推進企業檔案工作規范化及標準化研究

高蕾

（冀中能源邢臺礦業集團）

在大數據時代，檔案的管理也不再被局限于紙上，信息化數字化檔案處理模式為企業檔案存儲方式提供了新的道路。企業能否緊隨時代潮流，及時發揮其社會作用與公益作用，極大程度上取決于內部對于檔案管理的學習與反思。合理的檔案管理能夠為企業保持其內部的純潔性，并在其中強化企業事務處理效率，強化公共事務管理能力，更好地發揮其社會作用，建立高效為民的行政管理體系。

一、檔案管理在企業中的重要性

在以往，傳統企業將檔案管理看作其發展過程中的輔助物品，用來記錄企業的發展過程與重要節點。因此，企業內，檔案大多被歸納集中于檔案館中無人問津。造成這種情況的根本原因便是企業對于檔案重要性的認知不足，沒有對檔案整理引起足夠的重視。然而，正是這些沒有引起重視的檔案，凝聚了整個企業的核心內容，一定程度上更是企業發展的縮影。企業作為國家設置的帶有一定的公益性質的機構，其中的所有檔案是國家對于其發展評估以及工作總結的重要依據，也是企業履行其社會職責的重要記錄。由于傳統檔案多為紙質，在長期保存過程中極易發生磨損與損壞，因此專業且有效的檔案管理成為了檔案能否長期有效保存的重要手段。同時，隨著信息技術的發展，企業檔案的存儲方式已經不再拘泥于紙質，更為方便快捷的電子檔案成為了其中的新秀。并且隨著時間的推移，紙質化檔案難以快速且精準的尋找，信息化電子檔案則能夠更好地適應這一點。在目前的發展趨勢中，精準有效、高度信息化的檔案管理在企業中具有極為重要的地位，對于國家基層建設起著無法替代的監管作用與完善作用。

二、當前在企業檔案管理工作中存在的問題

（一）企業沒有認識到檔案管理工作的重要性

檔案不但記錄了企業的變革發展、重大決策，還包含了企業發展的其他內容，對企業的日常決策和發展發揮出了重要的作用，但可惜的是目前很多的企業管理者并沒有意識到檔案管理的重要價值。有些企業的領導者更重視企業的經濟發展，并把企業的工作重點全部放在了發展經濟上，忽視了檔案管理的價值，檔案管理工作者也只是對檔案資料進行簡單的整理，然后就放置在一邊了。這些視野范圍由于平時不重視檔案管理，導致經常需要對檔案進行突擊整理，這讓原本應該連續進行的檔案管理工作變成了只需應付檢查的臨時工作。正是因為企業沒有缺少對檔案管理的重視，經常進行應付檢查的突擊性整理工作，導致在遇到突發事件的時候，總是會發生檔案丟失或損壞狀況，并且檔案的實用性也大大降低了。

（二）企業的檔案管理工作管理存在問題

檔案管理工作看似簡單，實際上卻十分繁雜，需要具備專業技能的管理人員進行工作，但是在日常生活中，人們對檔案管理工作一直存在著錯誤的認識，認為只要有良好的思想品質誰都可以勝任這份工作。但是在實際工作中，檔案管理人員的專業能力對檔案管理工作的成效有很大的影響，檔案管理人員如果單單依靠過去的傳統和自身的經驗進行檔案管理，那么檔案管理工作的有效性就會大大降低，檔案資料的安全也沒有可靠保障。這是因為這些檔案管理人員缺乏專業的檔案管理能力，久而久之他們的責任意識也會下降，直接降低了檔案管理的水平。

（三）沒有一個完善的檔案管理制度作為支撐

由于大部分企業對檔案管理工作不重視，導致相應的檔案管理制度也不健全，一些檔案管理人員在工作中不能明確自己的工作職責，慢慢就會出現懶散、敷衍的情況，甚至檔案管理工作中的責任盲區都沒人去管。由于沒有清晰的檔案管理流程，檔案管理人員只能憑感覺摸著石頭過河，導致很多檔案管理工作得不到全面有效地落實，管理人員的工作效率也不高。另外，由于缺乏制度的約束，檔案管理人員的責任意識也不高，進而很多工作內容無法得到有效落實，降低了檔案的使用價值。

