大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析

摘 要：大數據時代，利用現代技術提升機關檔案管理工作的效率及質量，促進其走向標準化、信息化是各級機關部門單位檔案工作未來前行的主流方向，是深入推進檔案規劃化管理實現高質量發展的必然要求。本文以大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析為題，在制度建設、平臺建設、隊伍建設、服務建設等方面多重發力，多角度提供電子檔案標準化管理的基本路徑，從而推動整個行業轉型升級、高質量發展。

關鍵詞：大數據；機關檔案；標準化；信息化

中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出全面推進檔案治理體系建設，要求健全檔案管理體制機制，完善檔案法規制度和標準規范，提高檔案治理網絡化、智能化、精細化水平，進一步提升檔案治理效能。大數據時代，信息技術已逐漸滲透各行各業，新《檔案法》規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等法律效力，并在電子檔案系統建設、“收管存用”等方面做出詳細規定，為實現標準化管理提供了根本遵循。

1 大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用綜述

當今社會，機關檔案具有憑證參考作用，能夠為部門單位帶來一定的經濟價值與社會價值，也是政府精準剖析現存問題、科學決斷發展路徑、提升政府治理水平的重要參考，由此可見，檔案管理標準化、信息化水平已逐漸引起人們的重視。檔案管理的標準化是指機關部門按照國家制定的各項業務流程規范，使區域內、行業內的檔案工作在同一制度約束下實現資源管控，提升工作效率及質量，進而發揮政府效能。

1.1 機關檔案標準化管理內涵

機關檔案管理標準化是指利用國家出臺的各項政策制度、管理標準、業務細則、流程制定等規范化文件與規定結合實際工作開展情況，對檔案管理業務全流程進行規范性、合理性約束。在檔案資源體系數據治理方面大多以《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）為主要依據，其中規定電子檔案歸檔范圍包含各門類電子文件及其對應的元數據，要求建立集成化、透明化、協同化、規范化的電子檔案管理利用一體化系統，將檔案的采集、分類、著錄、存儲、檢索、對外服務等功能模塊匯總，按照統一的標準與數據格式實現標準化建設，從而提升檔案資源的高效管理與廣泛應用水平。在檔案安全保障方面，根據《中華人民共和國檔案法》及今年3月實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》，實現新時期電子檔案資源的優化配置。保障其長期的可訪問性與可靠性，著力保障數據安全、全面維護應用安全、確保開放鑒定規范，從而根本上滿足社會公眾和組織的多樣化需求。在檔案保管保護方面根據《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等規范，運用人工智能、加密、備份、防篡改等技術手段，建立較為完整的安全保密防護設施，避免安全漏洞及風險，保障機關單位的信息安全[1]。

1.2 機關檔案信息化管理的必要性及意義

2023年印發的《數字中國建設整體布局規劃》中明確指出要優化數字化發展環境，構筑自立自強的數字技術創新體系。實現檔案信息化管理事業發展的必然要求，一是突破傳統模式束縛。解決過去收集不齊全、管理有困難、共享難實現、安全無保障等問題，有效彌補不足之處。實現檔案數據的在線收集、系統分類、安全存儲、共享利用的目的，達到對檔案的高度整合與提取，提升檔案管理效率。同時隨著檔案數量的增多，使用龐大存儲空間來保管檔案，光盤庫、移動硬盤甚至于云存儲技術的實施，真正做到了檔案數據的大容量快速儲存，并且對于存儲環境要求較低，節省了空間，節約了管理成本。二是與時代相契合。通過檔案管理系統平臺，使龐大數據資源庫能夠有效區分，促進信息收集與加工處理，切實提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性，為檔案信息化建設創造有利條件，推動檔案工作更好地適應社會的發展需求以及信息化的普及，從而真正意義上實現“互聯網+政務服務”的現代化檔案管理模式[2]。

2 大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用面臨現實困境

2.1 管理體系不健全的困境

對于大部分機關單位而言，檔案管理大多是粗放式。沒有設置檔案管理工作專班及業務科室，具體工作職能不明確，人員職責分工沒有細化，績效考核監督不到位。使檔案標準化管理與信息化轉型的統籌規劃力度不夠，難以找準重點。管理人員容易出現紙上談兵、得過且過的心態，實際工作效率大打折扣。在制度標準建設方面，目前檔案信息化的管理、互聯網技術的深度應用正處于摸索階段。因為檔案工作“邊緣化”的固有屬性，所以導致大多機關單位僅僅采用上級檔案主管部門出臺的標準制度，沒有結合實際工作制定針對性強的管理措施，細化、量化遠遠達不到工作需求。造成管理體系不健全、責任制不規范、執行和監督機制缺失問題嚴重，對檔案管理的信息化發展帶來一定阻礙。

