對通信企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期檔案管理工作的審視與思考

文/中國聯(lián)通湖北省分公司 康朝陽

目前，我國通信行業(yè)全面推進數(shù)字化運營轉(zhuǎn)型，是面向新形勢的科學應變和打造差異化競爭力的主動求變。在此過程中，各類運營、支撐、財務、公文等系統(tǒng)平臺陸續(xù)上線，為業(yè)務流程優(yōu)化、工作效率提升、標準化建設(shè)提供了強大支撐。但由于各類系統(tǒng)建設(shè)缺乏與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的超前謀劃，系統(tǒng)中大量電子數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)同步歸檔與管理，且面臨著數(shù)據(jù)丟失、損毀、泄密等安全風險。為此，筆者以湖北聯(lián)通數(shù)字化轉(zhuǎn)型期間檔案管理實踐為基礎(chǔ)，對存在的突出問題和解決路徑進行梳理和探討。

一、企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期檔案工作存在的突出問題

（一）數(shù)字檔案館（室）建設(shè)與企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不同步。1.“雙套制”管理弊端凸顯。電子文件長期保存的穩(wěn)定性尚需實踐檢驗，在司法實踐中尚未取得與紙質(zhì)檔案同等的法律效力，“雙套制”歸檔即一套電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)存檔，另一套還原紙質(zhì)公文歸檔。人工還原的紙質(zhì)公文需要編輯打印文件形成階段的全部內(nèi)容，加蓋實體印章，相關(guān)過程較為煩瑣，其中：(1)電子表格過大，常規(guī)打印機無法完全顯示；(2)壓縮包過多，排序邏輯不清；(3)附件格式特殊，如三維立體圖或視頻、動畫；(4)附件為簽字蓋章原件，難以追溯等復原困難的問題較為典型。常常一份文件復原，需要耗時數(shù)個工作日，因此造成檔案移交接收工作延期、滯后、擱置的后果。2.檔案數(shù)據(jù)面臨威脅。現(xiàn)代檔案管理既包括實體檔案管理又包括檔案數(shù)據(jù)信息的管理：(1)現(xiàn)場實體檔案管理過程中，人工操作相對簡單可行，一般按照“八防”要求，為庫房提供防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要安全環(huán)境保障即可。(2)數(shù)字檔案管理平臺檔案庫數(shù)據(jù)管理過程中，電子文件數(shù)據(jù)不排除存在一定的不穩(wěn)定性，不穩(wěn)定的情況會在數(shù)據(jù)升級、更新、遷移和人工操作失誤等過程中產(chǎn)生，會造成模塊數(shù)據(jù)缺失、重復、錯位等現(xiàn)象和問題。龐大的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)檢查等工作在沒有任何檢測程序作為技術(shù)支撐的情況下，人工例行的巡查檢測工作也只能浮于表面，庫房電子數(shù)據(jù)巡查沒有起到太大作用。

（二）企業(yè)記錄的場景變化，開展檔案工作的思路卻沒變化。1.“三納入”未落地，檔案資產(chǎn)存在流失風險。企業(yè)內(nèi)某些部門，在數(shù)字化系統(tǒng)平臺搭建初期，設(shè)計思路局限于流程，忽略了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檔案鑒定和歸檔處理，上線后的系統(tǒng)無歸檔接口。這樣的平臺目前來看，使用能滿足日常數(shù)據(jù)查閱和流程處理，但是缺乏長遠視角，隨著人員調(diào)整，職責變更，系統(tǒng)更新，歷史數(shù)據(jù)最終將會封存于主服務器。這些未移交歸檔的數(shù)據(jù)無法再提供查考利用，隨著時間推移，甚至服務器還會按照報廢資產(chǎn)的管理程序清理報廢。由于系統(tǒng)設(shè)計缺失歸檔環(huán)節(jié)，且沒有適當?shù)难a救措施，長此以往，將會造成企業(yè)檔案資產(chǎn)的嚴重流失。這一問題體現(xiàn)出企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，檔案工作“三納入”執(zhí)行不到位。2.“集中統(tǒng)一管理”不集中，獨立管理存隱患。為了方便本部門日常工作，企業(yè)內(nèi)有的部門提出本專業(yè)檔案自行管理（例如本企業(yè)的審計系統(tǒng)檔案）、分散管理（例如本企業(yè)的招投標檔案由招標公司代管）等。新修訂的《中華人民共和國檔案法》總則第四條規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的規(guī)則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用；第三章第十四條規(guī)定：應當歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。此類歸檔處理方式與法律要求相違背，缺乏統(tǒng)籌觀念，存在安全隱患和丟失風險。3.新部門檔案意識薄弱，職能劃分不清。企業(yè)在主動求變的過程中不斷地傳承和創(chuàng)新。新業(yè)務的開展，新技術(shù)的開發(fā)，新產(chǎn)品的上線，新部門的組合，新職能的分配時有發(fā)生。由于相關(guān)部門成立時間短，內(nèi)部調(diào)整快，檔案意識薄弱，檔案部門信息獲取滯后，應歸檔內(nèi)容不清，兼職檔案員變動過快，檔案溝通管理工作開展被動，推進困難。

