高校檔案數字化建設中的安全問題及應急預案研究

孫鵬

（青島大學）

由于互聯網所具有的特征，包括開放性、共享性、交互性、分散性以及復雜性，在提高了高校檔案的資源搜集、保存和共享力度之余，也使得互聯網中蘊藏了各式各樣的安全隱患，各種潛在的病毒時刻威脅著檔案安全。近年來，高校的檔案數字化轉型加劇，所獲取的流量檢測數據、檔案安全數據越來越多，檔案的保密難度也越來越大。為此，高校就要高度重視檔案安全保護工作，用有效的應急防護手段，提高檔案安全性，解決相關問題。

一、高校檔案安全威脅分析

（一）黑客攻擊

黑客攻擊作為高校檔案安全的重要威脅之一，網絡攻擊的方式主要包含主動性攻擊、被動性攻擊兩種類型。主動性攻擊指的是黑客直接攻擊計算機，獲取計算機控制權以后，針對教職工各項信息進行竊取[1]。被動性攻擊本身具有極強的隱蔽性，在高校管理者自身不知情的情況下攻擊計算機，導致檔案庫內的大量信息、學術資料、調研成果被竊取，對高校的師資資源帶來重大損失。大數據環境下的黑客攻擊變得更為廣泛，且造成的損失會更為嚴重。

（二）木馬病毒

信息化技術通過多年的發展，相關的網絡概念和詞匯也已經被大規模普及，并逐漸為人所知[2]。不同的病毒有不同的作用，病毒的研制是為了破壞系統亦或是盜取檔案庫的重要信息，例如木馬病毒，便是一種知名的病毒類型，它依靠不斷復寫無法清除的無用數據，破壞電腦程序，讓電腦功能廢棄化，這種攻擊即使被清除，也會造成大量數據的丟失，給學校帶來嚴重損失，使得高校不得不承受巨大的損失。基于上述差異進行分析，其主要特征還包含不可知性、感染性、難清除、破壞力強等特點。從教職工角度來看，因為自身操作不當，亦或是系統本身存在漏洞，都會面臨木馬病毒的威脅。當前，在網絡監管力度日漸加強的情況下，網絡病毒威脅已經有所緩解，但依然威脅著高校的網絡安全，且攻擊方式也更為隱蔽，例如在更新檔案庫時，因為工作人員使用第三方更新軟件，那么病毒就可能通過綁定安裝的方式置入到電腦之中，竊取檔案庫的信息資料，引發泄密問題。

（三）系統缺陷

除了常見的黑客攻擊、木馬病毒以外，系統缺陷也是當前普遍面臨的安全威脅。無論是對計算機系統來說，亦或是對數據庫管理系統、網關系統等，在運行的進程中均會出現一些漏洞，而上述漏洞會導致網絡存在盲區，極為容易發生信息泄露的問題。即便是大數據環境下廣泛應用的分級管理模式，其仍舊無法完全規避信息泄露問題，導致教職工信息、財產安全面臨威脅。

二、引發高校檔案安全的原因分析

（一）安全管理機制存在缺陷

就高校的檔案數字化轉型時間而言，高校實施數字化轉型的過程并不長，大部分高校還沿留著紙質辦公的習慣，雖然不少高校在轉型過程中圍繞計算機檔案安全隱患建立了有關的應急管理體系、安全管理機制[3]。但相較于快速發展的互聯網來說，高校的檔案安全管理機制存在一定的滯后性，未能及時跟隨信息技術、互聯網發展動態進行針對性的優化調整，檔案安全管理機制中存在諸多缺陷，這些缺陷一旦被不法分子利用，極為容易引發嚴重的后果。

（二）各類釣魚網站盜取教職工信息

大數據環境下，信息傳播的效率進一步提升，再加上5G技術的提速，互聯網、移動互聯網已經成為社會大眾生活工作中不可或缺的一部分。在多元化的網站中，不乏一些釣魚網站的存在，因為釣魚網站本身存在較大的模糊性，高校又非專門的甄別機構，往往難以針對這些網站進行準確的辨別[4]。一些釣魚網站偽裝成學術網站，利用虛假的學術信息吸引高校的教職工閱覽，在閱覽中就可以通過大數據技術挖掘教職工基礎信息，通過教職工基本信息來鎖定其關鍵身份，然后再通過信息的偽造來登錄高校的檔案數據庫，復制或者轉移走檔案庫內的資料，將之運往其他所謂學術資源網站，當作商品進行販賣。

