事業單位檔案信息化建設的挑戰與對策

[摘 要]為提高事業單位檔案信息化建設水平，本研究將對事業單位檔案信息化建設中遇到的技術、管理、資源、資金，以及政策法規等問題進行討論。通過分析當前國內事業單位檔案信息化建設情況，提出針對性的建議，明確信息化建設成功的關鍵在于頂層設計與分步實施相結合，以及技術支持與管理協同推進。文章旨在進一步提高其信息化建設效率與質量，早日實現檔案管理的現代化與智能化。

[關鍵詞]事業單位；檔案；信息化建設

隨著信息技術的高速發展，檔案管理的信息化建設已成為事業單位提高工作效率的常用方法之一，但是在部分事業單位的信息化建設過程中，仍存在一些轉型問題，如技術障礙、管理體制、資金短缺，以及政策法規的不完善等。為此，本文通過分析事業單位檔案信息化建設的現狀與轉型問題，結合國內外成功與失敗案例，提出切實可行的優化策略。

一、事業單位檔案信息化建設的現狀

（一）信息化建設的基本情況

近年來，事業單位的檔案信息化建設取得了顯著進展，逐步實現紙質檔案的數字化轉換和檔案管理系統的初步搭建。通過檔案管理軟件的廣泛應用，檔案的錄入、存儲、查閱、共享等功能得到有效提升，并且大部分單位已建立起基礎的電子檔案管理系統，并不斷優化數據采集、分類和保存的標準，形成了集成化的信息化檔案管理模式。同時，隨著云計算、大數據等技術的發展，檔案數據的集中存儲和智能化管理進一步推動了事業單位檔案工作效率的提升。此外，部分單位已開始探索檔案管理與人工智能相結合的應用場景，為信息化建設注入新的技術動力。上述建設使得檔案信息的查詢、利用和保管變得更加便捷，也為未來檔案管理的創新和優化奠定了基礎。

（二）已有的信息化系統及其應用

目前，已經轉型完成的事業單位，其檔案信息化建設已經初步形成較為成熟的信息化系統，常見的檔案管理系統包括檔案管理系統（AMS）、電子檔案管理系統（EDMS）、內容管理系統（CMS）等，此類系統通常具備檔案的數字化管理、檢索、借閱、保密等基本功能。同時，部分事業單位在轉型過程中還在上述系統的基礎上，引入大數據、人工智能、云計算等先進技術，以提升檔案管理的智能化和自動化水平。雖然，檔案信息化建設能夠方便管理人員對檔案的管理，但隨著現代技術的融入，檔案管理工作會遇到一系列新問題，包括系統功能不完善、用戶操作復雜、系統穩定性差等，上述問題會間接影響信息化系統的推廣和應用效果。此外，不同系統之間的數據不兼容問題也會導致信息孤島現象的出現，制約檔案信息的整合與共享。

二、事業單位檔案信息化建設的價值

事業單位檔案信息化建設具有重要的戰略和實際意義。首先，通過信息化建設，檔案管理的效率得到大幅提升，實現檔案的數字化存儲與檢索，節約時間成本和人力資源。信息化系統能夠快速、精準地進行數據查找、共享和調取，極大優化了傳統紙質檔案管理的過程。其次，檔案信息化為檔案的安全管理提供了技術保障。通過數字加密、權限管理和備份機制，檔案信息的安全性得到有效提升，降低了紙質檔案損毀、丟失的風險。再次，信息化建設使得檔案資源得以共享和高效利用，不僅促進了單位內部信息流通，還為跨單位、跨部門的協同工作提供了便利條件。此外，檔案信息化還推動了數據資源的開發和應用，便于檔案的智能化分析和決策支持，為事業單位的管理提升與未來發展提供了數據支持與決策依據。

三、事業單位檔案信息化建設面臨的挑戰

（一）技術挑戰

事業單位檔案信息化建設面臨的首要挑戰是技術方面的難題，事業單位檔案信息化建設要求對傳統的紙質檔案進行數字化處理，即利用掃描設備將紙質檔案內容進行提取，并整理成為數字化檔案，但檔案管理系統操作復雜，若非專業人員進行操作，會出現誤刪檔案、歸檔錯誤等問題，影響檔案的管理。此外，事業單位檔案信息化系統的兼容性和集成性也是轉型中的一個難題。目前市場上存在的檔案管理系統種類較多且操作方式不同，不同系統之間的數據格式和處理方式存在差異，導致檔案數據的互通性較差，不同級單位之間可能因使用數據管理系統不同而造成信息傳輸問題，難以實現跨部門、跨區域的信息共享。另外，隨著信息技術的不斷發展，以及新技術的不斷涌現，事業單位如何及時更新和升級現有系統，保持技術的先進性和適應性，也是事業單位檔案信息化建設中必須面對的技術問題[1]。

