新時(shí)期檔案電子化建設(shè)與研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)廣播電視局 阿以古力·外力

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故按多層次進(jìn)行劃分。而管理電子化，是檔案管理未來發(fā)展的主要目標(biāo)和方向。

傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)是以紙質(zhì)文檔作為保存的主要方式，這種方式受各種因素的制約，如溫度與濕度的掌控，自然環(huán)境的改變等等，使得檔案管理要付出更多的人力與物力，同時(shí)還需要一定的技術(shù)支持才能使紙質(zhì)檔案管理有一個(gè)持續(xù)的發(fā)展。當(dāng)下，信息的高速發(fā)展，給檔案管理帶來了一定的機(jī)遇，要想使檔案管理電子化，需要從以下幾個(gè)方面入手。

一、當(dāng)下檔案電子化管理存在的問題

（一）體制不完善。對于檔案電子化來說，工作人員電子化檔案管理意識不強(qiáng)是檔案管理當(dāng)中突出的問題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照正常的流程來管理檔案，首先是收集信息，然后進(jìn)行整理歸納，但是檔案管理由于在運(yùn)行中的漏洞太多，如沒有跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐進(jìn)行信息化處理，沒有將檔案進(jìn)行電子化，以至于在檔案管理當(dāng)中使員工的工作較繁瑣，從而產(chǎn)生厭倦的心理，這樣的后果便是檔案在后期的使用過程當(dāng)中使用率變的很低。紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)很多，它受溫度與濕度的影響，再說，紙質(zhì)文檔本身的信息量也有限，對業(yè)務(wù)的正常開展幫助不大，甚至還會有一定的影響。這些問題得不到解決，是無法實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的，對于管理人員來說，為了實(shí)現(xiàn)電子化管理的預(yù)期目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有管理體制基礎(chǔ)上進(jìn)行改革、完善，以保障檔案電子化管理有序進(jìn)行。

（二）設(shè)施基礎(chǔ)無法達(dá)到電子化要求。在一些單位內(nèi)，由于對檔案管理的工作不重視，導(dǎo)致對檔案管理的設(shè)施投入的資金不是太多，在檔案管理方面，沒有引進(jìn)更為先進(jìn)的現(xiàn)代化的管理方式，尤其是對網(wǎng)絡(luò)的利用很少，導(dǎo)致檔案的利用價(jià)值偏低，使檔案的管理工作更加繁重。尤其是當(dāng)下以知識為背景的時(shí)代，信息來源大多以網(wǎng)絡(luò)的形式出現(xiàn)，如果檔案管理沒有跟上時(shí)代的步伐，沒有對原有的設(shè)備進(jìn)行更新，或者沒有改變這種創(chuàng)新的觀念，信息時(shí)代的信息檔案就無法進(jìn)行保存與存檔，就不能進(jìn)行更好的檔案管理，自然也無法對檔案進(jìn)行相關(guān)的利用，也就失去了檔案管理的價(jià)值所在。設(shè)備基礎(chǔ)是實(shí)現(xiàn)電子化管理的關(guān)鍵，對于檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高對設(shè)備的資金投入，以此來保障電子化管理的實(shí)現(xiàn)。

（三）人員素質(zhì)問題。檔案電子化管理，需要管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，可以完成對電子檔案系統(tǒng)的操作。但是根據(jù)有關(guān)調(diào)查研究報(bào)告的結(jié)果顯示，部分單位在對檔案管理人員引進(jìn)時(shí)，對員工的學(xué)歷背景沒有進(jìn)行認(rèn)真考察，有些員工在管理意識上不夠強(qiáng)，對工作馬虎對待，粗心大意，在工作時(shí)容易造成檔案資料的丟失。還有些單位由于對檔案管理沒有足夠的重視，對檔案管理部門人員聘用隨意性太強(qiáng)，甚至還有兼職的人員，這些人員一是專業(yè)性不強(qiáng)，二是這些人專注性不強(qiáng)，使得檔案管理處在單位管理體系的邊緣化地帶，檔案管理無法發(fā)揮其作用，另外，檔案管理工作不力，還會導(dǎo)致檔案服務(wù)不到位，對整個(gè)單位的工作也有一定的影響。所以說，如果管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，是會影響到檔案電子化實(shí)施的。

二、檔案電子化建設(shè)創(chuàng)新方法

（一）采用創(chuàng)新方法建立檔案網(wǎng)頁。信息化的時(shí)代，以網(wǎng)頁為代表的各種域名出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，給大眾帶來了更多的便捷，同時(shí)也方便了大多數(shù)人學(xué)習(xí)和閱讀的需要，電子檔案館建立自己的網(wǎng)頁，這是時(shí)代所需，只有順應(yīng)時(shí)代潮流，及時(shí)建立檔案館網(wǎng)頁，才能使更多的人受益，建立自己的局域網(wǎng)頁，促使有名的企業(yè)網(wǎng)站將更多的數(shù)據(jù)上傳到自己的網(wǎng)頁中，供上網(wǎng)者瀏覽，提供搜索的功能，提升檔案的利用率。

（二）在線解答，在線服務(wù)。電子檔案的形成，意味著電子檔案與網(wǎng)絡(luò)社會接軌，會吸引大量的網(wǎng)民參觀，這種方法既避免了檔案館人員進(jìn)出管理的麻煩，也對檔案的保管也起到了一個(gè)較好的保護(hù)作用。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)眾多，其中在線解答網(wǎng)友的問題，在線為網(wǎng)民服務(wù)，對一些問題做到實(shí)時(shí)的解答，這種方式和傳統(tǒng)的方式有了極大的差別，傳統(tǒng)對檔案的利用都是以實(shí)物展示為主，無論工作還是學(xué)習(xí)，都在信息化時(shí)代的背景之下，發(fā)生改變，當(dāng)傳統(tǒng)的手動查閱的效率被網(wǎng)絡(luò)查找信息的效率成倍地趕超之后，大多數(shù)人會熱衷在網(wǎng)上尋找自己想要了解的信息。線上解答平臺可以有效提高檔案管理的效率，對于部門管理人員而言，首先需要提高服務(wù)意識，其次則要重視在線解答平臺對于檔案管理服務(wù)的積極作用。

