高校輔導員視角下學生檔案利用與服務研究

紀向宇

摘? 要：學生檔案是高校輔導員工作的重要參考文獻，其利用需求貫穿于學生從入校到畢業的全過程。當前學生檔案在利用方面主要面臨著資源有限、輔導員檔案利用意識薄弱，及檔案利用方式單一、利用效率低下的問題。需要輔導員和檔案管理部門協同優化學生檔案利用服務，拓展學生檔案資源內容、嚴格執行學生檔案管理利用制度、更新學生檔案的管理利用方法、提升檔案利用服務品質，在強化學生檔案利用的同時加強信息安全維護。

關鍵詞：高校輔導員;學生檔案;檔案利用與服務

Abstract： The student archive is an important reference for the work of college counselors， and its utilization needs run through the whole process of students from admission to graduation. At present， the use of student archives is mainly faced with the problems of limited resources， weak awareness of the use of archives by counselors， single use of archives， and low utilization efficiency. It is necessary for counselors and archives management departments to coordinate and optimize student archives utilization services， expand the content of student archives resources， strictly implement the student archives management and utilization system， update the management and utilization methods of student archives， and improve the quality of archives utilization services， strengthen the maintenance of information security while strengthening the utilization of student archives.

Keywords： College counselor; Student archive; Archive utilization and service

高校學生檔案是大學生在校活動的真實記錄，可以幫助輔導員詳細掌握學生基本信息、心理健康、誠信記錄、社會關系、個人經歷等，為輔導員針對學生個性化需求精準地開展學生工作、履行工作職責提供有力支撐。因此，收好管好用好學生檔案，是輔導員提高自身工作效率和質量的重要抓手。

1 高校學生檔案利用服務存在的問題

1.1 學生檔案利用服務中的檔案資源問題

1.1.1 學生檔案管理分散，不能保證內容真實完整。在學生檔案管理工作中，不管是高校采用何種管理模式，學生檔案管理都涉及多元主體，存在“多頭分散”管理情況。既有檔案館（室）、教務處、組織部、學工部、團委、研工部、招就處、心理健康等學生管理部門，也包括院部、學生組織等二級學院和團體。多元主體管理模式難以保障學生檔案管理工作有效落實，無法確保在學生工作中形成即時、完整、真實的記錄，影響后續的收集、管理工作。[1]

1.1.2 學生檔案內容單一，不能有效滿足工作要求。《高等學校檔案管理辦法》對學生類檔案規定的多為學生的基本信息，高校收集管理的學生檔案也多以此為依據。但在實際工作中，僅掌握學生的基本信息，遠不能滿足輔導員有效管理學生群體的需求。目前高校學生檔案內容較為單一，沒有記錄學生在校參加的各項活動、心理健康和個人信用等動態發展的全過程，不能有效地發揮檔案的憑證和參考價值，幫助輔導員有針對性地指導學生處理好在校學習生活等方面的具體問題。

1.2 學生檔案利用服務中的利用意愿問題

1.2.1 檔案利用意識淡薄，影響輔導員檔案利用的主動性。多數師生對于學生檔案的認識依然較為傳統，認為學生檔案就是封裝于檔案袋中的材料，需要嚴格保密，不能隨意拆封和查閱，其中記錄的都是學生的個人信息，是學生個人履歷的證明，對于學生個人十分重要，多數輔導員對學生檔案工作的認識依舊停留在學校要形成并保管學生檔案，而不對學生檔案的利用服務作更多思考。

1.2.2 檔案利用方式繁瑣，影響輔導員檔案利用的積極性。學生檔案的“多頭分散”管理導致學生檔案不能提供統一的服務空間和利用制度，檔案利用方式也較為傳統，輔導員如果想利用學生檔案，只能自行向保管檔案的部門咨詢并在遵守各部門規定的前提下進行利用，整體利用服務效率低下。

1.3 學生檔案利用服務中的服務方式問題

1.3.1 使用傳統服務方式，不能提供高效利用服務。多數高校學生檔案利用方式仍是以線下利用紙質檔案為主。例如畢業生在應聘或升學過程中，需要提供在校期間的成績證明，無法通過線上的途徑獲取成績單，只能自行回校領取或通過信件郵寄，獲取由學生處或檔案館打印并加蓋公章的成績單。[2]

2 高校學生檔案利用與服務優化策略

2.1 優化思路。針對高校學生檔案利用與服務過程中存在的檔案資源問題、利用意愿及能力問題、檔案服務方式等問題，本文認為，應當先解決基礎性問題，再進行利用方法及形式的優化，即先行解決檔案資源問題，提升輔導員檔案利用的意愿及能力，最后優化檔案資源利用服務的方式方法。

2.2 優化路徑

2.2.1 豐富學生檔案資源，優化檔案可用內容。輔導員作為在校教職工中與學生接觸最多的人，較其他人員而言能夠更直接地獲取學生信息，因而高校輔導員可以是學生檔案的記錄者、管理者、利用者。根據管理和育人的需求，需要輔導員有意識地形成和管理檔案，擴充學生檔案資源，豐富學生檔案可用內容，為檔案利用打下資源基礎。[3]

