醫院數字檔案室建設目標與配置研究

摘 要：近年來，隨著醫療衛生事業的快速發展以及數字信息技術的應用，使醫院檔案管理的現代化水平顯著提高。為適應形勢變化和發展的現實要求，醫院加快推進數字檔案室建設，進一步節約檔案管理成本、拓展檔案管理效益、提升檔案管理水平。醫院數字檔案室建設是一項系統性工程，要明確建設目標，并做好人員、資源和設施設備等配置，做好頂層規劃設計、分步實施、科學推動，為醫院高質量發展提供了高質量的信息支撐和保障。

關鍵詞：數字檔案室；建設目標；配置；醫院

概述

2021年6月，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）正式頒布實施?！兑巹潯分忻鞔_提出要“加速數字檔案館（室）建設”，而且明確提出要在“十四五”時期全國“新增30家高水平的數字檔案室”“完成50家企業集團數字檔案館（室）建設試點”“新增150家高水平的數字檔案館”。數字檔案室建設是適應新時代檔案轉型發展的現實需要，也是提升國家治理體系和治理能力現代化的重要現實表現。為推動數字檔案室建設，2007年，山東省檔案局出臺地方標準《數字檔案室建設規程（DB37/T663-2007）》（以下簡稱《規程》）。《規程》明確規定數字檔案室的定義、建設內容（如網絡建設、軟件系統建設、數據庫建設、制度建設等）、管理（如數據管理與維護、查詢利用、安全管理等）以及數字檔案室建設的具體施工、監理及驗收等相關規定。此外，國家檔案局頒布《數字檔案室建設指南》（2014年）、《數字檔案室建設評價辦法》（2016年）。在新修訂的《檔案法》和新頒布的《檔案法實施條例》中均增設有“檔案信息化建設”章節，明確電子檔案與傳統載體檔案同等效力。菏澤市立醫院始建于1946年，是一家集醫療、教學、科研、預防、保健于一體的綜合性三級甲等醫院。近年來，隨著醫療衛生事業的發展以及臨床診療規模的不斷擴大，產生了大量具有保存價值的病案、文書檔案、人事檔案、會計檔案等。為適應數字化發展形勢需要，需要加快檔案數字化建設進程，積極推進新建電子病歷無紙化與電子檔案系統用服務器及存儲項目建設。

1 醫院數字檔案室建設的意義

1.1 數字化轉型，節約檔案管理成本

傳統檔案管理信息化建設主要集中于檔案資源及檔案檢索利用方面。而數字檔案室建設涵蓋基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設和保障體系建設四個主要方面，包括檔案管理平臺、內容及制度全方位。因此，醫院數字檔案室建設是醫院檔案收集、管理和利用全鏈條的系統性重塑。此外，醫院數字檔案室建設將檔案管理系統、醫院行政管理系統和醫療業務系統有機對接，使數字檔案室成為數據交換的重要場所，推動醫院檔案管理實現數字化轉型發展。醫院數字檔案室建設完成后，可直接利用計算機輔助管理，減少人力資源成本。檔案數字化可顯著減少檔案占用的物理空間。電子檔案直接歸檔，極大地減少了紙張的使用[1]?？梢姡t院數字檔案室建設能夠極大地節約醫院檔案管理的人力、物力、財力成本，助力醫院節能降耗。

1.2 便捷化利用，拓展檔案管理效益

傳統醫院紙質檔案，其承載的重要信息固著于特定載體，無論是檔案檢索利用還是信息查詢都存在載體上的缺陷和不足。醫院數字檔案室建設將電子檔案內容、結構及背景等完整信息存儲于檔案專題數據庫或檔案管理信息系統，無論是檔案查詢、借閱還是歸還都可以在網上實現，突破了傳統檔案檢索利用的時間、空間的限制[2]。此外，醫院數字檔案室建設，也使醫院檔案信息利用更加便捷化，讓醫院的檔案信息資源在各個業務科室、行政管理部門之間互通、共享，進一步拓寬了醫院管理、業務開展、文化建設方面的價值功能。此外，醫院數字檔案室建設也進一步規范了數字檔案生成、流轉、存檔，從源頭減少數據冗余，打破數據孤島，使數據信息轉化為醫院發展的重要知識情報，助力醫院業務開展、行政管理實現高質量。

1.3 資源化整合，提高檔案管理水平

醫院數字檔案室建設的建立，能夠將原本分散于不同部門的檔案集中起來，解決了傳統檔案碎片化的管理模式。通過建立專門的檔案數據庫，實現醫院檔案信息的統一管理，并將醫院檔案資料進行同類合并歸檔，有效整合醫院檔案資料。根據《檔案法》《規劃》的相關規定，可以將醫院數字檔案室的檔案管理系統與電子政務辦公系統、醫院信息管理系統直接相連，實現醫院電子政務辦公系統、醫療業務應用系統中產生的電子文件資料直接存儲，并將其作為電子檔案直接轉入檔案管理系統中形成的數字檔案，可顯著提升檔案管理效率。

