新時(shí)代檔案館重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)研究

摘 要：隨著文字、數(shù)據(jù)、圖像、圖形、動(dòng)畫(huà)等多媒體信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供了良好技術(shù)支持和保障。為更好地保管、開(kāi)發(fā)和利用日益增長(zhǎng)的重特大事件檔案數(shù)據(jù)信息，滿足安全管理現(xiàn)實(shí)需要，檔案館應(yīng)整合地域信息資源，建立專門(mén)重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)對(duì)突發(fā)重大事件的處置及善后工作。本文以重特大事件專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為例，分析了重特大事件專題數(shù)據(jù)建設(shè)的思路、原則、具體流程，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)性和參考價(jià)值，為推動(dòng)新時(shí)代檔案館重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供參考，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；重特大事件檔案；專題數(shù)據(jù)庫(kù)

概述

新時(shí)代，各級(jí)政府成功組織應(yīng)對(duì)了自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全等領(lǐng)域發(fā)生的一系列風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，有效地守護(hù)了人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全，體現(xiàn)了社會(huì)主義制度的優(yōu)越性。在應(yīng)對(duì)和處置重特大事件過(guò)程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，為規(guī)范重特大事件檔案的管理工作，2022年專門(mén)印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡(jiǎn)稱《通知》），就新時(shí)代重特大事件檔案工作做出重要部署，要求各級(jí)各部門(mén)要充分認(rèn)知做好重特大事件檔案工作的重要意義，相關(guān)職能部門(mén)要進(jìn)一步健全檔案工作的法規(guī)制度，強(qiáng)化檔案收集工作，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、提升利用效能及組織領(lǐng)導(dǎo)。《通知》中還明確提出要“科學(xué)推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”，其中中央檔案館建立國(guó)家檔案數(shù)據(jù)總庫(kù)、主管部門(mén)建設(shè)專門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，各地區(qū)要根據(jù)規(guī)劃建設(shè)本地區(qū)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也明確提出要“著力健全重特大事件應(yīng)急處置檔案管理機(jī)制”“統(tǒng)籌重大歷史事件、重大活動(dòng)、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)等檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”。這些具體的規(guī)定和要求，為新時(shí)代檔案館做好重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)厘清思路、明確重點(diǎn)、指明方向，要切實(shí)采取措施，加快推進(jìn)重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

1 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)思路

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)本質(zhì)是檔案信息化工作，需要規(guī)劃先行[1]，進(jìn)一步厘清建設(shè)思路，分層分級(jí)做好國(guó)家級(jí)數(shù)據(jù)總庫(kù)、專門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)和地區(qū)級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。作為地區(qū)級(jí)檔案館，要立足本地實(shí)際，圍繞重特大事件這一專題，內(nèi)容及欄目設(shè)置要突出專題，為用好專題奠定基礎(chǔ)。

1.1 選好專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、社會(huì)加速轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)需要，也是適應(yīng)信息技術(shù)迭代升級(jí)、推動(dòng)檔案管理信息化提檔升級(jí)的迫切需要。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)首先要選好專題。具體來(lái)說(shuō)，就是要立足“專題”這一關(guān)鍵詞，對(duì)“自然災(zāi)害類”“事故災(zāi)害類”“公共衛(wèi)生事件類”“社會(huì)安全事件類”等設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)專題，結(jié)合館藏檔案資源的特點(diǎn)和實(shí)際，深入調(diào)查研究，選準(zhǔn)、選好“專題”，嚴(yán)把數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量和內(nèi)容等。

1.2 突出專題

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)信息開(kāi)發(fā)利用是否方便，在很大程度上取決于專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)所揭示的信息是否得到了詳細(xì)的描述。因此，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)所反映的內(nèi)容要全面、著錄信息要細(xì)，專題檔案標(biāo)引要全面、精細(xì)。最終，設(shè)立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)要能夠全面反映“專題”的信息內(nèi)容。根據(jù)《通知》要求，要分別建立國(guó)家級(jí)重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫(kù)、主管部門(mén)建設(shè)相應(yīng)的專門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，省市縣級(jí)要根據(jù)需要規(guī)劃建設(shè)本轄區(qū)的重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。

