基層人社局社保檔案管理科學化開展路徑的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡縣人力資源和社會保障局）

一、基層人社局社保檔案管理的特點

（一）全面性

社保檔案在其實際管理過程當中針對的是廣大人民群眾，因此直接關系到了全國范圍內的所有參保人員。在新的時代背景之下，隨著我國社會經濟水平的進一步發展，我國社會保障制度在這一過程當中得到了進一步完善與優化。因此，我國的社會保障檔案管理工作所管理的范圍也變得越來越廣，管理內容也變得越來越豐富化和多樣化。傳統形式下的養老保險和醫療保險內容其主要的參保人員是城鎮職工。而隨著我國農民人口和自由職業者的逐步增多，他們也逐步開始積極加入到我國現代的社會保障體系中，使其發展成為我國社保檔案管理內容中的主要對象。而這類參保人員在辦理社會保障服務的過程當中都會形成全新的文件資料和相關信息，因此社保的管理工作必須要對相關信息進行全面的記錄，并且及時做好歸檔、整理和分析工作。

（二）程序性

在開展基層社會保障檔案管理工作中，相關工作人員必須要在實際操作過程中嚴格地遵守具體的規章流程和相關制度，從社會保障檔案材料的收集一直到檔案信息后期的歸檔和整理及開發利用等方面都必須嚴格按照相關規范制度進行有效地推進。

第一，規范檔案的錄入流程。通常情況下，為了能夠有效地確保檔案管理工作的有效性，相關工作人員必須要針對參保人員的基本信息進行實時的錄入和核對，充分保障信息的精準性。

第二，要通過多種方式方法規范檔案調取以及合理利用程序。在針對社保檔案進行調閱工作之前，相關工作人員應該提前提出申請，并且核實個人身份在申請經過批準之后方可執行。通過這種方式防范從而有效地保障社保檔案調取流程的科學性和合理性，盡可能地避免社保檔案在流轉的過程當中出現遺失或者是損壞的問題，保障相關信息的安全性。

（三）變化性

通常情況下社保檔案中的相關信息并不是一成不變的，社保信息的檔案管理工作是一個動態化的過程。參保人員每年的醫保、養老保險、消費基金都會隨著相關信息進一步調整。職工社保繳納單位也會按照員工崗位的不同變化借助大數據技術進行適當的調整。因此可以看出，社保檔案在管理過程當中存在著一定的動態性。社保檔案管理工作者在針對海量的社保信息進行更新時必須要積極地和各個業務部門進行有效的溝通，在第一時間內將參保人員的信息進行變更和管理，從而有效地保障參保人員檔案資料的實時性和有效性。

二、基層人社局社保檔案管理工作的重要性

（一）確保參保人員的利益

在新時代的背景之下，隨著我國社會保障制度的進一步優化與完善，社保的現狀在這一過程當中也變得更加豐富化和多元化。人民群眾對于社會保障內容的認識也提升了一個更高的層次。目前情況下，我國基本實現了全民參保。由此可見，確保參保人員的利益得到有效的保障尤為重要。而這一問題也是目前所有基層社保檔案管理工作人員必須高度重視的問題。參保人員能夠及時地享受到社保待遇，必須要依靠社保檔案，同時社保檔案也是參保職工工作年限認定退休待遇核算等問題的最主要依據。社保檔案能夠精準地、客觀地記錄職工的參保年限以及繳費信息。除此之外，還涵蓋了參保人員的年齡、工齡、學歷、工資等相關內容。社保的管理工作者必須要科學合理且規范化的開展檔案管理的工作，只有這樣才能夠在實際應用過程當中充分地反映出社保檔案的材料價值和作用，保障參保人員的利益得以實現。

（二）推動社保事業發展

隨著我國基層社保服務工作的進一步優化與完善，我國依然在社會保障體系中專門建立起了大批的社保檔案管理工作中心。通過借助專業化的社保檔案管理中心能夠有效地推動社保的管理工作的信息化建設質量，并且在此基礎之上促進我國基層社保的管理工作的創新和發展。通過自主現代化信息技術為基礎從而提升我國電子社保檔案管理質量，并且為參保人員提供更加多元化且人性化的服務。例如，可以通過借助信息技術使得社保單位為參保人員提供在線咨詢服務，從而有效地保障參保人員能夠通過借助網絡平臺咨詢和辦理相關業務，促進社保檔案服務工作的科學化、規范化以及及時化。該種方法還能夠有效地促進基層社保單的開發與利用效率，并且助力于基層人才的引進與流動，有效地推動我國社保事業的健康可持續發展。

