“互聯網+”時代檔案數字化管理平臺構建研究

摘要：隨著技術的飛速發展，數字化檔案作為新興檔案存儲方式，在互聯網技術的支持下被廣泛地利用于各個領域。面對“互聯網+”時代檔案工作發展趨勢，構建共享性與智能化兼備的數字化管理平臺是實現檔案價值充分發揮重要手段。檔案管理部門可在充分發揮檔案數字化屬性優勢的基礎上，通過完善管理機制、優化操作手段、轉變工作理念、提升技術能力來實現數字化檔案的科學管理與利用。推動檔案數字化管理平臺的構建不僅僅是網絡環境下檔案管理工作的必然選擇，也是充分發掘并利用檔案信息資源的有效手段。

關鍵詞：互聯網+；檔案數字化；管理平臺

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.02.056

中圖分類號：G 271；TP 393.4" " " " " 文獻標志碼：A" " " " " " 文章編碼：1672-7274（2025）02-0-03

Research on the Construction of Archives Digital Management Platform"in the \"Internet plus\" Era

DU Ping

（Bohai University Archives， Jinzhou 121013， China）

Abstract： With the rapid development of technology， digital archives， as a new way of archives storage， are widely used in various fields with the help of Internet technology. In the face of the development trend of archive work in the \"Internet plus\" era， building a digital management platform with both sharing and intelligence is an important means to realize the full play of archive value. The archives management department can achieve scientific management and utilization of digital archives by improving management mechanisms， optimizing operational methods， transforming work concepts， and enhancing technical capabilities， while fully leveraging the advantages of digital archives. Promoting the construction of a digital archive management platform is not only an inevitable choice for archive management work in the network environment， but also an effective means to fully explore and utilize archive information resources.

Keywords： internet plus; digitalization of archives; management platform

互聯網技術因其覆蓋廣泛、應用方便的特性在社會各領域被廣泛運用。隨著檔案意識的全面普及，民眾對檔案的利用需求呈幾何級增長，檔案存儲方式逐漸由實體存儲向數字化存儲過渡，為了與之相適應，檔案管理方式也由傳統的手工管理轉變為線上平臺管理。構建檔案數字化管理平臺，提升檔案科學管理水平是我國檔案事業發展與改革的新風向。

1" "檔案數字化的屬性特征與發展趨勢

1.1 檔案數字化的屬性特征

檔案數字化是順應“互聯網+”時代檔案資源管理與檔案信息利用需求的必然選擇[1]。綜合剖析檔案數字化的內涵，其屬性特征主要體現在以下三方面。第一，檔案數字化可以在提高檔案利用率的同時促進檔案資源價值的發揮，并且能夠將館藏紙質檔案轉變為數字化檔案資源。經過數字化處理的檔案不僅可以更長久地發揮其“存憑留史”的價值，而且能夠以數字化的保存形式適應不同管理軟件的查閱與利用，進而將其利用價值發揮到極致。因此，在檔案數字化過程中會體現出共享性以及數字性這兩種屬性特征。第二，將相關檔案資源進行數字化處理后，檔案保存形式轉變為電子檔案形式，可以嚴格依照電子檔案的標準及要求進行日常管理、維護與利用，因此檔案數字化具有管理利用方式一體化與標準化的屬性特征。第三，依托互聯網信息技術實現檔案資源數字化，可以在推進檔案資源充分利用與科學存儲的同時，可充分發揮檔案信息的服務功能，以滿足社會科技進步與檔案事業發展的雙重需要。這使得檔案數字化兼具社會性與網絡性的屬性特征。

1.2 檔案數字化的發展趨勢

在以科技發展為先導的當今社會，互聯網信息技術的大范圍運用給各個行業的傳統運維模式帶來了巨大沖擊與挑戰。隨著無紙化辦公逐漸在社會多個領域推行，傳統的實體檔案因需要大量空間用于保管與維護，且在查閱利用的靈活性與便捷性上無法滿足檔案利用者需要，而逐漸與社會發展進程脫節。一方面，檔案作為客觀真實反映歷史變遷的原始記錄，其自身的佐證信息與參考價值對社會發展具有重要的導向意義。傳統的檔案資源以實體的紙質檔案為主，可利用現代技術手段，將這部分紙質檔案資源進行數字化處理，優化檔案保存結構，有利于檔案資源的進一步開發利用[2]。另一方面，對檔案資源開展數字化建設可以促進檔案信息資源的科學管理與廣泛利用。進行檔案資源數字化建設，可實現多個有利用權限的部門對同一檔案信息資源的查詢利用，讓檔案利用主體更自主、更全面地對檔案中的記載予以借鑒，同時在檔案自身價值發揮上，打破了時間和空間的局限性。