1.3 用好專題

《通知》規(guī)定，在符合保密規(guī)定的前提下，要推動(dòng)重特大事件檔案跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨層級(jí)查詢利用工作。各級(jí)檔案館做好重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，要充分發(fā)揮專題的價(jià)值和功能，積極構(gòu)建檔案服務(wù)快速響應(yīng)機(jī)制以及查詢利用綠色通道，簡(jiǎn)化后期檔案利用流程。專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要突出簡(jiǎn)便、易行、便于利用管理的建設(shè)思路，突出從數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)細(xì)節(jié)之處著眼，利用數(shù)據(jù)庫(kù)字段反映的關(guān)鍵信息為檢索點(diǎn)，不斷拓寬檢索方法和途徑，為后期檔案檢索查詢利用專題數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息內(nèi)容提供便利。使相關(guān)職能部門(mén)利用好省市縣級(jí)各單位重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)信息，發(fā)揮檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)在重特大事件處置、規(guī)律研究等方面應(yīng)有的作用。

2 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則

2.1 專題性

“專題性”是重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的首要原則。建設(shè)重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的目的是要使其滿足用戶在自然災(zāi)害事件、事故災(zāi)害事件、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件防治等特定專題領(lǐng)域的信息需求。如2020年北京小湯山醫(yī)院建設(shè)形成的檔案為武漢火神山醫(yī)院設(shè)計(jì)提供了精準(zhǔn)參考。專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)首先就要突出“專題性”原則，使數(shù)據(jù)庫(kù)中的各種館藏檔案數(shù)據(jù)信息資源體現(xiàn)行業(yè)特色，圍繞主題展示各種檔案信息資源[3]。“專題性”正是檔案專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)別于其他普通檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的根本之所在。

2.2 系統(tǒng)性

“系統(tǒng)性”是建立在“專題性”基礎(chǔ)上的系統(tǒng)。各級(jí)檔案館要在應(yīng)急、衛(wèi)生、交通等主管部門(mén)建立的重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上，通過(guò)把分管部門(mén)領(lǐng)域的各檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)整合，多層次、多角度地將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)“專題”檔案材料有效聚合起來(lái)[4]。此外，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)并不是簡(jiǎn)單意義上的“1+1+……”，而是將各分管部門(mén)收集的應(yīng)對(duì)重特大事件檔案資料有機(jī)分類，根據(jù)專題及其子專題內(nèi)容，重新建庫(kù)，體現(xiàn)整體性與系統(tǒng)性，最終構(gòu)建國(guó)家級(jí)或地區(qū)級(jí)重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)（見(jiàn)圖1）。

2.3 實(shí)用性

“實(shí)用性”是目的和要求。重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的最終目的在于發(fā)揮其專題檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，為事業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。因此，除了“專題性”“系統(tǒng)性”原則外，要始終以“實(shí)用”為引領(lǐng)，以滿足后期發(fā)生重特大事件后及時(shí)檢索利用。為此，要始終圍繞自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全等領(lǐng)域發(fā)生的重特大事件預(yù)防及應(yīng)急處置工作的現(xiàn)實(shí)需要，引導(dǎo)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)往哪里建、怎么建，把寶貴資源應(yīng)用于最有實(shí)用價(jià)值和潛在利用價(jià)值的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[5]。把握重特大事件檔案信息利用需求的緊急性、全程性特點(diǎn)，既要為日常重特大事件預(yù)防，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提供決策參考，也要為重特大事件發(fā)生時(shí)應(yīng)急處置以及發(fā)生后的責(zé)任認(rèn)定等提供重要信息資料支撐。

2.4 可擴(kuò)展性

“可擴(kuò)展性”是滿足檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在技術(shù)、功能上予以支持和保障。這就要求在重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方面要能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式，同時(shí)要能夠適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷升級(jí)和過(guò)渡。

3 重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)流程

第一步：確定專題

選題是檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作。專題確定的質(zhì)量會(huì)直接影響到后期數(shù)據(jù)庫(kù)的定位及選材取向，因而是重特大檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的核心和關(guān)鍵。根據(jù)《通知》要求，各級(jí)各部門(mén)應(yīng)確立自然災(zāi)害事件、事故災(zāi)害事件、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等作為“專題”，并進(jìn)行認(rèn)真的需求分析和科學(xué)論證，確保各個(gè)選題具有前瞻性、針對(duì)性和實(shí)用性。在此基礎(chǔ)上擬制專題大綱，制定專題方案，構(gòu)建專題架構(gòu)，為檔案收集明確方向。

