動態管理是企業檔案管理的可行之路

趙潔

（冀中能源邢臺礦業集團有限責任公司）

“管理與時代同步”是企業各項工作有序開展的基礎。隨著時代的快速發展，企業檔案管理工作必須緊隨時代潮流，積極改進管理模式，通過采用動態管理的方式，切實提高檔案管理的質量及效率，更好地滿足新時代企業檔案管理要求。但是由于動態管理是一種新型的檔案管理模式，所以檔案管理人員在應用時難免會存在諸多顧慮。因此，在當前背景下對企業實行檔案動態管理的可行性及優化策略展開探討，具有非常重要的實際意義。

一、企業施行檔案動態管理的可行性

（一）國家檔案局10號令為企業檔案動態管理提供了有力依據

國家檔案局于2012年12月17日頒布了名為《企業文件歸檔范圍和檔案保存期限規定》（簡稱《規定》）的10號令，《規定》的頒布為新時期企業檔案管理工作指明了方向。在此背景下，企業必須根據《規定》的相關要求，對檔案的歸檔范圍、保存期限加以明確界定。在對檔案歸檔范圍及保存期限界定時，要對各類檔案的歷史價值及現實作用加以全面鑒別和分析，綜合考慮各類載體檔案的管理要求，如紙質檔案、影像檔案、音頻檔案等，確保各類檔案都得以妥善保存。除此之外，還要對企業檔案管理的現狀進行全面調研，針對其中存在的不足問題，對檔案進行重新梳理、規范、清理，之后結合企業檔案管理現狀，最終確定動態檔案管理模式。通過施行動態檔案管理模式，極大地提高了檔案管理質量，確保了檔案得以有效利用，而這對于檔案應有效力的發揮是極為有利的。

（二）檔案資源的科學整合為檔案動態管理奠定了基礎

根據國家檔案局10號令的相關規定，本公司對于當前所有的檔案資金進行了科學整合，以此來方便檔案后期管理、調閱、查閱、利用。在對檔案資源整合過程中，按照“文書檔案類，印章、聲像、實物，科技檔案類”三種基本類別對所有檔案資料進行了簡單分類。

一是對科技類檔案的管理。之前科技檔案主要可以分為10個基本類別，現在可以把其中7個類別納入動態檔案管理的范疇，包括中標通知書、項目開工報告、項目合同、技術設計圖、質量鑒定報告、完工驗收報告。對于完工驗收報告由于出具時間較晚，所以可以在項目完工后及時追繳。其他反映項目的完工總結、質量鑒定報告等可以在完工后及時統一移交。

二是對印章、聲像、實物進行動態綜合管理。過去公司對于印章、聲像、實物類檔案普遍缺乏重視，從而致使此類檔案管理質量相對偏低，如歸檔不及時、檔案不完整等，習慣于在項目完工后補交、移交，進而導致此類檔案在項目開工過程中極易因存放不當或人員變動出現丟失的現象。當前公司印章檔案實行了同步移交歸檔，進而實現了印章檔案的動態管理追蹤。其他實物類檔案可以以季度為單位劃定清單報表，然后根據清單報表進行收集匯總，以此來實現實物檔案與工程項目同步對接管理。

三是對文書檔案進行即時動態管理，貫徹執行“三改”的相關舉措。首先要對過去以年為單位對文書檔案歸檔的形式加以改變，轉變成以季度為單位對文書檔案進行歸檔，通過劃定文書檔案目錄清單的形式，對重要的文書檔案進行及時追繳。其次要對過去部門各自分散移交歸檔的方式加以改變，轉變為黨委辦公室和總經理辦公室依據公文流程產生的清單目錄，先行確定文件歸檔的范圍，之后由各部分負責人對相關紙質檔案進行統一收集，交由檔案室進行統一打印保存。最后要對非文件類文書被動歸檔形式加以改變，對于重要的非文件類文書檔案，要通過主動上門確認的形式，提高非文件類文書檔案歸檔整理效率，避免重要的非文件類文書檔案出現丟失現象。

（三）完善的制度規章可以為檔案動態管理提供保障

根據國家檔案局10號令的相關規定，本公司對于檔案動態管理目錄進行了相應規范，使得動態檔案管理制度得以有效落實，動態上報制度得以更加規范，進而能夠保障各類檔案文件的時效性、完整性、安全性。

首先是對檔案動態管理目錄加以規范。本公司對于三類動態管理檔案的范圍目錄進行了統一規范，并將其轉化成相應的電子文稿，以此來方便檔案資料的后續調閱、查閱、利用。例如，在對實物類動態管理檔案的目錄范圍明確時，可以將其分為5個基本類別，一是項目部在先進評比、科技創新、勞動競賽、工程質量方面所獲相關組織機構頒布的證書、獎旗、獎牌、獎狀、獎杯等實物類檔案資料；二是社會知名人士、地方政府領導為項目部所作的畫、所題的字、所作的詞等字畫類實物檔案；三是地方政府、同行單位為項目部贈送的具有一定紀念價值的贈品、禮品等實物類檔案；四是紀念章、畫冊、模型等對于單位具有紀念價值的實物檔案；五是其他對于單位具有紀念價值、保存價值的實物作品等。

