探討人工智能在高校檔案館的應用前景

文/大連大學檔案館 王玲

人工智能技術主要用于模擬、擴展、發展人的智能，根本目的就是為了解析自然智能的秘密，構建人工智能機器，提高人類智慧的能力。現階段，人工智能技術水平不斷提升，人工智能在全世界各個領域范疇中掀起新的改革浪潮，促進不同領域的智能化發展。國內研究學者在各個領域中，合理引用人工智能，深入解析人工智能對于社會的不同影響。根據目前研究成果，在檔案館業務領域中，運用人工智能成果較少，現階段只是初步探索人工智能運用到人事檔案管理工作、智慧檔案館建立等領域當中。人工智能技術可以在一定程度上促進數據處理、數據服務的變革發展，基于此，為了促進高校檔案館智慧化發展，需要人工智能技術的大力支持。

一、人工智能在高校檔案館的應用

當前，人工智能技術主要分成利用特殊技術制作科技機器與借助智能手段化解疑難問題的兩個方面，文章主要研究借助智能化手段化解疑難問題，分析人工智能技術運用于高校檔案館的運用前景。此方面的人工智能技術主要以自然語言處理、人工神經網絡、專家軟件系統、多Agent軟件系統、自動定理證明等技術手段為主。這些技術在檔案館領域中，也存在部分探索運用，譬如太倉市檔案館通過引用多Agent軟件系統，可對檔案信息進行智能化減弱，大大節約了檢索時間，使檔案檢索速率進一步提升；沙洲檔案館通過分析人工智能技術運用于檔案館工作，提出相應的改進措施；部分企業借助人工智能的信息處理技術，將檔案管理中的問題有效化解，達到智能化管理的效果。然而，我校處于初步研究人工智能在高校檔案館的運用階段，文章將進一步分析人工智能技術在高校檔案館中的應用前景。

二、基于人工智能的檔案館信息鏈

高校檔案管理工作主要以檔案收集、檔案管理、檔案保存、檔案利用為主。基于人工智能的檔案館信息鏈，高校檔案管理工作可分成“檔案信息獲取環節—檔案信息分類環節—檔案信息挖掘環節—檔案信息儲存環節—檔案信息推送環節”等環節。為了使高校檔案館管理工作效率進一步提升，強化檔案館服務效果，必須利用該信息鏈對檔案資源展開全面地收集、劃分、挖掘、儲存，通過深入分析、智能化處理，提取準確有效的檔案信息，將其運用到高校檔案館決策、管理與服務當中。在研究中，我們離不開人工智能手段的有效運用，人工智能技術已擁有60余年的發展史，其人工智能手段也隨之愈發完善。將人工智能技術與高校檔案館信息鏈相互結合，不但可強化檔案館信息服務效果，還可提升高校檔案館的智慧效果。

三、人工智能在檔案館的應用前景

（一）檔案信息獲取環節。人工智能可以有效解決高校檔案館信息獲得單一、內容單調、獲得方式死板等相應問題，通過運用智能終端系統、傳感器網絡設備、人工智能的智能化搜索、多Agent軟件系統等方式，可改變過去高校檔案信息獲得的來源渠道、方式方法，彌補當前高校檔案信息獲得環節的缺陷。高校檔案館運用智能終端中形成的數據信息，可以使信息來源渠道更加豐富；借助智能化搜索或者多Agent系統軟件，可檢索大量的文獻資料，優化高校基礎檔案管理規劃功能，使信息獲得方法更加多元。由此可見，運用人工智能技術手段的高校檔案館信息智能化獲得環節，可使檔案信息獲得效率、品質、精準性進一步提升。

