探討提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

李永忠

摘要：我國社會的發展越來越快，進步越來越大，經濟體系在不斷改革中完善，所有行業都相應的逐步提升管理制度，事業單位也不例外，該單位在運營過程中，檔案的數量與需求整體都在提升，因此，在新的形勢下，應該改變傳統的檔案管理方式，順應社會的發展潮流，把信息化技術應用到檔案管理當中，以此提高管理效率，為管理工作省去諸多麻煩。本文將對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略展開探討。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;方法策略

在社會的發展中，事業單位具有重要的作用;社會在進步，事業單位也在隨著形勢發展而不斷的改變。在日常的工作中，需要用到很多文件檔案，所以檔案管理是最為繁瑣的一項工作。因此，需要維護好事業單位的所有的資料檔案，管理檔案是件重要的事情。在新時代，信息化技術水平不斷提升，事業單位也慢慢摒棄了傳統的思想觀念，做到了與時俱進，在檔案管理當中將先進的信息化技術引用進來，促進了事業單位對檔案的管理。

一、事業單位檔案管理信息化的意義

事業單位是我國政府機構的重要組成部分，具有非常重要的作用，其主要從事于教育、醫療、科技等行業;人民群眾日常生活離不開事業單位的服務與幫助，事業單位在工作中會用到許多資料檔案，在信息化技術的廣泛應用下，信息化檔案管理更好的取代了傳統的檔案管理方式。使用信息化技術管理檔案，也是社會發展的趨勢，有效節約了人力資源的管理成本，并減少了因人工失誤導致的錯誤，使事業單位的工作更方便快捷，在查閱檔案時更便利，大大的提高了事業單位的服務能力及辦事效率[1]。

二、事業單位檔案管理信息化的特點

在檔案管理中信息化技術的使用，意味著資料的儲存具有了更大的優勢。事業單位在以往管理檔案的過程中，只是對其進行紙質內容的檔案保留，且檔案的保存與管理都是人工操作，然而很多檔案在日常工作中需要經常使用，頻繁的使用極易對其造成損壞，影響了日后的正常使用，這讓事業單位在工作中存在一定的影響。所以在信息化建設下，[2]紙質的檔案管理將轉變為電子檔形式，通過把檔案資料錄入到磁盤里面進行儲存，使其提高了檔案錄入的工作效率;也意味著可以存儲的內容更多;數據能夠更完整的保存下來且保存時間更久;一定程度上也更加方便了工作人員的查找。除此之外，信息化的管理使檔案數據的管理與應用達到了更好的效果，提高了事業單位工作人員對檔案數據的利用率與共享能力。工作人員在使用時，只需要在相關程序上輸入相應的查找內容便能快速的找到所需的檔案，這使查找、翻閱檔案的時間大大的縮短了，提高了事業單位的工作效率。

三、事業單位信息化建設檔案管理中存在的問題

（一）對信息化檔案管理的不重視

事業單位關乎著我國的民生問題，隨著社會的發展，很多事業單位的信息化建設檔案管理系統也基本完成，但很多工作人員在實際工作中，依然沒有轉變傳統的思想觀念，依然習慣使用傳統的管理方式，對信息化管理系統的理解不到位，沒有自覺把信息化檔案管理方式應用到實際的管理中，達不到對檔案信息化管理的重視程度[3]，因此，使其設備更新和模板設置都比較落后，很多單位甚至出現了根本就不會更新檔案信息化管理的系統，阻礙了信息化的建設發展，這種情況嚴重影響了事業單位工作人員的工作效率。

（二）信息化管理平臺使用率低下

然而，很多事業單位根本就很少使用信息化管理平臺，這與使用該系統的本質是為了提高工作人員對檔案的管理效率，減輕其工作量，以及降低管理成本，從而促進檔案管理工作更好的完成，提高檔案管理工作的高效性及精準性[4]相違背。但是，據了解很多事業單位的工作人員壓根對檔案信息化管理的模式根本就不熟悉，沒有意識到信息化檔案管理的重要性，導致該信息化平臺使用率低下，發揮不出其管理優勢。

（三）輕視信息化系統的維護管理

信息化管理涉及到網絡技術，因此就會存在數據安全的問題，單位傳輸、共享的檔案數據都有可能存在被盜取、丟失的情況，這種現象的發生對事業單位會產生極大的影響。但是在實際工作中[5]，事業單位不重視信息化系統的維護保養，沒做好風控工作的管理，而且事業單位的檔案信息化管理系統非常老舊，沒跟上系統時常更新的節奏，從而降低了該系統的風控能力，導致數據信息泄露的幾率增大，因此，事業單位應該提高對信息化系統維護管理的重視。

