信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應用探討

劉健強 大慶油田工程建設公司油田工程事業(yè)部第六工程部

因為當前石油企業(yè)實施物資采購管理過程中必須考量多方面的影響因素，所以需要石油企業(yè)積極運用信息化技術優(yōu)勢，打造信息化管理系統(tǒng)，充分落實高效率的物資采購管，有效規(guī)避石油企業(yè)物資采購管理過程中可能發(fā)生的流程混亂、信息數(shù)據(jù)失真等現(xiàn)實問題，有效保障師幼企業(yè)物資采購管理的效率和效果，加強企業(yè)信息化模式的合理有效應用。而且有關工作人員應當全面了解企業(yè)物資采信息化管理的要求，有效規(guī)避石油企業(yè)物資采購管理的現(xiàn)實問題。

一、石油企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀

(一)工作缺乏針對性，供求信息綜合水平不高

石油企業(yè)物資采購本身有著一定的特殊性，區(qū)別與其他各個行業(yè)，因為自身物資采購信息無法及時有效進行傳遞，使得企業(yè)物資采購管理人員和生產單位物資使用人員之間難以進行有效的配合與協(xié)同，所以會導致生產材料的浪費，給企業(yè)帶來經濟效益損失。而且因為石油企業(yè)物資采購通過本身具有復雜性，體系規(guī)模非常龐大，同類物資通常由多個供應商來共同提供，信息整合則存在一定難度，無法保障綜合性與導向性。而且，因為采購結構本身具有一定的不確定性，對于供應商的檔案管理也不夠系統(tǒng)不夠健全，時長會發(fā)生一些變化，使得石油企業(yè)難以和其他物資供應商之間建立長久的合作關系，各個廠家生產的材料通常會有一定區(qū)別，因此石油企業(yè)應當全面強化自身信息數(shù)據(jù)庫的健全與完善，充分保障物資采購與應用各個環(huán)節(jié)的有序銜接，保障信息的可靠性、及時性以及精準性，促進各項資源實現(xiàn)充分有效利用[1]。

(二)供求雙方信息溝通效率低

物資采購的過程，其本質也是選擇具體供應商的過程，如果要在各個供應商之間篩選出符合石油企業(yè)自身需求的合作商家本身存在困難，企業(yè)想要充分實現(xiàn)發(fā)展目標，一般實施物資采購時還會特別隱瞞相應的需求信息，避免供應商掌握過多信息而發(fā)生坐地起價的情況，導致企業(yè)采購材料時成本增加。而供應商想要保持自身的市場競爭優(yōu)勢，同樣也會隱藏自身的相關信息，這就使得交易雙方難以全面了解彼此情況，溝通交流不充分且效率低下，無法滿足供應市場的現(xiàn)實需求。

(三)供求信息分離

石油企業(yè)的物資采購部門和生產一線單位之間缺乏必要有效的溝通。因為油田企業(yè)本身工作尤其特殊性與復雜性，物資采購部門與一線生產單位之間并未做好及時有效的交流溝通，使得物資采購部門在實施采購管理時具有盲目性，通過大庫存來為生產的有序開展提供保障，這樣也必然會導致發(fā)生庫存積壓的現(xiàn)實問題，企業(yè)流動資金因為物資采購過度而被占用，企業(yè)經營成本逐步加大，不利于企業(yè)長遠穩(wěn)定發(fā)展。

(四)信息傳遞失真，牛鞭效應加劇

石油企業(yè)不同于其他行業(yè)企業(yè)，企業(yè)物資需求的類別比較豐富多樣，一線生產單位申報提請物資材料需求的流程過于復雜繁瑣，同時不同單位有其不同的行政隸屬關系，所以物資采購以及使用信息并未過好全面共享，缺乏應有的時效性，物資調劑出現(xiàn)不平衡問題[2]。這些問題會增加物資采購管理的時間成本以及資金成本，造成不必要的資源浪費，生產方物資短缺，而采購方物資積壓，這些會直接影響到物資供應市場的動態(tài)跟蹤結果，為企業(yè)帶來嚴重的經濟利益損失。

