高職院校物資采購管理與成本控制策略

摘要：物資采購是高職院校日常運營的重要組成部分，直接關系到教學、科研和師生生活的質量。分析高職院校物資采購管理與成本控制的策略，能夠確保所需物資的質量和供應，從而保障教育質量和校園生活的穩定。本文通過分析影響高職院校物資采購成本的因素，明確了成本控制的必要性，基于高職院校當前采購管理所面臨的影響因素，探討了高職院校物資采購管理與成本控制策略，通過實施精細化管理和流程優化措施，以期幫助高職院校達到提高采購效率、降低采購成本、保障物資供應的目的。

關鍵詞：高職院校；物資采購；成本控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20250243

一、影響高職院校物資采購成本的因素

（一）市場供需關系

市場供需關系是影響高職院校物資采購成本的一個重要因素，其不僅決定了采購物品的價格水平，還影響著物資的可獲得性和采購的難易程度[1]。在市場經濟中，當某種物資或服務在市場上的需求量超過供應量，即出現供不應求的現象時，供應商往往會利用這一市場失衡的機會提高銷售價格。這種價格的上調對于高職院校而言，意味著在采購相同數量的物資時需要支付更高的費用，從而一定程度上會增加采購成本。這種成本的增加不僅加重了高職院校的經濟負擔，還可能對學校的預算分配造成壓力，限制學校在改善教學設施、提升教育質量、優化學生生活環境等方面的投入能力。

（二）供應鏈穩定性

供應鏈穩定性是影響高職院校物資采購成本的另一個關鍵因素，其不僅關系到采購物品的成本控制，還影響著物資供應的連續性和可靠性[2]。在供應鏈管理中，當供應鏈環節出現供應商的生產中斷、物流延遲或原材料短缺等不穩定因素時，高職院校在采購物資時還會面臨價格上漲或供應不足的風險。此種不穩定性的存在對于高職院校而言，意味著在確保物資及時供應的同時，還需要支付額外的成本作為保障，一定程度上會增加高職院校采購的總成本。同時，一旦出現供應鏈中斷情況，一定程度上還會迫使學校采取緊急采購措施，這些措施往往缺乏充分的比價和談判過程，進一步推高了采購成本。

（三）物流配送效率

物流配送效率也是影響高職院校物資采購成本的重要因素，其不僅會決定物資的到貨速度，還會直接影響運輸成本和貨物損耗。如果物流公司在配送過程存在效率低下的問題，如運輸時間過長、路線規劃不合理或貨物損壞率高，那么將給學校帶來額外的成本負擔[3]。當物流配送效率不佳時，高職院校不僅要支付更高的運輸費用以確保物資能夠按時送達，而且在某些情況下，由于延遲交付可能還會導致教育教學活動受到影響甚至中斷，從而進一步增加總體采購成本。

（四）采購團隊談判能力

采購團隊的談判能力是影響高職院校物資采購成本高低的一個核心要素，其不僅關系到高職院校能否爭取到更優惠的價格，還關系到整個采購合同條款和合作條件的優劣。如果采購團隊缺乏有效的談判技巧，那么在價格、交貨期限以及售后服務等方面可能難以獲得最有利的條件[4]。由此，不僅會導致直接成本的增加，還會因無法滿足特定需求而間接增加高職院校的運營成本。同時，談判能力對于高職院校能否在市場供需波動中保持優勢地位至關重要。當市場供應緊張或供應鏈不穩定時，強大的談判能力可以幫助學校鎖定更有利的價格和交付安排，從而有效控制采購成本。反之，如果高職院校采購團隊的談判能力不足，采購團隊則很有可能被迫接受供應商提出的較高價格及不利條款，甚至面臨貨物質量和服務水平下降的風險。

二、控制高職院校物資采購管理成本的策略

（一）順應市場供需關系，動態調整采購計劃

1.建立市場信息收集機制

在建立市場信息收集機制期間，高職院校可以設立一個由采購部門成員組成的專門小組，負責定期從各種渠道收集與物資采購相關的價格走勢、供應商動態、行業政策等市場信息。該小組應當具備一定的專業知識和分析能力，以便對收集到的數據進行初步篩選和評估。為確保收集到的信息準確可靠，采購小組還必須制定明確的信息收集標準和操作流程，如表1所示。

