高校辦公室行政精細化管理的實踐應用

摘 ?要：高校承擔著為社會輸送高素質、高質量復合型人才的重任，在新興技術快速發展的時代背景下，高校遇到了更多新的發展機遇和挑戰，同時也對高校辦公室行政管理工作提出了更高的要求，而高校辦公室是高校發展過程中重要的組織部門，具有上下傳達的重要作用，因此需要積極開展精細化管理實踐應用，提升辦公室的工作效率。該文從精細化管理概念及特征入手，分析了精細化模式在辦公室行政管理工作中開展的原則和必要性，并針對高校辦公室行政精細化管理的實踐應用策略進行了深入研究。

關鍵詞：高校辦公室 ?行政精細化管理 ?應用策略??行政管理

中圖分類號：G47???????????文獻標識碼：A ??????????文章編號：1672-3791（2022）05（b）-0000-00作者簡介：齊立新（1967—），男，本科，工程師，研究方向為教育管理。

新時代，高校的辦公室行政管理工作發揮著承上啟下的重要作用，不僅對高校的發展具有推動作用，同時也對維護學生利益具有重要意義。因此，高校在發展過程中，必須要重視辦公室行政管理工作，并要積極引入精細化管理模式，通過制定有效的精細化管理策略來提升高校的辦公室行政管理水平，為高校實現持續發展奠定良好的基礎。

1 精細化管理概述及特征

1.1 概述

精細化管理是隨著社會的發展逐漸衍生出的一種新的發展產物，屬于一種文化，同時也是一種新的理念。進入新時代之后，人們的生活和工作都處于快速的發展節奏中，如果在開展工作的過程中有一個環節出現了脫節現象，就會影響到整個工作的開展進程。采用精細化管理之后對管理人員和工作人員而言都具有更高的要求，在這種模式應用過程之后，會更加明確各自的工作職責，促使各項工作都能夠落實到位，對于工作中遇到的問題要第一時間進行處理。高校要想持續長久地發展下去，就要轉變辦公室的管理理念，構建精細化管理制度，促使每個工作人員都嚴格按照工作準則和標準開展工作，調動每個工作人員的工作積極性和熱情，營造出良好的工作氛圍，提升工作效率。精細化管理要求在以人為本的理念下開展管理工作，并保證各項工作可以得到落實執行，充分激發每個工作人員的內在潛能，使其可以全身心投入工作中，感受工作帶來的快樂，從而實現自身的個人價值。

1.2 特征

實施精細化管理就是為了能夠提升工作效率和服務質量，實現節約資源的目標，為促進辦公室高效開展各項工作奠定基礎。精細化管理其實就是精致細密的管理，“精”指的是精干、精確、精益求精，“細”指的是細節、仔細，在辦公室工作中要從這兩個方面實施管理，這樣不僅可以將精細化管理的概念充分體現出來，同時還能精準而全面地提升辦公室行政工作開展質量和效率。高校辦公室行政精細化管理的表現特征主要體現在：第一，業務能力精湛。高校辦公室屬于重要的管理部門，包括眾多子系統，例如執行、決策、監督等系統，具有傳遞信息和提供特定服務的重要職能。因此，業務能力精湛是對辦公室工作人員提出的基礎要求，只有這樣才能針對不同的業務設計出更加精準的工作方案，并對工作中遇到的問題可以有效解決，從而保證各項業務可以有序進行。而且每個工作人員的業務能力都與精細化管理水平具有直接的聯系，因此需要對他們的業務水平和能力進行不斷的提升。第二，目標定位準確。這是辦公室精細化管理的主要特征之一。由于辦公室行政工作涉及的內容較為繁瑣，覆蓋范圍較為廣泛，因此需要對相關業務目標進行進一步明確，這樣才能保證各項工作可以保質保量地完成，從而提升工作效率和質量。第三，重視細節。在實施精細化管理的時候，一定要對各項工作之間的發展規律和內在聯系進行探索，保證可以全面落實各項工作細節，保證工作之間可以有效銜接，這樣才能真正實現精細化管理。第四，工作態度要嚴謹。辦公室具有上傳下達的重要作用，因此一定要認真對待上級布置的任務，同時還要重視下級的反饋意見，并嚴格按照規范執行流程來保證執行和控制工作可以得到落實，從而促進精細化管理的順利實施。

2 辦公室行政精細化管理的原則以及開展必要性

2.1 原則

2.1.1 需要遵從規范化和制度化的原則

在精細化管理中制度化和規范化都是最基本的內容，同時對于提升辦公室工作效率具有直接的影響。高校辦公室在工作過程中要想提升工作質量和工作效率，首先要做到有章可循、有據可依，因此，在此背景下，就勢必要保證各項規章制度可以更加完善化和科學化，明確規定每個工作人員的職責范圍，并在科學的制度約束作用下，才能使各項工作朝著規范化的方向發展，同時還能促進制度化工作的有序開展和落實。高校辦公室工作一直都會涉及一些繁瑣的工作，而采用制度化管理方式能夠讓原本繁瑣的工作變得條理化和程序化，不僅有助于降低工作難度，同時還有助于激發工作人員的工作積極性，使他們可以在自身工作崗位上發揮最大化的工作效能，以此提升各項工作的辦事效率。

