淺談大數據對醫院檔案管理的影響

摘 要：隨著醫療改革事業的不斷推進，醫院的建設規模逐漸擴大，對外醫療服務涉及范圍及人員數量也逐漸增多，在此過程中，產生了大量的重要資料及文件，在記錄醫院經營狀況的同時，也包含患者身體癥狀的各方面信息，做好檔案工作已成為關鍵任務。在大數據時代，檔案信息化、數字化轉型已成為大勢所趨，領導者要充分認識到大數據等相關技術的重要性，把握檔案信息化建設正確道路。本文以大數據對醫院檔案管理的影響進行深入研究，根據目前存在的問題提出針對性的改革優化措施，進而為各大醫院提供決策參考。

關鍵詞：大數據時代；醫院檔案；數字化轉型

大數據技術是一種信息資源的整合，通過科學的信息技術及有組織的專業化處理，使其更具決策力、洞察力及流程優化能力，進而適應新時代檔案數據量爆炸性增長、檔案內容復雜化、多樣化的特點。醫院檔案是在日常運營過程中的業務工作憑證及決策參考資料，對于記錄重大事件、維持日常工作、反映發展建設具有重大的意義價值。在大數據背景下，醫院檔案信息化建設模式的普及，為檔案的分類、保管、開發利用帶來了巨大提升，在根本上改變了能力水平與服務效率，這也需要領導者充分重視大數據的應用，不斷完善各方面業務流程，進而為檔案管理模式的創新創造更好的條件和環境。

1 大數據時代醫院檔案管理的必要性及意義

大數據為醫院檔案管理的發展環境及技術帶來了優勢，有助于醫院領導者與管理人員提升檔案管理能力“大數據+檔案管理”的工作模式，為醫院檔案事業帶來了全新變革，在緩解管理人員工作壓力的同時，簡化工作流程、提高辦事效率，在整合龐大資源與挖掘檔案潛在價值方面提供了諸多便利。

1.1 大數據時代醫院檔案管理的必要性

一是時代發展需求。在新的醫療改革背景下，大健康產業對公共衛生的沖擊以及政府對政策的不斷強化，體現了醫療衛生事業的重要性。隨著居民健康需求總量及類型的增加，出現海量的檔案信息。以大數據、云計算、人工智能為主的核心技術，在醫院信息化建設中被廣泛應用，新的工作模式已成為大勢所趨。二是政策指引方向。隨著醫療改革相關政策的不斷出臺，醫療服務民生的理念被普及，信息利用效率得到充分重視。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中重點指出各行各業要積極融入數字經濟社會，各部門要強化電子檔案管理職能，推動檔案大數據發展戰略前行。因此，醫院借助大數據技術推動檔案工作轉型升級，實現智能化管理決策，深度挖掘檔案價值，實現醫院管理現代化目標，完全符合政策指示要求。三是未來發展趨勢。醫院作為公共衛生健康領域最為關鍵的樞紐，承載大量公眾健康、醫學科研、醫療事件相關的檔案資料。在大數據的技術及信息化理念支撐下，實現檔案數字化整合與共享，不斷優化管理流程，降低運行效率成本，以實現精細化管理，是醫院部門未來需要重點發展的方向。

1.2 大數據時代醫院檔案管理的意義

一是提高管理效率。隨著醫院業務規模的擴大，檔案的收集范圍、管理難度、分類情況也隨之復雜化，利用傳統的管理方式方法難以得到規范化、科學化標準水平。利用大數據技術，可使海量信息得到高效、準確的統計，實現檔案資料的接收、歸檔、編目、分類、利用等業務流程自動辦理。使得一線工作者從繁忙、單一、枯燥的工作環境中解放出來，節約大量人力的同時還能節約存儲空間、降低管理成本，更能提高檔案數據的應用價值。二是優化服務體系。引入大數據中的數據挖掘技術與主動推送技術，系統可在龐大醫療數據中挖掘出潛藏信息，讓檔案處理及應用范圍更加廣泛，可提供更加直觀的編研成果、科技成果，對智能化輔助患者診療意義重大。同時加大醫院檔案的實用性，通過數據挖掘對患者檔案資料進行針對性分析，從而提供更加精準的服務[1]。三是保障檔案安全。大數據技術的應用，使得醫院檔案由紙質文件轉化為電子文件。一方面方便存儲，不占用空間；另一方面消除傳統檔案管理方式風險，提高檔案數據保存質量，可減少對原始紙質材料的翻閱利用，能夠最大程度地保證其不會因人為因素被損毀、泄露和丟失。同時，大數據技術可識別錯誤檔案信息，加之先進的安全防護技術手段，可構建智能、安全、科學的信息化運轉體系，無形中構建了檔案保護屏障，保護了檔案信息安全。

