基于新基建的檔案管理模式優(yōu)化探討

蘆利萍

摘? 要：本文根據(jù)新基建發(fā)展模式對(duì)基建檔案管理提出的新要求，分析傳統(tǒng)基建檔案管理的現(xiàn)狀和存在的核心問題，提出了基建檔案數(shù)字化協(xié)同平臺(tái)建設(shè)和知識(shí)化管理機(jī)制構(gòu)建的思路。以協(xié)同平臺(tái)建設(shè)和知識(shí)化管理為依托進(jìn)行檔案管理模式優(yōu)化，確定基建檔案收集需求和進(jìn)行質(zhì)量控制的規(guī)則，實(shí)現(xiàn)新基建環(huán)境下的檔案收集與項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)需求的適應(yīng)性，提高基建檔案管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新基建;基建檔案;管理模式;數(shù)字化;協(xié)同平臺(tái);知識(shí)管理

Abstract： According to the new requirements of the new infrastructure development model for infrastructure archives management， this paper analyzes the current situation and core problems of traditional infrastructure archives management， and proposes ideas for the construction of a digital collaborative platform for infrastructure archives and a knowledge-based management mechanism. Relying on collaborative platform construction and knowledge-based management to optimize the archives management model， determine the requirements for infrastructure archives collection and the rules for quality control， realize the adaptability of archives collection and project operation and maintenance requirements in the new infrastructure environment， and improve the efficiency of infrastructure archives management and quality..

Keywords： New infrastructure; Infrastructure archives; Management model; Digitization; Collaborative platform; Knowledge management

“新基建”即新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，2018年12月中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議首次提出并于2019年寫入國務(wù)院政府工作報(bào)告。2020年4月，國家發(fā)改委對(duì)“新基建”內(nèi)涵的解釋是將5G、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)中心、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等為代表的信息智能技術(shù)納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的要素加速建設(shè)，突出了信息數(shù)字化、融合創(chuàng)新、信息網(wǎng)絡(luò)、智能升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展的新基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)理念。

新基建理念的逐步實(shí)施對(duì)基建檔案管理與服務(wù)提出了更高要求，實(shí)現(xiàn)檔案收集與歸檔管理向項(xiàng)目建設(shè)過程的平臺(tái)化和知識(shí)化轉(zhuǎn)變成為必然選擇。

1 傳統(tǒng)基建檔案管理的問題

1.1 基建檔案管理現(xiàn)狀。當(dāng)前，基建檔案管理工作的核心在于基建檔案的存儲(chǔ)與管理，一般情況下主要收集歸檔規(guī)定檔案，并確保檔案內(nèi)容的完整性。[1]基建檔案管理工作詳細(xì)規(guī)定了收集檔案所需紙張規(guī)格與記錄內(nèi)容格式，但未系統(tǒng)考慮項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)階段的檔案需求。目前，基于新基建的發(fā)展要求，知識(shí)化和智慧化服務(wù)的重要性逐漸凸顯，有必要對(duì)基建檔案管理和建設(shè)項(xiàng)目單位的關(guān)系加以協(xié)調(diào)，使基建檔案為建設(shè)項(xiàng)目單位提供所需服務(wù)。

在基礎(chǔ)工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間會(huì)涉及基建檔案收集工作內(nèi)容，包括自項(xiàng)目立案至竣工所需有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的資料。一般情況下，資料包括政府部門審批資料、施工企業(yè)建設(shè)資料、設(shè)計(jì)部門圖紙資料、監(jiān)理工作證明材料和質(zhì)檢合格證明等等，所以基建檔案資料廣泛性特征十分突出。

1.2 基建檔案管理核心問題。現(xiàn)階段，基建檔案管理問題主要體現(xiàn)在收集規(guī)范性缺失、整理及時(shí)性較差、收集內(nèi)容單一等多個(gè)方面。在解決收集整理不規(guī)范與不及時(shí)問題時(shí)可充分利用制度規(guī)范有效避免，但針對(duì)收集和運(yùn)行維護(hù)檔案利用缺乏一致性的問題，僅借助制度規(guī)范很容易增加檔案收集復(fù)雜性，且收集內(nèi)容過多，難以對(duì)基建檔案管理問題加以解決。[2]