（三）優化參保人員檔案信息

要想有效地提升基層社會保障檔案管理工作的有效性和質量，就必須要確保檔案管理信息的精準性和完整性。然而，現在的情況下，我國部分地區基層社保的管理工作起步相對較晚。在參保人員中不乏一些年齡偏高的職工，其參保材料信息不全面，部分檔案文件還存在著隨意涂改，年終考核資料不完善以及職稱評定表遺漏等問題。這些問題對于職工的退休辦理工作帶來了較大的不便，同時也在一定程度上反映出了基層社保檔案管理工作中的一些不足之處。通過積極推進基層社保的管理工作的創新方式，能夠在此基礎之上健全參保員工的檔案信息內容。除此之外，通過嚴格制定國家社保檔案管理制度等相關規定，從而為參保人員帶來更加便捷且高效的檔案管理服務。另外，通過完成參保人員的檔案數據和信息，能夠確保參保人員的合法權益得到有效的維護，并且助力我國社會和諧與穩定。

三、基層社保檔案管理工作中的不足之處

第一，社保檔案管理工作的重視程度有待提升。在最近的幾年中，我國頒布了一系列相關措施推進社會保障檔案的管理工作效率。然而，在實際操作過程當中，我國部分基層地區的人事局針對社保的檔案管理工作的重要性認識不到位。除此之外，投入到社保檔案管理工作中的資金也有所不足，進而使得部分社保檔案管理工作沒有充足的資金支持。因此，相關工作在其實際落實過程當中仍然采用不正向的管理方式和手段極大地影響到檔案管理工作的時間和規律，除此之外也很難有效地處理好社保檔案管理工作中的新問題。在這種情況之下，必須要盡快地提升檔案管理工作人員在管理理念，并且在管理方法進行創新，在這一背景之下。上述問題直接制約著我國的基層人設局社保檔案工作的革新和優化。

第二，相關管理制度有待完善管理。工作中出現碎片化問題和分散化問題嚴重。

第三，基層社保的管理工作人員專業能力有待提升。

第四，基層社保的網絡工作信息化建設較為滯后。

四、基層人社局社保檔案管理科學化開展的具體策略

（一）提升社保檔案管理服務意識

要想科學合理地開展基層社保檔案資料管理工作，在其實際操作過程當中必不可少的是在人力、物力、財力上的支持，以及思想上的高度重視。因此，在工作中只有有效落實社保等人的日常管理工作才可以為我國的和諧社會作出更多的服務。基層社保檔案管理工作必須要做到及時且精準的，全面的記錄相關的數據信息，并且將檔案材料和相關的數據信息在第一時間送達到檔案管理工作人員的手中，從而保證基層社保檔案能夠全面有序地進行歸檔。除此之外，在工作中，社保檔案管理工作人員必須要進一步的強化其服務意識，從內心深處充分的認識到基層社保檔案管理工作的重要性，清楚個人的崗位職責，明確基層社保檔案管理服務的意義作用價值，包括其服務對象以及服務方向，使得基層社保的材料在其實際管理過程當中能夠充分地發揮出應用優勢，提升社保檔案的開發利用率，保障基層社保的管理工作在開展過程當中能夠促進我國社會主義現代化精神文明建設和物質文明建設工作。由此可見，基層社保的管理工作人員在日常工作中必須嚴格地按照檔案管理工作中的相關規定積極做好歸檔開發利用等工作，進一步地提升基層社保檔案的服務水平。采用多種方式方法有效地提升基層社保檔案管理工作質量和效率，從而為社保檔案的使用機構以及參保工作人員帶來更加多元化和規范化的服務。

