油田檔案管理信息化建設(shè)

（大慶油田設(shè)計(jì)院有限公司，黑龍江 大慶 163000）

0 引言

無(wú)論哪個(gè)企業(yè)，都必須做好相應(yīng)的檔案管理工作。現(xiàn)階段，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，油田企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方法與模式，就必須加大信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，以加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)前，油田檔案管理信息化目標(biāo)并未完全實(shí)現(xiàn)，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，油田企業(yè)需要加大信息技術(shù)投入，構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)。

1 新形勢(shì)下油田檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 能有效保留大量的檔案信息原件

油田企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中，整體工序繁多，每個(gè)工序中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息。從整個(gè)生產(chǎn)流程來(lái)看，這些數(shù)據(jù)信息的價(jià)值非常大，能直接作為后續(xù)油田資源開(kāi)發(fā)的現(xiàn)實(shí)參考，在油田企業(yè)的決策、戰(zhàn)略制定過(guò)程中，同樣需要以這些檔案信息為基礎(chǔ)［1］。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料以紙質(zhì)文件的形式加以儲(chǔ)存與借閱，在反復(fù)使用過(guò)程中，這些紙質(zhì)文件勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)破損等問(wèn)題。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前油田企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，油田企業(yè)可以建立專門(mén)的信息化檔案系統(tǒng)，在此系統(tǒng)中存儲(chǔ)的是各種電子檔案，這些電子檔案只要保存好，就可以被直接利用，基本上不會(huì)面臨類似紙質(zhì)檔案損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，因此，檔案管理的信息化建設(shè)能有效幫助企業(yè)保存各種檔案信息原件。

1.2 降低管理成本

油田檔案管理中，數(shù)據(jù)收集的難度較大，這主要是因?yàn)橛吞餀n案的類型繁多、數(shù)據(jù)量龐大。在傳統(tǒng)油田檔案的數(shù)據(jù)收集與管理方面，大多采用的是人工方式，這種方式效率低下，會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)日漸復(fù)雜，管理難度進(jìn)一步提升，如果要全面提升檔案管理水平，就需要通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，信息技術(shù)的引入能實(shí)現(xiàn)檔案下載、打印、檢索等信息管理。在這一新型的檔案管理模式下，管理效率大大提升，管理成本有所降低。

1.3 有利于實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)內(nèi)部檔案信息共享

油田檔案管理信息化背景下，通過(guò)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理全過(guò)程的信息化，各種檔案管理信息都可以在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)共享和整合，各個(gè)部門(mén)在參與檔案管理的過(guò)程中，能保持相互之間的配合與協(xié)調(diào)。在這種信息共享機(jī)制下，檔案管理水平大大提升。

2 我國(guó)油田檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案查詢效率低下

檔案管理工作本身就具備一定的復(fù)雜性，其涉及的管理工作繁多。如果要在油田資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中有效利用各種檔案資料，就需要盡量保障油田檔案的查詢效率。但是，很多油田檔案管理中，檔案查詢效率低下，主要還是以人工查詢?yōu)橹鳎绻柚斯?lái)從大量的油田檔案中提取出有效的信息，會(huì)耗費(fèi)過(guò)長(zhǎng)的時(shí)間，存在較大的時(shí)間和精力投入［2］。

2.2 實(shí)體檔案唯一性

傳統(tǒng)的檔案管理主要是人工管理。油田檔案是油田生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)中各種工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，再加上技術(shù)條件的限制，一般在檔案管理方面會(huì)直接保存相應(yīng)的實(shí)體文件，一旦檔案文件被破壞，恢復(fù)就非常困難。可見(jiàn)，實(shí)體檔案的唯一性是很多油田企業(yè)檔案管理存在的突出問(wèn)題，這一特征也加劇了檔案管理和利用的難度。

3 油田檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜

現(xiàn)階段，雖然各個(gè)油田企業(yè)在檔案管理方面都認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也取得了一定的信息化建設(shè)成果，但是，很多油田檔案管理信息化建設(shè)步伐緩慢，整體發(fā)展還存在諸多問(wèn)題，比如，數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜。油田檔案的數(shù)據(jù)來(lái)源非常復(fù)雜，所產(chǎn)生的各種檔案數(shù)據(jù)都會(huì)直接移交給專門(mén)的部門(mén)，各個(gè)部門(mén)之間只有保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的良好兼容性，才能保障檔案數(shù)據(jù)的有效利用［3］。因此，數(shù)據(jù)來(lái)源的復(fù)雜性是油田檔案信息化建設(shè)面臨的一大難題，影響檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)效性。

3.2 數(shù)據(jù)分散嚴(yán)重

油田檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，同樣存在數(shù)據(jù)分散嚴(yán)重的情況。比如，在進(jìn)行相應(yīng)資料移交處理過(guò)程中，不同移交部門(mén)對(duì)檔案資料有著不同的要求，且在移交過(guò)程中還存在很多分散信息。檔案數(shù)據(jù)的這種分散性特征使得油田檔案信息化建設(shè)面臨著較大的挑戰(zhàn)。

3.3 管理方式落后

油田檔案管理過(guò)程中，如果要實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)目標(biāo)，就需要充分利用現(xiàn)代化的管理方式。但是，很多油田企業(yè)的發(fā)展規(guī)模十分有限，在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，管理方式的滯后性導(dǎo)致油田檔案管理無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。