分析檔案收集與借閱需求不一致的原因主要是基建檔案的收集需求控制無法互相滿足。在檔案管理者對(duì)檔案收集的過程中只參考《工程文件歸檔整理規(guī)程》，主要的目標(biāo)就是在項(xiàng)目建設(shè)階段以檔案資料形式加以保存與管理，因而只能夠與項(xiàng)目開工至竣工階段對(duì)于基本檔案收集要求吻合。而在項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行期間，會(huì)因維護(hù)問題的存在對(duì)檔案進(jìn)行借閱，但檔案資料并非核心檔案目錄內(nèi)容，致使檔案難以借閱。所以實(shí)現(xiàn)檔案收集和利用過程的一致性，并有效規(guī)避囊括全部檔案資料引起的收集成本過高問題已經(jīng)逐漸成為基建檔案管理亟待解決的問題。[3]在檔案管理中最突出的問題就是檔案丟失以及檔案的收集進(jìn)度和項(xiàng)目管理進(jìn)度缺乏一致性等。

在這種情況下，基建檔案管理工作一定要對(duì)檔案收集目錄加以確定，即分成核心目錄與拓展目錄加以收集。其中，核心目錄即根據(jù)管理制度要求收集資料的目錄，以法律法規(guī)為依據(jù)，且文字資料是主要內(nèi)容，數(shù)字資料發(fā)揮輔助作用，此目錄不可變且相對(duì)穩(wěn)定。而拓展目錄指的是管理制度并未規(guī)定收集但需在項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)期間所需使用的資料內(nèi)容，以維護(hù)實(shí)際資料需求為來源，因而內(nèi)容形式多樣性明顯，需以實(shí)際需求為參考確定，此目錄的動(dòng)態(tài)性與延展性特征十分明顯。

2 基建檔案數(shù)字化協(xié)同平臺(tái)

新基建是以技術(shù)和數(shù)據(jù)為核心的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，相對(duì)于傳統(tǒng)基建，更加強(qiáng)調(diào)基于信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。新基建在實(shí)施的過程中會(huì)形成大量的建筑信息模型設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)等，而且這些數(shù)據(jù)存在主體的多元化、建設(shè)方式的差異化、應(yīng)用場(chǎng)景的立體化等特征。因此，充分運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和信息智能技術(shù)構(gòu)建基建檔案數(shù)字化平臺(tái)，通過該平臺(tái)將多主體、多格式、多應(yīng)用場(chǎng)景的基建數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理并開展知識(shí)化與智慧化的服務(wù)成為必然趨勢(shì)和選擇。

基建檔案數(shù)字化協(xié)同平臺(tái)建設(shè)的主要內(nèi)容包括以基建檔案信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與基本建設(shè)工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)平臺(tái)相對(duì)接，強(qiáng)化新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)基建檔案協(xié)同化的網(wǎng)絡(luò)收集、傳輸、存儲(chǔ)、管理和服務(wù)，確保基建檔案數(shù)字化管理與新基建發(fā)展模式相匹配，提高基建檔案管理質(zhì)量和水平。

3 基建檔案知識(shí)化協(xié)同管理

利用基建檔案信息化平臺(tái)，充分發(fā)揮各類技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、存取、組織和服務(wù)的知識(shí)化、智慧化。基建檔案知識(shí)化管理的內(nèi)容包括獲取、重用、標(biāo)識(shí)與維護(hù)四方面。

3.1 基建檔案知識(shí)獲取。基建知識(shí)化管理應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)啟動(dòng)。項(xiàng)目檔案管理人員按照國家規(guī)范確定收集明細(xì)內(nèi)容，確定屬于檔案收集的核心目錄，同時(shí)針對(duì)項(xiàng)目維護(hù)階段所需基建知識(shí)，確定檔案收集的拓展目錄。[4]