（三）計算機系統未能及時更新漏洞

盡管教職工自身操作不當會引發檔案安全問題，但引發檔案安全隱患的主要原因在于系統本身的漏洞。系統是通過工程師進行設計開發，高校由于缺乏人才隊伍，資源庫一般是由第三方公司設計和維護，如果中斷與第三方的合作，高校自身很難對數字檔案進行維護[5]。如部分高校的檔案庫就一直沿用舊版本，檔案庫的架構十分落后，也讓高校的數字檔案在信息服務能力、安全等級方面存在巨大的局限性，其在新時代下必然會暴露出一定的漏洞與缺陷。與此同時，在大數據技術的加持下，黑客攻擊、木馬病毒的危害進一步增大，倘若不能及時針對漏洞進行修復，則極為容易導致計算機系統遭受破壞。

（四）教職工自身缺乏信息安全防護意識

由于高校施行檔案數字化管理的時間不長，且部分學校甚至沒有完成從紙質存檔到數字存檔的轉變，因此教職工的信息安全防護意識相當不足，尤其是當下，隨著網絡監管系統的建立和網警的成立，網絡環境逐漸秩序化，各種網絡攻擊行為大幅度減少，不少教職工就更缺少信息安全防護意識。這也導致了信息丟失的發生概率增長，數字檔案庫的風險被放大。

三、防護措施與應急建議

（一）建立健全檔案安全管理體系

要保障檔案數據的安全，完善的安全制度必須要擁有。高校檔案安全防護自然也不例外。正如上文所述，針對檔案安全管理來說，雖然部分高校建立了針對檔案安全防護的制度，并且組建了專門用于網絡維護的單位，然而面對越來越嚴峻的檔案安全問題，進一步加強網絡監管體系的建設就成為高校數字檔案安全當中的關鍵內容[6]。

首先，高校要注意對權限的限定和義務的分攤，傳統的檔案管理中，對于用戶義務、職責和權力的分配并不明朗，教師能登閱的檔案界面，學生也能登閱，學生能訪問的信息內容，教師也能訪問，數據庫對于來訪者的身份沒有嚴格限定，訪問者幾乎可以任意訪問自己需要的信息，這造成了檔案資料的流失風險增大，尤其是學生群體，學生對于檔案的保密意識不強，本身的資料保護義務也不如教師一般明顯，所以學生在訪問檔案庫時，也沒有如教師一般嚴謹的保密思維。比如未經管理人員同意，將提取的學術資料和調研課題復制備份，甚至隨意傳輸給他人，造成學校的調研內容外泄。將自己的訪問權限借給校外人員，導致校外人員能隨意登錄和訪問學校的檔案庫，下載學校獨有的文獻內容。這些情況都會造成高校的資源損失。所以，檔案的訪問權限要和義務配套，能借閱什么級別的資料就要承擔對應的義務，例如教研課題資料，這類資料應該單獨建立儲備庫，且只能限定教師訪問，教師在調取教研課題資料時要留下自己的信息，這樣當課題發生泄漏時，就可以追溯到責任人。

其次，高校要在全面分析并認清風險的前提下，針對檔案安全隱患進行評估同樣是至關重要的，應當積極在風險與建設和管理成本當中尋找平衡點。風險評估的主要目標在于核實并評定組織及其資產所面臨的潛在風險，并根據這些潛在風險來選擇對應的安全控制體系，最終為管理控制、安全規劃提供相應的事實依據。

最后，所有人要定期提供自己的閱覽記錄，讓管理人員檢查是夠有調研權限外借或者被盜取的情況，嚴格重視和提防校內人員在不經管理層同意和檔案部門批準的情況外借資料或者外傳資料，將各種課題資料和文獻資料的丟失風險控制在最低。

（二）多元技術加強計算機檔案安全管理

大數據時代，大眾面臨的高校檔案安全威脅正在不斷增多，單純依靠某一種技術顯然難以針對這些安全隱患進行有效的防范，引入多元技術加強計算機檔案安全管理勢在必行[7]。高校要注意對加密技術的引用，將之和訪問權限配合，讓數據庫的訪問和借閱被嚴格分類。

在加密系統的選擇上，高校要注意加密系統和平臺系統的兼容性，要注意不要選擇兼容性差，且對內存占用量高的系統。另外，部分加密系統因為會改變檔案的數據格式，可能會造成對檔案性質的永久改變，讓用戶無法順利執行對檔案的讀寫操作，對于這部分加密軟件，部門要嚴厲杜絕。