其次是對檔案動態上報程序加以完善。為了確保檔案動態管理得以及時、有效開展，本公司對于檔案動態上報程序進行了相應完善，要求各部門對于本部門產生的或流經本部門的各類檔案加以注意，及時加以收集、整理、上報，同時以月為單位對項目內部的各類檔案進行歸總統計。每一季度要依據月上報情況及日常掌握情況，結合檔案的具體類型，認真填寫并上報《XX類檔案季統計報表》；公司要對各部門上報的檔案清單進行認真審核，并根據實際審核情況給予相應的審核意見。對于比較重要的檔案，可以采取上門確認的收繳方式，確定《XX類檔案季統計報表》所列檔案是否符合檔案歸檔要求。在確定《XX類檔案季統計報表》中所列檔案都符合檔案歸檔要求后，再統一向公司檔案室移交。

最后對檔案動態管理制度加以落實。要想有效實行檔案動態管理，必須對檔案動態管理制度加以完善。例如，必須建立各類檔案的動態歸檔制度。在每個季度結束后的一周左右，項目部要及時上報上一季度檔案動態歸檔情況。在所有項目部都將上一季度檔案歸檔情況上報完成后，公司檔案室在對各項目部上報的上一季度檔案動態歸檔情況進行統計，并在全公司范圍內發布《X季度XX類檔案歸檔情況動態表》，從而使全公司所有人員，尤其是領導層及時了解公司各類檔案的變動情況。除此之外，公司檔案室還要針對各部門上報的上一季度檔案動態歸檔情況，為其下發《XX類檔案動態歸檔通知單》，以此來為各部門后續檔案收集、歸檔提供依據。

（四）施行檔案動態管理取得的成效

本公司通過貫徹執行檔案局頒布的10號令，通過對檔案資源加以科學整合，對檔案管理制度加以完善、對檔案管理模式加以創新，使得檔案管理工作取得了可喜的成效。具體而言，主要體現在以下幾方面。

一是檔案歸檔總量得以明顯增加，檔案管理內容日趨完善。據相關統計顯示，本公司自從施行檔案動態管理之后，不論是文書類檔案還是實物類檔案抑或是科技類檔案數量都相較于往年得到了明顯增加。

二是檔案管理更加規范。據相關調查顯示，本單位自從施行檔案動態管理，檔案資料的合格率得到了明顯提升，當前各類檔案資料的合格率已經達到了100%。三是檔案查閱利用更為方便，以前在對各類檔案資料查閱時至少需要花費20分鐘時間，而現在借助準確、規范的目錄、文檔，不到一分鐘時間即可從浩瀚無垠的檔案庫中找到自己所需要的檔案資料。

三是檔案調閱更為精準，施行檔案動態管理的背景下，公司通過對重要檔案施行上門現場確認的方式，保證了檔案資料的真實性、完整性、準確性，而這也在一定程度上提高了檔案的調閱準確性，當前本公司各類檔案的調閱準確性基本可以達到100%的調閱準確度。

二、當前企業施行檔案動態管理存在的問題

（一）管理意識淡薄

當前在公司運行過程中普遍存在重視效益輕視管理的問題，而這也導致檔案動態管理不論是資金投入、技術支持，還是人員配置等存在諸多欠缺。而導致這一現象的原因主要可以概括為兩方面。

一是公司領導層對檔案動態管理工作缺乏必要重視，認為檔案動態管理不僅無法為公司創設效益，反而會增加人員、設備等成本支出，從而在檔案動態管理方面投入相對欠缺。

二是檔案管理人員缺乏動態管理意識，對檔案動態管理認識不足，依舊采用傳統的檔案管理方式進行檔案資料的錄入、存儲，導致檔案資料整理、統計、調取欠缺及時，而這也是影響檔案動態管理質量最為主要的因素。

（二）管理設備落后

由于資金投入欠缺，公司領導缺乏重視，導致檔案管理設備落后，無法很好地滿足檔案動態管理工作要求。具體而言，主要體現在以下兩方面。

一是檔案存放設備落后。許多檔案對于存放環境具有較高的要求，只能放置到特定的設備中存儲，但是當前公司由于資金投入不足、領導缺乏重視，從而一般不會劃撥專項資金選購特定的存放設備，存放設備更新相對緩慢，從而無法很好地滿足特殊檔案保存要求，而這勢必會對檔案的安全性及動態管理造成一定的阻礙。