2" "構建檔案數字化管理平臺的意義

2.1 檔案數字化管理平臺具有公益性價值

檔案工作是我國全面發展整體布局中的重要組成部分，為黨和政府各項事業發展提供基礎參考和史料支持。各級檔案保管機構在履行檔案管理與安全維護職責的基礎上，還具有對有利用需求的社會公眾提供檔案查詢服務的義務，以便發揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的社會價值。我國的檔案資源屬于國家所有，服務于人民群眾，檔案利用服務也是國家在民生層面上發揮公共服務職能的重要渠道，彰顯其公益性價值。

2.2 檔案數字化管理平臺具有社會性價值

檔案是指人類在從事不同社會實踐活動過程中產生的原始記錄，具有較高的參考價值與佐證意義。在檔案利用過程中，檔案的相關政治、經濟、文化價值得以充分發揮，有效推動了社會生活的全面進步。開展檔案數字化管理工作，依托互聯網信息技術最大程度發掘檔案價值，在確保檔案利用合理、安全的基礎上為人民群眾提供更全面、更方便的檔案信息服務，是檔案數字化建設工作的宗旨，也是檔案數字化管理工作社會性價值的集中體現。

3" "檔案數字化管理平臺構建策略

3.1 建立科學有效的管理體系

3.1.1 明確檔案數字化管理平臺建設總體目標

檔案數字化管理平臺的建設是一個系統性、連續性的過程，不可能一蹴而就。在檔案資源整理與立卷階段，需要嚴格地對歸檔材料進行整理分類，并做好接下來的檔案數字化準備工作，因此對各個檔案管理機構用于檔案資源開發處理的基礎設施建設要求較高。搞好基礎設施建設，配備精良的軟件設施與硬件設施是建立檔案數字化管理平臺的基礎要素[3]。在檔案資源數字化處理階段，數字化行業標準與技術規定是各個檔案管理機構必須嚴格遵守的行為準則。傳統檔案載體多為紙質材料，在進行數字化轉化流程中必須考慮到檔案資源自身的真實性、完整性、標準性與實用性。在數字化檔案材料提供服務階段，檔案從業人員的管理水平與技術能力尤為重要。各個檔案管理機構的人員配置是檔案數字化管理平臺建設的主導力量，擁有德才兼備的檔案管理團隊可以規避電子檔案利用中可能會遇到的數據信息外泄、模塊查詢精準度不高、數據利用效能偏低等情況。

3.1.2 完善檔案數字化管理平臺供給機制

首先，優化各級檔案管理部門行政職能。各級檔案管理部門行政能力的提升是檔案管理由傳統模式向數字化管理模式邁進的原動力。依靠行政職能的變革，檔案管理部門在大幅度提升自身內驅力的同時，加大力度敦促轄區內各類檔案機構開創工作新局面，打通多元化供給途徑，更加充分地開發檔案社會價值。其次，在數字化處理過程中遵從民主科學決策機制。檔案數字化建設道路長遠，從數字化系統的選定、信息技術設備的購進到數字化工作日程安排、數字化操作人員的確定等都需要多方合作共建。從數字化工作發展的視角切入，審時度勢地選擇適合自身實際情況的正確操作方案是高效完成檔案數字化工作的最優解。最后，建立健全監督機制。鑒于檔案數字化建設過程中需要投入大量財力完成數字化設備購置與信息平臺引進，完備的監督機制必不可少。依托自我監督與上級督查，檔案數字化建設過程中的制度決策與工作部署可以得到充分貫徹落實。

3.1.3 科學設計模塊功能與效用

通過分級設置檔案數字化管理平臺系統，明確各個二級模塊的操作功能。在檔案數字化管理平臺的模塊設計上，可依據操作目的設置“平臺管理模塊”用于平臺管理員對用戶注冊與注銷、用戶權限界定、數據恢復與批處理等調試功能進行操作；設置“館藏案卷管理模塊”用于對檔案材料系統錄入、檔案借閱與還回、檔案鑒定與銷毀等功能進行操作；設置“館藏檔案查詢檢索模塊”，通過簡單檢索、分類檢索、關鍵字檢索、高級檢索、館際檢索完成所需檔案材料的查詢操作；設置“館藏檔案業務處理模塊”用于對檔案接收入館、歸檔目錄打印、檔案在館統計等數據管理功能進行操作。