根據(jù)檔案收集的核心目錄與拓展目錄建立項(xiàng)目收集明細(xì)表，以此指導(dǎo)各單位開展收集工作，管理人員以此為依據(jù)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行知識(shí)化整理。項(xiàng)目承包單位根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)單位檔案管理人員提供的項(xiàng)目檔案收集明細(xì)表負(fù)責(zé)檔案的收集;項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)檔案核心目錄與項(xiàng)目檔案收集明細(xì)表進(jìn)行整理歸納，以此為依據(jù)開展檔案收集工作并對(duì)承包單位檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)。[5]

3.2 基建檔案知識(shí)重用。長(zhǎng)期以來，基建檔案管理期間，收集與整理檔案均需參考國標(biāo)完成歸檔工作。但此類規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)較為煩冗，管理者對(duì)規(guī)范閱讀與整理方面需花費(fèi)大量時(shí)間，而且僅依靠此類知識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，仍存在大量隱性所需收集知識(shí)。[6]

在實(shí)踐過程中，檔案管理者要以國標(biāo)規(guī)范對(duì)收集規(guī)范進(jìn)行整理，并在檔案核心目錄內(nèi)存儲(chǔ)，也可對(duì)拓展目錄進(jìn)行查看。若拓展目錄內(nèi)存在類似項(xiàng)目，即可將其收集明細(xì)當(dāng)作參考。

3.3 基建檔案知識(shí)標(biāo)識(shí)。在檔案檢索中最常見的方法就是查詢工程項(xiàng)目名稱。然而在工作實(shí)踐中，因借閱方遺漏檔案抑或是未歸還等因素會(huì)導(dǎo)致檔案遺失，所以有必要在檔案管理期間科學(xué)制定標(biāo)識(shí)體系。收集檔案初期能夠識(shí)別檔案，以保證檔案管理者準(zhǔn)確管理檔案。

在基建檔案借閱利用中，如果檔案不存在，可根據(jù)問題與解決措施描述，加以補(bǔ)充;若檔案存在，檔案管理者對(duì)檔案材料賦予條形碼，為后期追蹤工作的開展提供查詢依據(jù)。[7]

3.4 基建檔案知識(shí)維護(hù)。基建知識(shí)管理運(yùn)行維護(hù)是管理者對(duì)于基建知識(shí)的維護(hù)與創(chuàng)造過程。

在項(xiàng)目進(jìn)入維護(hù)階段，工作人員維修與維護(hù)樓宇時(shí)即需要借閱檔案。此時(shí)，項(xiàng)目的維護(hù)人員要事先提交借閱申請(qǐng)，檔案管理者則要審批申請(qǐng)后查詢所需借閱檔案，如果檔案存在即可以基建知識(shí)流程為依據(jù)借出檔案。如果檔案不存在，管理者則需對(duì)承包單位提出收集檔案的請(qǐng)求。在承包單位管理者接收申請(qǐng)后需查詢檔案庫，若檔案存在即可在整理后向檔案管理者移交，若檔案不存在，承包單位同樣要及時(shí)回復(fù)檔案管理者。[8]

在借閱者獲得承包單位移交檔案后要詢問項(xiàng)目的維護(hù)工作者，了解項(xiàng)目對(duì)此檔案的需求。如果對(duì)檔案仍有需求，借閱者即可根據(jù)標(biāo)識(shí)流程借出檔案，而借閱者需負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作。如果借閱者獲得承包單位無檔案的答復(fù)，管理者則要對(duì)項(xiàng)目維護(hù)工作者做出無檔案的答復(fù)。

4 結(jié)束語

新基建環(huán)境下，基建檔案的收集、整理、移交與借閱等內(nèi)容，要求各部門更加有效地交流與合作。本文系統(tǒng)分析了基建檔案管理現(xiàn)狀及核心問題，結(jié)合新基建發(fā)展要求，以數(shù)字化協(xié)同平臺(tái)建設(shè)和知識(shí)化管理為基礎(chǔ)的基建檔案管理模式可以推進(jìn)基建檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)。以平臺(tái)化建設(shè)和知識(shí)化管理為核心，以技術(shù)為支撐優(yōu)化檔案管理流程，在知識(shí)學(xué)習(xí)、重用、識(shí)別與維護(hù)模型構(gòu)建的基礎(chǔ)上，對(duì)基建檔案收集與項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)需求不吻合的問題予以有效解決。

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