新時期背景下財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化途徑分析

劉玉美

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展和信息化時代應(yīng)用深入，財務(wù)管理理論與實(shí)踐已有了很大的創(chuàng)新，財務(wù)工作的專業(yè)化程度和精細(xì)化程度進(jìn)一步提高，財務(wù)信息化工作已逐步開展，內(nèi)控管理建設(shè)又提到一個新臺階，傳統(tǒng)財務(wù)管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)管理的需要，運(yùn)用現(xiàn)代管理會計方法，進(jìn)行財務(wù)管理模式創(chuàng)新，以企業(yè)戰(zhàn)略為主要任務(wù)，以提升企業(yè)價值和運(yùn)行效率，開展以風(fēng)險防范為中心目標(biāo)的財務(wù)管理活動正在如火如荼地展開，財務(wù)轉(zhuǎn)型已成為當(dāng)今財務(wù)管理工作的一個熱點(diǎn)話題，財務(wù)共享服務(wù)這個新時代的財務(wù)管理手段對財務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行深度的變革，將各種財務(wù)資源信息更好地匯集起來，已成為財務(wù)轉(zhuǎn)型中一個卓有成效的財務(wù)管理模式。

關(guān)鍵詞：新時期背景;財務(wù)檔案管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化途徑

引言

隨著財務(wù)檔案管理制度的日益完善，企業(yè)財務(wù)管理工作也面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新時期隨著信息化建設(shè)工作的快速發(fā)展，企業(yè)財務(wù)檔案管理工作也應(yīng)積極加大信息化投入力度，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，推動企業(yè)財務(wù)工作健康有序發(fā)展。

1新時期背景下財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理機(jī)制不健全

企業(yè)雖然已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，但是在實(shí)際工作中，管理機(jī)制還是比較落后，特別是在一些偏遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū)，因?yàn)轭A(yù)算不足、資金不到位，部分公共基礎(chǔ)設(shè)施沒有具體落實(shí)到實(shí)際工作之中，致使檔案管理信息化發(fā)展更為落后，在對其進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，專業(yè)的人員比較稀缺，會忽視檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案管理機(jī)制只是流于表面形式，執(zhí)行力度較低。而且企業(yè)檔案管理信息化方面也比較落后，沒有建立和社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，在一定程度上會限制企業(yè)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1.2檔案管理的意識缺失

企業(yè)受到傳統(tǒng)發(fā)展觀念的影響，在實(shí)際發(fā)展經(jīng)營中不夠重視檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作存在著錯誤認(rèn)知，他們往往認(rèn)為檔案管理工作就是單純的對企業(yè)發(fā)展資料進(jìn)行收集和匯總，此外，還有相關(guān)資料的借閱和更新等，并不能直接促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。這樣的思想觀念由于長期存在于企業(yè)的檔案管理中，檔案的管理方式和管理方法都有著較大的缺陷，無法跟上時代發(fā)展的步伐，企業(yè)僅重視檔案的收集和數(shù)量，忽略了檔案的應(yīng)用和創(chuàng)新，因而無法發(fā)揮出檔案管理的作用。由于對檔案管理工作的不重視，企業(yè)檔案缺失，使得很多數(shù)據(jù)無法通過檔案來核實(shí)，從而造成了企業(yè)決策的不科學(xué)和不到位，一定程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

1.3檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。

個別企業(yè)在檔案管理過程中，沒有專業(yè)的工作人員，目前從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)還有待進(jìn)一步提高，相關(guān)的專業(yè)技能也仍然需進(jìn)一步加強(qiáng)。比如：部分企業(yè)由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員工作時態(tài)度比較散漫，不積極，嚴(yán)重降低檔案管理效率。