2 醫院數字檔案室建設的目標

根據《數字檔案室建設指南》（2014年）、《數字檔案室建設評價辦法》（2016年）的相關規定，數字檔案室建設具有資源“數字化”、實體“虛擬化”、管理“系統化”、傳遞“網絡化”、利用“知識化”等顯著特征，這些特征也正是醫院數字檔案室建設所要完成并實現的目標。

2.1 結果去實體化

在傳統醫院檔案管理中，檔案資源兼具實體化、數字化，既有紙質、照片等實體檔案，也有辦公管理系統中形成的電子文件資料，檔案管理信息化程度較高[3]。但建設醫院數字檔案室，則是把所有醫院的歸檔資料進行數字化歸檔，將文本、圖像、視音頻等轉化為統一的數字形式，并將其存儲于檔案專題數據庫。紙質文書檔案、基礎建設項目紙質檔案、CT等照片檔案等傳統載體檔案實現了數字化加工，以數字形式存儲起來。醫院數字檔案室借助專門的檔案管理信息系統，將承載于不同載體（如紙質、光盤、磁盤等）的檔案轉移至相應的專題檔案數據庫，實現去實體化目標，使整個檔案收集、整理、歸檔、檢索、利用效率更高，也更便捷[4]。

2.2 管理的系統化

傳統檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統計和提供利用八個主要步驟。醫院數字檔案室建設完成之后，這些步驟均可在管理系統中得以實現。而且，數字檔案室建設既包括醫院檔案內容資源的數字化，也包括檔案檢索利用的數字化。因此，醫院數字檔案室建設是一項復雜的系統性工程。醫院檔案業務流程、相關的檔案管理標準規范固化于數字檔案室的若干應用系統之中。一旦醫院數字檔案室建設完成，檔案管理人員根據管理權限，可直接將具有保存價值的電子文件資料錄入檔案管理系統，實現在線存檔。其他人員可根據不同權限，登錄檔案業務應用系統，可直接檢索查詢相應的檔案信息資源，實現醫院數字檔案資源系統化管理。

2.3 利用的知識化

所謂數字化，就是指信息轉換為計算機可讀的數字格式的過程。醫院檔案數字化，就是將信息化過程中長期積累下來的業務、管理、患者、科研等方面的數據，不斷整合融入醫院的行政管理、業務開展，從而通過數據發現問題，并用檔案數據優化醫院管理或醫療業務的組合。醫院數字檔案建設的核心就是運用大數據、云計算等數字技術，能夠推動醫療業務提檔升級，借助館藏的數據資源，實現“數據驅動業務”的良好預期目標。因此，醫院數字檔案室建設之后，實現對其數據資源的高效管理，挖掘數據信息資源的高附加值，反哺醫院各項業務活動的開展，具有顯著的數字化管理特征，將文書、照片、視音頻等不同載體的信息與信息來源的知識單元有機組合鏈接，實現由檔案的提供向知識的提供轉變[5]。

3 醫院數字檔案室建設的配置

根據《數字檔案室建設指南》（2014年）、《數字檔案室建設評價辦法》（2016年）的相關規定，醫院數字檔案室建設包括人員配置、資源配置、設施設備配置等方面。其中人員配置是醫院數字檔案室建設的重要力量、資源配置是主要內容，而設施設備配置則是重要保障。

3.1 人員配置

根據《地方各級檔案館人員編制標準（試行）》的規定，當館藏檔案資源達到一定數量時，應確定相應的人員數量，這也是醫院數字檔案室建設的必備條件。隨著醫療業務的開展以及醫院發展規模的不斷擴大，醫院數字檔案室應配備有專職檔案管理人員，集中式數字檔案室應配備至少2名專（兼）職管理人員。而且還要具備相應的數字信息等業務知識、具體的學歷要求，能夠勝任日益智能化、集約化數字檔案管理的需要。

3.2 資源配置

這是從醫院檔案管理內容方面提出的要求或達到的目標。即醫院數字檔案室的管理資源的收集、編目、檢索利用、鑒定統計等數字資源建設要優化配置，滿足數字化標準和要求。要按照“增量電子化、存量數字化”的原則，推動數字檔案資源建設。將醫院已經館藏的各種門類的傳統載體檔案進行數字化信息采集轉換，并將其統一納入數字檔案室管理應用系統，實現存量的數字化；增量電子化，即實現新增電子文件的實時在線歸檔。包括電子檔案文件的格式、質量、元數據均應納入歸檔范疇[6]。

3.3 設施設備配置

數字檔案室建設離不開必要的設施設備和管理工具。例如，高掃儀、縮微拍照設備、計算機、檔案專題數據庫，而且相應的設施設備配置要滿足一定的標準和要求。如數字檔案室機房要配備必要的路由器、防火墻系統、高性能服務器設備、網絡、在線存儲設備、離線備份系統、基礎軟件等，并對電源、光纖、核心交換機等關鍵設備冗余。此外，還要配置符合“八防”標準和要求的數字檔案室館舍，為數字檔案管理提供專門場所。