三、當前檔案管理的發展趨勢分析

（一）信息科技化

隨著數字化信息化的大數據發展，檔案的保存形式逐漸由紙質向電子化紙質化共存方向發展。電子化檔案為紙質化檔案提供備份保障，預防紙質檔案因各種不可抗因素造成損毀與不可識別，紙質化檔案則為電子檔案提供基礎版本，保證留存時的檔案第一手材料，能夠準確地還原記錄檔案時所經手的人員。相對于紙質，電子檔案更易長久保存。在空間上更能為檔案整理節省空間，提高查找效率，做到高效閱讀與資源讀取。

（二）形式多元化

隨著國家行政機關的各項改革，企業的辦公過程逐漸向透明公開化發展，檔案的管理方式也逐漸多元化。而企業的檔案則是人們了解企業，監督企業的重要依據與憑。通過檔案，人們可以更加直觀地了解企業的工作內容與其所擔負的社會責任。在宏觀角度，企業所留存的檔案一定程度上能夠為歷史以及重大事件的發展提供依據，為社會發展提供能量。

（三）管理嚴格化

由于企業的特殊性，對于檔案的管理具有極高要求，因此近年來企業對于檔案管理人員的篩選逐漸嚴格。企業中所留存的檔案部分會涉及從業人員的隱私，甚至是內部機密，由此并不適合被他人知曉以及廣泛傳播。由此，嚴格篩選檔案管理人員，保證內部資料的機密性與從業人員的隱私，避免因泄露檔案造成企業甚至國家層面的損失，成為了近年來檔案管理的重點。

四、推進企業檔案管理標準化以及規范化的損失

（一）發揮檔案管理的作用

隨著國家對企業的改革與調整，績效評估成為了衡量企業工作優良的一項重要憑證。在這一大背景下，如何加強對企業績效的有效評估，企業內部的檔案成為了評估的重要標準。檔案管理獨立性強，且專業化程度較高，能夠更為客觀地反映所在企業在過去履行社會職責時的表現。當企業中出現內部問題時也能夠及時記錄，并方便后人翻閱了解，牢記問題發生所在，并以此為戒。檔案管理作為一項記錄性監督工程，是企業積極向上發展，不走歧路的重要后方保障。建立符合國家要求，適合企業長久發展的檔案管理方式以及相應的檔案管理監督，將檔案管理從無序化到規范化，是當前企業發展的一個重要攻克難關。檔案管理能夠有效約束企業的發展，使其在國家允許范圍內發展，并及時履行社會職責，完善內部監管。企業在發展過程中，由于其中所包含的公益性，往往容易使得內部人員純潔性發生變質。近年來有關公益造假，利用公益牟利等新聞層出不窮，一個有效的檔案管理機制能夠為企業組成人員建立行為模板，規范人員的行為，領導整個企業向著制度化規范化發展。

（二）利用現代化技術提高檔案室的安全性

檔案室中有大量的紙質類檔案資料，所以必須要做好防火防水等方面的安全工作。檔案管理工作者在日常的工作中，要定期檢查檔案室周圍的消防設施，對老化損壞的照明線路要及時更新維修，當所有的危險因素盡可能的解決掉，保障檔案室的絕對安全。

隨著企業的發展，檔案室中存儲的各類檔案資料會越來越多，這對檔案管理和檔案查閱都造成了困難。為此，檔案室可以配備方便查找資料的電子系統，在需要查閱檔案時，只需通過電腦進行檢索就可以快速找到自己所需的資料。為了降低紙質檔案的損壞，檔案室可以安裝恒溫殺毒設備，維持檔案室環境的穩定，以便加長紙質檔案的壽命。

另外，檔案室中還要配備上傳感器和監控攝像頭，方便檔案管理人員對檔案室中的情況進行實時查看。最后，可以給檔案室安裝門禁設備，通過電子指紋防止無關人員隨意進入檔案室，同時還要做好進出檔案室的人員登記，防止檔案資料被盜取。