（三）檔案管理人員配置不足，制約了發(fā)展。數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)對檔案管理要求標準不斷提升，但是對檔案工作人員的配置卻在不斷減少。目前，檔案員人數(shù)配置可參考文件《勞動人事部國家檔案局關(guān)于頒布〈地方各級檔案館人員編制標準〉（試行）的通知》（國檔聯(lián)發(fā)〔1985〕2號）估算企業(yè)內(nèi)檔案員配置情況。企業(yè)檔案工作因人手不足，在面對海量數(shù)據(jù)收集管理和查閱時，大多只能按照要事為先的原則，做不到日常事務的簡單兼顧和維持，這一現(xiàn)狀已嚴重制約了檔案工作水平的提升。

二、企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期檔案工作新模式的構(gòu)建

（一）積極探索電子檔案“單套制”管理模式。檔案是直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案具有原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，部分企業(yè)檔案資料的原始記錄形態(tài)和載體形態(tài)已經(jīng)發(fā)生了改變，不再單純是有形的紙張，更多的是存在于在數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)。“雙套制”堅持要將電子數(shù)據(jù)還原制作成紙質(zhì)檔案，改變了檔案的原始狀態(tài)，刻意增加紙張復原文件的過程，破壞了檔案原始性記錄的存在意義。“雙套制”可以在短期內(nèi)，在系統(tǒng)平臺搭建尚待完善的過程中，成為文件檔案備份的補充。隨著網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)建設(shè)的成熟和穩(wěn)定，我們可以充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺數(shù)據(jù)自動歸檔功能，執(zhí)行電子文件單套制歸檔管理，讓檔案記錄真實的歷史文件形態(tài)和過程，同時也能將更多的精力投入企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型思考和業(yè)務發(fā)展工作中去。

（二）主動調(diào)整傳統(tǒng)檔案管理理念與方式。美國檔案工作者協(xié)會主席F·杰拉爾德·漢姆(F.Gerald Ham)認為“檔案工作者應該改變舊觀念，積極主動地參與文件鑒定和檔案接收，使檔案工作者不再是隨著編史工作風氣變化的‘風向標’，檔案不再只反映狹隘的研究興趣（即原來的工作‘中心’），而能真正反映人類生活的方方面面（即‘邊緣’）”，檔案工作者更應該清醒而深刻地認識到新時代自身角色定位的突破，只要通過不斷的學習進步，才能完成由“被動的文件保管者”到“積極的社會記憶構(gòu)建者”的角色轉(zhuǎn)變。

被動的檔案收集管理工作會出現(xiàn)前面所述的幾類問題，引發(fā)兩種極端現(xiàn)象，一種是交不齊，收不到。另一種就是忙不完，管不住。為避免出現(xiàn)上述狀況繼續(xù)蔓延，企業(yè)檔案工作方式需要改變，做到三個主動：1.主動調(diào)整檔案工作重心。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型后的檔案環(huán)境中，企業(yè)的記錄內(nèi)容形態(tài)已經(jīng)發(fā)生了改變。檔案管理人員不能只做埋頭拉車的老黃牛，必須及時抬頭看路，走出檔案室，才能接觸與了解現(xiàn)階段企業(yè)產(chǎn)生的檔案形態(tài)和檔案內(nèi)容，才能鑒定出應該收存的檔案信息。企業(yè)中基層檔案工作者更容易接觸到來自一線的信息內(nèi)容，更能準確地鑒定甄別專業(yè)檔案歸檔范圍，做到“應收盡收，應存盡存”。2.主動完善歸檔接收流程。今后的檔案應包含實體檔案庫和檔案數(shù)據(jù)庫，為避免現(xiàn)階段很多歸檔問題糾結(jié)于紙質(zhì)檔案煩瑣的交接程序，我們可以打通數(shù)字化系統(tǒng)的歸檔通道，設(shè)計便捷的交接手續(xù)，高效完成檔案收集工作。個性化的數(shù)字平臺系統(tǒng)更需要定制個性化的歸檔方案。歸檔建議可以采用如下幾種方式：（1）建立自動歸檔的接口。業(yè)務流程結(jié)束后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接按照檔案著錄要求進入檔案系統(tǒng)，自動完成歸檔動作。現(xiàn)階段的公文檔案，合同檔案，財務檔案基本上都已實現(xiàn)自動歸檔。（2）整體數(shù)據(jù)包的歸檔。要定期打包各類數(shù)字化系統(tǒng)的操作環(huán)境、數(shù)據(jù)包、操作手冊，以及階段性系統(tǒng)內(nèi)存儲數(shù)據(jù)的簡要說明，將運行系統(tǒng)和運行數(shù)據(jù)定期打包存檔。這種處理方式可以適當考慮延長歸檔間隔時間，2-5年完成一次移交。這樣的歸檔可以確保存檔數(shù)據(jù)原始性，查看管理的便利性。（3）過程性紙質(zhì)補充材料的存檔管理。在很多的電子流程處理過程中，有一些因留痕必要而產(chǎn)生的有署名蓋章過程性紙質(zhì)記錄文檔，具有佐證作用。這些材料是系統(tǒng)流程項目的過程性補充說明，有存檔的需求，卻不代表整卷項目檔案，在電子數(shù)據(jù)平臺歸檔流程尚未走通之前為避免流失，可以單獨設(shè)立存檔通道，及時收存。3.主動參與檔案系統(tǒng)建設(shè)。隸屬于分公司的基層檔案工作者在集團總部建設(shè)的檔案系統(tǒng)平臺建設(shè)過程中往往參與機會少，參與意識不強。其實基層檔案工作人員作為系統(tǒng)的使用者，才是檔案系統(tǒng)操作使用最有發(fā)言權(quán)的人。基層單位檔案員應該在流程優(yōu)化工作上多思考，多建議，多參與系統(tǒng)升級過程中的意見收集，主動上報使用情況，只有把真正執(zhí)行層面的需求盡可能全地提交給系統(tǒng)開發(fā)小組，才能讓他們組織更完善的系統(tǒng)開發(fā)，數(shù)字檔案系統(tǒng)才能收得更全，管得更好，用的更順。

