企業自動化辦公軟件的應用與價值探討

黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、遠程辦公軟件現狀

互聯網的高速發展使得遠程辦公成為可能，也越來越被眾多企業看好，但是，由于線上辦公技術條件不夠成熟，沒有線下直接，除非萬不得已，更多的企業還是會推崇傳統的線下辦公?？墒怯幸恍┏霾罨蛘呱硖巸傻氐膯T工，需要工作交接時只能通過微信視頻或者微信語音等方式，不僅文件傳輸困難，而且不方便，于是倒逼辦公軟件不斷創新發展，各行各業所需的辦公自動化功能都可以通過不同的APP實現，遠程辦公軟件也如雨后春筍一般涌現。由于線上辦公不受限于通勤時間和地點，居家辦公或者遠程辦公更加方便、有效，很多企業會根據自身情況選擇線上辦公，員工的生活和工作也更加平衡與協調。

線上辦公軟件的強大功能讓線上辦公更加方便、快捷、高效。從技術層面剖析，企業自動化辦公軟件平臺具有三層網絡架構，分別為表示層、中間層和數據層。表示層用來直接和用戶進行交互，主要負責以瀏覽器為媒介將用戶的操作界面如期展示出來；中間層的邏輯功能通過Web服務器和應用服務器實現。中間層介于表示層和數據層之間，通過相應的資料存取技術如ADO、NET等實現數據層數據的訪問。中間層還能將顯示、數據和算法的功能區分開來，減少其重合度，讓辦公平臺變得更加靈活多變，也讓我們的維護更加容易；最底層的則是數據層，它用來實現數據的存儲和訪問。一般情況下，互動型辦公平臺由于存儲非常多的用戶數據及文檔，會有安全隱患，因此，保障用戶數據安全就顯得極為重要。在數據加密和數據安全性保障方面，軟件將通過以下方式實現。

首先，用戶必須先用手機號注冊后才能登錄，一個手機號只能綁定一位用戶，并且平臺對用戶和密碼還要進行加密處理。其次，通常情況下，系統根目錄下的web.config文件夾會存放以asp.net為基礎的應用程序中連接數據庫的字符串，這樣的操作會使用戶數據被盜。為了避免非用戶本人登錄數據庫，用dII文件對這些連接數據庫的字符串加密處理，從而保證連接數據庫的安全性，讓用戶文檔的安全性進一步提升。

隨著企業自動化辦公軟件應用技術的逐漸成熟，在各項功能中，考勤管理、部門任務管理、通知、文檔分享等功能的故障率也逐年降低，辦公軟件新開發的功能也逐步將軟件變得便捷實用，新型的線上辦公方式正在試圖撼動線下辦公這一根深蒂固的傳統工作模式。

二、企業自動化辦公軟件在電腦PC端的應用

根據各個公司辦公環境的差異，企業自動化辦公軟件分成PC端和手機客戶端兩種形式。PC端軟件系統兼容性更強，可以直接在網頁上操作，無須下載，而且在對PC端界面進行升級或者革新時也更加方便，用戶體驗度更高。PC端的軟件系統穩定性更高的同時，適配性也更強，不僅可以容納300人同時在線操作，而且在進行視頻會議時也不會出現卡頓、斷線等尷尬情況。移動互聯網時代，辦公軟件的智能性越發重要，依托大數據云計算平臺，企業自動化辦公軟件緩解了令人頭疼的流量壓力，在經過幾代版本迭代更新不斷完善后，在電腦PC端登錄時不僅界面流暢，其功能也十分全面。我們日常編輯文檔的過程中，會出現文檔資料不全，格式不兼容等問題，這款軟件可以支持在線編輯，還能保存成docx、TXT、PDF等格式，滿足了大部分編輯文件格式的要求。而且軟件還具有線上存儲功能，不僅支持在線審閱，還能對文件進行存儲歸檔，仰仗于云計算的強大后臺，企業自動化辦公軟件可以將文檔或者視頻會議內容上傳至云空間，如有需要或者復盤也可以直接在線觀看?？梢哉f一臺電腦就可以讓員工實現線上辦公。

