以高質量的檔案工作助推公立醫院發展

郭曉

摘? 要：通過對新時期公立醫院檔案管理工作進行系統研究，分析公立醫院檔案管理面臨的機遇和挑戰、目前阻礙公立醫院檔案工作高質量發展的管理效能不高、資源體系不完善、利用服務不充分、安全防范體系不完備、信息化程度不高、專業隊伍建設滯后等問題，并在此基礎上提出提高公立醫院檔案工作質量的對策和建議，以期高質量的檔案工作助推公立醫院高質量發展。

關鍵詞：公立醫院;檔案管理;高質量發展

Abstract： Through a systematic study on the archives management of public hospitals in the new era， it analyzes the opportunities and challenges faced by public hospital archives management， the current low management efficiency that hinders the high-quality development of public hospital archives work， imperfect resource system， insufficient utilization services， and the safety prevention system is incomplete， the degree of informatization is not high， and the construction of professional teams is lagging behind. On this basis， countermeasures and suggestions for improving the quality of public hospital archives are put forward， in order to promote the high-quality development of public hospitals with high-quality archives work.

Keywords： Public hospital; Archives management; High-quality development

1 當前公立醫院檔案工作存在的突出問題

1.1 檔案管理效能不高。主要表現在對檔案管理工作重視程度低，管理觀念落后，相關檔案管理制度和標準規范不完善、更新不及時，醫院檔案管理缺乏整體性系統性的建設規劃，與醫院其他工作相脫節，沒有做到與醫院發展中心工作同部署同考核，檔案管理效能不高，檔案工作在促進公立醫院治理體系和治理能力現代化中的基礎性、支撐性作用不明顯。

1.2 檔案資源體系不健全。檔案資料不完整與檔案資源結構不合理并存。一是歸檔范圍不明確。特別是隨著公立醫院服務功能的不斷完善、管理的日益復雜精細化、承擔的社會公益性職能越來越多，對歸檔范圍沒有及時跟進完善，致使應歸檔的檔案資料不能及時歸檔。

二是歸檔意識不強。有的部門檔案“用時重要，不用不要”，有的部門和個人缺乏大局觀念、系統觀念，圖一時方便，將應歸檔的檔案資料散落在各部門、個人手中，甚至造成檔案的遺失。

三是檔案資料收集“重結果輕過程”，檔案管理部門往往每年一次性集中收集或單個事項完結一次性歸檔，缺乏系統的、動態的、全生命周期的過程性檔案資料的收集和歸檔，在人事檔案、設施設備檔案、重點項目建設檔案、科研檔案等方面表現得尤其突出。

四是檔案資源結構不合理。病歷檔案、紅頭文件類文書檔案、會計檔案較為齊全，人事、科研、設施設備等檔案往往有缺失。

1.3 利用服務不充分。由于檔案信息資源體系不完善，不能為利用者提供全面的檔案信息供給;檢索工具單一、功能不齊全，檢索速度慢、效率低的現象普遍存在，成為檔案信息資源有效開發利用的瓶頸;檔案編研意識不強質量不高，不能提供深層次的開發利用;檔案管理信息化、數字化、網絡化程度不高，難以適應新形勢下公立醫院檔案資源整合化、利用服務多元化的新要求。

1.4 安全防范體系不完備。檔案安全管理制度和工作機制不健全，檔案安全管理責任制落實不到位，管理粗放;檔案庫房設施設備陳舊落后，忽視檔案流動過程中安全管理;檔案數字資源安全管理能力欠缺;缺乏對檔案安全風險評估、隱患排查治理和應急處置常態化演練，應急能力明顯不足。

1.5 信息化程度不高。一方面隨著我國信息技術突飛猛進的發展，公立醫院作為高技術、高知識密集行業，醫療業務方面信息化應用技術走在社會各行各業的前列，HIS、LIS、PACS系統普遍應用，電子病歷系統應用分級評價更是醫院達標上等、公立醫院績效考核的必要條件，新冠肺炎疫情常態化防控下更是催生互聯網醫院如火如荼發展;另一方面，日益發展的新技術越發注重檔案資源的“數據化”，檔案利用者更傾向于智能化、移動化的服務。與之矛盾的是，公立醫院檔案管理及資源開發利用、服務方式卻呈現出明顯的滯后性，檔案管理信息化程度不高，檔案資源仍以實體檔案為主，相當一部分醫院僅做到檔案目錄的電子化，檔案管理還處于“手工時代”，未能有效地利用信息技術開展業務，管理效能低，利用率不高，不能滿足現代醫院管理的要求和檔案利用者的需求，檔案工作在醫院發展中的價值得不到體現。

1.6 人才隊伍建設滯后。由于對檔案工作重要性認識不足，重視程度不夠高，有很多醫院沒有配備檔案專職管理人員，兼職人員很難將時間和精力投入到檔案管理工作中，往往出現檔案資料收集不及時、檔案整理不規范的問題。加之檔案管理本身專業性較強，特別是大數據時代的來臨，醫院更需要具有信息、醫學、檔案專業背景的復合型檔案管理人才，而兼職人員往往缺乏系統的培訓和專業能力，造成醫院檔案管理質量不高。而且檔案管理人員在單位往往不被重視，職稱晉升、職業上升空間有限，檔案管理隊伍要么極不穩定，人員更換頻繁，要么隊伍嚴重老化，檔案工作人員業務水平難以持續提升。

