新形勢下企業檔案數字化建設思路探析

摘要：近年來，數字中國建設已經取得顯著成就，在此背景下，檔案數字化建設也加快了腳步。企業在生產經營過程中會產生大量信息，檔案管理的難度也在不斷增加，而實施檔案數字化建設，轉變檔案管理模式，將海量的紙質檔案信息壓縮進管理系統，能夠減少檔案管理的工作量，提高管理效率。本文簡單分析了檔案數字化建設的必要性及原則，重點梳理了企業在檔案數字化建設和推進過程中面臨的問題，并提出了有效的改進措施，以提高檔案數字化管理質量，為企業提供一定參考。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化建設

DOI：10.12433/zgkjtz.20241709

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出，我國要在2025年實現檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，檔案工作基本實現數字轉型。數字化檔案管理成為數字中國戰略下的重要措施，部分企業不重視數字化檔案管理工作，在數字化建設中存在一定的問題，需要企業充分分析其中不足，并采取有針對性的措施，推動其順利實現檔案數字化建設，為數字中國發展奠定基礎。

一、企業檔案數字化建設的必要性

（一）推動企業的現代化發展

在數字中國建設背景下，檔案數字化已經成為企業新的發展趨勢，在檔案管理中加強互聯網信息技術的使用，利用現代化信息設備對企業內部檔案進行分類統計，將其整合為統一的電子檔案，可方便內部人員快速瀏覽和調閱檔案，提高整體工作效率。新形勢下，企業在檔案管理中應及時轉變傳統的管理模式，利用數字化方式，快速整理檔案工作，優化管理流程，推動企業順應現代市場發展趨勢，提高管理效率。

（二）提高企業的經濟效益

企業在檔案管理中利用信息技術及數字化技術對檔案進行處理，能提高整體檔案管理效率，同時也能為企業經濟效益的提升帶來促進作用，有效減少檔案管理成本。同時，數字化模式檔案能夠減少檔案管理過程中出現的重復問題，通過系統化管理體系，提高檔案管理質量，滿足數字中國發展需求，為企業經濟效益的提升提供重要推力。

（三）提高人員的工作效率

傳統檔案管理模式的整體管理流程比較復雜，且紙質檔案管理模式較多，容易出現管理人員不當操作導致檔案數據丟失或錯亂的問題，且修復和維護過程復雜。一旦企業內部出現大量的檔案管理人員調動，交接過程繁瑣，因為工作交接不完善導致檔案數據出現問題，影響檔案管理質量。企業加快檔案數字化建設，利用數字化技術進行檔案管理，可幫助管理人員及時收集不同類型的檔案信息，采取有效措施避免檔案信息在傳輸過程中出現問題，保障檔案信息完整，實現檔案管理工作的智能化及現代化管理，全面提高人員的工作效率。

二、檔案數字化建設原則

（一）實用性原則

企業在檔案數字化建設過程中，應充分考慮到檔案的實用性，確保檔案數字化建設完成后具有一定的使用價值，能夠充分提高檔案的使用效率，為工作開展提供有效幫助。

（二）完整性原則

檔案數字化建設在對原始紙質檔案進行數字化處理時，要保障檔案內容完整、清晰，確保檔案具有使用價值。同時，針對部分形成時間跨度大的檔案，要對各個階段形成的檔案資料進行統一管理，保證檔案的完整性。

（三）安全性原則

企業檔案具有一定的機密性，企業在對檔案實施數字化轉型時，在對檔案進行使用的過程中，要保證檔案的使用、存儲安全，采用先進的數字安全管理技術，避免檔案管理系統遭受非法攻擊。此外，檔案管理人員應做好檔案的保密工作，采用有效的防范措施增強數字檔案的安全性。

（四）追溯性原則

企業在經營發展中會形成較多檔案，在傳統的紙質管理模式下，隨著時間的推進，部分檔案的紙質會出現變化，一些人員在對檔案進行數字化處理時出現損壞或丟失的現象。因此，在檔案數字化轉型過程中，企業必須遵循追溯性原則，選用專業的技術人員合理處理較長期的檔案，保證數字檔案的完整、安全，一旦檔案出現損壞，則需要相關責任人承擔必要責任。

三、企業檔案數字化建設中面臨的問題

（一）檔案數字化建設體系不夠完善

新形勢下，檔案數字化建設是數字中國建設的重要環節，但一些企業在數字化建設過程中還存在一定的問題。部分企業缺乏完善的制度體系，沒有規范的操作及完善的系統，導致信息難以被真實、全面的錄入，影響了檔案數字化轉型效率。同時，隨著工作的推進，國家針對檔案數字化制定了相應的標準，提供了技術指導，但部分企業檔案數量多、規模大，檔案類型不盡相同，導致檔案標準與各部門工作不符，且企業沒有針對檔案數字化制定與自身需求相符的制度，影響了檔案資料的規范保存和使用。