2 大數據時代醫院檔案管理面臨的問題與挑戰

2.1 管理體系存在嚴重缺失的問題

一是管理理念落后。管理理念直接影響工作模式，受傳統檔案管理工作影響，部分醫院認為自身發展重點是醫療技術和醫療科研，沒有認識到檔案管理工作的必要性，忽略檔案的管理。導致在政策推動、資金扶持等方面力度不足，檔案信息化工作難以有效開展，工作效率低下。二是管理制度落后。公立醫院作為公共衛生事業單位，涉及行政、人事、財務、科技、服務等內容，類型兼具綜合性與專業性。在大數據視角下，大多醫院缺少統一的數據標準、技術規范及專業指導，管理制度嚴重滯后且長期沒有補充、更新。現行管理制度僅僅是沿用國家層面的宏觀標準，可行性不強，對于相關醫院檔案接收、管理、利用、存儲、共享等方面缺少明確細致的制度保障，極易因操作不規范影響醫院檔案的真實性與完整性[2]。

2.2 管理崗位存在較大缺口的問題

一是組織建設不足。部分醫院尚未設置專門的檔案管理科室，大多醫院檔案業務由辦公室統籌，各業務科室自主管理，由于檔案意識存在差異以及管理方式的不同，存在醫護人員及檔案管理人員對檔案信息化管理方式認知較少，在檔案管理、數據應用方案方面沒有進行深層次改變，導致醫院內部的各類檔案管理水平質量參差不齊。二是管理人員年齡、學歷結構失衡，檔案創新意識較差。醫院對于檔案現代化管理的培訓較弱，不重視加強檔案員的素養提升，同時在創新型檔案人才引進方面申請政策支持較少，使得醫院干部隊伍綜合水平長期處于較為基礎的階段，無法發揮大數據及相關技術的優勢。三是工作人員責任意識不強。醫院對于檔案日常管理工作監督力度不夠，不注重加大檔案信息化建設的獎懲機制建設，容易在工作中出現推諉扯皮、敷衍了事的工作作風，使得信息化進展緩慢。

2.3 管理設施存在漏洞問題

一是數字化建設，主要體現在醫院檔案數字化率及數字化成果質量方面。由于檔案工作不被重視，導致前期眾多紙質檔案沒有進行數字化，即時開展相關工作也沒有嚴格依據文書、財務、人事、科技等各類電子檔案標準開展，使得醫院檔案數據類型復雜、標準相差過大、存儲方式不規范、兼容性問題突出，使得即使應用大數據技術，也難以實現系統對檔案數據的集中采集和深度分析，加大了信息化建設難度。二是硬件方面，信息化系統平臺硬件采購不專業。往往“隨大流”，沒有結合自身發展存在的問題及面臨的窘境合理選擇，導致“剛需”不夠，同時交換機、路由器等網絡基礎設施不完善，嚴重影響數據在網絡環境下的傳輸，大數據技術優勢難以展現。三是技術方面，主要體現在檔案管理利用平臺與醫院其他業務系統的融合問題。醫院各部門之間數據信息共享差，存在技術壁壘，在最初系統開發過程中存在格式、模塊等方面差異，大數據技術、“互聯網+”技術難以應用，檔案資源共建共享力度較弱，各部門“各自為政”的現象較為明顯，現代科學技術對醫院業務開展、改革發展的促進作用沒有得到充分體現，這也成為新時期檔案管理工作要解決的問題之一。

2.4 管理環境存在風險挑戰

醫院檔案作為一種“軟實力”資產，其真實性、完整性、安全性尤為重要，大多醫院在信息化發展過程中對于系統平臺設備的更新維護不夠，安全設備配置不足，使得不法分子極易通過計算機網路入侵系統，對檔案數據庫造成破壞。對開發利用、日常檢索查詢的安全制度制定不足，對外服務流程不夠規范，對利用人員身份鑒定、利用路徑了解不充分，容易出現關鍵信息泄密、重要數據丟失等問題。再就是管理人員安全意識不夠，無法將先進的安全維護技術和數據恢復技術應用到工作中；檔案信息化管理操作行為不規范，清點審核、定期備份工作開展較少，存在安全工作不到位的情況。

3 大數據時代醫院檔案管理的未來創新舉措

在新時代發展背景下，大數據技術逐漸在醫療衛生行業深入利用，前景較為廣闊。對于檔案資料管理和檔案價值挖掘的重視程度進一步提升。對此，醫院領導者與管理人員要及時找準當前信息化管理的突出矛盾與關鍵問題，從制度建設、技術創新、人才培養等多方面采取綜合措施。以薄弱環節為突破口不斷促進檔案精細化管理水平，為未來檔案數據共建共享創造條件，進而為醫院的各項決策提供參考依據。

