高職院校遠程網上招生錄取電子檔案管理研究探析

文/陜西航空職業技術學院 侯曉輝；曲阜師范大學日照校區圖書館 初亞平

電子檔案的管理是學生檔案管理規范化發展的一大突破，有效解決了紙質檔案管理中存在的大部分問題。檔案管理電子化不僅可以更加高效地管理學生檔案，還可以對學生檔案進行動態追蹤和在線更新。后期學生檔案轉移也更方便查找，并且能夠做到檔案遷移軌跡追蹤，所以不管是對于學生還是學校來說，電子檔案管理都更加科學。但是電子檔案管理可能存在計算機系統漏洞的問題，增加了信息泄露的風險，因此在應用時還需要提高電子檔案信息管理防火墻技術。

一、高職院校遠程招生的優勢和需要解決的問題

（一）遠程網上招生工作的優勢。高職院校的遠程網上錄取工作主要是先把考生檔案通過計算機上傳到招生系統中，由各個學校在線調檔讀檔，最后直接對滿足招生要求的檔案在線錄取。這種模式大大減少了人工查閱紙質檔案的工作量，避免手動填寫錄取信息的工作過程，從而提高了高職院校招生錄取工作效率。網上招生的流程都有電子記錄，招生政策和錄取信息也都是公開的，所以更加公平公正。

遠程網上招生信息公開，便于全民監督，也能提高社會對招生工作的認可。

（二）遠程網上招生錄取工作需要解決的問題。考生錄取工作關系到萬千考生和家庭，一旦發生事故不僅會導致考生的辛苦付諸東流甚至可能會導致社會性問題，造成的損失和惡劣影響不可估量。因此高職院校的遠程網上錄取工作必須要零出錯、零風險。

首先，考生檔案的上傳過程中由于信息瑣碎，工作量大，很容易出現信息錄入出錯的情況，所以需要提高信息采集技術和電子化技術。

其次，鑒于遠程網上招生工作模式特性，需要參與招生錄取工作的相關人員熟練使用計算機。所以對相關工作人員的嚴格選拔和技術培訓的加強都是必要的。

最后，所有學生檔案都要上傳至招生系統，從初始的檔案錄入到系統數據存儲，錄取中的調檔和讀檔，學生檔案幾經傳輸存在泄露風險。所以，存儲檔案的系統必須要保障安全，建立多重安全防火墻，保證信息不被網絡病毒和黑客攻擊而導致泄露。除了提高信息安全技術外，還需要對相關工作人員信息和系統網站信息嚴格保密。

二、學生電子檔案管理的內容

高職院校遠程網上招生錄取電子檔案的管理主要是指從考生檔案電子錄入，到系統上傳管理，以及高校招生時調取檔案閱讀檔案和錄取結束之后的檔案封存的全流程管理。

初期檔案信息電子錄入是一項龐大的工程，需要確保準確無誤。招生系統的檔案管理工作主要是指維護系統安全和穩定運行，不需要檔案的具體管理。在讀檔和后期檔案封存都是要保證檔案信息安全，防止因系統或者人為原因導致的信息泄露。相較于傳統的檔案管理模式，電子檔案管理不僅可以實現線上動態管理，檔案痕跡便于查詢，提高相關工作效率，還可以節約檔案管理的經濟成本。例如，幾十萬份的考生檔案，如果靠紙質運輸存管，很容易出現錯投的工作疏忽，錄取查閱工作效率也低，錄取工作周期長成本高。而采用電子檔案管理，信息直接在線傳輸，考生檔案查閱方便，且每一次對檔案的工作記錄都會在計算機系統留下痕跡，后期查閱非常方便，提高了檔案的流動性。線上錄取工作中，所有的檔案管理工作都是按照固定統一的計算機程序運行，不存在人為控制或者修改的可能性，保障了錄取工作的公平公正。

三、遠程招生錄取電子檔案管理注意事項

（一）加強信息采集技術。電子檔案的錄入工作量大，涉及的信息復雜，所以要求在數據采集階段就要進行全面精確的記檔。例如，考生的個人考試成績、獲獎信息以及體檢信息等，需要都更新完成才能進行下一步的工作，因此信息采集技術和相關工作效率都需要同步提高。考生的信息不一定要在最后一次性歸檔，可以在每一項工作完成之后同步建立電子檔案，最后由招生辦統一進行信息采集。另外，為了保障考生信息安全和防止信息丟失，還需要在錄入系統之后進行電子備檔，每次更新之后同步更新備檔信息。學生電子檔案傳輸和查閱，不能隨意處置，需要嚴格按照要求規范流程，對相關工作人員的權限進行明確規定并在每一個環節都設立監管，保障學生信息不會發生被不明人員修改或者丟失的情況。

