PDCA循環理論在高職院校督辦工作中的運用

鄧 華

(福建水利電力職業技術學院， 福建 永安 366000)

督辦工作屬于高職院校質量管理重要環節，工作人員應結合高職院校實際工作條件以及督辦工作現狀，明確制定各項工作計劃，并做到心中有數，確保計劃指定的全面性以及周密性。通過有效落實督辦工作，能夠在提高高職院校辦學水平的同時，進一步優化其管理質量。因此，PDCA循環理論在督辦工作中的應用具有重要價值，能夠有效協調各方面資源，并提高督辦辦事效率，確保領導決策能夠得到有效落實，以保障學校各項工作的開展和教學質量的提高。

一、高職院校督辦工作開展現狀

就目前而言，在高職院校中，制度不完善情況較為普遍。大多數督辦工作主要由辦公室負責完成，但是因為辦公室工作任務繁雜，在工作過程中，難以全身心投入到督辦工作中，導致督辦工作不力。因此，在沒有制度保障的情況下，將會產生責任推諉現象，嚴重損害督辦最終效果[1]。

二、PDCA循環理論與督辦工作關聯性

PDCA循環理論提出者為休哈特博士，后被戴明采納，通過進行有效宣傳后，該理論逐漸被受到關注。該理論能夠為質量管理工作提供準確的依據，并將質量管理工作劃分為計劃、執行、檢查、調整等環節，可有效提高工作最終效果。督辦工作屬于高職院校中教育教學質量評價與改進范疇，最早在高校內部設置學院行政工作督辦，主要用于催辦和檢查各部門工作落實情況，而近期設置督查辦，主要為配合黨風廉政建設。對于高職院校而言，督辦工作至關重要，與高職院校未來發展密切相關，并且將會直接影響到高職院校的聲譽，因此，可將其視為一種質量工作，應重點加以把控。例如，為有效提升督辦工作質量，高職院校應合理應用PDCA循環理論，以全面質量管理理論作為依據，將督辦工作劃分為計劃、執行、檢查、調整環節，并提出持續性的跟蹤管理，確保督辦工作能夠形成完整的PDCA循環，為督辦工作順利開展提供保障。就目前而言，高職院校對督辦工作往往更加重視該工作是否按期完成，而對督辦工作質量關注度較低，導致督辦工作成效相對較差，因此，要求高職院校應切實完善督辦工作體系以及相關機制，確保督辦工作質量。

三、PDCA循環理論在督辦工作中的應用

(一) PDCA循環理論應用

督辦工作主要指建立在有效督促檢查形式基礎上，以保證高效完成各項工作。通過落實督辦工作，能夠及時發現高職院校內部管理工作中存在的不足，并有效落實高職院校內部各項管理工作，提高高職院校辦學水平。在高職院校中，督辦工作兼具服務、監督功能，以年度工作作為著手點，可明確階段性重點工作，并借助督辦形式，對學校內部各項工作進行統籌安排，可確保各項政策執行到位，有利于實現高職院校提高辦學水平的最終目標，在優化高職院校辦事效率方面優勢顯著，并且有利于調動高職院校內部工作人員工作積極性。例如，通過建立在有效應用督辦工作成果基礎上，能夠在高職院校內部管理中起到一定的激勵作用，使各部門能夠以計劃作為依據，落實各項管理工作，促進高職院校辦學有效開展，提高高職院校綜合效益[2]。

1.督辦工作中的計劃(Plan)。工作人員應健全臺賬以及報告制度，通過加強制度規范，有效疏通督辦工作開展過程中存在的問題，并有效提高督辦工作水平，優化工作人員督辦能力。在建立、完善臺賬與報告制度過程中，高職院校辦公室應參與其中，制定相應的進度計劃，對各類擬辦、催辦、反饋等事項進行詳細記錄，要求辦公室工作人員既要明確督辦時間，還要進一步做好督辦內容、成效控制工作。而各執行部門主要負責跟蹤相關部署的執行情況以及全校情況，并建立相應的臺賬關聯存檔，使領導層能夠及時了解學校內部督辦情況，并進一步對后續工作進行安排。

2.督辦工作中的執行(Do)。督辦工作具有流程復雜的特點，因此，工作人員應將PDCA循環理論合理應用到督辦工作中，進一步完善調研與反饋制度，通過同時進行督查、調研工作，能夠避免在不了解實際情況的前提下進行催辦工作的情況。總體而言，督辦工作應圍繞高職院校為中心展開，因此，要求相關工作人員應切實落實調研工作，明確督辦重點以及難點，明確督辦實際可能遇到的問題，并尋找原因，將其向領導進行匯報，獲取解決問題的方案。例如，當督辦處理事件具有較高的關注度，工作人員應予以反復調研，確保最終督辦效果。所有督辦事項均需要獲取到準確的執行反饋結果，并且所有材料均需要在規定時間內報送，確保決策執行的準確性，為后續工作奠定基礎。如果單位未達到督辦目標，則應結合復核情況，進行補充辦理。針對逾期不上報行為，督辦中心應嚴格進行核實，并對相關工作人員進行追責[3]。

