勞務派遣制度下非在編人員的檔案管理

胡瑜華

在社會發展新時期，機關事業單位用人形式采取多軌制，非在編人員的檔案管理模式也體現出多樣化。本文以尤溪縣機關事業非在編人員的管理現狀為例，闡述了非在編人員檔案管理存在的問題并提出了勞務派遣用工制度下加強機關事業單位非在編人員檔案管理的對策。

非在編人員指的是公務員、事業編制以外的工作人員，如合同工、臨時工、勞務派遣工。現階段，機關事業單位都會使用一些非在編人員，主要分布在行政機關事業單位從事技術性、服務性等崗位上，他們不占單位編制又有著相對固定工作內容，是機關事業單位用人制度的重要補充。所以，要重視非在編人員的人事檔案管理，體現人事管理上的規范化，提高非在編人員的集體歸屬感。

一、非在編人員的管理現狀

（一）非在編人員以勞務派遣方式用工

由于社保養老金制度的多軌制，機關事業單位的編內人員與企業職工分別執行兩種不同的養老金制度，其養老保險繳交、養老金發放方式均不同。機關事業單位的非在編人員是執行企業職工養老保險參保制度。為了解決非在編人員的養老保險參保問題，2019年尤溪縣出臺了《機關事業單位聘用的非在編人員實行勞務派遣實施辦法的通知》，規范了機關事業單位非在編人員以勞務派遣的方式用工，按照《社保法》的有關政策規定，把非在編人員的養老保險納入到企業社保體系，這種用工方式在法律意義上確認了勞務派遣機構是用人單位。同時2020年3月實施的《政府購買服務管理辦法》也明確規定，機關事業單位以勞務派遣方式用工的，不得納入政府購買服務范圍，規避了政府人事管理風險，保護非在編人員的合法權益。

（二）非在編人員的隊伍不斷增長

據統計，尤溪縣2022年非在編人員共計3317人，占機關事業單位人員總數的36.1% ，其人事管理的必要性逐漸顯露出來。近年來，機關事業單位工作人員老齡化嚴重，且工作任務逐年增多，造成單位用人緊張，但受體制編制的限制，有的單位多年無法招聘編內人員，如尤溪縣林業局早年機構龐大在編人員多，因機構改革，多年來人事編制執行“退五進一”進行縮編，編內人員逐年減少，經過多年縮編工作人員數量明顯不夠，但擴編又較難解決，為了解決人員需求和編制之間的矛盾，只能聘用非在編人員來解決用人不足的問題。

（三）非在編人員的流動性大

一是機關事業單位非在編人員身份復雜多樣，有實用型人才、專業技術人員、年齡偏大人員、大學畢業未就業人員等，他們受體制、工作環境、工資待遇、身體健康等諸因素影響，主要還是“編制”問題無法解決，非在編人員出現頻繁離職、轉崗；二是由于受到地方財政經費的限制，在經費無法足額撥付到位的前提下，非在編人員的工資待遇和編內人員的差異性大，給非在編人員的心理造成不平衡感，出現了機關事業單位年年招人、年年缺人的現象。

二、非在編人員檔案管理存在的問題

（一）管理主體單位不明確

尤溪縣在政策上明確，機關事業單位非在編人員以勞務派遣方式用工。勞務派遣機構為法律關系上的“用人單位”，機關事業單位為實際工作中的“用工單位”，在《勞務派遣暫行管理規定》中沒有明確規定勞務派遣人員的檔案管理的主體單位。派遣公司認為用人單位是他們在工作中的實際管理人，有義務對其進行檔案管理，而用工單位認為派遣機構是法律上的用人單位，有責任對他們的檔案材料進行收集歸檔，這種用人和用工單位的職責分工不明確導致檔案管理的主體不明確 。

（二）檔案管理意識淡薄

大多數非在編人員沒有建立個人的人事檔案，其原因有兩個。一是非在編人員本人的原因。部分非在編人員對個人資料檔案進行保存的觀念淡薄，認為非在編人員就是臨時工，隨時會離崗走人，人事檔案可有可無，如一些人員在離職時，隨意離開，沒有辦理相關離職申請手續，單位無法辦理其相關的檔案移交手續；二是單位或派遣機構的管理人員的原因。認為與非在編人員簽訂勞動用工合同即可，其他的人事檔案管理覺得沒必要、無所謂，對他們的年度考核、獎懲材料等個人重要信息材料，不及時收集，不及時補充，不重視歸檔，原始材料留置在非在編人員個人手上，最后造成遺失，導致部分非在編人員在單位工作期間經歷空白或信息不全，可能影響其以后工作生活的其他手續，如退休待遇的辦理等。