（二）檔案信息智能分類。高校檔案館檔案分類工作主要以檔案實體劃分與內容信息劃分為主。其中，檔案實體劃分主要利用模擬的形式，對物理形態的檔案實體與利用電子管理對數字形態的檔案實體進行記錄，實現實體劃分的目的。檔案內容信息劃分是根據特殊的邏輯準則與方法對檔案信息內容展開劃分的。當前，高校中出現了不同種類的原生電子檔案，導致過去固有的分類工作難以滿足高校檔案館新時代發展需求。對于不同種類的電子檔案規劃，譬如文本信息、圖片資料、影音視頻等，相關研究學者認為可以通過運用人工智能技術的人工神經網絡，例如關聯語義與卷積神經網絡相互融合的文本劃分法、利用遞歸神經網絡的文本分類分析、利用改良型BP神經的網絡法等進行處理。除此之外，高校檔案館還可借助自然語言處理技術，對文本信息展開科學劃分。由此可見，人工智能技術作為新一代科技手段，可以彌補固有人工分類粗略、工作重量限制分類、檔案信息內在聯系等不足，使高校檔案館分類朝著分類詳細化、內容關鍵詞系統化的方向發展，提高檔案信息的內在聯系，為高校檔案管理者深入挖掘檔案信息提供便利。

（三）檔案信息挖掘環節。利用大數據系統，可以對高校檔案數據展開有效管控。檔案管理者通過簡便的操作，即可查詢分析檔案館中的數據內容，構建數據間的內在聯系，使高校檔案館數據價值不斷提升。借助大數據技術深入挖掘高校數字化檔案館的資源信息，將資源數據的內在關系進一步找出，可以使高校數字化檔案資源的利用效率不斷提升，展現數字檔案的資源價值。但是當前高校對檔案信息內容的挖掘還依托于人工方式，遵循手動準則與腳本實現。由此可見，高校檔案館信息挖掘可利用人工智能技術手段，對其數據信息展開收集處理，達到自動化挖掘的效果，以減輕高校檔案館工作者的工作量，使檔案信息的應用效率不斷提升。

（四）檔案信息儲存環節。檔案信息安全儲存環節主要包括兩種，即實體檔案存儲安全、數字檔案儲存安全。其中，實體檔案儲存安全主要針對儲存實體檔案庫房的安全性能。為了確保高校檔案庫的安全性，可將指紋識別、人臉識別、鞏膜識別等科技化管理方式，運用到高校檔案館門禁系統當中；同時，還可借助目標檢驗、視頻分析等技術管理，將其引用到檔案館監控系統當中。然而，數字檔案館信息儲存安全主要針對儲存數字檔案的網絡空間環境安全。當前網絡空間安全防控，無法對大量動態化信息展開有效處理，這就需要把人工智能技術手段運用到網絡空間安全防控當中，以此對大量檔案信息展開自動化處理，使檔案信息儲存安全性進一步提升。

（五）檔案信息推送環節。用戶是檔案服務的主體，高校檔案館為了提高服務效果，需要對用戶的個性需求加以重視。高校檔案信息推送系統裝置，可結合用戶的權限、用戶即時需求等，把用戶所需要的檔案信息以個性化推送方式，展現在用戶眼前，以此更好地滿足用戶對高校檔案信息的基本要求。為了提高高校檔案館信息利用率，高校需要豐富與擴展信息推送路徑。新時代背景下，人工智能技術、大數據技術的完善發展，使智能化推送平臺發展更加完善，為高校檔案館創新建設提供許多可能性。為此，智能化、高效化、情景化的高校檔案信息推送平臺，應成為用戶獲得檔案信息的主要路徑，在此路徑當中，人工智能技術應針對高校用戶應用信息與軌跡展開深度分析，有效處理用戶所形成的大量數據。結合用戶使用權限，高校檔案館可依照檔案信息智能化推送環節，把用戶所需要的檔案信息以人性化方式，在第一時間向用戶進行推送，使高校檔案館服務效率不斷提升。例如，對電子檔案圖形實施全文識別讀寫，自動化分析其中的關鍵詞，便于電腦獲取“檔案知識”；根據高校當前已有的目錄數據庫，把相應的文字自行進行推送，譬如可自動回答用戶所提出的“高校某專業成績分布特點”“高校不同省市招生人數”等相關問題，以此使檔案利用效率進一步提升，為高校師生帶來便利。

四、結語

綜上所述，在高校檔案館中運用人工智能技術的前景十分可觀，為了促進人工智能技術在高校檔案館中有效運用，需要對目前高校檔案工作信息鏈加以優化，才能展現人工智能技術的運用優勢，促進高校智慧檔案館建設發展。這需要高校檔案館管理人員意識到人工智能技術運用的必要性，加強信息鏈不同工作環節的設計，以便為學校師生提供更加便利、高效的檔案信息服務。