3.4 缺乏正確的認(rèn)知

油田檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，只有對(duì)信息化具有正確的認(rèn)識(shí)，才能使油田檔案的信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。事實(shí)上，很多油田企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理信息化缺乏全面的認(rèn)識(shí)，思想上的認(rèn)知偏差使得信息化建設(shè)存在諸多的阻礙，影響了檔案管理的現(xiàn)代化。

4 新形勢(shì)下油田檔案管理信息化建設(shè)路徑

4.1 制定完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)

想要提升油田檔案管理信息化建設(shè)成效，就需要制定完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理信息化建設(shè)能嚴(yán)格按照此標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展相應(yīng)工作，提升信息化建設(shè)水平。制定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需要嚴(yán)格遵循以下要求。第一，嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒布的條例和規(guī)范，結(jié)合油田檔案管理的實(shí)際情況，制定更為規(guī)范的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在這一標(biāo)準(zhǔn)中，需要明確規(guī)定檔案分類細(xì)則、編號(hào)規(guī)則等，以保障油田檔案各項(xiàng)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行［4］。第二，加強(qiáng)對(duì)油田檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量監(jiān)督與管理。由于檔案管理工作的特殊性，在實(shí)際工作過(guò)程中，只有保障了檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，保障檔案資料識(shí)別的精確性，才能提升檔案管理水平，使檔案資料的掃描與整理等更為便捷與高效。第三，保證檔案資料采集流程的科學(xué)化、規(guī)范化。信息化建設(shè)背景下，油田企業(yè)必須要結(jié)合其現(xiàn)實(shí)要求，簡(jiǎn)化檔案管理流程。

4.2 落實(shí)先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)工作

油田檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)先進(jìn)的設(shè)備，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要引進(jìn)和使用先進(jìn)的設(shè)備。油田企業(yè)需要加大對(duì)檔案管理先進(jìn)設(shè)備的投入，通過(guò)信息軟件、硬件和設(shè)備的引進(jìn)，為油田檔案信息化建設(shè)提供有效保障，使各項(xiàng)信息化建設(shè)工作能高效開(kāi)展［5］。先進(jìn)設(shè)備的功能較為齊全，在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用完全能滿足多元化需求，比如，專業(yè)人員通過(guò)自查、自主翻閱等功能就能及時(shí)檢索、定位出相應(yīng)的檔案，有效提升了檔案資料的綜合利用率。紙質(zhì)檔案保存中，常常會(huì)出現(xiàn)霉變等情況。為改善這一局面，在油田檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，同樣需要加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，由先進(jìn)的設(shè)備來(lái)完成檔案的分類管理，以避免紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存中的破損問(wèn)題。信息化時(shí)代，油田檔案管理信息化建設(shè)中，可以引入射頻識(shí)別技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID），發(fā)揮其識(shí)別、編碼和通信功能。

4.3 加快檔案信息管理系統(tǒng)自主研發(fā)

現(xiàn)階段，在油田企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，檔案管理信息化是重點(diǎn)工作。通過(guò)這一工作的開(kāi)展，能有效幫助油田企業(yè)進(jìn)行各類檔案資料的科學(xué)管理。因此，如果要加快油田檔案信息化建設(shè)的步伐，油田企業(yè)就要從自身的實(shí)際情況著手，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，在此系統(tǒng)內(nèi)集成電子文檔、網(wǎng)絡(luò)信息和檔案管理功能，通過(guò)完善的檔案信息化管理制度建設(shè)，保障信息化建設(shè)步伐。一般情況下，在當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展條件下，油田企業(yè)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，可以采用瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server）結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，在其中添加賬號(hào)申請(qǐng)、檔案審核、檔案添加和數(shù)據(jù)管理等多個(gè)模塊來(lái)滿足檔案管理的各種需求［6］。

B/S 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，能夠?yàn)橛吞餀n案管理工作提供便利，使用戶的檔案管理不再受到時(shí)間與地點(diǎn)的束縛，提高檔案資源的管理水平。

4.4 加強(qiáng)油田檔案數(shù)據(jù)安全管理

油田檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，往往伴隨著油田檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建。雖然這種管理模式比較便捷與高效，但也存在較大的檔案數(shù)據(jù)安全威脅，如果缺乏相應(yīng)的安全管理，可能會(huì)導(dǎo)致油田檔案存在丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，油田檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，同樣需要加強(qiáng)安全管理，為檔案信息化管理創(chuàng)造相對(duì)安全的環(huán)境。首先，油田企業(yè)需要提升各種設(shè)備的安全性，在相關(guān)軟硬件、系統(tǒng)的使用過(guò)程中，需要安裝相應(yīng)的防毒軟件，定期對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備中存在的安全隱患與風(fēng)險(xiǎn)。其次，專業(yè)人員在參與油田檔案信息化管理的過(guò)程中，必須具備極高的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在開(kāi)展信息化管理過(guò)程中，這些人員必須要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的信息管理流程，保障操作的規(guī)范性，避免人為操作失誤所造成的油田檔案泄露等問(wèn)題。再次，在信息化建設(shè)過(guò)程中，油田企業(yè)會(huì)建立專門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同樣需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，隨著油田企業(yè)進(jìn)入新的發(fā)展階段，如果要充分發(fā)揮油田檔案資料的價(jià)值，各個(gè)油田企業(yè)就需要在日常工作中具備基本的檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，提升檔案管理信息化建設(shè)水平。