二是整理分析設備落后。許多公司當前依舊采用傳統的Excel表格的方式對檔案進行分類、檢索，這種分類檢索方式不僅需要花費較大的人力成本，而且會導致檢索效率、利用效率大打折扣。一些公司雖然引進了專業的檔案管理系統，但是由于對檔案管理系統缺乏維護，導致檔案管理系統性能下降，極易出現各類故障，而這對檔案動態管理質量的提升是極為不利的。

（三）隊伍建設缺乏健全

檔案動態管理主要涉及檔案的收集、匯總、上報等諸多方面工作，具有較強的專業性，只有具有較強專業素質的檔案人員才能更好地勝任檔案動態管理工作。但是從當前的現狀來看，檔案人員整體素質普遍偏低，甚至部分公司沒有設置專門的檔案管理人員，而是由臨時雇員或其他部門員工兼任，而且檔案人員數量嚴重不足，而這對于檔案動態管理的有效開展是極為不利的。

三、企業檔案動態管理的優化對策

（一）健全檔案動態管理制度

檔案動態管理制度健全與否會對檔案動態管理質量產生直接影響，因此各公司必須根據自身實際情況，對檔案動態制度加以進一步健全。檔案動態管理制度需要涉及諸多方面的工作，包含檔案動態管理的全過程。具體而言，主要可以從以下幾方面著手。

一是要對檔案人員的工作內容及職權范圍加以界定；二是要構建完善的檔案收集、整理、保存、查閱體系，特別是要對各類檔案的查閱權限、使用權限加以明顯界定，以防出現機密檔案丟失、泄露的現象，最大限度地發揮檔案動態管理應有作用，進而使公司領導充分意識到檔案動態管理的重要性及必要性。三是制定嚴格的獎懲制度，對于在檔案動態管理工作中表現突出的檔案人員給予適當物質獎勵，對于在檔案動態管理工作中不認真負責的檔案人員予以適當批評，以此來端正檔案人員工作態度，確保檔案動態管理工作得以有效落實。

(二)加大檔案動態管理投入

對檔案動態管理加強投入，主要體現在科技、政策、資金投入方面。

一是政策投入。公司在對相關政策制定時，可以適當向檔案管理部門傾斜，適當提升檔案人員的福利待遇和薪資報酬。與此同時，要進一步拉近檔案動態管理與企業文化之間的聯系，從而有效提升檔案人員的工作地位。二是資金投入。公司要根據自身實際情況，劃撥充足的管理資金，條件允許的情況下可以設立檔案動態管理專項資金，用于檔案人員獎懲以及檔案動態管理工作開展。三是科技投入，公司要加強科技力量引進，不論是整理設備、儲存設備，抑或是檢索設備都要符合國際統一水準，與國際接軌。除此之外，還要加強檔案檢索系統引進，通過建立先進的檔案管理庫，對各類檔案資源進行數字化管理，而這對于檔案動態管理的有效開展是極為有利的。

（三）重視人才隊伍建設

人才是檔案動態管理工作中最為積極、最為能動性的因素，高素質的人才不僅可以更好地對檔案進行收集、整合，而且可以提高檔案檢索、利用效率，進而可以為公司利益維護、生產經營、安全生產提供依據，而這對于公司長遠穩定發展是極為有利的。而要想構建高素質的檔案人才隊伍，公司主要可以從以下幾方面著手，一是要提高檔案人員入職門檻，在對檔案人員應聘過程中就對檔案人員的專業素質提出相應要求，從而從根本上保證檔案人員素質符合檔案動態管理工作要求。二是要對檔案人員的工作任務加以界定，對檔案人員的職能范圍加以明確，以此來確保檔案人員能夠更加順暢有序地開展檔案動態管理工作。三是要對檔案人員定期開展培訓，培訓內容除了要包括檔案收集、整理、查閱等檔案基本能力外，還要著重培養檔案人員檔案動態管理意識，確保所有檔案都能及時收繳、有效管理。四是檔案人員要加強自身素質提升，利用周末、節假日等空閑時間對自身的綜合素質及專業能力進行相應提升，如職業道德能力、抗壓能力、工作責任感等，只有這樣，才能使檔案人員更好地滿足檔案動態管理要求，切實提高檔案動態管理工作質量。

四、結語

綜上所述，本公司通過實行檔案動態管理，有效解決了過去檔案擱置、歸檔質量偏低、歸檔不及時、調閱難、查閱難等問題，有效證明了檔案動態管理的可行性。因此，各單位在開展檔案管理過程中比較積極轉變管理觀念，對檔案動態管理加強應用。并針對檔案動態管理存在的問題，進行針對性改進，以此來切實提高檔案管理的質量及效率，真正實現檔期為企業發展服務的目的。