高職院校檔案管理的創新與優化研究

祁建斌

(福建水利電力職業技術學院， 福建 永安 366000)

新時代高職院校檔案管理部門必須重視對檔案信息的管理，對其進行搜集與分類整理，保證檔案的質量與安全。其中，高職院校的檔案管理工涉及到學校歷史、教師以及學生信息等多種信息資源，如果在檔案信息整理的過程中出現信息丟失、信息整理混亂等問題，會導致高職院校的教學管理工作難以正常進行。大多數高職院校已經開始重視高職院校的檔案管理工作，建立了專門的檔案管理部門和工作系統，在我國社會迅速發展的背景下，高職院校檔案管理的水平有了很大程度的提升。高職院校檔案館擔負著傳承高職歷史記憶傳播校園文化的功能，通過合理的方式開展高職院校智慧檔案館的建設，不僅可以推動高職院校檔案信息資源的共享共建，而且可以有效地提升檔案館工作的質量。因此高職院校必須要對檔案管理工作進行創新，提高檔案管理工作意識，實現工作的優化，促進高職院校的長期穩定發展。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案既是一種信息資源，也是一種無形資產，在高職院校管理工作中發揮著重要的作用。檔案的價值在于其內容中所包含的知識，它是學校在不同時期的工作中形成的真實歷史記錄，它不僅真實記錄了學校的發展歷史，也記載了辦學的經驗和存在的問題，是學校重要的財富，是校園文化的重要組成部分。加強檔案管理，有利于提高教學管理工作效率和管理水平，有利于激發教職工和學生的愛校情懷，從而有利于加強校園文化建設。由于檔案是在各項工作中形成的原始有記錄，是第一手資料，是令人信服的真憑實據，從而有利于保護自己的合法權益，可以減少不必要的糾紛。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

(一) 檔案管理工作意識相對落后

隨著社會的發展和教育水平的提高，當前高職院校的發展越來越迅速，高職院校管理工作越來越現代化。但是由于傳統管理理念的影響，目前部分高職院校的檔案管理部門依然沒有樹立正確的工作意識，認為檔案管理工作只是將工作信息進行整理和分類，對高職院校的正常運營沒有重要的影響。此外，由于工作方式方法落后，導致部分高職院校在檔案管理工作中沒有配備相應的設備，工作人員在進行檔案管理工作時仍然主要采用人工的傳統工作方式，導致工作的效率較低且容易發生工作失誤等現象，嚴重限制了高職院校檔案管理工作的進步，對高職院校的發展造成不利影響。

(二) 高職院校的檔案管理隊伍水平不高

由于高職院校檔案中記錄著學校發展歷史、教師以及學生等多種信息，因此高職院校的檔案記錄信息較為復雜，要對檔案進行科學管理需要更加細致的流程，這就對檔案管理工作人員的工作素質提出了較高的要求。部分工作人員在工作中沒有意識到檔案管理工作對高職院校正常運行的重要作用，因而缺少嚴謹的工作意識和負責態度，并且由于檔案管理工作專業度不高，只能簡單地處理部分信息整理工作，難以應用現代技術對信息進行分類和整理。檔案信息與高職院校的日常工作沒有建立必然的聯系，導致高職院校的發展缺乏后續動力，不利于高職院校的長期穩定發展。

(三) 缺乏科學有效的檔案管理工作方法

高職院校檔案是記錄高職院校重要運行與工作信息的載體，若將其簡單地歸結為對高職院校信息的收集、歸整與保存，會導致高職院校的管理工作處于停滯不前的狀態，難以創新和進步。當前部分高職院校的檔案管理工作雖然已經開始建立工作體系和系統，但是在信息化處理手段的應用上缺乏先進性，沒有進行科學的管理。比如由于部分工作人員的年齡偏大，缺乏足夠的網絡技術應用能力，造成檔案管理混亂和辦事效率低下。

