關于大學生創新創業檔案管理的思考研究

王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局）

大學生數量是從2015年開始呈幾何態勢增長，同年，國務院開始大力鼓勵高校畢業大學生開展創新創業活動。在短短三個月的時間之內，連續頒布了多個關于大學生創新創業的文件。從國務院不長的時間內頒布如此之多的文件可以看出，國家推動“雙創”項目的決心。而大學生在此方面做的工作和相關項目都會在大學生創新創業檔案中所記錄。眾所周知，大學生檔案是一份成績單，是未來用人單位招聘的重要依據，所以，在其中豐富有關創新創業的內容對大學生來說無疑是十分重要的，并且也是響應國家政策號召的體現。

一、大學生創新創業檔案管理的含義

大學生創新創業檔案和學生檔案從概念的角度看是有很大的差異性的，兩者的主體全然不同。創新創業檔案包含著三個主體，高校、大學生、用人單位。所以創新創業檔案的記錄范圍應當涵蓋上述三個主體的相關活動，高校的創新創業檔案指的就是學校在辦學期間從事的相關創新創業教學，以及創新創業相關的社會實踐或者科研項目等一系列有記錄價值的活動。大學生創新創業檔案則是在高校創新創業檔案的基礎之上加入學生的成績、個人獎懲記錄、入學材料和畢業后的就業方向等。因此，大學生創新創業檔案信息的收集應當從高校、用人單位以及學生個人活動三個方向進行收集。

創新創業檔案管理則是為了實現檔案收集、記錄、服務、利用等等目的的管理活動。在對該類的檔案進行信息收集的過程中，應當從三個方面入手，一是對學校針對于大學生展開的關于創新創業的教育信息記錄，二是對學生在學習期間對相關課程的學習記錄、科研獎項、實踐活動和工作的實際情況等進行記錄，三是企業對學生入職后進行的創業支持類活動信息進行記錄。記錄上述信息后，對檔案進行分類封存，再根據學生畢業后的移交需求，把相關檔案寄送至有關單位。

二、大學生創新創業檔案管理的意義

高校可以借由我國當前大力推進創新創業的契機，通過對創新創業檔案的管理，建立高校、學生以及企業的三方合作平臺，從而實現校企資源共享，發展種類豐富的創業項目，并與企業完成就業聯動，不但解決了大學生就業的問題，還解決了企業用工荒的問題。創新創業檔案管理體系的構建是高校檔案管理的里程碑，高校在檔案中增設了科研成果以及社會實踐等類目，不僅豐富了學生的個人檔案，還提升了自身的檔案管理水平。另一方面，創新創業檔案管理直接促進了大學生們的就業，該檔案給學生們的就業提供了真實可靠的案例支持，在校園中營造了良好的“雙創”氣氛，激發了大學生們的創業熱情。

三、目前大學生創新創業檔案管理存在的問題

（一）數量多，分類難

當前高校積極響應國家政策，大力鼓勵學生開展“雙創”活動。在大學生開展創新創業的實際情況中，存在著種類繁多、檔案記錄難的問題，比如說“雙創”訓練、創業實踐、創業競賽、科研競賽等等，這些不同類型的活動在高校中是由不同部門分管的，其中有一部分是教務處負責的，又有一部分是團委負責的，這種不同部門的負責就造成了檔案收集困難。而高校又積極響應號召，大力鼓勵學生開展“雙創”活動，所以需要收集記錄的信息在短時間內迅速增多，而又由于分管部門的不同導致檔案信息收集工作進度十分緩慢。在很多高校中并沒有成立單獨的收集檔案部門，檔案信息都是由主管部門進行收集后提交的，而主管部門的主要工作職責并不是檔案的收集和管理，所以提交的信息一般都是比較籠統的檔案信息，并不詳細，甚至有的連信息的類別都很模糊，這樣一來，相關信息在產生的過程中沒有專門的檔案管理部門進行跟蹤，然后又是根據主管部門的主觀意志來進行的歸檔，所以很容易造成分類難的問題，給日后尋找檔案帶來了一定的難度。

（二）管理制度不健全

在很多高校中，管理人員雖然已經意識到了創新創業檔案管理的重要性，但是在實際工作中，由于“雙創”檔案管理體系和學生檔案有本質上的不同，而國家又沒有關于“雙創”檔案出臺一系列相關政策，所以在構建其管理制度的過程中也是參照學生檔案對其進行管理的。“雙創”檔案在實體分類當中屬于教學檔案，很多高校依照著20世紀90年代初期制定的高校檔案實體分類方法對其開展管理，在該份指導文件中，并沒有對創新創業有任何的描述，很明顯這是一份專門針對于學生檔案這種普通檔案進行管理的指導方法。沒有相關指導性文件就造成了高校無法制定合理的檔案管理制度，“雙創”檔案沒有相應的制度保障，在開展收集、記錄、分類工作的過程中就會遇到各種各樣的阻礙，導致無規可依。這種管理制度不健全的情況意味著檔案的提交格式以及規格并不統一，高校中其他部門提交的相關檔案信息都是由著自己的意志對“雙創”相關信息進行收集，不僅種類多樣、數量龐大，還沒有統一的格式，這就給“雙創”檔案管理工作人員帶來了極大的工作難度[1]。

