關于高校講座檔案建設與管理的思考

摘要:講座檔案是高校教學與科研的重要信息源,它具有與其他類型檔案不同的特點,并有不同的管理模式。在互聯網迅速發展的今天,講座檔案建設與管理前景的在于采取數字網絡化形式管理。

關鍵詞:講座檔案 現狀 特點 管理形式 前景

為了培養適應中國經濟與文化快速發展的人才,如何建設高水平的中國大學一直是中國高等教育需要思考的問題,中國政府也為此投入了大量的資金, 像“211工程”,“985計劃”都是這一愿望的表現。體現到各高校具體工作中,就是對科研活動的日益重視。各高校不僅出臺各種獎勵政策鼓勵教師進行科研,而且每年還劃出專門資金邀請國內外知名專家學者到學校舉行各種形式的講座。可惜的是,許多高校對這些投入大量人力物力財力的講座并沒有進行有效管理,缺乏建立講座檔案的理念。為了更加有效地建設與管理高校講座檔案,我們既需要分析目前各高校對講座檔案建設與管理的情況,又要結合講座檔案區別于諸如人事檔案等其他檔案形式的特點,探索講座檔案的管理模式和前景,從而更加有效地發揮講座在提高學校教學與科研水平中的作用。

一.講座檔案建設與管理現狀

從目前了解到的情況來看,各高校對講座檔案的建設與管理的情況不容樂觀,大體存在以下幾種情況:

1.認識不到講座檔案建設的重要性,認為沒必要建立講座檔案

一場講座的組織從總體規劃到最后把講座專家送走實際上是一個復雜的工程,這其中不僅是資金投入問題,而且是學校許多部門合力的結果。講座的主講人一般都是國內外相應學科的權威人士或學科帶頭人,從講座的選題到內容是專家學者們都精心準備,代表了各領域最新的研究成果和學科動態,其價值不亞于學校圖書館的館藏資源,如果沒有很好地保存實在是很大的浪費。而講座檔案的建設就是為了使這筆資源的使用持久化。

2.對講座檔案的建設與管理流于形式,沒有認真對待

一些高校雖然有建立講座檔案的意識,但管理上基本處于放任狀態。首先,雖然講座過程中注意到收集相關資料,但過后既無專門場所進行保存,也無專人整理與看管,管理責任不明確,往往是一鎖了之,甚至產生資料遺失的現象;其次,即使有專人負責的高校,也存在人員配備太少,造成管理混亂,有名無實;第三,由于資金支持不夠,使其沒有獲得相應的現代科學技術的支撐,或者已有的技術更新不力,管理手段無法適應現在科技發展給檔案工作帶來的變化,更嚴重的是由于日積月累,使一些講座資料受到損壞。

3.管理形式封閉,講座檔案使用效率低下

對講座資料的使用也是目前講座檔案管理中需要思考的問題。有許多高校認為一次講座的生命力就在短短的一兩個小時,沒有讀者(或使用者)意識。在管理上采取封閉管理,把講座資料作為歷史記憶來陳列排設,不對外開放,造成這些資料使用率低下,沒能進一步發揮這些資料在教學與科研中的作用,使這些講座資料成為無人光顧的古董。

從以上分析看出,目前高校講座檔案的建設與管理工作亟待改善。應根據上述情況,努力完善現行制度,從意識上重視對講座檔案的建設,劃出相應資金,加強管理。另一方面,如果要對講座檔案進行有效管理,我們首先要做的是弄清楚講座檔案區別于其他檔案類型的特點。

二.講座檔案的特點

說起檔案,人們自然會聯想起另外一個詞,即“保密”。確實,在許多情況下,我們會贊同有論者提出的以下觀點:“檔案是黨和國家的核心秘密, 檔案保密工作是一項重要的基礎工作, 如何做好檔案管理的保密工作是保護國家秘密, 捍衛國家利益的重要一環”。概括起來,講座檔案具有公開性、形象生動性以及技術含量高這三個顯著特點。