三、高職院校進行檔案管理工作創新與優化路徑

(一) 采用基礎材料做好檔案管理的基礎工作

隨著網絡技術的廣泛運用，高職院校檔案管理工作也應跟上時代發展的步伐。高職檔案數據庫的完整是在大數據時代對高職檔案管理的核心和關鍵所在，只有建立健全檔案數據庫，才能適應新時代教育事業發展的要求。首先，加強電子檔案建設。根據目前所掌握的檔案進行分類，需要將現有的個人履歷等信息存入指定的檔案數據庫中，以便查找。而在這些信息中，不需要保密的信息應該進行相關的核實和補充工作，以保證每份檔案的完整。其次，實現高職系統和其他的一些子系統進行數據接口。對高職人員的工作數據進行分析和統計，同時對職能部門進行審核來形成比較權威的數據。其內容主要包括日常工作、工作完成情況以及相關培訓教學、教研和獲獎的情況。除此之外，還應該包括領導、同事以及學生對教師的評價和教師在企事業單位的工作及社會實踐情況等。最后，要充分利用互聯網的優勢，在原有數據的基礎上，進行不斷的更新。可以采用主動調查高職員工的社會關系以及身體是否處于健康狀態等方法，不斷對數據進行完善。從而實現對原始數據的進一步擴展，不斷地增加數據的可靠性和真實性。從而實現以基礎的數字化模式為前提，通過圖片以及視頻和文字的形式進行補充的特點。

(二) 加強檔案管理工作隊伍的建設

在高職院校檔案管理工作中，高職院校要提高自身的檔案管理工作能力，要培養一批具有專業素質的管理工作人員，能夠以專業知識建立合理的檔案管理工作體系，引導高職院校進行檔案管理工作。高職院校要根據自身的檔案管理工作要求建立人才培養體系，并按照管理工作人員的年紀、專業知識以及隊伍的結構等進行調整，補充部分崗位中人員的缺失。此外高職院校要對年輕、具有較快接受能力的管理工作人員進行計算機技術、軟件應用以及信息化檢索能力的培訓，提高工作人員在檔案管理工作中的現代化水平，從而推動檔案管理部門工作能力的快速提升。

(三) 引入大數據并保證高職院校檔案信息的安全性

與云計算技術一樣，大數據也是近年來互聯網深入發展的產物。在這個信息數據大爆炸的時代，能夠抓住信息規律的人往往可以跟上時代的潮流。將大數據技術應用到高職院校智慧檔案館的建設不可能在短時間內完成，而是需要長時間持續的努力，才能將大數據技術有效地應用到高職院校智慧檔案館的建設中。大數據具有數據多樣、數據信息存儲量大等特性。在高職院校智慧檔案館的建設中應用大數據技術，對于檔案業務的保存和管理都有著重要的作用。例如，在檔案信息的收集環節應用大數據技術可以實現檔案文件范圍的自動判定，從而實現檔案文件的自動篩選。在檔案的保管環節應用大數據技術可以實現檔案信息的挖掘和分析，從而可以在減輕檔案館管理人員工作負擔的基礎上提升他們的工作效率。在網絡信息化技術的迅速發展下，無紙化辦公普及范圍日益廣闊，檔案的存儲載體由傳統的紙質載體變成了以電子檔案載體為主，這在很大程度上節約了檔案管理的時間成本和經濟成本。無紙辦公模式減輕了高職院校檔案館館員的工作量，高職院校檔案館館員可以抽出更多時間去挖掘檔案信息的內在含義。這可以有效地提升高職院校檔案館的智慧化水平，同時也有利于高職院校檔案館更好地為用戶服務。無紙化辦公模式的發展，尤其是電子檔案信息的發展成為了推動高職院校檔案館智慧化進程的重要條件。因此，要想切實地提升高職院校檔案館的智慧化水平，就必須充分地利用信息化技術提升高職院校檔案館的工作效率。為了保障高職院校檔案管理工作的信息化發展就必須對現有的檔案信息進行深入地挖掘，在整合現有檔案信息的基礎上才能推動高職院校檔案管理工作的信息化。在進行信息挖掘的過程中，高職院校的檔案管理工作人員應當積極地與各部門進行協作，從而充分地挖掘高職院校中的信息資源。不僅如此，高職院校的檔案管理工作人員還需要對同一信息進行多層次地挖掘和分析，從而有效地推動信息化技術在高職院校檔案管理工作中的應用。

三、結語

隨著信息技術的快速發展和高職院校檔案管理工作意識的逐漸提升，檔案管理工作在高職院校日常工作中的重要性不斷凸顯，受到高職院校及相關部門的廣泛關注。高職院校要提高自身的綜合管理能力，為了實現長期穩定發展，必須要提高自身的檔案管理能力。高職院校可以通過采用基礎的材料來實現和建成高職院校檔案、對檔案管理工作人員進行專業培訓、應用網絡技術提供檔案管理信息化服務，加強對檔案管理工作環境的安全保障，優化和創新工作方式方法，不斷實現檔案管理工作水平的提升，以充分發揮檔案的作用。