4 醫院數字檔案室建設的路徑

醫院檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是醫療衛生事業發展的真實原始記錄和直接反映。做好醫院數字檔案室建設是醫院適應時代發展要求、推動檔案轉型升級的重要舉措，要圍繞醫院數字檔案室建設目標，強化人員、資源和設施設備的配置，做好頂層設計，高標準地推進醫院數字檔案室建設達到預期目標。

4.1 高度重視，立足醫院實際

醫院數字檔案室建設是一項重要的基礎性工作，也是一項復雜的系統性工程，需要全院部門之間協作配合、共同努力。為此，要在思想上高度重視醫院數字檔案室建設，院領導、部門負責人以及檔案管理者都要高度重視數字檔案室建設，立足醫院檔案管理的自身特點、規律和實際，做好數字檔案室頂層規劃設計，要圍繞醫院行政、業務及檔案管理自身要求，夯實數字檔案室建設基礎。要成立專門的建設工作領導小組。要把醫院數字檔案室建設作為醫院的一項重要的基礎性工作，成立醫院數字檔案室建設工作領導小組，由院領導、科室部門負責人共同組成數字檔案室建設工作領導小組，領導小組下設辦公室于檔案室，負責具體落實。此外，還要明確建設目標。圍繞醫院數字檔案室建設的去實體化、管理系統化、利用知識化目標，科學規劃遠期、中期、近期建設任務，確保醫院數字檔案室建設穩步推進。

4.2 夯實基礎，健全保障體系

醫院數字檔案室建設、運行與維護都是一項長期的系統性工作，需要做好資源配置。要加強經費保障，把醫院數字檔案室建設納入醫院中心工作，爭取檔案專項經費，編入醫院總體經費預算。此外，還要向醫療行政主管部門積極爭取資金。要夯實基礎設施。要從硬件、軟件等方面加大投入力度，添置能夠保障醫院數字檔案室正常運行的儀器設備、計算機、服務器以及存儲電子檔案數據的光盤（庫）等數據保管和備份設備。要健全醫院數字檔案室運行管理制度，包括醫院檔案數據采集、歸檔、整理、利用等各項規章、標準規范，不斷夯實醫院數字檔案室的基礎工作。

4.3 資源共享，做好平臺建設

要積極圍繞智慧檔案、知識管理等新理念、新內涵和新要求，圍繞檔案信息資源共享目標，積極搭建基于醫院檔案知識內容檢索、具有人機交互界面、支持面向對象分布式查詢的信息資源庫。認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》《數字檔案室建設指南》等法律法規，既要做好原生電子檔案管理，也要做好傳統載體檔案數字副本的管理。要按照“存量數字化、增量電子化”的原則，持續推進醫院檔案資源數字化。委托第三方專業機構，協助醫院做好館藏檔案資源的數字化信息采集，持續推進檔案數字化系統錄入工作。同時，也要圍繞“增量電子化”，保持醫院數字檔案室業務系統接口與其辦公軟件、醫療業務信息系統保持信息暢通，搭建統一的檔案管理業務平臺系統，實現新增檔案自動采集、歸檔。

4.4 提升素能，打造過硬隊伍

《數字檔案室建設指南》（2014年）、《數字檔案室建設評價辦法》（2016年）中均提出要做好檔案人才隊伍管理。醫院數字檔案室建設是一項系統性工程，需要一支政治過硬、業務過硬、素質過硬的人才隊伍做支撐和保障。為此，要在醫院數字檔案室建設、運營、維護、管理過程中不斷提升檔案從業者的綜合業務素能。首先是加強政治理論學習。要始終堅持黨對醫院檔案工作，包括醫院數字檔案室建設的絕對領導，發揮醫院數字檔案室存史資政育人功能。其次是要加強業務知識學習。重點要圍繞檔案業務、數字技術、信息業務開展集中學習，以賽代訓、以練促學等方式，持續推進醫院數字檔案室運營、維護和管理的能力和水平。再次是要加強職業道德教育。作為一名檔案工作者，要耐得住寂寞、守得住清貧，保守檔案秘密，帶頭遵守檔案管理的各項規章制度，著力打造一支又紅又專的檔案人才。

參考文獻

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[4]張珊.數字檔案室建設實踐述評[J]辦公自動化，2014（6）：37-39，53.

[5]馬新星，孫夢丹.醫院數字檔案室建設的現狀及優化路徑[J]辦公室業務，2018（20）：151-151，153.

[6]溫雅倩.大數據時代數字檔案室建設路徑探究[J]機電兵船檔案，2020（4）：80-82.

作者簡介：程華（1979.6—），大學學歷，菏澤市立醫院副研究館員，主要從事檔案管理研究。