（二）完善電子檔案管理制度。電子檔案管理涉及的數據量大，數據信息安全至關重要，所以完善的制度管理非常必要。對于高職院校的遠程網上錄取工作來說，幾乎所有的數據參考都來源于線上檔案，為了適應網上錄取的發展，完善的電子檔案管理也必須得到充分重視。電子檔案管理的系統化規范化不僅是學校的工作，也需要有關部門規章制度的約束和社會的支持。學校在實際應用中，也要結合自己的實際需求和自身情況，落實具體責任的同時配合招生辦的監督。招生辦和學校要各自明確自身責權，在相應規范的約束下，公平公正地完成遠程線上錄取工作。

招生錄取工作需要在特定的時效內完成，所以學校在進行準備工作時就要準備好備用計劃，防止因突發事件導致的工作延遲或者停滯而影響錄取工作順利進行。例如，遠程網上招生錄取工作離不開計算機操作，如果發生斷電或者網絡通信中斷的情況，學校應該立即啟用備用電源和備用網絡信號，保證按計劃完成招生工作。

另外，大量的檔案數據管理，對計算機的存儲和系統運行都有要求，所以學校要提前檢查相關設備，并準備備用機器。

（三）電子檔案與紙質檔案雙重管理。高職院校遠程網上招生工作的主要參考文件就是學生的電子檔案，但是仍然不能百分百保障電子檔案不出錯或者信息不出錯。所以在實際招生工作中，不能完全摒棄紙質檔案的使用。另外，電子檔案都是固定格式，對于考生的特殊信息記錄可能存在不完整的情況，而紙質檔案就可以避免這種現象的發生。所以綜合電子檔案應用的同時，應配合紙質檔案進行信息補充，從而達到學生檔案管理的完整性。

（四）加強相關人員的管理。考生檔案管理工作直接關系到學生的招生錄取，其重要性不言而喻。所以，除了加強工作人員相關專業技能培訓、提高工作人員的操作能力、還需要對相關人員進行規范化管理。例如，遠程招生錄取現場，招生工作人員之間應盡量避免直接交流，防止出現信息泄露，如果工作遇到問題需要咨詢，可以統一上傳至系統，由專門人員專職處理。另外，對于所有有權限接觸電子檔案的工作人員，必須加強信息保密培訓，同時對相關工作人員的信息對外保密，防止出現有心人鉆漏洞的情況。

高職院校的招生工作每年都要進行，電子檔案的管理工作煩瑣，所以高校的招生工作也需要有大量人才的不斷更新。因此，高職院校的日常工作要注意招生專員梯隊的培養，保證正式開展遠程錄取工作時有充足的人力可用。

保障電子檔案安全的管理工作離不開有效的監督，所以對于線上招生錄取的檔案管理的監督崗位的人員也需要專門進行培訓和管理。比如，監督管理人員和招生錄取人員以及檔案錄入人員不能有利益關系，除了人員的外部管理制度，還要對每一個工作人員進行必要的背景調查，確保檔案管理工作公平進行。

（五）專職技術小組。由于電子檔案管理主要依靠計算機完成，而遠程線上招生也離不開計算機應用，所以招生和檔案管理過程中都離不開專業的計算機技術人員。如果在招生錄取工作中出現設備問題，招生工作人員不能處理好，這時就需要專業的技術人員來做維護和維修。如果系統不能及時工作，勢必會影響招生工作的順利進行，嚴重的還可能導致全線工作停滯，因此在招生錄取和電子檔案管理過程中設置專門的技術小組是非常重要且很有必要的。

四、結語

遠程網上招生錄取工作是當下招生工作的重要形式之一，已經被廣泛應用，隨之產生的電子檔案管理工作也是招生工作的重中之重。鑒于我國考生人數多，錄取工作量大，因此在遠程網上招生的電子檔案管理中必須要保障每一步的信息安全。對于廣大高職院校來說，網上招生錄取工作需要學校加強相關工作人員的職業技能培訓和信息保密監督。招生錄取工作關系到千千萬萬考生和家庭，對整個工作的監督和支持是每個公民都應該做的。招生錄取工作的公平公正，電子檔案的安全管理不僅是學校的工作，也是社會問題。