二、信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應用研究

(一)加強采購過程數(shù)字化的應用

通常企業(yè)內部調研物資需求信息時應當把握深入淺出的基本原則，企業(yè)最高管理部門應當充分結合生產一線的現(xiàn)實需求來擬定決策，打造全面系統(tǒng)化的信息反饋管理制度，充分促進企業(yè)物資需求與生產實際的高度統(tǒng)一；加強對于供應商的信息檔案有效管理，建立合理的管理機制，信息化充分應用于物資采購管理的一大突出優(yōu)勢就在于能夠保障信息的可靠精準性，石油企業(yè)經營過程中會與各種供應商建立相應的合作關系，因此必須及時針對彼此交易的價格、數(shù)量、供應商資信狀況以及其他相關信息等不同指標加以全面記錄，通過長期合作過程中建立企業(yè)自身的動態(tài)化供應商信息管理系統(tǒng)，這樣可以更好地選擇適合于石油企業(yè)自身發(fā)展實際的優(yōu)質供應商，為企業(yè)贏得更加穩(wěn)定且高質量的物資貨源，建立更加穩(wěn)定且持久的合作伙伴關系，防止由于并未充分全面了解企業(yè)供應商的信息情況而導致企業(yè)自身物資采購計劃嚴重脫離現(xiàn)實情況，企業(yè)生產的產品質量無保障，產品價格制定不合理等情況發(fā)生；打造物資采購信息動態(tài)持續(xù)跟進的系統(tǒng)管理平臺，石油企業(yè)物資采購流程復雜環(huán)節(jié)太多，必須要提前做好統(tǒng)籌規(guī)劃，然后根據(jù)計劃逐步落實執(zhí)行，從前期篩選到實際采購，再到分配管理等等，各個環(huán)節(jié)都密切聯(lián)系，而想要充分保障計劃的及時高效落實，企業(yè)應當打造物資采購信息跟蹤的系統(tǒng)平臺，這樣能夠保障物資材料的來源更加穩(wěn)定有保障，同時也能保障信息的及時傳遞，管理物資驗收入庫、申領出庫以及運輸?shù)染C合信息，針對各項票據(jù)、合同以及庫存情況加強集中管理，如果發(fā)生問題，能夠快速問責到人，對于庫存的精準把控，可以有效做好物資儲備，增強物資綜合管理的效率；針對市場供應的情況信息及時收集整合，保證與優(yōu)質供應商的合作關系，促進物資采購穩(wěn)定性提升，面對日趨激烈的市場競爭，企業(yè)也要積極加強市場調研，及時了解物資需求以及市場價格波動情況，針對符合要求的供應商應當加強管理和約束，除了基本合作以外，還應當定期針對供應商的資信情況、服務質量等展開細化考評，并且在物資采購平臺中公布考評結果，針對不符合要求的供應商應當采取相應的限制舉措，防止企業(yè)內部發(fā)生盲目采購的問題。

(二)推進采購一體化管理

ERP系統(tǒng)的應用，可以有效管理企業(yè)內部人財物、生產、共贏、銷售等各個方面，屬于高度集成化的一種企業(yè)管理系統(tǒng)平臺，也是石油企業(yè)實現(xiàn)信息化建設的重要內容。企業(yè)還可以應用條碼技術，充分發(fā)揮現(xiàn)代化物理管理技術的優(yōu)勢，對于條碼進行快速識別，利用編碼技術以及計算機管理技術，這些都屬于促進企業(yè)信息化管理以及電子數(shù)據(jù)信息交換得以實現(xiàn)的一種重要的前端信息采集技術。部分企業(yè)實際建設應用ERP系統(tǒng)的過程中，也可以結合運用現(xiàn)代物流管理的條碼技術，充分提升ERP系統(tǒng)管理過程中企業(yè)生產信息、物流信息、表單傳遞等綜合管理的有效性，保障精確化的生產過程管理，提升物資出入庫管理效率，加強產品的及時動態(tài)跟蹤等[3]。

(三)加強供求系統(tǒng)的監(jiān)督與管理

關于物資市場價格變化和波動的態(tài)勢進行科學合理的預測。企業(yè)想要充分發(fā)揮采購基金的作用，則必須及時關注了解國家宏觀發(fā)展的各項政策方針，及時根據(jù)歷史采購信息記錄來預測各個物資明細在中長期的價格波動趨向。石油企業(yè)物資采購有其獨特性，比如，購買基金的數(shù)量非常龐大，涉及物資種類非常繁雜等，及時了解市場發(fā)展的趨向，可以讓石油企業(yè)充分精準地掌握市場價格變化情況，與供應商談判交易過程中也可以給出比較符合市場實際的價格，這樣也有助于促進供應商和企業(yè)建立和諧友好的合作關系；企業(yè)應當及時預測油田對于物資的實際需求，石油企業(yè)根據(jù)自身較為全面的生產計劃，企業(yè)物資材料的消耗也有著一定的規(guī)律性特點，所以制定采購計劃時，可以通過往年的信息情況加以參考，按照計劃有序地分配發(fā)放物資，同時根據(jù)物資消耗的生產單位歷史領用物資的情況，對于消耗的趨勢加以預測。做好科學合理的前期預測，可以有效避免發(fā)生資源浪費的情況，加強物資合理優(yōu)化配置，提升物資的有效利用率，促進生產一線各項工作的有序推進，保障庫存的穩(wěn)定性，加強動態(tài)化的跟蹤監(jiān)測，及時做好必要的補充采買，對于采購時機的合理把控，控制適當?shù)膸齑媪?，針對物資消耗實際加強動態(tài)化的跟蹤與管理，比如，關于物資消耗情況、庫存實際水平等，統(tǒng)計不同物資大概的采購時機，為生產一線提供堅強可靠的困村報賬，對于采購資金加強科學合理的利用，充分提升企業(yè)自身的經營管理效益。

三、結語

石油企業(yè)通過打造現(xiàn)代信息化管理平臺，優(yōu)化物資采購流程，有助于促進企業(yè)自身的健康穩(wěn)定發(fā)展，信息化物資采購管理系統(tǒng)的有效建設，充分保障石油企業(yè)物資采購管理的規(guī)范性提升，促進企業(yè)生產效率提升。信息化應用于石油企業(yè)物資采購管理中，有效推動企業(yè)采購前期、采購中期以及采購后期所有信息資源的全面高效管理，有助于企業(yè)物資采購資金得到高效利用，推動石油企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。