（三）檔案傳遞不規范。

非在編人員在入職機關事業單位前，曾經就業多個單位、時間長短不一，各就業單位的檔案管理情況不盡相同。一是入職時用工單位無法看到非在編人員的初始及入職本單位之前歷史人事檔案，這部分檔案記錄著非在編人員以前的學習和工作經歷，如參軍政審等情況，現就業單位逐一追查之前的檔案費時費力，因此難以接收到非在編人員入職之前的人事檔案信息。二是入職后非在編人員在工作的過程中，會產生很多應歸入個人檔案的材料，這些多而繁雜的材料、給現單位人事管理增加了較大的壓力，因其之前本身檔案的不齊全不完整，加上這些檔案材料往往難以收集轉遞到非在編人員初始人事檔案中，也造成現單位對非在編人員檔案收集整理和傳遞不重視的原因。三是非在編人員離職或被辭退后，本應該及時將其在機關事業單位工作期間的檔案材料移交給其戶口所在地的人才交流中心或新入職單位，但由于非在編人員的檔案管理不規范，也會出現檔案不及時或不傳遞給相關部門的現象。

（四）檔案收集不規范

非在編人員的工作閱歷豐富，大多就業單位對其檔案管理不規范，人事檔案極易出現材料不準確、不連續現象。一是信息不準確。曾經就業的單位對人事檔案的管理水平不一，如不同服務單位提供的年度考核、獎懲等個人材料差異性大，其真實性難以辨別。二是收集不完全。不同的就業單位在用工的過程中對員工的管理規范標準不同，如一些單位忽視了對員工的年度考核管理等，造成信息不夠全面，后續進行人事檔案利用時，由于資料不全失去了檔案價值。三是收集不及時。由于非在編人員對自身人事檔案管理重視程度不夠，導致檔案材料收集過程中配合度不高，有些歸檔材料不及時上交，在檔案內容上缺乏連續性。四是管理不規范。非在編人員與編內人員檔案分開管理，使得非在編人員的檔案管理被弱化，由于受到人員、資金、場地等因素的影響，非在編人員一些新生的檔案無法及時進行歸檔，使得非在編人員的檔案管理工作邊緣化。

三、加強機關事業非在編人員檔案管理的對策分析

機關事業非在編人員人事管理是機關事業單位人事管理的重要組成部分，非在編人員人事檔案管理也是機關事業單位做好聘用人員管理工作的一個重要組成部分。重視非在編人員的檔案管理，實現人員管理公平、身份公平，激發非在編人員在工作中的主動性、創造性。

（一）明確管理主體，重視非在編人員的檔案管理

以尤溪縣的機關事業單位的非在編人員的管理模式為例，非在編人員的雙重管理單位是機關事業單位（用工單位）和勞務派遣機構（用人單位），同時檔案管理責任也是雙重的。機關事業單位與勞務派遣機構就非在編人員勞務派遣協議簽訂前，要先經過充分的溝通協商，條款中明確對非在編人員檔案管理的有關事項，約定好雙方的職責范圍，協同合作，共同做好機關事業單位非在編人員的人事檔案管理工作。對非在編人員檔案管理分為兩種情況，一種是合同約定由勞務派遣機構管理非在編人員檔案。因勞務派遣機構與非在編人員是法律上確認的勞動關系，勞務派遣機構要主動擔負起非在編人員的檔案管理職責，要與機關事業單位做好溝通、并協調配合，建立非在編人員在職期間人事管理檔案，把非在編人員在工作過程中產生的相關材料信息，包括勞動合同、職工登記表、年度考核登記表、在職攻讀學歷資料、職稱評聘有關資料、工資調整有關資料、離職解聘有關資料等及時收集歸檔；另一種是按合同約定由機關事業單位自行管理非在編人員人事檔案的，勞務派遣機構應主動配合收集整理好非在編人員的入職和離職時的相關資料，并復印一套予以留存，以備用工單位對非在編人員檔案查詢和補漏。

（二）創新管理模式，提高非在編人員的集體歸屬感

加強對非在編人員的檔案管理，能體現出單位對非在編人員的關懷，可以有效提高非在編人員的歸屬感，改善其職業心態。創新建立機關事業單位用工管理與勞務派遣機構用人管理相結合的非在編人員的檔案管理制度。一是教育、衛生部門等專業技術人員或機關事業單位的引進人才、高技能人才，他們是機關事業單位重要崗位的非在編人員，如職業中專學校外聘的職業技能實用型人才等，由用工單位自主管理其檔案。機關事業單位與非在編人員實際上是用人關系，由用工單位來對這部分人員進行檔案管理，這樣能夠得到他們的認同，增強其主人翁意識，有利于推動工作的開展；二是由于機關事業單位自身編制的不足，難以做到對所有的非在編人員進行檔案管理，對于非核心、技術含量低、替代性、流動性大的非在編崗位人員，如服務、后勤崗位等檔案委托給勞務派遣機構負責管理，有利于解決機關事業單位用人不足的問題。