（三）完善制度體系建設(shè)，提升管理水平。作為基層單位的檔案工作人員要依據(jù)環(huán)境的變化，及時調(diào)整工作流程和方法。只有不斷完善制度體系建設(shè)，才能有效推進檔案管理法制化進程；只有做到明確職責分工，落實責任制，才能在數(shù)字化系統(tǒng)管理的背景下，執(zhí)行不同展現(xiàn)方式的“三納入，四同步”；只有完善的制度做保障，才能從根本上強化檔案意識，養(yǎng)成良好的歸檔習慣。

（四）推行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升檔案工作效率。比如2020年新冠病毒感染肺炎疫情防控期間，檔案工作的開展過程就是一個數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期教科書式的成功范例。

疫情暴發(fā)后，國家檔案局及時下發(fā)《國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，明確了檔案工作任務要求，制定了合理的歸檔計劃，有針對性地開展網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)收集歸檔，提出了充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動客戶端等符合現(xiàn)實情況的收集方式。暢通無阻的收集，通道的搭建，為疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸鋪平了道路，做好了保障。

這次與以往歸檔工作區(qū)別最大之處就在于檔案的收集。首先及時制定了個性化的歸檔方案，明確了收集內(nèi)容；在分級實施檔案工作的過程中，明確了各級單位的職責要求；并按照當時的實際情況提出了合理可行的交接方式，最終實現(xiàn)全過程、多渠道、多類型的收集成果。這次收集工作除了常規(guī)渠道歸檔收集官方文件以外，其收集范圍已經(jīng)擴大到采集口述檔案，增加了網(wǎng)站網(wǎng)頁、社交媒體、疫病患者日記等多種載體、類型的檔案收集。在武漢封城的兩個月的時間內(nèi)，在沒有檔案室、現(xiàn)場會等任何面對面完成的情況下，各級檔案管理部門都能收集到比平時更完整、更全面、更真實的重要檔案資料，包括公文、圖片、新聞、視頻以及登記預歸檔的各類匯總簡報、統(tǒng)計報表等，有效完成了疫情期間的檔案收集任務。

三、結(jié)語

由此可見，很多信息從以前不認為是檔案到現(xiàn)在確認為檔案，比如口述檔案；很多形式的資料從以前不能管到現(xiàn)在可以管，比如網(wǎng)絡(luò)媒體資料；很多的歸檔流程從以前不合規(guī)到現(xiàn)在的合規(guī)，比如網(wǎng)絡(luò)傳遞接收歸檔。只有緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)變思想觀念，從實際情況出發(fā)，拓寬收集渠道，才能獲取更加全面的檔案信息，才能有助于提升檔案意識，培養(yǎng)良好的歸檔習慣，打造良好的檔案工作氛圍，建設(shè)信息完整全面的檔案數(shù)據(jù)中心——數(shù)字檔案庫。回眸企業(yè)發(fā)展歷程，只有檔案才能完整地再現(xiàn)曾經(jīng)的崢嶸，才能為企業(yè)的決策發(fā)展提供準確、全面、系統(tǒng)的信息支撐。真正為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展貢獻檔案力量。