（二）檔案管理員的專業能力有待提升

企業推進檔案數字化建設需要專業的檔案管理人員熟練掌握操作技術，能夠利用大數據、人工智能等技術開展檔案管理工作。但實踐中，部分企業不重視檔案管理工作，對于檔案資源的保障力度不強，導致專職人員不足，且人員流動性較大。部分企業配置的檔案管理人員甚至是非專業人員，其檔案管理能力不足，在新形勢下難以緊跟數字中國建設腳步推動企業檔案數字化建設，導致整個工作進程緩慢，影響了檔案管理質量。例如：某企業檔案管理人員不具備專業的手工整理能力，更不了解數字化建設需求，因而在實際建設過程中，檔案管理人員無法提供專業的支持，導致該企業數字化建設緩慢。此外，部分企業缺乏對檔案管理人員的培訓，使得檔案數字化建設過程中相關人員的專業能力無法滿足建設要求，影響了檔案數字化建設的順利推進。

（三）檔案數字化建設保障機制不足

新形勢下，信息技術不斷發展，數據成為社會發展及經濟增長的關鍵，數字中國建設成為我國引領未來發展的重要戰略。在此戰略的引導下，檔案數字化建設也加快了腳步，但部分企業在數字化建設保障機制方面不夠完善，影響了工作的順利推進。一些企業不夠重視檔案數字化建設，工作模式落后，資源保障力度不足，無法為數字化建設提供支持。同時，難以為數字化建設掃清障礙，導致檔案數字化轉型中的管理標準不規范，各項制度沒有真正落實。

（四）檔案數字化建設技術應用滯后

檔案數字化建設需要企業配備完善的軟件系統及硬件設施，確保檔案信息的收集、整理及應用順利完成。但當前，部分企業對先進信息技術的應用不足，檔案數字化管理系統不完善，在硬件設備儀器等的采購和更新方面不積極，檔案數字化進程緩慢。部分企業缺乏對檔案數字化先進技術的利用，雖然引進了管控系統，但沒有及時更新和改進，且系統的兼容性不強，導致部分數字化檔案信息無法被識別和存儲。此外，一些企業在長期發展中存儲了大量的紙質檔案，數字化轉型需要對紙質檔案進行掃描，但整體掃描成本較高，企業對先進掃描設備的購置不足，影響了檔案數字化建設進展。

（五）數字化建設安全問題較為突出

檔案數字化管理安全是檔案管理工作的重要問題，一些企業缺乏對光盤等數字化檔案管理設備的全面監管，缺乏完善的監管機制，容易發生檔案信息泄露或丟失風險。同時，企業在長期發展中，檔案信息的規模和數量龐大，傳統的紙質檔案管理難度較大。在數字化轉型中，存在人員工作不謹慎造成信息遺漏、不完整的問題，影響了檔案的安全性。此外，部分企業不重視對檔案數字化環境的全面監管，導致數字檔案在存儲過程中風險較大，容易受不法分子攻擊，造成檔案信息泄露，給企業帶來較大的安全風險。

四、新形勢下企業檔案數字化建設的必要措施

（一）構建完善的檔案數字化建設體系

企業在檔案數字化建設過程中，應構建完善的制度體系，在新修改的《中華人民共和國檔案法》的基礎上，結合各部門檔案的不同特征，制定與數字化管理相符的管理體系。一方面，制定完善的檔案數字化管理制度，保障數字化轉型順利完成。企業應確保檔案管理制度能夠在內部全面覆蓋，對檔案管理的內容、范圍、管理期限等作出明確指示，確保檔案資料真實、完整。在數字化轉型中，企業要從統一的整理標準、專業的影像掃描技術、保密措施等方面著手，制定完善的制度機制，確保檔案管理工作更加規范。同時，企業要在數字化建設中制定完善的檔案管理流程，規范檔案管理中的職責和權限，通過規范化的制度體系保障數字化轉型工作具有較高質量；另一方面，企業在檔案數字化管理制度建設中，應制定完善的獎懲機制，對于在數字化檔案管理中工作較為突出的員工和部門，從精神和物質方面給予獎勵，激勵所有員工都能積極參與數字化轉型工作，加強檔案管理。對于泄露企業檔案、危害企業利益的人員，要根據法律制度要求對其進行處理，堅決杜絕檔案泄露。