（二）管理挑戰

在事業單位檔案信息化建設過程中，管理方面的挑戰集中體現在檔案管理體制的適應性與創新性不足。隨著信息化進程的推進，傳統的檔案管理模式已無法完全滿足數字化檔案管理的要求，特別是在信息化檔案資源的整合、分類和權限管理等方面，存在提升空間。現有的管理體系較為復雜，容易導致信息孤島現象，限制了檔案信息的共享與流通。此外，部分檔案管理人員對新技術的掌握不夠熟練，導致信息化系統的使用效率不高。同時，檔案管理制度和標準的更新未能及時跟上信息化的發展步伐，缺少統一的技術標準和規范，影響了檔案信息化管理的整體協調性。因此，事業單位需要在管理模式和人員培訓方面加強創新，逐步完善適應信息化需求的管理機制，以確保檔案管理工作的高效運作與規范化發展[2]。

（三）資源與資金挑戰

檔案信息化建設是一項系統工程，涉及硬件設備的購置、軟件系統的開發與維護、人員培訓以及后期的系統升級與數據維護，上述環節需要大量資金投入，但許多地方事業單位的預算分配不足，導致項目信息化建設緩慢。此外，檔案信息化建設還需要配備相應的技術人才，但很多事業單位在技術人才儲備方面存在明顯不足，無法直接引進具有較高專業能力的技術型人才，只能對老員工進行培訓，實際效果不夠理想。同時，檔案信息化建設還需要良好的基礎設施作為支撐，如穩定的網絡環境和安全的數據存儲設備，但由于資源匱乏，很多事業單位無法為檔案信息化提供充分的基礎設施保障，上述資源與資金的挑戰使得檔案信息化建設面臨重重困難，難以達到預期效果[3]。

（四）政策與法規挑戰

檔案信息化建設需要嚴格遵循相關法規與政策，例如在外包方面需要嚴格遵循《檔案數字化外包安全管理規范》中相關內容，從現階段事業單位檔案數字化轉型政策法規發展角度來看，一方面，現行的檔案管理法規多是針對傳統的紙質檔案管理制定的，缺少對數字化檔案管理的具體規定，導致信息化建設過程中出現許多無法可依的情況；另一方面，檔案信息化涉及信息的采集、存儲、利用和傳輸，上述環節中的數據安全和隱私保護問題尚未得到充分重視，缺少相關的法律保護措施[4]。

四、事業單位檔案信息化建設的對策

（一）技術方面

為推進事業單位檔案信息化建設，技術層面的對策應著重于提升系統的智能化和安全性。首先，可以采用大數據、人工智能等新興技術，提高檔案數據處理和管理的智能化水平，實現檔案的自動分類、智能檢索和高效利用。其次，建議搭建統一的檔案管理平臺，通過云計算技術實現檔案資源的集中存儲與共享，確保數據的可靠性和訪問的便捷性。在技術更新過程中，需嚴格落實信息安全保障措施，采用先進的加密技術和權限控制機制，防止檔案信息的泄露和數據丟失。同時，還應建立健全系統的備份與恢復機制，確保在突發情況下數據的及時恢復與安全使用。通過不斷優化技術平臺，增強檔案管理系統的穩定性與擴展性，能夠有效提升事業單位檔案信息化建設的整體水平，為未來的信息化發展奠定堅實的技術基礎[5]。

（二）管理方面

在檔案信息化建設過程中，管理層面的對策應注重建立健全制度與優化管理流程。首先，事業單位需要制定和完善檔案信息化管理的相關規章制度，確保檔案信息化工作有章可循，促進管理的標準化與規范化。其次，應加強檔案管理人員的專業技能培訓，提升他們對新技術的理解和應用能力，確保檔案信息化系統的高效運行。同時，單位可以通過引入激勵機制，鼓勵員工積極參與檔案信息化的建設與維護，增強工作主動性與責任心，并優化管理流程，簡化檔案信息化工作中的繁瑣環節，通過合理配置資源、調整權限管理機制，提升檔案管理的效率與靈活性。此外，建議定期進行內部審核和評估，及時發現和解決檔案信息化管理中的問題，不斷優化管理策略，確保檔案信息化建設的可持續發展[6]。