第二步：調(diào)查資源

從重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)際來(lái)看，專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源來(lái)源主要有國(guó)家、省市縣級(jí)圖書(shū)館、檔案館的現(xiàn)有館藏資源；各級(jí)各部門(mén)的專題信息資源，如應(yīng)急管理、衛(wèi)生健康、公安部門(mén)等等以及通過(guò)政府其他部門(mén)及渠道搜集的專題信息資源（見(jiàn)圖2）。首先要從各地館藏的檔案資源入手，并對(duì)館藏的涉及重特大事件領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)要做好相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源的采集、重組，并圍繞網(wǎng)絡(luò)相關(guān)信息資源進(jìn)行有針對(duì)性地挖掘、整合，構(gòu)建重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)資源。開(kāi)展專題材料的搜集、整理，確保專題資料的完整性和準(zhǔn)確性，要做深、做細(xì)、做實(shí)專題資料。

第三步：搭建平臺(tái)

做好重特大事件檔案系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，平臺(tái)建設(shè)要確保運(yùn)行功能的適宜性、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性以及技術(shù)的穩(wěn)定性等方面充分綜合考量，圍繞重特大事件預(yù)防、宣傳、處置等工作需要，設(shè)置專題信息采集、專題信息加工、信息發(fā)布檢索以及專題信息管理等相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)功能模塊。專題數(shù)據(jù)庫(kù)要具備數(shù)據(jù)錄入、原文上傳、檔案檢索、WEB查詢、借閱授權(quán)，并能夠支持TIFF、AVI、MP3等文檔格式[6]。見(jiàn)圖3。

第四步：采集數(shù)據(jù)

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)采集包括目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集兩大類。其中，數(shù)據(jù)采集應(yīng)按照預(yù)先確定好的專題進(jìn)行，參與數(shù)據(jù)采集的人員要嚴(yán)格按照專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的任務(wù)采集，并做好數(shù)據(jù)信息資源的統(tǒng)一匯總工作。重特大事件專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集應(yīng)嚴(yán)格按照專題檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、要求，要保證采集的數(shù)據(jù)信息符合檔案著錄項(xiàng)目的各項(xiàng)規(guī)定和要求，使檔案專題數(shù)據(jù)檢索利用更加便利化、易操作。要根據(jù)文本、視音頻、圖片等不同載體檔案的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)全文數(shù)據(jù)采集。例如，紙質(zhì)檔案要進(jìn)行數(shù)字化掃描，照片檔案需要翻拍，視音頻資料需要進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換。此外，根據(jù)《通知》精神，國(guó)家、省市縣級(jí)相關(guān)部門(mén)要加快推進(jìn)專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)（見(jiàn)表1）。（下接22頁(yè)）

第五步：存儲(chǔ)掛接

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)信息采集后，還需要按照不同專題將采集的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行內(nèi)容分析、主題分類、內(nèi)容全文記錄及主題動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)、元數(shù)據(jù)資源特征描述，按照專題進(jìn)行數(shù)據(jù)資源重組、存儲(chǔ)[7]，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)按對(duì)應(yīng)的專題條目批量全文掛接。根據(jù)《通知》規(guī)定，重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)匯總應(yīng)按照“歸屬不變、數(shù)據(jù)集中、安全保密的原則，分層級(jí)分類別開(kāi)展”。

第六步：信息發(fā)布

重特大事件檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)布應(yīng)采用系統(tǒng)查詢、網(wǎng)站發(fā)布、舉辦在線展覽等，為檔案查詢利用提供服務(wù)。保證檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的新穎、直觀、形象，使應(yīng)用平臺(tái)具有良好交互性，保持應(yīng)用平臺(tái)界面友好、檢索途徑多樣，易操作、讀取便捷等。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡盈芳.科學(xué)推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)——《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》解讀之四[J].中國(guó)檔案，2023（4）：14-15.

[2]周勇，吳筱貞.基于個(gè)性服務(wù)的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)研究[J].檔案天地，2014（10）：40-42.

[3]孫杰.檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和利用[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2012（6）：57-59.

[4]周長(zhǎng)華.檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的理念及方法[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)：高教研究版，2003（3）：56-57.

[5]劉永祥，周榮.高等學(xué)校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)研究——以昆明理工大學(xué)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)為例[J].云南檔案，2012（12）：56-58.

[6]羅應(yīng)梅，黃凱.智慧檔案視角下的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)思考[J]山西檔案，2019（2）：73-76.

[7]黃凡玨.專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)的協(xié)同保障研究[J].山西檔案，2018（4）：61-63.

作者簡(jiǎn)介：汪丹（1985.5—），安康市漢濱區(qū)檔案史志館館員，主要從事檔案管理研究。