3.1 創新管理理念，健全管理體系

一是創新檔案管理理念。醫院領導者及一線工作人員要牢固樹立檔案意識與大數據思維，在思想上與時俱進，適應時代發展要求，轉變自身工作理念，全面認識新時代檔案工作的特點及優劣勢，將相關技術與日常檔案管理相結合，同時在頂層設計層面要通過制定相關制度、劃撥專項資金、調入人力資源等措施不斷推進檔案信息化建設，提高檔案資料的利用率與檔案管理服務水平，為共享體系運行奠定良好基礎。同時也可拓寬宣傳路徑，打造宣教結合建設輿論陣地，面向醫院全體人員定期召開檔案工作會議，通過政策分析、案例講解等方式著重講解檔案管理的重要性及檔案內容的真實價值，在醫院內部營造良好的檔案工作氛圍[3]。二是健全檔案管理制度。醫院領導者與管理人員要結合新時期檔案事業管理需求，結合國家檔案局頒布的《檔案法》及醫療系統專業檔案管理制度，進一步細化檔案管理流程和規范，在醫院檔案資源歸檔立卷、分類保管、安全存儲、對外利用、數據備份等各業務流程環節做出明確規定要求，并確保工作人員嚴格落實，促進檔案管理工作能夠有條不紊地開展。

3.2 構建干部隊伍，加強業務培訓

一是成立專門的檔案管理部門，配備專業檔案管理人員。進一步明確工作職責，要結合工作崗位職能合理分配檔案管理各流程工作任務。同時要制定新時期人才選用標準，優化隊伍年齡結構，積極引進創新能力強、綜合水平高、積極進取的高學歷、高層次年輕人才，保持干部隊伍在人員組成上的流動性，不斷為團隊補充新鮮血液。二是廣泛開展檔案技術培訓工作。尤其是加強基層檔案管理人員工作技能培養，圍繞檔案管理技能、檔案服務意識、信息安全保密、專業技能、工作積極性多個方面，通過業務培訓、理論講解、技能展示、外出觀摩等途徑完善干部隊伍理論知識結構，進一步開拓視野。三是建立考核制度，制定透明化、公開化的考核指標。了解每一位工作人員崗位的勝任力，根據日常工作質量及工作態度開展績效考核，在獎懲標準上調動工作人員的積極性和創造力，通過示范效應來調動其他人員工作的主動性。

3.3 優化設備設施，開發專業系統

一是構建檔案數據庫。全面開展醫院檔案數字化加工工作，并根據各類檔案電子文件標準嚴格控制數字化成果質量，在建庫過程中可依據醫院檔案的重要性，對檔案進行等級劃分，優先把具有實用價值和儲存價值的資源做數字化處理，從而逐步推進數據庫建設。二是強化基礎設施建設。隨著時代的變化及技術的不斷升級，其存儲形式及數據傳輸形式也發生了變化，這就需要醫院及相關檔案管理部門擬定軟硬件設備購買及更新方案，做出階段性部署，同時要加大力度做好后期運行維護工作，從而延長檔案硬件設備的使用壽命，為利用大數據技術實現檔案數據信息的深度挖掘使用做好基礎。三是加大共建共享力度。大數據技術應用的出發點在于實現互聯互通，這就需要在技術層面構建共享平臺，以計算機網絡技術為基礎，開發檔案管理平臺功能，并將醫院所有業務系統信息傳遞打通，盡量減少技術壁壘對數據應用造成的影響，從而更好地提升數據傳輸和應用效率。同時在體制機制建設上提升參與部門的積極性，形成多元主體共建、共治、共享的良好格局，充分展現大數據技術的應用優勢[4]。

3.4 應用安全技術，配置防護手段

一是配套設置專業軟硬件安全防護設備。對于服務器、存儲器、計算機終端等設備安裝殺毒軟件，同時在系統平臺建設中應用防火墻保護、設置訪問權限、數字簽名認證、加密解密等技術手段，提高醫院檔案數據庫對外來病毒的抵御能力，保證在檔案管理、開放利用、共建共享過程中信息數據完整地傳遞給使用者，避免檔案信息被泄露，維護數字檔案安全。二是做好檔案備份工作。網絡端、介質端都在做好相關數據拷貝，落實好異地備份、異質備份工作任務，也要定期對磁盤中備份信息的完整性進行有效檢查[5]。

結語

綜上所述，引入大數據技術，可進一步提高醫院檔案信息化、自動化、智慧化的管理進程，但在檔案信息日益復雜、個性化信息需求增大的環境下，醫院領導者與管理者仍要積極擁抱大數據技術，并在其他方面助力其充分發揮優勢，從而奮力書寫醫院管理現代化和公共衛生事業大發展的華麗篇章。

參考文獻

[1]張虹.大數據背景下醫院檔案數據共享體系優化研究[J].黑龍江檔案，2023（04）.

[2]孫玲.大數據時代醫院綜合檔案精細管理研究[J].黑龍江檔案，2023（01）.

[3]杜秋樂.大數據背景下醫院檔案文化建設創新研究[J].蘭臺內外，2023，（27）.

[4]張紅立.大數據視閾下的醫院檔案管理策略探析[J].中國衛生標準管理，202314（06）.

[5] 趙華鋒.大數據時代醫院檔案管理模式創新思考[J].黑龍江檔案，2023（01）.

作者簡介：鄭曉娟（1985—），大學學歷，山東省濟南市口腔醫院中級職稱，研究方向：檔案管理。