在挑選加密軟件的供應商時，高校并不要直接將產品用到檔案庫資料的加密上，還是要準備實驗用的樣機，先測試加密系統的保密性能、對檔案性質的改寫情況、對CPU的占用情況、對系統的兼容情況，確保加密系統不會在開啟加密時過分擠占內存，影響教職工正常辦公，不會和系統不兼容，導致檔案版本更新時無法繼續加密，檔案密碼可以順利初始化，以便操作人員能在密碼遺忘的情況下重設密碼。只有滿足這些要求，才能確保加密系統給高校的數字檔案提供良好的保障。

近年來信息技術與科學技術的迅猛發展，越來越多新興技術的不斷研發，為計算機檔案安全管理提供了有效的技術支持。結合當前信息技術發展動態來看，高校需要從以下幾方面著手加強計算機檔案安全管理：一方面要加大對這些加密技術的應用，讓數據保密性得到提升，另一方要和相關網絡協會、機構積極聯系、合作，用專家會談、講座等形式，培養自己的安全技術人才隊伍，讓高校具備信息保密技術的研發能力，且未來還需要進一步加大計算機檔案安全管理技術的研發工作，盡可能整合多元技術進行開發，從而有效保障計算機檔案安全管理效果，讓檔案數據的安全性、可靠性得到增強。綜合來說，要保證檔案的安全和可靠，高校一方面要積極引入加密手段，用多元化的加密方式確保數據的安全，一方面又不能過度依賴于第三方的軟件服務，要建立自己的人才團隊和技術部門，依靠自行研發的方式打造和數字檔案架構適配的加密系統，實現設備和加密系統的充分兼容，避免因為兼容性不強導致的加密數據無法讀取，加密數據格式損壞等現象的發生。

（三）定期更新系統與修補漏洞

正如上文所述，計算機系統漏洞在所難免，要想有效加強高校檔案安全防護，還需要加強社會大眾對系統的認知，引導教職工定期針對系統進行更新，同時主動進行相關漏洞的修復[8]。對學校和教職工來說，在使用計算機系統、軟件的過程中，需要定期了解系統、軟件更新情況，查看更新信息，了解更新涉及的漏洞修復信息，以便于第一時間進行系統或者軟件的更新。從當前我國計算機系統使用情況來看，在Windows11已經全面推出的情況下，大部分高校的檔案平臺還是建立在Windows7的架構上，甚至存在使用Windows XP的情況，之所以存在這種情況，其一是因為高校管理者對軟件版本的認知不足，不理解軟件平臺更新的必要性，另一方面，則是因為架構變化后，很多教職工已經習慣的界面操作方式也會改變，故出于方便，高校管理層也不愿意更換軟件。但是，對于這些老舊的系統，微軟早就停止漏洞的修復與更新，且系統本身的年代相對較為久遠，面臨的安全漏洞非常多，未來需要進一步加大Windows10與Windows11的推廣力度，盡可能通過系統的及時更新來針對各種漏洞進行修補，減少數據丟失問題的發生，保障數字檔案的安全可靠。

（四）基于宣傳提升教職工信息安全意識

教職工自身是否具備安全意識是重中之重，只有當教職工自身具備良好的安全意識，真正了解大數據時代自身面臨的信息安全隱患，才能從源頭上減少人為因素面臨的數字檔案安全問題。這就需要政府相關單位加大宣傳教育力度，打造多元化宣傳渠道，通過線上線下相整合的模式全面宣傳高校檔案安全知識，如在農村、小區、街道懸掛宣傳標語，定期組織高校檔案安全講座，使得社會大眾能夠在線下學習相關知識。在此基礎上，通過網絡平臺進行相關信息的宣傳，如各個單位的官網微博、微信公眾號等，通過官方發生，定期推送有關高校檔案安全的相關知識，使得大眾能夠在碎片化時間內學習有關的知識內容。通過全面提升大眾信息安全意識，才能夠從源頭上加強高校檔案安全防護工作。

四、結語

綜上所述，大數據時代的全面到來，互聯網與移動互聯網高速發展的大環境下，高校數字檔案的安全問題變得越來越突出。這就需要高校管理者正確認識大數據時代面臨的高校檔案安全隱患，結合大數據時代數字檔案安全威脅的特征，深入分析引發這些安全隱患的原因，以此來制定針對性的應對措施，通過建立健全檔案安全管理體系、多元技術加強計算機檔案安全管理，同時還要依靠引導檔案部門和平臺維護部門定期更新系統與修補漏洞、基于宣傳提升教職工信息安全意識，從而有效保障高校檔案安全。