新時期人社局人事檔案管理的有效性研究

陳珊

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案管理；有效性

引言：本研究旨在探討新時期人社局人事檔案管理的有效性，為提高人事檔案管理水平提供理論和實踐基礎(chǔ)。本文將從檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題方面入手，分析新時期人社局人事檔案管理的有效性并提出相應(yīng)的改進措施。

? 一、人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

首先，一些企事業(yè)單位在人事檔案管理制度設(shè)計上存在不足，缺乏明確的流程、規(guī)范和標準，導(dǎo)致檔案管理工作的混亂和不規(guī)范；雖然信息技術(shù)的發(fā)展為檔案數(shù)字化提供了可能，但一些單位仍未充分利用信息技術(shù)手段進行檔案管理，導(dǎo)致檔案存儲、檢索和共享效率低下。其次，人事檔案中包含大量敏感信息，但一些單位對檔案的保密措施不夠嚴格，容易造成信息泄露和濫用的風(fēng)險；同時由于缺乏有效的檔案共享機制和信息交流平臺，不同單位之間的檔案共享和利用困難，導(dǎo)致信息孤島的出現(xiàn)，影響了人事管理的協(xié)同性和效率。

? 二、提高人事檔案管理有效性的措施

? （一）加強檔案數(shù)字化建設(shè)

要加強人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，首先制定明確的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確目標、任務(wù)和時間節(jié)點，為數(shù)字化建設(shè)提供整體指導(dǎo)，要選擇適合企事業(yè)單位需求的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和管理。同時建立檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案的屬性和關(guān)聯(lián)關(guān)系進行組織和管理；還要加強檔案數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)，提高其對數(shù)字化工具和系統(tǒng)的操作和應(yīng)用能力。最后，定期評估檔案數(shù)字化建設(shè)的效果和問題，根據(jù)反饋結(jié)果進行優(yōu)化和改進，確保數(shù)字化建設(shè)與實際需求的緊密結(jié)合。

? （二）加強檔案保密工作

可以建立檔案查閱權(quán)限制度，根據(jù)職責(zé)和需要，劃分不同的檔案查閱權(quán)限，或者采取多種保密措施，如密碼控制、人臉識別、指紋識別、視頻監(jiān)控等，并定期開展檔案保密安全審計和檢查，加強對檔案安全風(fēng)險的識別和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的安全問題。堅持依法辦事，嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理行為，防止違法行為的發(fā)生。

綜上所述，通過以上改進措施的實施，可以有效提升人事檔案管理的水平和有效性，進一步滿足企事業(yè)單位對人事檔案管理的需求。

參考文獻：

[1]曹務(wù)端.信息化時代，人社局檔案管理優(yōu)化策略探析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（13）：1-3.

（作者單位：邯鄲市叢臺區(qū)人力資源和社會保障局）