（三）對政策性文件進(jìn)行整理，提供閱覽服務(wù)。隨著改革開放越來越深入，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也越來越好，許多政策性的文件，包括一些法律法規(guī)，都會直接影響著人民群眾的生活以及經(jīng)濟(jì)收入，很多讀者都有借閱政策性文件的需求，通過對這些政策性文件的了解，從而把控時(shí)代的發(fā)展方向。對于這部分人的需求，電子檔案館結(jié)合網(wǎng)站的流量，總結(jié)一些政策性的文件并歸納整理，供網(wǎng)民查閱與了解。這種現(xiàn)象有很多，比如：在我國加入世界貿(mào)易組織之后，更多的人從自身長遠(yuǎn)利益考慮，會去電子檔案館借閱一些與世界貿(mào)易組織有關(guān)的規(guī)定，公民查閱這些文件，一是為自身的利益考慮，二是為了維護(hù)自己的合法權(quán)益而采取的一種方式，通過對電子檔案的查閱，尋找與投資相關(guān)的政策文件，已經(jīng)成了許多人必要去做的事。

三、拓展服務(wù)的領(lǐng)域

（一）信息的社會化多元化。檔案館既要為黨政單位提供一切所需要的文件，同時(shí)也要對社會上的特殊人群提供特殊的服務(wù)檔案信息。在現(xiàn)在的信息社會中，人們對信息的需求越來越多，這種信息有各種層面的，包括與政策相關(guān)的，與生產(chǎn)生活相關(guān)的，與科學(xué)技術(shù)相關(guān)的。目前，行政管理也變得越來越復(fù)雜化，這種復(fù)雜化使得管理者對信息的獲取更傾向于權(quán)威性的單位。

（二）加強(qiáng)實(shí)體服務(wù)，擴(kuò)大檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化的時(shí)代里，檔案室工作人員不僅僅是檔案的管理員，他同時(shí)還是檔案資源的擁有者，當(dāng)檔案管理員擁有這么多豐富的資源之后，就應(yīng)該采取更加務(wù)實(shí)的態(tài)度，加強(qiáng)實(shí)體服務(wù)，從而擴(kuò)大檔案產(chǎn)業(yè)。如可以利用信息匯編方面的優(yōu)勢去開發(fā)更多的科技信息，提供給需要這類信息的相關(guān)企業(yè)，彌補(bǔ)企業(yè)在科技板塊的短板，從而提高企業(yè)的科技含量，為企業(yè)引進(jìn)更多的先進(jìn)技術(shù)提供幫助。同時(shí)在經(jīng)濟(jì)信息方面，可以提供給企業(yè)更多的市場動態(tài)，能夠使企業(yè)及時(shí)掌握市場脈搏，從而適時(shí)調(diào)整策略，采取相應(yīng)的管理手段，讓企業(yè)獲取更多的利益。此外，檔案人員可以為企業(yè)提供更多的法律服務(wù)，為維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益作出努力。

（三）資源共享。電子檔案要想拓展服務(wù)領(lǐng)域，不應(yīng)該僅僅局限于自身的資源，而應(yīng)加強(qiáng)橫向的聯(lián)系，與其他檔案館單位實(shí)行資源共享，這樣才能取長補(bǔ)短，使電子檔案的資源更加全面和豐富。在編排檔案目錄的過程當(dāng)中，應(yīng)整合所有檔案館的信息，從而讓閱讀者有一個(gè)全面的比較與借鑒。資源共享，可以使借閱者能夠及時(shí)而且很方便地獲取到更多的資源，包括圖片資料，文字資料，各種文獻(xiàn)資料等等。資源共享之后，可以騰出更多的空間，使電子檔案館擁有自身特色的檔案信息，更加側(cè)重自身的專業(yè)性與自身所具有的優(yōu)點(diǎn)，只有將這些特色與優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮出來，才能使檔案管理更加長遠(yuǎn)地發(fā)展。資源共享是當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的關(guān)鍵詞，對于檔案管理來說也是一樣的。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，應(yīng)當(dāng)充分實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)語

信息時(shí)代，電子檔案館應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理極大地改善了傳統(tǒng)檔案管理工作，同時(shí)，電子檔案管理也符合當(dāng)下人民群眾的使用習(xí)慣，更多的人愿意在網(wǎng)絡(luò)中尋找對自身有用的信息。同時(shí)還要有創(chuàng)新服務(wù)，在創(chuàng)新服務(wù)方面要注重開展線上服務(wù)，將信息服務(wù)多元化，吸引更多的企業(yè)與個(gè)人參與進(jìn)來。要對實(shí)體企業(yè)提供幫助，使企業(yè)在信息提供當(dāng)中獲利，同時(shí)也能發(fā)展自身的檔案產(chǎn)業(yè)，加強(qiáng)橫向信息交流，實(shí)行資源共享，騰出更多的空間發(fā)展自身特色的信息產(chǎn)業(yè)，從而滿足更多人的需求。最后便是要注重信息的反饋，使檔案提供的信息更有價(jià)值，更為人所用，充分發(fā)揮信息產(chǎn)業(yè)對我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)的作用。