2.1.2 需要遵從人本化的原則

高校辦公室行政管理工作在引入精細化管理模式之后，其重要的管理對象就是辦公室人員，也是精細化管理的重要組成部分。因此，辦公室要充分重視工作人員的成長和發展，由于辦公室工作人員是各項制度和工作的實施者，需要結合實際工作情況來充分激發自身的內在潛能，這樣才能高效完成各項工作?；诖?，高校辦公室人員一定要在遵從人本化工作原則的基礎上，深入分析每個崗位工作人員的具體需求，促使其走上可持續發展道路，并在不斷提升工作人員專業素質和綜合能力的前提條件下，保證各項事務的正常運轉情況和事務處理效率，最終起到推動我國實現可持續發展型社會的重要促進作用。

2.2 必要性

高校辦公室是重要的行政管理部門，對于推動高校持續發展具有重要意義和價值。一般情況下，辦公室工作的覆蓋面較廣，其中師生服務就是一項重要的工作內容，能夠促進高校各項活動和工作的穩定開展。目前，高校之間的競爭也非常激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不斷進行優化和改進。這也要求高校在開展辦公室行政管理的過程中，積極引入精細化管理模式。辦公室行政管理在開展過程中，需要實現節約成本、提升工作效率的目標，為此，辦公室要在轉變管理理念的基礎上，不斷加強精細化管理，唯有如此，才能實現與時俱進，提升高校的核心競爭力。而精細化管理應用到辦公室行政管理工作中，對于促進高校各項事務的順利開展具有很大益處。通過對目前辦公室行政工作進行深入分析發現，多數高校在開展辦公室行政工作的過程中，并沒有建立完善的辦公機制，也沒有明確每個工作人員的工作職責，導致在開展具體管理工作的時候，管理秩序較為混亂，這對落實精細化管理產生了嚴重的影響，同時也不利于管理質量的提升，另外也會嚴重削弱辦公室人員的工作積極性，再加上傳統工作方式較為落后，使得管理工作乏味枯燥。因此，高校為了切實提升辦公室行政管理效率，必須要創新工作理念，采用先進的有效措施，并在精細化管理理念的輔助作用下，不斷完善行政管理體制，從而為提升行政管理工作水平奠定良好的基礎。

3 高校辦公室行政精細化管理的應用策略

3.1 對辦公室行政人員進行思想教育

一個人的思想對自身的行為有著決定性的作用，如果辦公室人員沒有樹立正確的思想觀念，也就不會具備端正的工作態度，勢必會對正常開展工作造成一定的影響。因此，作為辦公室行政人員必須要具有較強的責任心和使命感，這樣才能全身心投入工作中，促使自身不斷提升，努力實現精益求精。辦公室人員的思想觀念不同，有的重視待遇，而忽視工作中個人價值的體現，從而導致自己的工作態度不端正，積極性不足;相反，熱愛工作、重視自身工作價值的員工會自發地去努力和奮斗，并且很享受工作帶來的快樂。因此，高校辦公室要想實現精細化管理，必須做好以下兩方面工作：一方面對辦公室人員進行思想教育，讓他們能夠為自己的行為負責，并評選出優秀員工作使其發揮模范榜樣作用，帶領其他員工不斷學習和進度。另一方面，高校辦公室要定期或不定期地組織思想教育培訓，并邀請相關專家到學校開展講座，從而讓辦公室員工掌握更多的方法，轉變落后的思想觀念，并樹立最新的管理思想，朝著精細化管理的方向發展。