（三）信息記錄不精細

“雙創”活動的最終目的是培養大學生的創新能力，希望大學生可以在“雙創”的實踐活動當中鍛煉自身，并且積累一定程度的創業知識，從而達到幫助學生就業的目的。通常情況下，大學生的創業創新實踐活動大體上分為三個流程，一是申報流程，二是中期檢查，三是結題。在這三個創業創新實踐活動當中又有很多詳細的流程，大學生在實踐活動當中在不同的時間節點有著不同的創新創業流程要做，這就意味著在這些不同的時間節點就需要高校以及指導教師對其行為進行評價，在創新創業實踐活動當中，每個時間節點都是十分關鍵的，指導教師對其的評價和指導會直接影響到其項目的最終質量，這些教師的指導行為、學生的活動流程，都會產生大量的檔案信息。在高校對學生的創新創業活動進行管理的過程中，往往都是由此項目的主管部門進行管理，由于教師的數量十分有限，而學生的創業創新實踐活動的數量又十分巨大，這就造成了教師指導工作壓力劇增，在對學生進行相關流程指導的時候不可能做到精細管理，不可能對每一個學生在每一個流程中的變化都精細記錄，這就意味著在檔案中無法體現學生們真實的實踐活動信息。這種非常籠統的信息再經過主管部門的提交，在檔案管理工作人員手中的時相關檔案信息基本上都是只有一個大概，非常影響“雙創”檔案的真實性。

（四）歸檔意識淡薄

和高校開展“雙創”活動相比較，“雙創”檔案的歸檔難度更高。從橫向層面的角度來看，雖然很多高校已經把大學生“雙創”檔案列入到了自身的檔案歸檔范圍當中，但是如何對其進行歸檔和收集正處于一種缺乏相關經驗的狀態下。而且高校中從事檔案管理的人員有限，并且工作人員的歸檔意識淡薄，對于“雙創”檔案并不重視，再加上高校中并沒有明確的主管部門，這些都是當前大學生“雙創”檔案歸檔難的原因。從縱向的角度來看，在“雙創”檔案中，需要記錄大學生創業成功的案例，此種案例的特征就是時間跨度極大，很多創業成功的大學生已經畢業多年了，本身就缺少提交相關材料的熱情，而且很多信息還涉及到商業機密，這都給歸檔工作帶來了一定的難度。正是由于上述種種原因，高校中大學生“雙創”檔案管理并沒有做到全面實施[2]。

四、構建大學生創新創業檔案管理體系的實踐策略

（一）融合信息化技術，確保檔案的完整性

針對于“雙創”檔案數量多，收集和分類難度大的問題，高校可以引入先進的計算機信息系統進行處理，這樣不僅可以越過主管部門，而且收集的信息也具有一定的真實性。其實在很多高校中已經引入了檔案信息管理系統，但是此種系統只能對“雙創”實踐活動中的三個時間節點形成報告，即申報報告、中期報告以及結題報告，大學生在“雙創”實踐活動中的整體資料并不能上傳，而且此系統操作過于繁瑣，學生在提交資料之后還需要教師審核后才能到達檔案管理部門，如果在某個時間點的檔案被駁回，那么所有流程又必須要重新再一次提交，既消耗了大量的時間還消耗了大量的精力。所以高校在重新引入計算機信息系統的時候，要盡量給學生開放更多的權限，由檔案管理部門根據實際情況來設置需要收集信息的類目，然后由大學生自行提交，再交由檔案管理部門統一進行管理。這樣既可以避免主管部門憑借主觀意志提交“雙創”檔案信息，還可以統一“雙創”檔案的規格，提升檔案管理工作人員的工作效率。在“雙創”檔案信息系統中，會保存著學生在校參加所有“雙創”實踐活動、科研成果和創業項目的所有信息，信息系統中的信息不會受制于紙質材料，并且分類難度也會降低。另一方面，指導教師的工作量繁重導致不能很好地給予每一個同學創新創業指導，針對這個問題，高校可以減少指導教師的工作量，以往“雙創”檔案的審核分為兩個部分，一是指導教師審核，二是高校的形式審核，在大學生提交檔案后，需要先由指導教師進行審核，確認無誤后再提交到高校進行形式審核，而在這兩次審核的過程中，大學生提交的檔案很少在指導教師審核時出現問題，更多的都是在高校的形式審核上被駁回，當檔案信息被駁回之后還要再走一遍先指導教師審核再高校形式審核的流程，這樣就會在無形之中增加了指導教師的工作量。為解決該問題，高校可以把指導教師審核這步放在高校形式審核之后，就可以在無形之中減少指導教師的工作量，從而使得指導教師騰出更多的時間指導學生開展創新創業活動[3]。