2 促進檔案工作高質量發展的對策

2.1 加強檔案宣傳教育，提高對檔案工作重要性認識。特別是加強領導干部檔案法治教育，增強醫院廣大職工的檔案意識，營造檔案靠人民、檔案為人民的良好氛圍。把檔案工作納入公立醫院整體發展規劃、年度計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施，將檔案工作發展經費列入醫院預算，確保檔案工作發展與公立醫院高質量發展相適應。

2.2 推進檔案管理體系建設，提升檔案管理效能

2.2.1 健全檔案管理體制機制。堅持黨對檔案工作的領導，結合公立醫院的特點，完善與新修訂《檔案法》和各類行業標準、與公立醫院的高質量發展、與人民群眾的健康新需求相適應的管理體制和工作機制，增強檔案管理部門業務指導協調能力，完善醫院檔案管理三級組織體系，[1]明確各相關部門職責，理順關系，全面建立和落實檔案工作責任制，將檔案工作納入年度考核內容。

2.2.2 完善檔案法規制度和標準規范。健全完善檔案收集、整理、移交、利用、存放、銷毀、保密、檔案信息化建設、檔案價值鑒定、各類專題檔案等方面的規章制度、統一工作流程和標準，制定和實施引領高質量發展的檔案標準體系方案，提升檔案精細化管理水平。

2.3 豐富檔案資源，優化資源結構。檔案內容的豐富性和完備性是檔案價值得以實現的基礎。公立醫院要有效落實檔案“應歸盡歸、應收盡收”，檔案管理部門要加強頂層設計，主動作為，充分利用現代技術，完善與各專業部門的協同配合的專業檔案管理體制機制，完善檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規范建檔工作，推動檔案工作全方位全流程深度嵌入醫院預防、醫療、康復、科研、教學、管理的方方面面，注重環節性、過程性材料的收集和歸檔，形成閉環管理，保證檔案材料的完整性和連續性。完善行政文書檔案、設施設備檔案、醫療技術檔案、科研檔案、人事檔案、醫德醫風檔案、健康檔案、會計檔案、病歷檔案等，使檔案資源覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優化。

2.4 推進檔案利用體系建設，充分實現檔案的價值。檔案最大的價值在于利用。公立醫院在完善檔案信息資源體系、提供全面的檔案信息供給基礎上，要建立健全數字化、網絡化的自動檢索體系，[2]加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量的檔案信息產品，加深檔案信息資源的開發利用度，為檔案需求者提供更加便捷的服務，不斷挖掘檔案的價值，把“檔案庫”變成“思想庫”，為公立醫院決策、管理提供參考。

2.5 深入推進安全體系建設，筑牢檔案安全防線。公立醫院檔案覆蓋面廣，檔案安全也涉及國有資產安全、國民健康數據安全、職工權益、患者隱私等諸多方面，很多檔案資料也是醫療糾紛處理的重要法律依據，因此必須高度重視檔案安全工作。要牢固樹立“總體安全觀”，將檔案安全體系建設列入平安醫院建設、雙重預防體系建設的重要內容，從技術、組織和管理上采取有效措施。

健全檔案安全管理制度和工作機制，重點建立健全檔案庫房日常管理、檔案流動過程中安全管理等制度和應急預案，推動公立醫院檔案室實現精細化管理;更新完善檔案庫房和設施設備，建立人防、物防、技防三位一體安全防范體系;統籌兼顧做好檔案數字化安全和紙質載體安全，[3]健全安全保密防護體系，提升檔案資源安全管理能力。

2.6 加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化。公立醫院高質量發展時期，檔案信息化管理系統是必需品、是必備品。

公立醫院要將檔案信息化建設納入本單位信息化發展規劃，推動新一代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，充分利用“互聯網+檔案”手段，信息化支撐，強化檔案工作與公立醫院各項工作深度融合，建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統，在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，逐步推進電子文件“單套制”歸檔，促進檔案信息資源的共享，不斷提升檔案管理數字化、智能化水平，在電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案開發利用等各個方面更好地發揮作用。

2.7 加快檔案人才培養，提升檔案智力支撐能力。要根據公立醫院檔案事業的特點，引進和培養并重，重點引進具有信息、醫學、檔案專業背景的復合型檔案管理人才;開展系統化的專業培訓，加強檔案從業人員的技術能力，提高檔案業務素養和實際工作技能;完善激勵機制，建立完善公平合理的人才評價體系，在晉升晉級、科研獎勵等方面摒棄“旁系列”觀念，與醫、藥、護、技一視同仁，增強檔案專業技術人員的職業認同感、自豪感，建立結構更加合理、素質更加優良、作風更加過硬的檔案隊伍。

參考文獻：

[1]王英瑋，高璐娜.關于修訂和完善《機關檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學通訊，2013（03）：93-97.

[2]何莉.檔案信息資源開發利用方法及途徑的探討[J].檔案管理，2020.

[3]朱曉杰.新形勢下高校檔案管理工作高質量發展的幾個重要問題[J].檔案管理，2020，No.242（01）：121-122.