3.2 不斷健全高校辦公室行政管理機制

高校在發展過程中，為了更好地解決辦公室行政管理機制不完善的問題，需要在以后的工作中加強行政管理，建立并健全精細化管理機制。第一，完善管理機制，落實責任到人制。高校辦公室在制定相關制度的時候，一定要嚴格遵從相關的標準和要求，對制度進行大力宣傳和教育。同時監督管理人員能夠履行自己的職責，發揮管理人員的帶頭作用，保證責任到人制可以得到落實。另外，在健全管理機制的過程中，必須要加強監督管理，制定科學的獎懲制度，如果發現存在不良行為一定要給予相應的處罰，采用科學的管理方式明確各自的工作職責，提升辦公室人員的責任意識，并在不斷的實踐工作中積累豐富的工作經驗，提升工作效率。第二，健全激勵機制，提升工作人員的工作熱情和自主性。一般情況下，要想提升辦公室人員的工作積極性和自主性就需要構建完善的激勵機制，這樣才能縮短完成工作目標的時間。所以，在實施精細化管理的時候，一定要制定并執行激勵機制，對于表現優異的員工一定要給予物質和精神上的獎勵。此外，在開展辦公室行政管理工作時，不僅要落實考核制度，還要制定定量定性標準，促進行政管理效率得到進一步提升。第三，構建完善的教育培訓機制。辦公室行政人員要想提升工作水平，推動精細化管理的實施和圓形，就要不斷地進行教育培訓，為高校內部營造良好的互幫互學氛圍。此外，高校辦公室還要積極組織交流會，讓優秀人員可以分享自己的心得體會以及成功經驗，有效解決工作中約到的難題。與此同時，辦公室行政人員還要針對高校制定的發展戰略以及實際的教育培訓狀況，制定更加細致而全面的培訓計劃，鼓勵廣大工作人員不斷進行學習進修，樹立終身學習的意識，以此來提升工作人員的綜合能力和職業素養。

3.3 引入人本主義管理理念，構建信息化管理系統

所謂人本主義管理理念就是指在以人為中心的管理基礎上利用信息化技術來構建有助于各部門進行有效銜接的溝通渠道，構建精細化管理組織結構，形成網絡監管和分級監管相結合的新型管理模式。相比于之前的傳統管理模式而言，這種管理模式更加重視工作人員的主觀能動性，能夠為工作人員創造良好的工作氛圍。第一，要提升對工作人員的信任度，并賦予其自己選擇的權利，鼓勵他們勇于創新，敢于表現自己，多提供一些工作方面的建議。第二，要為工作人員創造更多交流和溝通的機會，對于表現好員工給予表揚，并積極展示他們的勞動成果，通過這種方式可以充分挖掘他們的內在潛力，提升他們的創造能力和創新能力。第三，要為辦公室人員營造溫馨愉悅的工作氛圍，通過對崗位規劃、人員配置和組織計劃進行精細化管理，來增進辦公人員的感情，提升他們的團隊協作能力。除了做好上述工作之外，信息化技術也是推動行政精細化管理得以實現的重要力量，所以，高校一定要重視信息化技術發揮的重要作用，積極構建信息化管理系統，將傳統的人工操作的工作模式轉變成信息化管理模式，而且要促進工作人員對自身的信息化技能不斷進行更新，適用辦公信息化的應用和發展，并以具有前瞻性的眼光來看待辦公信息化管理系統的應用，通過不斷培訓和學習掌握最新的信息化技術和行政管理知識，并在實踐應用過程中提升自身的管理水平。

3.4 全面提升辦公人員的綜合素質

高校在積極推行各種創新工作模式的過程中，辦公室行政精細化管理的實施推行，為辦公人員提出了更高的要求，要求他們必須具備全局性工作意識，不斷強化自身的業務水平和綜合素質，并要具備超強的服務意識，因此，高校需要加強培訓力度，讓工作人員樹立正確的精細化管理意識，并掌握精細化管理基礎知識，熟悉精細化管理工作流程，使辦公室人員可以對精細化管理形成更加清晰而全面的認知。通過崗位培訓和學歷教育的方式，針對管理人員的發展規劃制定具有針對性的培訓，使他們能夠不斷更新管理理念，并快速積累豐富的工作經驗，為提升自身的管理能力奠定良好的基礎，為我國實現可持續發展型社會做出巨大的貢獻。

4?結語

綜上所述，精細化管理是一種新型的管理理念，在高校辦公室行政管理中具有重要的作用，有助于提升行政管理水平。因此，高校一定要重視精細化管理，積極采取有效的措施來推動精細化管理在辦公室行政管理中的有效應用，為此，高?？梢酝ㄟ^轉變管理理念、加強思想教育、構建完善的行政管理機制、在人本主義理念下構建信息化管理系統等方式來實現精細化管理在辦公室行政管理中的實踐應用，全面提升行政管理質量和效率。

參考文獻

[1] 王全云.高校辦公室工作精細化管理的對策研究[J].大眾標準化，2021（16）：224-226.

[2] 朱湉湉.高校辦公室行政管理精細化創新路徑探究[J].就業與保障，2021（15）：190-191.

[3] 仲昭宇.高校辦公室行政工作精細化管理探討[J].辦公室業務，2021（11）：9-10.

[4] 吳良勤.民辦高校辦公室行政管理精細化思路及對策[J].商業文化，2020（31）：64-65.

[5] 向偉.新時代高校輔導員素質及提升策略研究[D].長沙：湖南師范大學，2020.

[6] 褚楚.鄉村治理現代化視域下鄉鎮公務員素質培育研究[D].長春：東北師范大學，2019.