（三）資源與資金

資源與資金的保障是檔案信息化建設的基礎，事業單位應當認識到資金投入對推動檔案信息化轉型進程的重要性，將其作為單位發展的重點項目之一，確保信息化建設所需的設備采購、系統開發和人員培訓等各項費用得到充分保障。同時，事業單位還可以通過多渠道融資的方式，如爭取政府專項資金支持、尋求社會資源投入等，為檔案信息化建設提供更多的資金來源。此外，在資源分配方面，事業單位應合理配置信息化建設所需的各類資源，包括硬件設備、軟件系統和技術人才等，確保信息化建設的各個環節都能順利進行。另外，事業單位還可以選擇將檔案數字化轉型活動外包給第三方專業機構，利用其提供的技術支持彌補事業單位轉型技術缺失的問題。

（四）政策與法規

在政策與法規層面，事業單位檔案信息化建設需要在法規的完善和政策的支持下穩步推進。事業單位所在地的政府完善針對檔案信息化建設的標準，為事業單位檔案信息化建設提供法律依據和操作指南，相關法規與標準的制定應當涵蓋檔案信息的采集、存儲、利用、傳輸，以及安全保護等各個環節，確保檔案信息化建設的合法合規性。同時，政府部門應加大對事業單位檔案信息化建設的政策支持力度，提供專項資金和技術支持，鼓勵事業單位推進檔案信息化建設，積極通過政策引導，推動跨部門、跨區域的檔案信息共享與協作，打破信息孤島，實現檔案資源的有效整合與利用。此外，事業單位內部也應制定相應的政策措施，鼓勵創新和實踐，推動檔案信息化建設的持續發展。

五、典型案例分析

（一）國內外事業單位檔案信息化建設的典型案例

國內外的事業單位在檔案信息化建設方面積累了豐富的經驗，涌現出一些具有代表性的成功案例。例如，在國內，某大型科研院所通過引入先進的檔案管理系統，結合自主開發的專用軟件，實現單位檔案的全面數字化管理，從檔案掃描生成、存儲再到利用，都實現高度的信息化。在國外，部分政府部門和教育機構也成功進行檔案的信息化建設，并取得一定成效，如美國國家檔案館通過云計算技術，實現檔案信息的高效存儲和快速檢索，此檔案館內涵數據龐大，但仍能夠維持較高的檔案管理效率。上述單位普遍具備較強的技術支持和充足的資金保障，同時，在信息化建設的頂層設計和實施過程中，注重結合單位的實際需求，逐步推進信息化進程，最終實現檔案管理的智能化和規范化。

（二）經驗啟示與改進建議

事業單位在檔案信息化建設之前應當做好頂層設計，確保項目的整體規劃和分步實施相結合，將其納入單位的發展戰略，避免盲目推進導致資源浪費。同時，信息化建設需要選擇功能完善、兼容性強的檔案管理系統，并通過持續的技術升級和維護保障系統的穩定性與安全性。單位管理層應當認識到人力資源投入與培養的重要性，確保檔案管理人員具備必要的信息化技能和操作能力，并協調推進信息化建設，加強領導和監督，明確各部門的職責分工，以保障信息化建設在各個環節都能得到充分支持[7]。在實施過程中，信息化建設應根據單位的實際需求和發展階段，靈活調整實施策略，注重充分調研和反饋，確保項目始終符合單位的發展方向和實際需要，以提高信息化建設的成功率。

結束語

綜上所述，事業單位檔案信息化建設的順利進行，離不開技術、管理、資源和政策法規的全面保障。本研究通過分析典型案例，總結出成功經驗與失敗教訓，為事業單位在信息化建設過程中提供了有益的指導。未來，隨著信息技術的不斷進步，事業單位應繼續優化信息化建設策略，確保檔案管理系統的兼容性與安全性，并通過加強管理與資源投入，提升檔案信息化建設的整體水平，推動檔案管理全面現代化，實現信息資源高效利用。

參考文獻

[1]王炬堡.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].陜西檔案，2024（3）：48-49.

[2]王雪瑩.機關事業單位檔案管理信息化建設問題與對策研究[J].河北軟件職業技術學院學報，2024，26（2）：77-80.

[3]張馳.事業單位會計信息化建設存在的問題及對策研究[J].質量與市場，2024（4）：86-88.

[4]焦瑋.事業單位會計信息化建設存在的問題及對策[J].今日財富，2024（12）：95-97.

[5]劉娟.事業單位檔案信息化建設的對策研究[J].蘭臺內外，2024（9）：30-32.

[6]廖淑惠.事業單位檔案管理信息化建設問題研究[J].海峽科學，2024（3）：136-139.

[7]馬小麗，杜佳.事業單位檔案信息化管理分析及對策研究[J].蘭臺內外，2024，（07）：22-24.

作者簡介：劉廣方（1971— ），男，漢族，福建三明人，福建省三明市大田縣人事人才公共服務中心，檔案館員，本科。

研究方向：檔案管理。