新形勢下事業單位電子檔案管理標準化與創新性路徑分析

摘 要：在新時代背景下，現代科學技術逐漸在各行各業普遍應用，在有效提升工作效率的同時也在一定程度上為社會廣大群眾提供了便利服務。檔案行業也是如此。數字化技術的普及，使得檔案由傳統的紙質文件轉化為電子檔案形式，其高效、便捷、海量存儲、安全利用等優勢，使其在檔案事業發展中占據主導地位。本文圍繞新形勢下事業單位電子檔案管理標準化與創新性路徑進行分析，結合大環境發展的整體情況，在基礎要素、制度體系、技術應用、安全保障四個方面提出現存問題及優化措施，以期為相關事業單位檔案事業的發展及實踐提供理論參考。

關鍵詞：新形勢；電子檔案；標準化；創新性

事業單位在我國經濟發展、社會穩定領域中占有重要核心地位。其各項工作生成的各類文件資料成為記錄各個事件與社會活動的最原始資料，具有一定的經濟效益和法律價值。隨著社會的不斷發展，檔案資料的數量、復雜度、分類、利用率逐步上升，因而傳統模式下的手動管理難以滿足現實社會需求，需要依托現代科學技術對事業單位檔案進行電子化轉型，同社會發展步伐實現高度統一，堅決破除發展道路上的難點與痛點，多渠道構建規范化、標準化的工作機制，進而在檔案收集、整理、保管、利用等流程提質增效。

1 新形勢下事業單位電子檔案管理綜述

加強事業單位電子檔案管理已成為當今時代發展的主要潮流，也是信息化時代數字中國戰略的重要舉措。在新的發展環境下，將電子檔案管理工作與現代科學技術相結合，是各事業單位面臨的新任務新挑戰，需要牢牢把握時代機遇，提升檔案服務中心大局、服務人民群眾的能力。

1.1 數字中國背景下電子檔案信息化面臨的新形勢和新方向

在政策方面，2023年，中辦國辦印發的《數字中國建設整體布局規劃》中明確指出，要以數字化驅動生產生活和治理方式變革，全面提升數字中國建設的整體性、系統性與協同性。在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出，到2025年要促進檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，實現檔案工作數字轉型。在此政策背景下，為檔案信息化建設與電子檔案的規范化管理提供根本遵循和良好的發展環境，對檔案事業發展有著強大推動作用。在形勢方面，新《檔案法》明確規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。隨著單套制的推廣，業務檔案的“存量數字化、增量電子化”模式較為普遍，數字資源管理已成為檔案工作的重點。新時代新技術的加速融入，使得檔案種類增多、存儲介質復雜、應用群體廣泛，對檔案本身的安全建設、共享利用、便捷服務也提出新的要求。檔案工作由后臺逐步走向前端。如何提高檔案服務水平，以信息化推動檔案事業現代化，加速釋放檔案潛在價值，已成為電子檔案治理的新方向[1]。

1.2 事業單位檔案信息化管理的現實意義

一是提升管理效率。以大數據、云計算為代表的新一代技術在檔案領域中的應用，為各事業單位的電子檔案管理工作注入了新鮮血液，使得工作人員打破傳統紙質檔案的難管理、利用率低、安全性差的瓶頸，最大程度地實現檔案資源的真實性與完整性。整體管理模式更加科學合理，為事業單位的長足發展打下堅實基礎。 二是彰顯利用價值。通過信息化技術，社會群眾可進行系統平臺的在線查檔、終端搜索，摒棄過去時間與空間的限制，用戶只需登錄個人信息，確定關鍵詞后便可快速查尋需要的檔案資料，節省大量的人力資源與管理成本，檔案利用率實現大幅度提高[2]。三是實現安全存儲。過去的紙質檔案大多存放庫房，受風化、腐化、蟲蛀、火災、水澇等自然因素影響，需要將檔案進行除酸、防腐等操作。同時，在人工翻閱過程中也容易導致紙張丟失、損壞、內容被泄露等安全風險，給事業單位造成不可逆的損失。將其轉變為電子檔案管理，可實現電子化海量存儲，安全化在線傳輸，并通過安全設備、殺毒軟件等防護手段的支持，在一定程度上降低自然環境的影響。可在根源上提升檔案資源的安全防護水平，減輕檔案管理人員的工作負擔。