三、企業自動化辦公軟件在手機客戶端的應用

得益于近幾年國內手機軟件APP高速發展，企業自動化辦公軟件通過手機APP的形式也能實現應用，此舉不僅可以擴大用戶使用量，也可以讓這款軟件的功能更加全面化、生活化。由于APP技術日益成熟，不管是IOS系統還是安卓系統，這款軟件都能應對自如。手機客戶端的軟件則更偏向于用戶日常工作和生活，比如上班打卡、人員任務管理、發送工作安排、通過軟件撥打電話等等，這些我們日常工作中需要用到的功能，這款軟件基本都能涵蓋。還可以支持小程序，比如健康醫生、模板下載、思維導圖等功能，在這款APP上都可以隨意使用。通過后臺代碼和應用界面的高度統一，APP界面更加流暢，操作也更加方便，公司既定的一些程序，在APP上會大大減少其流程。比如請假，只需要在手機客戶端發出申請領導審批，無須打印填單等繁瑣流程，極大地提高了工作效率，也同樣提升了企業靈活、快捷的形象。在手機終端還可以隨時查看公司情況，例如，設備是否處于正常運行狀態、故障排查、遠程遙控修復等功能，以確保不管何時何地都能順利完成工作?；ヂ摼W將各行各業鏈接成“虛擬的現實世界”，手機終端的新運營模式必將提高企業競爭力、社會生產力和創造力，可以說，這款APP真正地打破了傳統線下辦公的屏障，讓線上辦公成為一種新形式。

四、企業自動化辦公軟件的價值

企業自動化辦公軟件經過不斷地創新發展后，其各個小程序的協調和自動化業務處理都比其他軟件更加流暢便捷。其系統信息處理能力在經過數字化工具改良后更加迅速，即使多人在線也不會影響使用速度，這樣的現代化工具讓員工的辦公效率獲得極大地提升，公司的競爭實力也會邁向新的高度。

而企業自動化辦公軟件同樣包含Word、PPT、Excel以及Adobe中的PS、Ai等，都整合其在云空間中，讓員工不僅能在線操作，更是可以通過協同創作分享給他人達到協作編輯的目的，做好文檔的一鍵分享。上級也可以在線審閱，這其中省去了大部分流程，完成了文檔點對點的直線連接。協作編輯在一些項目進度匯總、會議記錄等特殊場景中更是方便至極，會議效率也直線提升。

企業自動化辦公軟件是一款集辦公功能于一身的在線辦公軟件，無論在PC端還是手機客戶端，都包含大部分企業的工作內容，并在此基礎上簡化了大部分流程，省去了員工在面對繁瑣的流程時產生的惰性心理。而在使用方面，企業自動化辦公軟件則更偏向于實用性，界面簡潔流暢，功能齊全，在一些小程序比如：思維導圖、文件格式轉換等功能一應俱全，讓員工在工作時不用奔波于各個網站尋找資源。

如今，企業對互聯網的依賴性越來越強，使得在線辦公成為可能。由于企業自動化辦公軟件界面簡潔，不僅提升了員工工作完成度和協同度，還提高了企業效益。軟件的應用節省了大量的企業管理成本，使員工的生活與工作得到平衡，這是一種雙贏。企業自動化辦公軟件是以當代互聯網技術為載體，構建了人機和諧有序發展的一種新型辦公模式。這也終將是企業提高勞動效率的必然選擇。

五、結語

隨著現代信息技術的高速發展，很多企業將工作的部分重心轉移到線上，例如，視頻會議、會議復盤、自動翻譯等，企業自動化辦公軟件的強大功能，令員工即便是在家或者出差都如身臨其境。這款線上辦公軟件，在幫助企業規范制度、檔案歸檔和制度考核方面也更加智能化。面對不同企業辦公管理制度的復雜問題上，此軟件也能游刃有余。“云辦公”這個概念很早就被提出，只是受限于技術的發展，使得云辦公軟件只能支持一些基礎的打卡和文檔傳輸工作。隨著云計算技術的迅猛發展，線上辦公的可行性越來越高，筆者認為，對比國內外辦公環境，線上辦公將是中國的又一大潮流，而這款軟件將在遠程移動辦公中發揮其應用的價值。