四、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）提高工作人員的素養

事業單位的檔案管理工作屬于后勤工作，雖然與事業單位的工作沒有直接的關系，但是對事業單位的日常工作具有極大的保障，所以單位管理人員一定要清楚的意識到檔案管理的意義所在，明白檔案信息化管理的發展趨勢，改變傳統的觀念，積極熱情的接受新的檔案管理模式。

對此，管理人員首先要保證自己的專業素養，對單位所有的檔案都能比較了解，樹立完好的責任與服務意識，以身作則，積極學習新的信息化管理技術，熟悉掌握基本的計算機工作軟件，能夠熟練操作該管理系統[6]。事業單位可以建立專門的培訓制度，定期對檔案管理人員進行專業的人才培訓。因此，為了能夠使檔案管理人員不斷的提升自己，事業單位可以把檔案管理工作設置考核機制，建立完善的考核、獎勵、懲罰制度，從而提高管理人員的專業能力及素養，培養出符合該工作崗位的專業信息化管理人才。

（二）建設信息化管理系統

檔案管理工作保障了事業單位的日常服務工作，其管理工作信息化不僅提高了檔案管理工作的效率，也意味著事業單位能夠緊隨時代的步伐，利用新科技不斷提升單位內部的管理，所以事業單位也要建立完善的信息化管理系統。首先，事業單位要先引進信息化管理的系統，提供好單位內部所需的硬件設施，以及較好的軟件配置，這是建設信息化管理系統的基礎要求[7]。事業單位可以適當的加大資金投入，確保全單位都能完整的納入信息化管理的范疇內;其次，隨著科技的不斷進步，信息化管理已經不僅僅局限于計算機上面，現如今，在移動設備上也能夠很好的完成工作，所以，事業單位可以與提供信息技術的單位合作，開發一個專門的APP來進行檔案管理的工作，從而提高了文件數據安全工作，與該技術單位建立長期的合作關系，確保該系統的維護管理。

（三）制定信息化建設規劃

為了促進事業單位信息化的檔案管理，事業單位要充分了解信息化技術的發展以及不同技術的使用效果，加強對信息化技術的學習，事業單位領導也要做好對信息化建設管理的工作，結合檔案管理人員提出的建議，建立一個合適的管理模式[8]。同時，加強管理人員的信息化技術水平，也可以適當的招賢納士，招聘一些掌握信息化專業技術的人員，以此確保檔案管理工作的可擴展性，保證該信息化管理系統在事業單位的工作中能夠更好的發揮出其優勢，能夠滿足事業單位工作發展的各種需求。

（四）構建完善的保障平臺

現階段的社會，已經全面進入大數據時代，然而在網絡技術橫行的當下，最需要注意的便是，數據信息的安全防范，在事業單位的檔案管理信息化系統中，最嚴重的就是數據的丟失與被盜竊，這是非常值得被重視的問題。所以，在事業單位檔案管理信息化體系建設當中，單位管理人員一定要加強對該系統的安全管理力度，提高檔案管理人員的安全意識，構建安全有效的保障平臺。由于有的事業單位會涉及到國家機密，會管理到一些國家的機密文件，對于這些文件來說，更要重視其安全程度，加強對文件的保密管理工作。因此，事業單位需要構建完善的安全管理制度，完善各項安全管理的規章制度及標準要求，設立專門管理信息系統的工作人員，對其進行規范化的管理，嚴格遵從安全管理制度的各項要求從事工作;并建立安全網絡的防火墻，避免數據信息被惡意攻擊等現象的出現，加強信息化管理的安保工作，以此確保數據信息的安全性。

結語：

本文通過對事業單位檔案管理信息化建設的特點探討，分析了當前所存在的一些問題，并適當提出了關于事業單位檔案管理信息化建設的方法策略。從而可以看出，只有不斷的加強檔案管理信息化的建設，重視起該系統設備的應用，轉變傳統的檔案管理觀念，提升管理人員的專業素養與技術水平，并建立完善的管理體系，提高管理人員的安全意識，加強信息安全建設，進而保護好檔案文件信息。只有不斷提高事業單位檔案管理的能力，以此保障事業單位日常的工作效率，進而促進了我國事業單位的發展。

參考文獻：

[1]杜贇昌. 探究提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 魅力中國，2020（7）：373-374.

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[3]岳玉輝. 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 環球市場，2020（1）：202.

[4]李莉. 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 卷宗，2019，9（36）：88.

[5]李娟. 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 卷宗，2018（19）：33.

[6]楊海波，趙桂娥. 關于提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探討[J]. 圖書情報，2018（7）：104-105.

[7]王通. 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 百科論壇電子雜志，2018（17）：725.

[8]張林艷. 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 信息化建設，2016（8）：26.