（二）促進社保檔案管理工作制度的建設

第一，要推進落實雙軌制管理。盡管現階段情況下，我國基層社保的管理工作在其實際開展過程當中仍然朝著系統化的方向和信息化的方向進行發展，可是在實際操作過程當中仍然還有很多歷史性的檔案資料，必須要在日常工作中做好紙質檔案資料的保護和歸檔工作。相關工作人員在開展社保的管理信息化建設的工作過程當中，同時也應該高度重視支持檔案材料管理工作的重要性，從而采用此種方式方法促進紙質化以及數字化檔案管理效率。除此之外，在開展基層社保檔案管理工作中還需要多個部門共同溝通協調，積極做好的管理工作。其主要原因是由于社保的檔案管理工作并非單一且獨立的一項工作，必須要憑借多個部門的通力配合。社保檔案管理工作在其實際開展過程當中有著長期性和系統性的特點，因此必須要通過借助多部門的配合與支持進行。工作人員要高度的重視社保檔案管理工作的重要性，在日常工作中通過多種方式有效地促進社保檔案管理工作的實效性和全面性。相關工作人員還應該充分關注到社保檔案管理工作中的具體細節問題，通過結合具體實際情況針對社保檔案管理工作制度進行進一步地完善與優化，同時結合實際應用狀況進行適當的調整，進而從制度上為我國基層社保檔案管理工作提供更加科學合理的渠道。進一步地規范檔案的管理流程，從而使得管理工作人員能夠在實際工作中做到有法可依，有章可循。

（三）通過借助思想政治建設為社保檔案提供有力保障

社保檔案管理工作在其實際開發過程當中是基層社保工作中的一個重要組成部分，社保檔案管理工也是我國檔案事業中的一個重要內容。因此，在開展社保檔案管理工作過程中必須從思想政治建設方面進行著手，從而為基層社保檔案管理工作的有序開展帶來有效的組織保障。在日常工作中要積極地開展社保檔案管理工作人員的思想政治教育工作和法制教育工作。基層人社局應該借助多元化的黨建活動從而針對檔案管理工作者開展思想政治教育工作，提升企業思想政治覺悟。實際充分地明確社保的管理工作中的重要意義。

（四）提升檔案管理人員專業素養

要想有效地開展基層社保的管理工作，就必須要借助高素質的管理人才。因此基層人社局在工作中應該高度重視檔案管理工作人員隊伍的建設工作，將人才團隊建設作為整個社保檔案保護工作中的重點，高度重視人才的培養問題，通過定期組織開展培訓教育活動，以及構建更加系統且完善的績效考核機制。從而在此基礎上，促進社保檔案管理工作人員的專業素養和綜合業務能力，從而有效地提升其專業服務水平，除此之外還可以通過建筑社保智慧管理平臺，使管理工作人員積極主動地了解社保管理工作中的新政策和新知識。

五、借助數字技術帶動社保檔案規范化管理工作

（一）帶動紙質社保檔案朝著數字化檔案的轉化

在傳統形式下的基層社保的管理工作中，通常情況下都是以紙質的方式進行保存。隨著科學技術水平的進一步發展以及現代信息技術的有效提升，在這一過程當中要求我國的社保檔案要在較短的時間內完成數字化的管理。可以通過采用紙質檔案和數字檔案系統管理的方式進行處理，從而為我國基層社保檔案的完整性和精確性提供雙重保障。要求相關工作人員針對新接收的檔案資料進行及時的數字化備份工作，保證檔案信息內容的系統性和全面性，便于相關工作人員后期的借閱和應用。

（二）促進智慧社保檔案大數據平臺的創建質量

在推進智慧社保檔案大數據平臺建設的過程當中，首先相關工作人員必須要積極地和地方信息技術企業進行合作和交流，從而共同推進我國智慧社保的大平臺的建設工作。開展紙質檔案數字化的過程當中，還應該打造數字化的檔案管理中心。

（三）加強宣傳力度加大投入力度

首先，要進一步加強社會保障檔案工作的宣傳力度，通過借助多種宣傳方式方法和宣傳渠道從而達到廣泛宣傳的目的，并且提升宣傳社保檔案管理工作的重要性，提高每一位公民對于社會保障的認識。并且進一步加強社保的工作的重視程度。除此之外，還應該加大資金以及人力、物力、財力的多方投入。進而在此基礎之上有效地解決我國基層社會保障檔案管理工作中所存在的人員匱乏、資金缺乏、庫房緊張等相關問題，進而為建立和完善我國社保檔案管理工作提供良好的氛圍和有利的條件。除此之外，還可以完善社會保障管理機制健全管理體制，盡可能地將社會保障職能工作集中在一個職能單位進行完成，從而在此基礎上實現養老、醫療、工傷、失業、生育等社會保障工作的統一化管理，形成一條龍式的服務，盡可能地避免社會保障職能部門出現交叉和重復問題所造成的資源浪費等現象，并且體現出了我國社保檔案的人性化特點，實現社保檔案記錄一生和服務一生的管理目標。