（三）加強檔案宣傳，完善非在編人員的檔案材料收集

要加強檔案宣傳，讓編外員工充分認識人事檔案與自身的利益，如養老保險辦理、退休金計算等息息相關，增強把有存檔價值的材料進行妥善保存的意識。首先是勞務派遣機構在為非在編人員辦理入職進行材料收集時，除了登記個人基本信息外，還應及時登記其入職本單位前的就業基本信息，并注意登記其之前人事檔案保管機構的名稱、地址和聯系方式，在需要查檔或調檔時，可以用函調的形式調閱非在編人員歷史人事檔案信息。其次由派遣公司負責管理的非在編人員檔案資料，如工資表、獎懲材料、年度考核等的收集，先在用工單位進行匯總整理，并在材料分類整理時再次審核其信息準確性和材料規范性，避免失實的個人資料入檔，最后要及時移送到派遣公司進行立卷歸檔，并在檔案信息數據庫中及時添加新的數據信息。

（四）規范轉遞手續，保持非在編人員檔案的完整性

由于非在編人員的頻繁流動，對檔案轉遞提出更高的要求。其檔案安全、順暢的轉遞將成為確保非在編人員檔案完整齊全的重點環節。在檔案管理過程中，做到人在哪檔案在哪，檔案與人不能脫節，并按時間要求及時歸檔并錄入檔案管理系統。首先非在編人員在入職時要把需要移交至人才交流中心或派遣機構的一切檔案材料要及時移交；非在編人員離職后，離職單位應及時把其檔案移交到新入職的工作單位。接收檔案的單位在對材料進行審核后，做好接收檔案登記，移交時要做好轉接手續簽字，以便后續檔案材料追蹤。同時要遵守《檔案法》的相關規定，檔案傳遞應通過檔案專門傳遞通道或專人送取，不得交給非在編人員本人自帶，避免在檔案中被加入未經審核的，對個人有利的資料，或被抽取對其本人不利的材料等，保證檔案的真實性、完整性、可利用性。

（五）加強檔案隊伍建設，提高非在編人員的檔案管理質量

勞務派遣機構要適應新經濟形式下單位用人制度多元化、非在編人員用工管理模式多樣化發展的需求，建立專業化的檔案人才隊伍。據了解，縣級派遣機構的檔案業務人員基本上都不是檔案專業畢業，對檔案專業的要求與標準大多不熟悉。勞務派遣機構一要提高檔案人才培養的意識，重視檔案專業人才的引進和培養，保證有充足的人力資源來承接非在編人員的檔案管理工作，做到檔案管理業務制度化、規范化。二要鼓勵檔案業務工作人員加強培訓，主動參與檔案主管部門組織的崗位初任培訓、檔案脫產培訓等，才能逐步了解檔案管理的知識點和整體要求，不斷更新檔案理論知識，提高業務素質。三要不斷地在檔案管理工作實踐中總結和摸索才能熟練掌握檔案工作技能技巧。加強與機關事業單位的聯系，做好檔案收集的銜接工作，原則上做到檔案材料“應歸盡歸”，掃清檔案管理中的薄弱環節，如對哪些材料需要歸檔做到心中有數、紙質材料做好保管工作等，才能勝任機關事業單位委托的非在編人員檔案管理工作，在實踐中不斷提高檔案服務能力。

（六）加大信息開發，提升檔案管理水平

勞務派遣機構和機關事業單位要充分運用現代信息手段，管理雙方都應該建立非在編人員人事檔案信息庫，對約定檔案管理的非在編人員進行統一建檔，對入職的人員檔案內容進行核對，如姓名、政治面貌等個人基本信息，保證個人信息準確，為檔案的可靠性和可利用性奠定基礎。在檔案管理信息系統的開發時，把非在編人員的檔案管理納入信息系統中，結合大數據和辦公自動化系統，實現編內、編外人員檔案信息共同管理，讓非在編人員的人事檔案管理在信息時代也能達到制度化、科學化、規范化。

勞務派遣用工方式的建立，把機關事業單位多元化的用人制度推向相對簡單化，非在編人員的檔案管理以約定的方式確立管理主體，給非在編人員的檔案管理的規范化帶來了新的契機。勞務派遣機構和機關事業單位要建立健全檔案管理制度，加大加快檔案管理的信息化水平，大力提高非在編人員檔案管理的工作效率。

（作者單位：三明市尤溪縣勞務派遣有限公司）