（三）建立健全工作考核機制

在企業進行檔案管理的過程中，要在一個規范的管理制度作為各項工作進行發展支撐，尤其是在原本并沒有進行檔案管理的相關工作時，那么要開始進行相關檔案的管理必然要建立和完善相關的運行以及績效考核機制，只有在建立相關的工作考核機制之后，才能充分地調動進行檔案管理工作人員的積極性，將檔案管理人員的工作與其薪資和考核相聯系起來，才能在一定程度上保障檔案管理工作的完成度和完成的滿意度。

（四）提升檔案管理人員專業素質

人才隊伍對于檔案管理工作尤其重要，需要相關人員的檔案管理水平以及信息化技術水平都提升到較為優秀的程度，并且能夠具備創新意識，積極探索相關工作的創新思路，在一定實踐經驗指代下同時擁有紙質檔案管理和數字檔案管理兩方面的能力。此外，管理工作人員必須積極參加企業組織的工作培訓，利用工作中或者工作之余學習新知識，不斷提升自我發展能力和技術發展水平，以便在信息化的檔案管理工作崗位上可以高效率、高質量的工作。隨著現代信息化的發展，在進行檔案管理的過程中，要將各個的各個方面進行登記，那么面對如此復雜的檔案登記信息，需要相關專業的信息技術人員來進行操作，在這樣的情況下，要想保留原本進行檔案管理的工作人員，那么就需要進行人員的培訓，將現代化的信息技術以及檔案管理方式進行工作人員的培訓，才能夠讓相關工作人員更好地進行檔案管理工作。

（五）完善檔案工作人員培訓體系

建立和完善檔案管理培訓體系是針對企業檔案管理人員進行規范化培訓的重要手段，培訓一般包括對于現代的檔案管理的理念、管理新工具新方法、檔案管理規范化標準化數字化、檔案服務利用給予系統地梳理學習等，通過培訓提升檔案管理人員的職業素養和工作效率，引導檔案管理人員樹立“以標準化和規范化為中心”的工作理念，摒棄僵化被動的傳統模式，自覺地將標準化和規范化納入日常工作當中。積極開展企業之間、企業內部各系統之間的交流活動，幫助檔案工作人員交換工作經驗和標準化、規范化理念。鼓勵有條件的企業組織檔案工作人員到一些檔案工作規范化和標準化開展較好的先進地區進行學習參觀，開闊眼界、擴展思路，將外地較為成熟的工作模式和方法體系結合當地實際，應用到本企業的檔案工作體系當中，提升標準化和規范化水平。

（六）規范企業的檔案管理流程

進行企業檔案的規范化管理，是在新時代的背景下進行檔案管理工作發展的必然要求，在這樣的情況下就需要將各個地區進行的檔案管理的各個方面進行一個明確的劃分，無論是登記管理制度還是在登記管理人員的職責上，那么這就要求，相關政府要對的登記管理制度進行一個法律制度上的約束以及登記流程上的規范，只有在制度的保護以及流程的規范之下，才能夠更好地進行相關的檔案管理工作，通過進行規范登記檔案流程，能夠讓進行登記的人們在辦理相關手續的過程中有一個明確的指示，這樣能夠不用去各個地方分散化的辦理檔案登記，也能夠讓后期進行檔案管理的工作人員提高效率。因此，建立嚴格的歸檔、存檔、出檔的標準，是檔案規范化的必要要求。企業在進行檔案管理，特別是信息化管理時，必須要嚴格按照各項資料的管理期限進行，有些資料超出檔案期限的，要及時銷毀，新納入檔案信息系統的，要及時更新數據庫資源，做到數據實時更新，檔案動態管理。

五、結語

綜上所述，時代在持續地進步和發展，人們的社會需求也在不斷地變化中。為了更好地適應新時代的社會需求，企業必須認識到檔案管理的重要性，借助先進的網絡信息技術對檔案管理中出現的問題進行改進，同時要制定相應的檔案管理制度，不斷提高檔案管理工作的有效性，并在企業發展中的充分發揮檔案資料的最大價值。