2.2 數據治理不到位的困境

在大數據技術的發展模式下，利用計算機網絡及操作系統相關技術，實現檔案信息資源的高效管理、廣泛利用、共建共享是主流發展方向。但是，目前在機關單位存在網絡統一性不足，檔案資源的開放共享存在技術壁壘較多，嚴重影響了標準化與信息化進程。一是各部門管理系統平臺建設“各自為政”現象嚴重。檔案數字化進程參差不齊，系統功能開發水平不同。由于信息化建設時間先后的影響，在系統構架、開發語言、運行環境搭建等方面存在差異，使得數據交換與在線傳輸等始終處于較低水平。二是數據庫建設“碎片化”嚴重。目前中央各部委及省級機關檔案部門均已建設較為完善的檔案數據中心，且形成自上而下不斷集中的模式。與之相比，市縣兩級平臺檔案數據資源較為淡薄，基層“數據空心化”現象嚴重，數據整合度不高、服務利用性不強，無法充分發揮檔案資源資政育人作用。

2.3 人員素養不完善的困境

目前大多機關部門單位檔案管理人員并非全職，辦公室或者人事部門人員兼職較多。并且普遍年齡較大，信息化專業能力較弱，對現代科學技術有畏難情緒，對于學習新事物、掌握新手段、轉變新思想持消極態度，甚至認為信息化會為工作的開展帶來諸多麻煩。同時管理人員流動性較強，崗位人員替換較為頻繁。使得前一任管理員剛剛熟悉工作就被調離，后續人員依然需要重新學習過去制定的各項標準制度。在一定程度上嚴重影響了檔案標準化、科學化、信息化的管理進程。同時，機關單位在推進檔案信息化過程中沒有注重干部人才隊伍的培養工作。使得管理人員在計算機技術、互聯網技術、操作系統應用等方面始終無法具備豐富的信息化知識，知識結構尚未得到及時更新。即使機關單位具備先進的信息化軟硬件設備，也無法對其充分利用，無法有效發揮信息化設備與系統的優勢，造成資源浪費[3]。

2.4 服務水平不達標的困境

大數據時代檔案智慧化社會服務是主要特征，尤其是隨著社會的發展與精神文化生活水平的不斷提升，廣大用戶對于檔案服務的需求也逐漸個性化。但是各機關單位受限于資金保障、服務意識等問題，對外開發利用的力度較少，難以實現現代科學技術與檔案管理相融合。同時安全體系不夠完善也是制約服務水平提高的重要因素。部分機關單位在檔案管理利用過程中尚未配置專業的安全設備，防護手段應用不足，對于訪問系統的各類用戶沒有經過防火墻與TCP/IP協議的過濾，使得用戶的個人隱私與檔案數據的安全難以得到充分保障，影響了檔案數據服務效能的發揮。

3 大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用優化路徑

3.1 加強集中化建設，完善標準化管理

3.1.1完善組織建設。設置檔案信息化領導小組，以主要負責同志為組長，檔案管理業務科室負責人為副組長，其他科室檔案負責人員為組員，統籌推進檔案信息化建設。按照“科學調控，持續投入，分步實施”的工作思路，結合實際建立長遠規劃，包括階段性目標、實施路徑、要素保障等事項。做到分工明確、職責清晰、落實有力。從而整合全體干部隊伍力量，增強檔案信息化工作的責任感和緊迫感，形成責任明確、分工協作、齊抓共管的工作格局。

3.1.2完善制度建設。領導小組要參照《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》《國家行政機關公文處理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》以及2023年國務院出臺的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等政策文件，結合機關發展方向與戰略，制定科學性強、規范性高的管理制度標準體系。制定《機關檔案管理人員崗位責任制》《機關檔案信息化管理制度》，在檔案的收集調取、分類錄入、查詢利用、共享傳輸等方面加強統一標準與制度約束。實現全流程管控，做到有章可循、有法可依，提升檔案信息化建設準確度和有效性。

