探究新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑

陳娟

摘要：在我國的院校不斷發展的過程中，檔案管理越來越重要。檔案管理是單位管理的重要組成部分，可以保證單位工作順利的運行。大多數高職的檔案管理都處于規范化進程中，可以滿足上級的需求，但檔案管理也存在很多問題，需要不斷研究工作方法，提高檔案管理的有效性，這樣才能讓單位得到良好發展。

關鍵詞：新時期;高職;檔案管理

引言：在檔案管理方面，我們可以充分考量自己學校的管理模式，并借鑒其他學校的管理方法，創新檔案管理工作措施。然而，當前檔案管理工作并不能滿足學校的發展，效果也比較差，不能緊跟時代發展的進程。因此，高職應加強檔案管理人員的培訓，以提高檔案工作的效率。

高職檔案管理工作存在困境

在科學技術不斷發展的過程中，信息技術已經應用到生活的各個領域，這也是社會發展的大趨勢。它不僅可以減少許多人力和時間成本，而且可以提高管理效果。然而，大部分學校都有檔案室，但是并沒有制定完善的檔案管理制度，工作人員素養比較低，設備也不是非常完善，這樣檔案管理工作就是不完善的，工作人員的責任并沒有嚴格區分，導致檔案工作效率并不顯著。

二、新時期檔案管理工作規范化的新途徑

2.1找到工作效率低的因素

高職檔案管理人員大多沒有相關的工作經驗，或者仍然沿用以前的檔案管理方法，跟不上時代的發展，檔案管理的理念沒有隨著時間的推移而更新，檔案管理也沒有得到足夠的重視。導致檔案管理沒有專人負責造成資源不全等問題。大多數高職不重視檔案管理，這樣就不能促進檔案管理工作的順利實施，這也會阻礙學校其他工作的實施。在信息時代，檔案管理工作迎來了新的發展契機。大多數工作人員可以借助電子文檔進行管理。另外，信息技術設備比較快捷，傳輸速度比較快，也方便攜帶。雖然大多數文件需要轉換為紙質文件，但檔案管理模式可以更好地保證文件管理的安全性。各大院校都在運用紙質文檔，沒有適當的運用電子文檔，這樣也就沒有適應時代的發展。因此，學校應該緊跟時代發展，這樣才能推動檔案管理工作順利發展。在一些規模小、民辦學校中，由于經費的影響，檔案管理工作不能及時完成。此外，一些院校在學校工作考核中并沒有將檔案室建設融入其中，學校領導也不關注檔案室的建設。

2.2保證檔案管理工作的規范性

在新形勢下，對檔案管理工作嚴格進行約束，將檔案管理工作落到實處，也可以保證管理工作的嚴密性，改善學校的整體發展狀況。現今，我國的高職院校主要為社會培養大批實用人才，促進我國經濟的發展。在滿足社會需求的狀況下，技術人才就會越來越少。高職學校的發展越來越受到國家的重視，并向高職學校撥入了一定的資金，這樣學校才會有大量的資金保證校園建設。為了促進高職學校的可持續發展，為社會發展提供強大的活力，檔案管理者應順應時代的發展，滿足社會的需求，不斷創新檔案工作管理模式。

2.3及時更新檔案管理工作的思想

首先，學校應該對相關專業人員進行培訓，這樣才能有效提高檔案管理工作的效果。其次，在平常的生活中，學校還要注重對檔案管理工作的宣傳，讓教師和學生都對檔案管理有足夠的關注，并配合相關專業人員的工作，以此來推動檔案管理的實施。只要教師和學生認識到檔案管理的重要性，相關工作人員才可以得到教師和學生的支持，并且在教學環節中幫助檔案工作人員進行記錄，并獲得這些優質服務，不斷擴大檔案管理規模，促進檔案管理發展。檔案管理發展相對緩慢的原因是，作為專業檔案管理人員并不完全了解這部分工作，在他們的認知中，檔案管理是收集相關數據并保存以備將來使用。高職生應改變以往對檔案管理的認識，與時俱進，不斷推進檔案管理的科學化、規范化，定期整理檔案，簽訂科學協議，突出檔案管理的本質，將檔案管理工作的文化不斷傳承，充分發揮出信息技術的作用。電子檔案與紙質檔案的整合，可以不斷提高檔案管理的效率。

2.4提升人員能力

在大部分學校的領導中，他們只是按部就班地進行檔案工作，沒有完善相應的結構，也沒有對檔案管理給予足夠的重視。所以學校校長應高度重視科學研究和學術研究，加強檔案管理工作的推進，不斷支持檔案管理工作。只有在校長的重視下，檔案管理才能不斷拓展，充分發揮信息技術的作用，以信息技術推動檔案管理的發展，確保檔案資源的安全，提高檔案管理工作效率，并不斷工作模式進行創新。在檔案管理工作順利實施的過程中，學校中的工作人員不能只注重檔案的數量，還應該注重檔案的類型與效果，將檔案管理工作落到實處。學生信息非常重要，負責管理學生記錄的員工也非常重要。所以要對檔案管理人員進行培訓，幫助他們了解最新的管理方針，培了解學校檔案的管理情況，努力做好檔案管理工作成為這方面的專業人士。首先，檔案管理人員必須遵守相關檔案的原則，然后才能獲得檔案信息。對于非常重要的文件，工作人員應調查接收讀者的身份，確認后將文件發送給他們，并提醒用戶及時歸還，以確保文件的完整性。其次，學校旨在幫助檔案工作者了解他們的工作內容，不斷學習如何管理檔案，將所獲得的檔案管理知識付諸實踐，不斷完善檔案管理技術。

結語

檔案管理是學校工作的一部分，它應作為一個整體進行管理，并由學院管理層進行管理。結合檔案管理的科學化、規范化，對文件處理機制進行完善。運用科學合理的檔案管理方法，整合檔案管理與信息技術，優化檔案管理，提高檔案管理對效果。

參考文獻：

陳軍.探究新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑[J].教育觀察，2019，006（010）：44-45.

展賢東.新時期高職院校檔案管理工作規范化的新途徑[J].卷宗，2019，000（033）：24-24.

陳海燕.新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑探究[J].商情，2019（01）：34.