3.督辦工作中的檢查(Check)。對于督辦工作而言，督辦效果、質量十分關鍵。因此，要求工作人員應樹立嚴肅嚴謹的原則，落實資料核對工作，確保各項資料準確性。在整個督辦管理系統中，工作人員應通過深入調查，詳細審核各項數據以及資料，以免出現資料、數據失誤情況，對督辦工作效果造成影響。督辦工作需要多個部門相互配合完成，建立在真實有效的環節控制基礎上，可有效提升督辦工作質量。高職院校應著力于打造高水平督辦專業隊伍，提高工作人員個人素質，確保其能夠將良好的業務能力應用到實際工作中，提高工作質量。同時，工作人員應樹立精益求精的態度，堅持秉公辦事，既要保持自身協調能力，還要具有服務精神，通過加強與其他部門工作人員之間的合作，實現對督查工作情況的有效反饋。近年來，網絡信息技術在督查工作中的應用已經普及化，例如，某高職院校已經將信息技術與PDCA循環理論中的檢查環節進行有機結合，確保上級領導決策能夠準確得以落實到高職院校中，并在第一時間得到反饋，進而形成良好的督辦網絡。另外，高職院校應著力于培養督辦隊伍的業務能力，要求工作人員應明確各項政策制度，并具備專業調研技巧，有效完成各項組織協調工作，實現對實際問題的解決。

4.督辦工作中的調整(Action)。為有效落實督辦工作，高職院校應切實健全相應的績效指標，并以此作為依據，完成評定工作。高職院校應在明確PDCA循環理論基礎上，將其有效應用到督辦工作中，確定督辦工作常規化，并制定相應的標準，為后續督辦工作的開展奠定良好基礎。同時，針對督辦工作問題，工作人員應及時進行歸納分析，并提出相應的改進方案。督辦工作對質量要求嚴格，兼具公平性以及高效性。因此，高校工作人員需協調兩者間的平衡，落實相應的評審、公示制度，有效化解在督辦工作中存在的矛盾，提高督辦工作效率，落實對督辦工作的重點改善。建立考核與通報制度，結合督辦工作開展情況，落實相應的考核工作，并提出各項激勵約束措施。針對督辦執行良好的單位，高職院校應在全校范圍內進行通報表揚，反之則要予以通報批評，通過將督辦成效與各部門年終績效相掛鉤，可有效樹立權威，改善以往督辦工作存在的管理不順暢、執行度較差情況，提高執行單位主動性。在定期內，高職院校應公開督辦工作執行情況，并自覺聽取師生意見，接受師生監督。當工作中存在不足時，工作人員應重點予以解決，并提出有效建議，確保在后續工作中能夠有效規避這一問題，實現對該經驗的有效推廣，在整體上保障督辦工作效率。針對督辦進展緩慢情況，工作人員應及時查明原因，并進行改進，在必要的情況下，可追究相關工作人員責任。

(二) PDCA循環理論應用創新

對于督辦工作而言，工作人員應進一步落實PDCA循環理論創新工作，確保該理論能夠得到有效應用，并得到最大化價值發揮。具體而言，工作人員應結合督辦工作實際情況，制定完整的工作規范，要求應準確定位各部門工作人員工作職責，并完善工作計劃。針對重大事項，各部門應以工作規范作為依據，落實各項處理工作。首先，工作人員應明確責任分工，以免出現互相推諉的情況。同時，應確定督辦時間以及具體辦理要求，防止出現拖拉、耽誤情況，確保督辦工作執行力度，提高決策水平。另外，應確保工作計劃的準確性，將重點以及難點予以樹立，使工作人員能夠始終保持清晰思路，圍繞高職院校作為核心，完成各項督辦工作[4]。為有效發揮督辦職能，工作人員應深入基層，落實調研工作，提高管理工作的效率。以高職院校為核心，工作人員應確保將PDCA循環理論滲透到督辦工作各個環節中，并落實相應的調研工作，密切關注教職工實際存在的問題以及關注的熱點，收集具有價值的調研信息，并予以上報，使領導層能夠得到準確資料，制定下一階段工作安排。在收集各項資料過程中，工作人員應合理利用工作意見箱、信訪等渠道，將重點問題予以上報，確保各項政策得到有效開展。在督辦工作中，工作人員應保持思路的靈活性，根據時間以及事項的不同，合理采取相應的督辦方法，提高督辦工作的準確性以及高效性。借助PDCA循環理論，通過采取電話形式，可有效下達各項決策部署。同時，也可以通過直接下發施令的方式，對重大事項執行情況進行督促，并以實際情況出發，完成各項規定制定，落實制度建設。高職院校以人才培養作為最終目標，因此，在開展督辦事項過程中，工作人員應明確重點，對主次進行區分，在了解國家政策的基礎上，完成人才培養工作，經按部就班形式，確保各項督辦工作得到有效推進。通過做好重點把控，工作人員可以從宏觀層面對整個督辦工作進行規劃，確保督辦工作價值得到最大化發揮。因此，工作人員在督辦工作中，應落實人才培養工作，密切關注教職工群體，保障其切身利益[5]。

四、結語

高職院校督辦工作與其內部管理水平密切相關，并會直接影響高職院校長遠發展，因此，在落實督辦工作過程中，工作人員應樹立精進完善的理念，合理應用PDCA循環理論，并將督辦工作集中分為計劃、執行、檢查以及調整等模塊，建立在有效分析總結基礎上，可實現對督辦機制的完善，進一步提高督辦工作水平。