2 新形勢下事業單位電子檔案管理面臨的困境

2.1 基礎要素不完整，發展動力不足

在事業單位中，“重發展，輕管理”的思想嚴重。尤其針對檔案管理，被認為這僅僅是一項將文件收集整理的手工工作，“邊緣化”的意識較強，且對于現代科學技術的應用以及數字化時代發展的整體趨勢認知有限，缺乏主動創新與改革的工作態度，導致在政策扶持、資金幫助等方面力度不夠。服務器、存儲器、計算機終端等基礎硬件設施配置較少，技術應用無從下手。部分單位雖已開展檔案信息化工作，但僅流于形式，并未充分發揮信息化技術的利用價值。在此背景下，出現各事業單位干部隊伍素養較低的問題。電子檔案的管理不僅需要管理人員具備檔案專業知識，而且需要熟悉現代信息管理技能。但目前大多數單位檔案人員由辦公室人員兼職，信息化理論知識學習不到位，專業水準較低，加之單位后期繼續教育與人才培養活動開展較少，使得整體綜合素質長期處于低級狀態，影響檔案管理工作的整體水平[3]。

2.2 管理體系不完整，規范程度不夠

雖然部分事業單位給予檔案工作一定的重視，但是仍存在管理機制不健全的問題。沒有設置檔案信息化管理工作領導小組及相關主管業務科室，造成檔案管理機制改革力度較小。使得電子檔案的管理職能不夠明確，崗位責任制不夠清晰，相關管理業務分工不夠細化，對于工作人員的日常監督和績效考核力度不夠，造成實際工作效率極低，容易出現敷衍了事的現象，無法真正意義上對檔案事業進行創新性改革與標準性優化。

在沒有領導小組的情況下，對于檔案管理制度的更新也會出現不及時、不到位的現象。大多事業單位往往沿用上級部門的政策文件，沒有根據工作開展情況有針對性地研究出臺制度標準體系，使得電子單位對檔案管理的全流程約束力不夠，管理人員對制度落實不到位。相關要求覆蓋不全面的問題較大，極易出現電子檔案文件分類混亂、保存不完整、利用不廣泛的情形。

2.3 系統功能不完整，技術應用滯后

一是信息化基礎薄弱。事業單位的檔案信息化建設涉及電子檔案的創建、分類、著錄、錄入、存儲、利用、共享等環節，涉及較多的部門及人員，尤其是與民生相關的檔案資料，利用率高、工作量大且流程煩瑣。一旦出現權責不明確的問題，就極可能導致管理混亂、歸檔移交不及時。同時也存在實體文件的產生與數字化加工工作不同步的問題，無紙化辦公尚未完全實現，使得部分檔案資料仍以紙質形式存在，影響今后的共享和管理。二是技術應用滯后。系統的功能研發缺乏檔案管理的智能化工具，無法實現文本分析、自動著錄、多層次檢索等功能，限制檔案價值的深入挖掘。對于大數據和云計算技術應用而言，大多單位在數據收集存儲、處理分析等方面投入資金力度不夠，檔案信息之間的關聯性探索不充分，數據存儲和處理方案不夠完善，使得利用率較低，共建共享水平落后。

2.4 安全保障不完整，風險隱患較多

隨著電子檔案數量激增，由于安全管控方式不到位，安全風險層出不窮，其安全性也逐漸受到各事業單位重視。目前，部分事業單位對于電子檔案的安全性管理認知不夠，相關投資較少，安全設備、殺毒軟件、防護措施應用不全面，升級維護不及時，保密意識和底線思維不強。即使開展檔案安全檢查工作，也僅僅是應付上級部門檢查，缺乏常態化安全運營與維護，潛在的安全隱患比較大，容易在檔案管理利用共享過程中出現數據被竊取、資料被泄露、信息丟失等損失，無法充分滿足數字化時代對檔案管理的安全性要求。

3 新形勢下事業單位電子檔案管理標準化與創新性路徑

雖然在電子檔案實際管理過程中會出現各種各樣的問題，但是無論在政策支持還是技術應用上，在檔案行業已有較為成功的典型案例可供各事業單位參考學習。這就需要事業單位領導者積極深入行業調查研究，全面完善電子檔案管理機制，加強理論創新、制度創新、技術創新與模式創新，更好地發揮電子檔案的作用。

3.1 轉變發展理念，加強人才培養

信息化時代，事業單位領導者及管理人員要在思想上緊跟時代潮流，在管理理念與管理措施上做到與時俱進，推陳出新，消除被動工作意識，推動檔案工作由“管理型”向“服務型”轉變。基于良好的服務意識去創新電子檔案管理工作，并且在相關統籌規劃、資金投入、軟硬件設施配置等方面給予大力支持，同時在事業單位加大對檔案工作的宣傳力度。通過開展檔案專項工作會議、線上線下檔案知識問答活動，將檔案管理知識、現代技術內涵、行業發展趨勢等理論深入人心，營造良好的工作氛圍。另一方面，事業單位要將構建專業干部隊伍作為一項長期工作去開展，在人才引進、對外招聘中列入專項招錄計算機、檔案學科背景人員的計劃，提升專業性強、責任心高的復合型人才數量，不斷為本單位注入活力。同時要定期安排檔案管理人員參加上級部門或者檔案主管部門舉辦的培訓與進修班。鼓勵他們主動學習檔案理論知識及信息化技術，保障檔案管理綜合素質及能力得到全面發展。筑牢工作人員法治化、規范化、標準化的思想防線，進而為實現檔案管理規范化、標準化的長效化運作提供人員保障[4]。