一定意義上說,講座檔案與館藏圖書資料無異,都是人類智慧的結晶,其重要價值在于它的知識普及性,在于它對后來學習者提供源源不斷的靈感,它的生命力正來源于它的使用者。實際上,講座檔案自誕生起就是一件公眾的事情:從材料的收集到整理都是多人協作努力的結果。如果對講座檔案采用傳統的封閉式管理,無異于扼殺它應有的價值。

當然,與圖書資料不同,講座檔案的內容具有逼真直觀性的特點。一場講座最起碼由主講人與聽眾兩部分。這樣,講座檔案的制作除了是讓后來的師生讀到一些相關文字資料外,更重要在于還包括了由許多圖片與聲像資料構成。這種形象生動性使后來借閱者突破時空限制,有種親歷現場的感覺。

正如上文所述,講座檔案不僅是由文字資料組成,而且還包括圖片、聲像等。講座檔案的制作和保存對技術的依賴性很強,尤其是對管理人員的電腦技術提出更高的要求,而對錄相母帶的剪輯、編輯與保存更是需要有專業人士來把關。

下面本文將結合講座檔案的特點,繼續討論此類檔案的幾種管理模式,并根據現代技術的發展水平,提出講座檔案建設與管理的前景所在。

三.講座檔案建設與管理的模式與前景

1.講座檔案建設與管理的模式可以分為三種形式:

首先要提的文本形式,這是講座檔案最基本的保存形式。文本形式又包含兩種形式,即傳統書面文本形式與現代電子文本。對于講座檔案來說,最基本的書面文本形式包括宣傳海報與現場記錄(有時還有總結報告)。在隨著電腦技術的介入,電子文本由于其節約紙張、易于保存等特點,越來越受到現代檔案管理者的歡迎。至于講座檔案,電子文本可以是原先紙質資料的轉換,還包括主講人打印和印發的材料、制作的PPT、幻燈片等。

講座檔案建設與管理的另一種形式是聲像圖片形式。上文中提到的講座檔案所具有的形象生動性的特點主要是源于這部分材料。有論者已注意到圖片檔案區別于文字檔案擁有的“歷史記憶與再現功能的特點”。而講座檔案由于聲像資料的加入使這個特點顯得越發突出。具體而言,這部分檔案材料包括講座進程中所采集到的照片、錄音磁帶,以及錄相帶。

講座檔案建設與管理的第三種形式實際上是利用現代電腦技術對以上信息資料加工所形成的數字網絡形式。我們知道,互聯網的發展已經給現代檔案管理模式提出了新的挑戰與機遇,這主要歸功于互聯網能夠迅速地實現資源共享。互聯網的這個特點尤其適合對講座這一類型的檔案進行管理。在實際工作中,我們利用電腦技術對已經收集的各種文本資料與聲像圖片資料進行加工,進行數字化處理,通過創立網站、設計網頁或與校園網進行鏈結的形式來實現對各種信息共享利用。

2. 講座檔案建設與管理的前景

以上三種講座檔案的管理模式從對資料的保存來說,很難說孰優孰劣,但考慮到講座檔案的生命價值主要是它未來的使用價值,第三種模式應當是未來講座檔案建設與管理的發展方向,因為這種經過數字化處理的檔案由于具有“收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、信息存儲自由化、信息資源共享化和結構連接化”的特點[3],既方便對種類繁多的講座檔案進行保存管理,又能最大限度地實現資源共享,充分實現它的使用價值。

鑒于各高校長期以來所積累的各種講座資料,建立講座檔案是一個迫切需要解決的問題,但如何對講座檔案實現有效建設與管理是一個有待大家出言獻策的問題。例如,即使是采取數字網絡形式來管理講座檔案,也涉及到網頁制作、維護與更新等問題。本論文提出的一些觀點以期起到拋磚引玉的作用。

參考文獻:

[1]孫杰.淺談檔案管理利用中的保密工作[J].蘭臺世界,2007(11):39

[2]周美蘭.關于高校照片檔案建設的思考[J].山西檔案,2007(6):38

[3]宗青.數字化在高校檔案工作中的思考[J].檔案時空,2007(10):29

(吳月蓉,廊坊師范學院,社會發展學院)