高職院校物資采購小組通過嚴格實施上述措施，可以建立起一套高效且反應迅速的市場信息收集機制，幫助采購團隊在復雜多變的市場環境中作出更加明智和經濟的采購決策。

2.靈活調整采購方案

為有效應對市場變化，高職院校需要采取靈活的采購方式，以確保在不同市場條件下都能獲得最優的價格和服務[5]。比如，對于需求量大且價格相對穩定或預期會上漲的物資，可以采取批量采購的方式。通過集中大量采購，可以獲得供應商提供的折扣優惠，從而降低單位成本。對于價格波動較大或易變質的物資，則可以采取小批量多次采購的方法，由此減少庫存風險，避免因存儲不當造成損失。另外，某些特定物資在開學前期的需求會大幅增加，此時市場上可能會出現供應緊張的情況。因此，采購小組可以在淡季時提前進行采購，充分利用較低的價格優勢。

通過靈活調整采購方案，高職院校能夠更加有效地應對市場的波動與變化，從而確保采購活動的連續性、經濟性和高效性，實現資源的最優配置，保障教育教學活動的正常進行，同時提升整體采購管理的水平和效率。

（二）深化供應商合作紐帶，穩固供應關系

1.建立供應商評價體系

為確保高職院校采購活動的順利進行，有效提高采購物資的質量與服務水平，高職院校建立一套完善的供應商評價體系。通過對供應商進行全面、客觀的評價，有助于篩選出優質供應商，為高職院校提供穩定可靠的物資供應保障。在建立供應商評價體系期間，首先，應明確供應商在產品質量、價格競爭力、交貨及時性、售后服務、企業信譽及合作態度等方面的評價標準，根據上述標準，制定出具體的評價方法和指標，以便對供應商進行量化考核。同時，采用動態管理的方式，對供應商進行分類管理。根據評價結果，可將供應商分為優質供應商、合格供應商和不合格供應商。針對不同類別的供應商，則采取相應的合作策略，如優先與優質供應商合作、對合格供應商進行定期跟蹤考核、淘汰不合格供應商等。

通過建立供應商評價體系，高職院校可以更好地篩選和優化供應商資源，降低采購風險，提高采購物資的質量和性價比，為教育教學活動的正常開展提供有力保障。

2.與優質供應商簽訂長期合作協議

為確保高職院校采購活動的長期穩定和物資供應的可靠性，高職院校應與經過評價篩選出的優質供應商簽訂長期合作協議，由此與優質供應商建立穩固的供需關系，降低采購成本，提升采購效率和物資服務質量。在簽訂長期合作協議的過程中，首先，需要根據供應商評價體系的結果，選擇在產品質量、價格競爭力、交貨及時性、售后服務、企業信譽及合作態度等方面表現突出的供應商作為長期合作伙伴。此類供應商應具備穩定的生產能力、良好的市場口碑和較強的抗風險能力[6]。其次，高職院校還應與選定的優質供應商進行深入溝通，明確雙方的權利和義務，制定出詳細的合作協議條款。制定條款應包括但不限于物資供應的范圍、質量標準、價格優惠、交貨期限、支付方式、售后服務、違約責任等內容。最后，為了維護長期合作的穩定性，合作協議中還可以包含一定的靈活性條款，以應對市場變化和不可預見的情況。

通過與優質供應商簽訂長期合作協議，有助于提升高職院校的整體采購管理水平，實現采購資源的優化配置，促進高職院校與供應商之間的互利共贏，為高職院校的長期發展奠定堅實的基礎。

