教學科研人員能夠及時獲得本學科最新信息,掌握學科發展的最新動向。此外,在文獻的收集過程中,資料員有便利的條件及時征求骨干教師和科研人員的意見及建議,不僅收集正式出版的專業書籍、參考工具書和主要報刊,還注意收集內部資料,如會議文獻、交換資料、專題總結等。這部分資料的特點是篇幅小、內容豐富、觀點新穎、時效性強,對本系的教學科研有一定的參考價值。

2.針對特定服務對象為本科教學提供特色服務

院系資料室主要為本系教學科研人員及高年級學生服務,具有針對性強的特點。首先,為重點學科服務。根據教學人員需求,將收集的與本專業相關的文獻資料、情報信息,進行分門別類的歸類、提煉,使文獻內容有序化、系統化形成二、三次文獻,并將這些資料放在系網頁上,傳遞給教學人員,幫助教學人員了解最新的信息和學術動態。其次,為教師科研服務。為教師科研立項課題的論證提供代查、代譯文獻信息資源,通過因特網提供聯機檢索服務;為教師已立項的課題進行跟蹤服務,從課題立項起到課題結項,自始至終進行跟蹤,為教師搜集、整理本課題需要的文獻信息,為教研人員節約了大量的時間,保證課題安時結項。再次,對高年級學生實行分階段服務。在基礎理論課學習階段向學生提供教學參考書,在社會實踐階段指導學生寫實踐報告,在撰寫畢業論文階段為學生提供更廣泛的專業書籍。

3.地理優勢有利用提高文獻利用率

院系資料室一般都設在本系教學樓內,教師可利用空閑時間隨時查閱資料。隨系而設的資料室,使教師和科研人員不僅感到利用方便,而且得到信息的速度快、內容新、利用價值高,故教研人員大都喜歡利用課余時間到資料室備課、翻閱及查找文獻資料,或邊閱覽邊交流經驗,資料室內洋溢著一股學術氣氛。此外,資料室一般都實行開架借閱,這種方式能夠直接向讀者展示室藏,這樣省去了教研人員的許多時間,同時提高了圖書資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了教研人員的不同需要。

二、院系資料室目前普遍存在的問題

1.經費匱乏與浪費并存

目前,院系資料室的購書經費主要由學校劃撥經費與各院系自籌經費兩部分組成。一方面,隨著每年圖書、報刊價格增速上漲,原有的購書經費很難滿足院系資料室在圖書、報刊方面的訂購需要。另一方面,由于院系資料室與校圖書館在文獻采集過程中缺乏相應的溝通,使得很多圖書、報刊在收藏上存在著嚴重重復現象,原本緊張的購書經費難以充分發揮它應有的作用。此外,院系資料室在圖書資料采購上隨意性比較大,有為評估突擊采購的,有科研人員為項目的需要臨時補充的,有教師根據自己需要隨意購買的。這就造成了已有的圖書資料得不到充分利用,急需的文獻資料無錢購買,使得各專業、各學科文獻資料分布嚴重不均衡。

2.現代化設備與落后的管理手段并存

現階段,院系資料室大多配備了計算機、打印機、復印件等。但這些設備大都沒有物盡其用,因為種種原因院系資料室與校圖書館不能聯網,所以無法安裝校圖書館所購買的《文獻管理集成系統》,院系自己購買又沒有資金支持,計數機等設備無法為院系資料室管理服務。管理人員還是用手工方法管理資料室,無法建立文獻數據庫,無法打印信息詳細的圖書登記簿,更無法進行查詢和統計。教研人員雖然可以用計算機查詢網絡知識,但無法查詢資料室內部文獻信息。

3.管理員專業水平較低

目前,院系資料室管理員的專業水平普遍較低。由于院系領導對資料室重視不夠,認為資料室能夠為教師借還圖書就行。所以資料室管理員大多非專業出身,還有許多是身兼數職,不會使用中國圖書分類法、不能進行標準著錄的情況很普遍。另外,一些高校一直把圖書館與院系資料室當成安置基地,人員構成比較復雜、學歷、專業技能、綜合素質等相對較低。

三、加強資料室建設的途徑

1.加強文獻資源建設,形成專業特色

院系資料室文獻資源建設應以院系的重點學科和重點專業為中心,根據院系學科建設的需要,確定文獻收藏范圍,從教學科研的需要為出發點,構建專業文獻信息資源保障體系,并逐漸形成專業特色。為此,高校院系資料室應采取多種途徑采購文獻資源,除利用圖書征訂目錄訂購圖書外,通過網絡采購圖書也成為資料室搜集文獻資料的重要手段。另外,還應多參加各地舉辦的大型圖書展銷會,現場采購、挑選各學科文獻資料。其次,還可以院系各學科建設為中心,以教學科研需求為依據,重點收藏各種學術會議的論文和資料,收藏教師出國講學、訪問帶回的圖書資料,收藏各種學術價值較高的非正式出版物,如可研報告、會議論文、論文集和內部專業資料等,并把收集到的文獻資料按學科分類建成特色數據庫,供各專業教研人員隨時查詢。再次,在期刊訂購中把重點放在訂購專業核心期刊上。核心期刊是學科文獻中的學術中間,具有發文質量高,學科信息量大,所載論文被引用次數多的特點,是公認能夠代表學科前沿及其發展狀況的文獻,是各學科文獻收藏的首選類型。

2.加強校系聯合,實現高校文獻資源共建共享

2002年頒布的《普通高等學校圖書館規程(修訂版)》中第二章第八條規定:“高等學校的院系資料室是全校文獻保障體系的組成部分,在業務工作和資源配置上,接受學校圖書館的指導與協調。應面向全校開放,提供文獻信息服務,實現資源共享。”基于這一規定,院系資料室應結合本專業的特點,根據自身的資料優勢,建立具有專業特色的專題數據庫,并做出目錄清晰、結構合理、內容新穎、具有本專業特色的網頁,依托校園網,利用圖書館的技術優勢,將院系資料室數據庫中的信息資料與圖書館的信息資料在校園網上并網運行,供全校師生查閱,從而真正實現校內的信息資源共享,減少資源重復和閑置。

3.提高院系圖書管理員的專業能力

新形勢下,院系資料室管理員應具備三方面的能力。(1)管理文獻資料的能力。與校圖書館管理人員分工明確相比,院系資料室管理人員往往只有一人,從文獻資料采購、分編、加工到為師生提供服務由一人完成,這就要求資料管理員具備更高的專業素質,要有過硬的圖書館學、情報學等專業知識。(2)應用現代化技術設備的能力?，F在,大部分院系資料室都配備了計數機等現代化設備,有些校圖書館要求各院系資料室統一安裝校圖書館使用的圖書管理軟件,成為其客戶端。這就要求資料管理員具有使用管理軟件的技能。(3)與教研人員溝通的能力。院系資料室管理員應把握好人緣優勢,及時與本院系教研人員溝通,了解其研究方向,分析其專業特色,了解其文獻信息需求的變化狀況,為其提供有針對性的直接信息服務。院系資料室管理員要多參加校圖書館舉辦的業務培訓,接受專業人員的業務輔導。利用交流、考察的機會,學習其他院校資料室的先進管理方法、成熟管理經驗和科學管理辦法,積極參與院系教學、科研活動,在實踐中獲取專業知識,提高專業技能,更好地為廣大教師、學生服務。

參考文獻:

[1]楊澤權,王有香.淺議高等院系資料室管理模式的創新[J].科技情報開發與經濟2009,(1).

[2]梁建梅.論高校院系資料室生存與發展改革[J].管理觀察2008,(10).

(責任編輯/王麗君)