3.2 轉變服務理念

3.2.1 在基層檔案管理機構深入推進檔案數字化理念

檔案數字化進程的推進對檔案保管機構而言不再是錦上添花的特色工作，而是勢在必行的剛性要求，直接關系著檔案工作發展進程。檔案機構從業人員須及時轉變管理思維，從系統全面收集好電子檔案資源入手，努力轉變自身的服務認知以適應檔案數字化工作發展建設需要。此外，檔案數字化工作者的主觀學習態度也影響著檔案數字化的成效。“互聯網+”時代，檔案工作者應充分發揮自主學習能力，通過業務學習、經驗交流、會務培訓等多種渠道拓寬信息資源數字化方面的相關知識，以便提升數字化檔案資源整理與開發的業務能力。檔案信息資源隨著數字科技時代的到來而呈現裂變式數量激增，如何將這些電子信息資源利用好，從而使其最大化地轉變為社會產能是檔案利用流程中的重中之重。通過對檔案數據庫中信息檢索點的提取，可形成完整查閱結論，在這一過程中，檔案工作人員的人工服務始終貫穿其始終。提升檔案工作人員主動服務意識，有利于全面地開展“互聯網+”時代數字檔案利用工作。

3.2.2 強化檔案數字化存儲與檢索理念

“互聯網+”時代，檔案數字化存儲因其具有存儲成本低、存儲空間小的特點而被廣泛應用于各級各類檔案管理機構。將傳統的紙質檔案保管模式逐步轉變為數字化存儲，不但可以提升檔案信息資源的安全性，而且可以實現隨時存儲，極大簡化了檔案利用流程。另外，檔案資源的存儲最終通過利用體現其價值，而大多數檔案利用者對檔案查閱利用的方法并不了解，因此很難實現檔案信息與查檔需求的有效對接。隨著互聯網覆蓋率顯著提升，檔案信息資源網絡化、數據化趨勢凸顯，這在無形中為有檔案利用需要的人員提供了便利條件，同時也給檔案管理人員帶來了新的工作挑戰。鑒于工作屬性，檔案管理人員須強化自身數據檢索理念，提升數據檢全能力與數據檢準能力。通過對檢索平臺、App、Qamp;A模塊等查詢系統的利用，提升自身捕捉有效信息的敏感度，以便能夠在紛繁復雜的大數據中迅速獲取所需信息。

3.3 在提升信息技術能力的同時建立資源共享平臺

3.3.1 提升信息技術能力為檔案數字化管理提供保障

檔案數字化管理對相關人員的信息技術能力提出了新的要求。首先，檔案數字化管理需要數據保密技術作為支撐。目前，能夠將不利因素統一隔離開的防火墻已經廣泛運用于各個數據系統，其具備的分組過濾功能可有效降低干擾因素對系統的威脅。電子簽名和印章的使用也是檔案數字化管理過程中較為常見的數字加密技術。相比之下，電子文件認證技術的運算處理復雜性要高于防火墻與電子簽章，它采用先獲取驗證碼、后比較運算的方式來識別電子文件是否真實有效。其次，引入數據遷移技術保障操作正常運行。數據遷移指的是利用技術手段將數據轉移至其他存儲載體或其他數據庫的操作過程。介質轉換、格式轉換與系統轉換是數據遷移最常見的三種模式。在此過程中，要綜合考量時間與成本，避免操作環境與時間節點對數據遷移帶來影響。最后，合理利用云存儲與云備份。云存儲與云備份因其低成本、回報高、安全性好、利用方便而被廣泛運用于多個工作領域，它們在為使用部門提供更大存儲空間的同時也讓檔案信息資源的管理不再局限于時間空間，節省了更多管理成本，也更為安全方便。

3.3.2 建立并擴大資源共享平臺

建設館際共享平臺是檔案信息資源整合統一、協同共享的必經之路。一方面，檔案數字化建設需要依托多種網絡數據平臺，利用信息化手段承載管理任務，從而構建檔案數據庫與數字化管理體系聯動對接的資源共享平臺。依托資源共享平臺，多個數據庫實現資源整合與互通，在節省人力物力的同時也滿足了利用群體的閱檔需求。同時，多個部門亦可通過云端對檔案數據進行查詢、調取與維護，極大提高了檔案利用率與辦公效率。

4" "結束語

“互聯網+”時代，數字化信息技術在各個領域中的運用給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰。檔案數字化管理平臺的構建，打破了傳統意義上時間、空間對檔案管理工作的約束，有利于數字化檔案資源的科學管理與利用，在推進檔案價值轉化與提升公共服務能力方面具有可實施性。

參考文獻

[1] 張晉文，姜瑞強，王思雨.走向智治：數字化變革引領下的檔案治理效能提升路徑——以珠海市檔案行政管理平臺建設為例[J].浙江檔案，2024（2）：8-12.

[2] 楊瑩.佳木斯市檔案數字化管理平臺建設對策研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業大學，2021.

[3] 謝文茹.數字化檔案信息管理平臺建設實踐研究[J].蘭臺內外，2019（4）：11-12.

作者簡介：杜" 萍（1982-），女，滿族，遼寧錦州人，副研究館員，碩士，研究方向為信息化管理與檔案利用。