2新時期背景下財務(wù)檔案管理優(yōu)化途徑

2.1完善和規(guī)范財務(wù)檔案管理制度

企業(yè)財務(wù)檔案管理包含了與企業(yè)相關(guān)的眾多高價值的信息，信息泄露可能會給企業(yè)方面帶來不可彌補(bǔ)的、巨大的經(jīng)濟(jì)損失。正因如此，企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要始終關(guān)注安全問題，信息安全必須放在企業(yè)財務(wù)檔案信息化工作的首要位置。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)、完善的財務(wù)檔案管理制度，既要保證檔案資源的使用價值，保證檔案信息的公開性和透明性，還要對價值信息進(jìn)行保密處理，要定期備份，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置監(jiān)控體系，并利用內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)隔離保護(hù)保密數(shù)據(jù)，以防止重要財務(wù)信息被不法分子竊取、篡改，威脅企業(yè)財務(wù)安全和損害企業(yè)利益。另外，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)熟知財務(wù)檔案管理制度，并嚴(yán)格按照流程認(rèn)真操作每一個環(huán)節(jié)，保證財務(wù)檔案管理的規(guī)范化、合法化。

2.2做好會計檔案管理人員培訓(xùn)工作

做好會計檔案管理工作，需要懂會計方面和檔案管理兩方面的專業(yè)知識，對于從事會計檔案管理方面的財務(wù)人員來說，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理法和會計檔案管理法等相關(guān)法規(guī)，學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識和操作方法，充分了解會計檔案管理工作的重要性，同時也要具有優(yōu)良的職業(yè)道德品質(zhì)，嚴(yán)格保密，遵紀(jì)守法，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，強(qiáng)化會計檔案管理責(zé)任意識，按質(zhì)按量及時地完成會計檔案管理工作，防止人為操作造成會計系統(tǒng)出現(xiàn)毀損和會計檔案資料丟失的問題。另外，企業(yè)要支持和重視相關(guān)人員參加會計檔案管理工作方面的培訓(xùn)。

2.3更新自身的工作觀念

作為領(lǐng)導(dǎo)人員，要轉(zhuǎn)變檔案管理的工作觀念，意識到檔案管理工作創(chuàng)新對于企業(yè)發(fā)展的重要性。要在企業(yè)內(nèi)部大幅度宣傳檔案管理的重要性，動員每一位工作人員為檔案管理的發(fā)展建言獻(xiàn)策，增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作積極性。除此之外，管理人員要增強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知，為其注入更多的財政資金，營造輕松、有趣的管理氛圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的全面提升。對于管理工作中存在的不足之處，一定要設(shè)置多方面的措施進(jìn)行解決，不斷引進(jìn)外來的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，取其精華，去其糟粕、推陳出新、革故鼎新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.4優(yōu)化檔案保管環(huán)境

為了確保檔案管理工作可以有效進(jìn)行，就必須建立專門的檔案室，從而可以根據(jù)氣候和天氣的變化及時調(diào)整室內(nèi)的溫度和濕度，確保紙質(zhì)檔案不會因?yàn)槌睗穸l(fā)霉和蟲蛀。此外，隨著信息化時代的到來，檔案管理也應(yīng)該逐漸由紙質(zhì)版向著音頻、照片、視頻等方式轉(zhuǎn)變。一些重要的資料需要考慮好保管方式，特別是一些涉及企業(yè)發(fā)展利益的資料，如果一旦被人盜取，將給企業(yè)造成損失。通過信息技術(shù)將檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，還可以在保證網(wǎng)絡(luò)安全管理的前提下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)云儲存。另外，電子檔案也提升了管理人員對查閱和更新檔案管理工作的效率，通過信息技術(shù)提高了檔案的整理和分析能力，為企業(yè)的決策提供必要的信息依據(jù)支持。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作必須要創(chuàng)新思路和方法。同時，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段開拓檔案管理的新模式，為企業(yè)的其他管理部門提供一定的數(shù)據(jù)參考。因?yàn)闄n案管理本身涉及的內(nèi)容比較繁瑣，需要相關(guān)檔案管理人員加強(qiáng)重視，全面認(rèn)識到檔案管理的重要性，充分發(fā)揮好檔案管理工作的真正作用和價值，從根本上推動企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

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