3.2 完善組織建設，制定制度標準

一是強化組織保障。各事業單位應設立檔案信息化領導小組，并配套設置工作專班專項負責電子檔案的管理工作。進一步明確檔案管理相關主體責任，明確檔案分管領導、檔案室主任、檔案管理人員的職責分工；制定清晰的檔案管理工作規范化、標準化的責任與義務。同時要通過領導小組構建全員參與格局，在檔案文件的數字化加工、分類整理、在線歸檔等方面保障相關工作落地落實。二是健全制度體系。領導小組要牢固樹立依法治檔、以規管檔的原則，會同檔案業務科室負責人員，深入調研本單位檔案工作開展情況，并尋找關鍵點與漏洞。根據《中華人民共和國檔案法》《檔案著錄規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規定，制定、補充與改進符合本單位未來規劃的標準體系。例如《電子檔案管理制度》《檔案數字化加工標準及注意事項》《涉密文件管理制度》等指導性、約束性文件，進一步保障電子檔案生成、在線收集、著錄整理、開放鑒定、安全保管、共享利用等各個工作環節能夠按照規范化標準化的措施落地執行[5]。

3.3 強化功能開發，打造共享平臺

一是建設良好信息化發展環境。領導小組與檔案管理部門要立足實際，制定檔案信息化建設整體規劃，確保檔案材料及時匯總。要求各部門對工作生成的檔案文件進行全面收集，盡量做到電子化移交。需要保留紙質文件的，采用電子版作為副本歸檔，全面落實各項法律法規和標準規范要求。同時，檔案管理部門要定期在單位開展數字化加工工作，在行業內選擇有資質、技術、口碑的第三方服務公司。按照國家檔案局公布的數字化加工標準，真正做到“存量數字化，增量電子化”，進而建立標準化、系統化的管理體系。二是要推進大數據一體化平臺建設。加快大數據、人工智能、區塊鏈、云技術的應用，做好檔案資源分配與服務策略。在技術層面上，實現檔案行業跨部門、跨行業的資源整合共享，實現檔案信息的高效存儲和管理的同時為大眾提供更便捷貼心的優質服務。

3.4 構建安全體系，優化防護手段

一是構建安全管理體系。做好電子檔案文件特別是涉密信息的安全防護。在數字化加工過程中簽訂保密協議，在數據傳輸過程中引進加密技術，在計算機終端安裝殺毒軟件等，做到對應用系統平臺的日常病毒漏洞查殺，杜絕網絡黑客入侵。在電子檔案全流程管理過程中保證信息的完整性和安全性[6]。二是加快區塊鏈技術應用。利用相關優勢實現檔案信息的不可篡改、透明性記錄和去中心化管理，有效防止數據的惡意篡改與濫用，降低偽造信息等不法行為的發生。三是實現電子檔案安全保障。一方面事業單位領導要定期撥付檔案安全化管理專項資金，用于采購漏洞掃描、日志審計等硬件設備。另一方面要在檔案數據對外利用過程中應用加密傳輸、電子簽章、訪問控制等技術手段，建立完善的審計和監控機制，確保電子檔案數據的可用性和可靠性。四是做好電子檔案備份工作。依照上級部門指示要求，綜合外界因素與人為因素對檔案數據庫的安全隱患，制定備份機制，定期開展異地異質備份工作，確保災難發生后電子檔案數據能夠及時恢復。

結語

在新形勢發展背景下，各事業單位領導者要牢固樹立“為黨管檔、為國守史、為民服務”的理念，深入推進檔案信息化管理進程，注重電子檔案管理模式、管理手段的創新，切實推動事業單位改革進程，減輕管理負擔，彰顯其利用價值，奮力書寫檔案事業高質量發展新篇章。

參考文獻

[1]張麗麗.數字中國視野下事業單位檔案信息化面臨的挑戰與對策[J].蘭臺內外，2023（36）：44-46.

[2]胡淑君.信息化背景下事業單位檔案管理的創新策略[J].黑龍江檔案，2023（04）：228-230.

[3]趙良輝，趙穎.大數據背景下事業單位信息化建設的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2023（05）：49-51.

[4]趙穎.數字智能化背景下事業單位電子檔案管理研究[J].辦公自動化，202429（01）：55-57.

[5]周愛榮.“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化管理路徑思考[J].黑龍江檔案，2023（05）：274-276.

[6]梁煥芹.信息技術在事業單位檔案管理中的應用實踐[J].辦公室業務，2023（22）：114-116.

作者簡介：馬淑艷（1976.12—），大專學歷，山東省臨邑縣水利局館員，工作及研究方向：事業單位電子文件檔案管理。