（二）加強對檔案管理人員的數字化教育

檔案管理人員是保障檔案數字化建設的關鍵，企業在推進檔案數字化的過程中，應重視對檔案管理人員的培養，使其在具備專業檔案管理能力的基礎上擁有較強的數字化管理能力。

首先，企業要加強人才選拔，在檔案數字化建設中選擇專業能力過硬的人才，根據不同人員的情況安排合理的崗位，并設置相應的崗位職責。同時，企業通過聘請專業人員提高檔案數字化管理人員的質量，以合適的薪酬待遇從社會各界廣泛吸納管理人員，并提高人員準入門檻，加大考核力度，確保引進高素質人才，保障相關人員具備檔案數字化所需的職業技能及操作能力。

其次，加強檔案管理人員的職業道德培養，檔案管理在企業中具有重要作用，將檔案管理與企業經營管理結合，可實現資源的優化配置，同時也能反映企業的實際經營情況。企業要加強對檔案管理人員的職業道德培養，使其認識到自身應當承擔的職責，并積極參與工作，在數字化環境下加強檔案管理，保障檔案安全。

最后，檔案管理數字化建設是一項比較復雜的工作，且工作量大，需要配備足夠的檔案管理人員。企業可以從其他部門抽調人員配合完成數字化建設工作，滿足數字化模式下檔案管理的人員需求。

（三）完善企業檔案數字化建設保障機制

新形勢下，企業要加快檔案數字化建設，應根據建設要求健全保障機制，為檔案數字化建設提供支持。一方面，將數字化轉型納入企業發展戰略，做好檔案數字化建設規劃。企業必須制定完善的實施方案，結合自身實際，有序開展工作；另一方面，完善組織保障。企業要以檔案管理部門為主，信息化部門、業務部門、其他部門等共同協作，為檔案數字化建設提供支持，明確各部門在檔案數字化建設中的職責分工，確保數據掃描、錄入、校驗、處理、數字化加工和管理等工作都在各個崗位中落實。

（四）加快檔案數字化管理系統建設

新形勢下，企業在推動檔案數字化建設的過程中，應重視對先進數字化技術的應用，構建完善的檔案數字化管理平臺，提高整體的檔案管理服務效率。

首先，企業要引進專業的數字化技術，搭建統一的數字化管理平臺。將檔案管理工作交由數字化管理平臺完成，制定統一的管理規范，提高檔案管理效率，實現檔案管理的規范化和標準化。例如：企業在開展檔案的查詢、證明等工作時，可以直接在檔案管理平臺上完成，檔案管理平臺可對關鍵數據進行搜索和查詢，利用平臺強化信息處理能力，提高檔案服務效率。

其次，企業要在檔案平臺中統一所有數字檔案。在數字化環境下，檔案存在文本、圖片、視頻等多種形式，企業要對各種不同類型的檔案進行統一處理，以提高檔案服務的針對性，發揮數字化檔案的優勢。

最后，企業要加強檔案管理系統與其他系統的聯系。檔案管理系統建設完成后，企業要加強該系統的信息收集能力，通過與其他系統協調管理，及時收集各項信息，完善檔案管理工作。同時，企業要定期對檔案管理軟硬件進行升級和維護，確保其滿足檔案管理工作需求。

（五）加強檔案數字化建設的安全管理

在數字中國發展戰略引領下，企業在數字檔案建設中應采取有效的安全措施，保證檔案信息安全。首先，企業要定期對檔案管理設備進行更新和維護，保證軟硬件安全，避免設備原因造成信息泄露；其次，企業要制定完善的監管機制，明確人員的職責和權力，確保所有人員各司其職，互相監督，減少檔案數字化轉型中風險的發生率；最后，企業要在檔案數字化管理系統中安裝殺毒軟件，加強防火墻技術，并引進專業的計算機安全管理人員，保障系統運行安全可靠。同時，企業還要加強對檔案安全性及保密性的監督和檢查，避免發生檔案泄露風險。一旦發現其中存在安全隱患，要及時整改，減少企業損失。

五、結語

綜上所述，新形勢下，檔案數字化建設成為推動數字中國戰略發展的重要推手，企業要順應時代發展趨勢，緊跟國家要求，加快檔案數字化建設。企業要通過搭建完善的檔案數字化管理制度體系，培訓專業的管理人員，健全保障機制，引進先進技術，做好檔案數字化安全管理，全面提高檔案數字化管理水平，全面推進企業實現高質量發展。

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