豐富的學生檔案資源可用于輔導員具體工作職責中：（1）在思想理論教育和價值引領中，利用記錄學生行為特點和思想政治狀況及其變動的檔案材料，在跟蹤考評學生思想政治素質的同時，對思想政治教育工作的效果進行評估，及時調整思政教育方法;（2）在黨團和班級建設中，利用記錄學生日常表現的檔案材料，評估學生思想政治水平和日常表現，可以幫助開展學生干部遴選工作，助力班級建設;（3）在學風建設中，利用記錄學生專業成績、課堂考勤、學習狀況等檔案材料，實現有效對學風進行監控和干預;（4）在學生日常事務管理中，以檔案為依據進行入學教育、獎助學金評選和貧困生幫扶等;（5）在心理健康教育與咨詢工作中，利用記錄學生心理健康情況的檔案材料，關注學生心理變化;（6）在網絡思想政治教育中，利用記錄學生網上活動產生的數據信息，進行思想政治和網絡安全教育;（7）在職業規劃與就業創業指導中，利用學生檔案為學生就業創業提供指導及與用人單位溝通協商等。

2.2.2 完善檔案管理制度，創造良好利用環境。各高校應當結合學校實際情況，完善學生檔案管理制度，從管理主體與責任、工作流程、服務規范等方面提升學生檔案管理的規范化和標準化流程，創造良好利用條件和服務環境。[4]在檔案管理主體上，把輔導員列入兼職檔案員隊伍，充分利用好輔導員的職責優勢，界定包括學生管理信息系統在內的各種載體和類別的學生檔案管理范圍、歸口管理單位，落實管理責任，確保學生檔案及時形成、按時收集。

在工作流程上，明確檔案在“收、管、用”各個環節的具體程序和步驟，及時和如實記錄發展黨員的全過程、對發展對象的每一次教育和考察，使檔案工作步驟有章可循，提高學生檔案管理標準化水平。

2.2.3 優化檔案服務方式，提升檔案服務品質。在web2.0以及辦公自動化全面推行的今天，應跟進技術發布步伐，提高檔案的利用效率和利用質量。學生檔案的作用主要體現在參考作用和憑證作用兩種。對于發揮學生檔案的憑證作用，不僅要獲取學生檔案信息，并且要取得證實該信息真實可靠的有力證明，以助力學生評獎評優、升學就業時使用。[5]

檔案利用服務信息系統是優化利用服務的現實途徑，除線上利用外，還需實現線下查檔預約、檔案復印郵寄等功能。在系統資源建設方面，在現有學生檔案的資源管理的基礎上，將學生管理信息系統中的學生電子檔案管理也納入其中。也可以開發適應于各類移動終端的信息服務平臺，為進一步提升利用服務的效率。

2.2.4 開展檔案知識宣教，增強檔案利用能力。檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識，包括了對于檔案重要性、利用必要性的認識以及對利用方法的認識。在檔案利用服務中，檔案意識的提升表現為檔案利用意愿及利用能力的提升。具有充分的檔案意識是輔導員能夠積極主動利用檔案的前提。檔案知識宣傳教育是提升檔案意識的有效途徑。[6]

首先要從學生檔案與輔導員工作的實際出發，增強輔導員對學生檔案重要意義的認同感，以檔案知識宣教為基礎，針對學生檔案的特點及內容對輔導員開展檔案宣教工作，有效提升輔導員的檔案意識，使輔導員能夠發揮主觀能動作用，積極利用學生檔案輔助自身工作。

其次是對輔導員開展信息技能培訓，使其掌握現代化檔案利用技能，達到用戶能夠正確使用校內信息系統、使用校內檔案信息資源的目的，真正發揮學生檔案信息資源的作用。

2.2.5 維護檔案信息安全，保障學生合法權益。從輔導員視角出發，學生檔案信息安全最主要的是內容安全，要求確保學生檔案信息真實和保密。檔案信息安全事關學生的前途和命運，不僅是從檔案有效安全利用方面對輔導員提出的要求，同時也是出于自身工作職責層面對輔導員提出的要求。[7]

學生檔案作為個人學習生活經歷的有力憑證，對學生評優評先、求學求職等有重要的參考作用，維護學生檔案信息的真實完整，是提供優質檔案利用服務的前提條件。目前社會上個人信息泄露的事件層出不窮，不法分子根據泄露的信息，利用學生缺乏警惕意識和社會經驗進行詐騙，造成嚴重后果和惡劣社會影響。

在學生個人檔案分類細化、信息記錄更加詳盡的狀況下，輔導員作為最了解學生個人情況、掌握大量學生信息的人，具有利用學生檔案的權利，同時也有保護學生信息安全的義務，需要恪守檔案利用規定，避免檔案信息泄露，維護安全的檔案信息環境。

參考文獻：

[1]吳春陽.微時代高校學生事務微檔案建設探究[J].檔案管理，2020（04）：127-128.

[2]高玲俐.OA背景下高校檔案集成管理研究[J].檔案與建設，2020（11）：65-66.

[3]黃晨熹.老年數字鴻溝的現狀、挑戰及對策[J].人民論壇，2020（29）：126-128.

[4]常華.高校學生黨員檔案管理探析[J].北京檔案，2021（03）：37-38+40.

[5]王玉楠，李佳杰，張旭.建立“大學生成長檔案”的作用、意義與方法[J].成人教育，2017，37（11）：86-88.

[6]儲紅琴.新時代高校學生素質考評檔案建設[J].檔案與建設，2020（12）：59-61.

[7]王友建.基于微信的高校學生事務檔案信息系統架構與實現[J].浙江檔案，2016（09）：19-21.