3.2 建立一體化平臺，打造全流程治理

3.2.1加強平臺研發。各地區檔案主管部門要根據《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784- 2021），結合當地各機關單位檔案數字資源及信息化管理工作情況，建設機關檔案管理利用一體化平臺，設置統一數據標準與信息傳輸接口，強化系統內部數據同質化銜接。切實開展檔案信息資源在線征集歸檔、分類著錄、審核掛載、開放鑒定等基礎工作，全面促進多領域、多行業機關單位數據整合，以前沿技術為支撐做好溯源治理等工作，在確保檔案信息化建設推動的同時保障數據高水平治理。

3.2.2整合區域數據庫。各級政府尤其是基層機關部門，要結合當地機關檔案數據資源建設情況，分級分類建立專題檔案數據庫。按照“四個好”“兩個服務”目標要求，以服務大眾與機關工作為中心，推動數字中國與政務服務改革，在真正意義上提高檔案管理質效。

3.2.3構建共享體系。以大數據技術與計算機網絡為依托，充分利用檔案一體化管理平臺，促進部門之間、部門與社會之前檔案數據的互聯互通與共建共享，建立完善的檔案數據運行分析協商機制，從而推動數據要素充分流動，有效釋放檔案潛在價值[4]。

3.3 完善常態化培訓，充實專業化隊伍

3.3.1加大引才力度。機關領導者要全方位了解本單位檔案崗位需求情況，根據信息化進展程度以及未來發展方向開展對外招聘、選拔考選、定向培養等活動。吸納具備信息化轉型理念及應用技能的復合型檔案專家，從而不斷為干部隊伍注入新鮮血液。

3.3.2加大育才力度。機關單位要結合本單位人才漏洞及崗位需求，建立檔案管理信息人才培育規劃。提升檔案信息化管理人才儲備意識，出臺短期、長期培訓方案。制定理論培養、教學目標、技能比武、外出調研、專家授課、參與比賽等培養體系，明確具體步驟和策略。重點加強檔案人員在新思想和新理念方面的培訓，讓人才培育成為一種常態化建設模式。激勵檔案人員主動接受檔案信息化思想，保證機關單位檔案管理工作的標準化和規范化，進而為各項工作的順利開展提供健全的人才保障。

3.4 拓寬服務路徑，彰顯服務效果

3.4.1建立高水平檔案利用服務中心。當地政府及檔案主管部門要在政務中心設置足夠數量的檔案查詢利用服務窗口。召集業內專家對各機關部門單位的檔案數據進行開放鑒定，規劃好服務中心可承載檔案信息的范圍、標準、業務需求面。同時按照檔案開發利用標準體系全面構建“檔案+平臺+服務”的多元化格局，激發檔案數據活力。

3.4.2積極探索檔案信息服務與大數據、云計算、人工智能等新技術融合路徑。將數據挖掘、文字識別、人臉識別等技術與檔案利用服務相融合，提升檔案查詢檢索速率，為機關相關決策提供全面準確的支持，推動檔案服務由數據化向智慧化方向轉變。

3.4.3加強檔案安全保護。充分利用安全網關、漏洞掃描、日志審計等硬件設備以及防火墻、加密傳輸、數字簽章等防護措施，防止社會不法分子在檔案利用服務過程中竊取關鍵信息、破壞重要數據，全面保護檔案的真實性、完整性與利用者的隱私權，從而平衡好數據開放利用、個人隱私權與社會治理的關系[5]。

結語

大數據時代，各機關部門要積極響應數字政府建設要求，搶抓黨的二十大提出的“建設數字中國”的戰略機遇期，緊跟時代潮流、轉變發展思想，全面加快檔案數字化轉型升級，著力推動機關檔案標準化建設，高水平地打造檔案資源信息化管理高地，推動檔案資源在更大范圍內實現高效管理、知識共享、多跨協同，進而提升群眾的幸福感和滿意度。

參考文獻

[1]戴嵐嵐.標準化視域下工程檔案管理利用策略分析[J].大眾標準化，2024（06）：10-12.

[2]周艷.信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業務，2020（20）：118-119.

[3]蔣天平.信息化背景下的事業單位機關檔案管理分析[J].辦公室業務，2018（01）：73-74.

[4]尹君.如何推進事業單位檔案管理工作規范化與標準化研究[J].蘭臺內外，2024（07）：52-54.

[5]張靜.信息化背景下機關檔案管理創新策略研究[J].蘭臺世界，2022（05）：78-80.

作者簡介：武凡芝（1981—），碩士學位，鄒城市為民服務中心館員，研究方向：新時期政務服務檔案管理、檔案信息化建設等。