（二）健全管理制度，制定檔案標準

高校在制定“雙創”檔案管理制度的時候要根據本校的實際情況，以方便檔案管理工作人員為原則進行制度的制定。高校可以從三個方面入手構建“雙創”檔案管理制度，一是先設定建檔以及管理檔案的專門部門，把“雙創”活動管理部門歸到其下。比如說歸教務處管理的“雙創”活動實踐科室，把其管理權移交到檔案管理部門，日后所有的實踐活動都由檔案管理部門直接計劃，這樣一來不僅給檔案管理部門收集“雙創”信息提供了方便,還能最大程度上確保檔案信息的完整性以及便于管理人員進行責任落實。二是在“雙創”檔案管理制度中融入信息化制度。上文中提到利用信息化系統解決檔案數量大、分類難的問題，除此之外，高校還可以把信息化系統應用到檔案管理制度當中，既然是創業創新檔案管理，再使用以往的紙質形式就顯得尤為不合適，所以管理制度要依托于信息系統來進行制定。三是“雙創”檔案的收集時間并不應該是在某個時間段集中進行，而是應該長年累月的開展，防止出現檔案積壓時間過久數量增多的情況。總的來說，“雙創”檔案管理人員應當在我國《檔案法》以及相關法律法規的基礎上制定出行之有效、有章可循的管理制度。在管理制度中，要和高校的實際情況相結合，并且要明確“雙創”檔案管理的意義，“雙創”檔案管理并不僅僅是把學生的檔案歸檔保存，這項工作的本質是幫助高校培養出更多的有創新精神的人才。這就需要高校健全“雙創”檔案的管理制度，并且在對國家頒布的指導文件進行參考的時候要意識到不同的高校之間是存在著一定的差異性的，一份指導文件不可能做到對我國所有的高校制定管理制度進行指導，只有高校根據自身的情況制定出一套適合自己的“雙創”檔案管理制度，才能最大程度上激發學生的創業創新熱情[4]。

（三）強化過程管理，精細記錄信息

大學生的“雙創”檔案的建立是一個過程事件，最重要的就是檔案管理人員對過程中管理和細節上的記錄，從而生成完整準確的“雙創”檔案。從表面上來看，“雙創”檔案管理是對大學生創新創業實踐活動的過程進行記錄和分析，從而進行一個綜合性的評價。所以，強化“雙創”檔案的過程管理是十分必要的。具體來說，檔案管理的工作人員可以在申報這個時間節點上建立一個表格，在其中分別統計出高校內的所有創新創業項目，利用表格的數據統計就可以明顯看出高校中各個年級對于創新創業實踐活動的參與情況，從而有針對性地進行數據信息的收集。其次，在中期報告、結題報告的時間節點對大學生創新創業實踐活動進度進行檢查，這一系列的篩選檢查工作就可以完整地把大學生參與創新創業實踐活動的全過程進行記錄，然后對記錄的檔案信息進行歸檔、分析，最終給每一位學生一個最為公平合理的評價。這一系列工作對于檔案管理工作人員來說是十分繁雜的，對于他們的執行力有著不小的考驗，只有工作人員能做到對大學生創新創業實踐活動的所有流程和階段做好監控，對某個時間點的流程做到精細化記錄，才能實現強化“雙創”檔案的過程管理。從本質上來說，“雙創”檔案管理工作的目的可以分為兩部分，一是真實、完整的對大學生創新創業活動的記錄，二是在需要查閱的時候進行調取。只有強化過程管理，才能做到調取的方便快捷，記錄的真實可靠。

（四）建立保密機制

在“雙創”檔案管理方面，高校還必須要建立保密機制。不論是在校學習的學生還是高校內部的工作人員亦或是外部的用人單位，在對“雙創”檔案進行調取、查閱的過程中，都要對檔案的安全性進行充分的考慮。高校可以設置嚴格的審批查閱機制，如果是查閱一些關鍵的檔案信息還要簽署相關的保密協議，從而做到對檔案主體的保護。這是因為，不論任何一份檔案都有著非常強的私密性，尤其是“雙創”檔案中記載著大量的案例，其中有著很多本校大學生開創的企業，有一些檔案內容還包括了很多商業機密。如果高校不能對這些檔案妥善保管的話，很容易對企業造成嚴重的損失。上文中提到，在很多高校中都已經把先進的計算機信息技術引入到了檔案管理中，所以網絡安全問題也是高校不能逃避的問題，高校可以在計算機信息系統中合理的建設防火墻機制，從而保證學生的檔案信息不會被一些不法分子盜用[5]。

五、結論

綜上所述，在國家大力推動高校培養雙創型人才的背景之下，高校對“雙創”檔案管理制度的構建是十分重要的。當前在高校的“雙創”檔案管理中還存在著許多問題，高校可以通過引進先進的計算機信息技術，保證檔案的完整性、健全管理制度，制定檔案標準、強化過程管理，精細記錄信息、建立保密機制這四個方面入手，來構建“雙創”檔案的管理體系，從而更好地服務學生，為國家培養出更多的創新型人才。