（三）實施集中采購配送，削減物流開支

1.整合采購需求，提高規模效應

為有效降低高職院校的采購成本，提升采購效率，高職院校應實施集中采購配送，不斷整合全校的采購需求，提高采購的規模效應，從而削減物流開支。采購部門應根據收集到的需求信息，進行分類匯總，合并同類物資的采購需求，形成規模化的采購清單。通過集中采購，可以減少分散采購帶來的重復工作和資源浪費，同時提高與供應商的議價能力。為進一步提高規模效應，高職院校還可以與其他院校或教育機構聯合采購，共享供應商資源和物流服務，從而有效降低單體的采購成本和物流費用。

通過整合采購需求，高職院校不僅能夠提高采購的規模效應，降低單位成本，還能通過集中配送減少物流環節，提高物資配送的效率，減少庫存壓力，最終實現物流成本的顯著降低。

2.優化配送路線，降低物流成本

為進一步降低高職院校的物流成本，提升配送效率，高職院校在實施集中采購配送的同時，還應優化配送路線，確保物流活動的經濟性和合理性。

首先，采購部門需對現有的配送網絡進行全面分析，了解當前配送路線的實際情況，包括配送距離、時間、成本以及可能遇到的交通瓶頸等。隨后，利用先進的物流管理工具和技術，如GIS地理信息系統、物流路徑優化軟件等，對配送路線進行科學規劃。通過靈活應用上述工具，可以找到配送中心到各需求點之間的最短路徑，減少不必要的運輸距離和運輸時間。同時，為最大化物流效率，高職院校還可以探索實施定時定點配送模式，通過合理規劃配送時間和頻率，減少車輛空駛率和等待時間，從而降低物流成本。

通過優化配送路線，高職院校不僅能減少運輸過程中的能耗和損耗，提高物資配送的時效性，還能有效降低物流成本，提升整體采購配送的運營效率。

（四）提升談判技巧和采購議價效能

為有效降低采購成本，提升高職院校的競爭力，高職院校在采購管理中還需要提升談判技巧和采購議價效能。

首先，高職院校必須對采購團隊實施全面的談判技巧培訓，確保每位團隊成員都能夠精通有效的溝通策略和議價技巧。培訓內容應涵蓋談判的基本原則、心理戰術、合同條款的制定，以及如何處理談判中可能出現的突發情況等。通過培訓，團隊成員能夠在談判中更加自信地表達觀點，有效地達成采購目標。隨后，高職院校采購團隊還需要深入分析市場動態和供應商的運營狀況，以此為基礎，制定出既符合學校利益又具有實操性的談判策略。在此過程中，團隊成員應充分利用其專業知識和管理工具，以此強化談判時的論據支撐，提升說服力。通過總結談判經驗和教訓，不斷優化談判流程，高職院校采購團隊可有效提升采購議價效能。

通過提升采購團隊的談判技巧和議價效能，高職院校能夠更加高效地完成采購任務，為學校爭取到更優的價格和服務條件，從而在保障教育教學需求的同時，實現采購成本的有效控制和資源的優化配置。

三、結束語

高職院校物資采購管理與成本控制策略的實施，不僅代表著對現有管理體系的深度優化與全面升級，更是推動高職院校走向可持續發展的關鍵舉措。在此過程中，高職院校物資采購管理人員應順應市場供需變化，深化與供應商的戰略合作，精細化優化采購流程，并著重提升采購人員的專業素養和談判能力。通過綜合應用上述措施，促使高職院校在物資采購領域不斷實現效益提升，在有效控制采購成本的同時，確保資源的合理配置與最大化利用。

參考文獻：

[1]鄭素素.試談加強物資采購管理降低物資采購成本[J].科技經濟市場，2023（01）：110-112.

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[3]劉亞靜.探究如何構建采購成本控制體系，完善物資采購管理[J].中外企業家，2020（07）：58.

[4]高搏.企業物資采購成本管理對策研究[J].財富時代，2020（5）：53.

[5]程剛.企業物資采購成本管理與控制策略分析[J].中國物流與采購，2020（02）：78-79.

[6]羅璇.探討如何有效控制企業物資采購成本[J].現代營銷（下旬刊），2020（5）：119-120.

（作者單位：山東畜牧獸醫職業學院）