淺談干部人事檔案管理與利用的創新

文/濟寧醫學院附屬醫院 常暖暖

隨著我國經濟的不斷發展和人民物質生活水平的提高，人們對于個人健康有了更高的要求，因此，國家對于醫療衛生事業的改革也在不斷推進，醫院發生了一系列制度、政策上的改革，這其中人事制度的改革是重要的一環。人事檔案承擔著保存個人重要信息的責任，因此檔案的管理和利用非常重要，維護檔案的完整和安全，落實日常借閱檔案制度和手續，才能做好醫院人事檔案工作。在新的時期，醫院人事檔案管理面臨著機遇和挑戰，想要更好地輔助醫院培養和選拔人才，滿足人員配備的需求，做好人事檔案管理工作至關重要。

一、醫院干部人事檔案管理創新的意義

（一）強調檔案用戶主體性。干部人事檔案記錄了“三齡兩歷一身份”以及任免獎懲等相關內容，記錄了干部的重要人生經歷，檔案的管理是干部晉升的主要依據，因此檔案管理要針對每一個“用戶”突出不同的“個性”，既要滿足醫院管理職工的需要，也要為干部個人經歷記錄做好服務。傳統模式下，醫院干部人事檔案利用往往采用一問一答的方式，檔案處于被動利用的方式，很難滿足主體的需要。而人事檔案創新管理突出用戶的主體性，保證服務的針對性，轉變了長期以來被動的工作風格，轉為主動向人事部門、組織部門提供人事檔案信息，保障人力需求的原動力。

（二）注重檔案利用的創新性。隨著醫療機構改革的不斷深化，醫院在人事招聘和使用上擁有了更多的自主權，檔案的最終環節是利用檔案更好地為人力資源管理服務，那么在干部選拔任用上，在基于“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”原則的基礎上，檔案管理和利用要更加注重干部實際，主要從檔案管理的制度、技術、流程、基礎設施等方面突出創新性，尤其在檔案利用過程中要借助創新方式，理順檔案利用各個環節和流程，提升資源的質量和使用效率，優化服務，這不僅能滿足干部各類需求，也有助于醫院引入新的設想，從而改進現有的服務方式。

（三）發揮檔案管理制度的優越性。檔案管理制度改革反映了醫院人事管理的本質屬性，由于主體類型的多樣性，醫院要結合干部管理的需要分析檔案管理制度存在的缺陷，強化主體權責利弊的具體內容，通過制度上的變革徹底解決傳統檔案管理效率低、檔案使用被動的問題。檔案管理制度可以加強不同部門之間的協作，提升人事檔案在各部門的覆蓋率，通過不同部門的反饋，結合需求制定合理的檔案管理制度，才能發揮檔案管理對于醫院干部管理的保障作用。

二、醫院干部人事檔案管理存在的問題

（一）干部人事檔案管理重視程度不夠。人事檔案管理的好壞并不直接作用于醫院的運營收益，日常管理和利用又會耗費大量的人力和時間，所以經常會被管理者所忽視，導致人事檔案的管理存在很多問題，例如很多醫院的檔案室工作人員是兼職，因此，工作不好管理以及銜接性差，人事檔案的信息沒有及時收集、歸檔、更新，缺少重要資料，等等，甚至有的檔案資料、在職學歷、榮譽獎勵等證明資料在個人手里遺失，不能完整地記錄在檔案內。檔案管理人員不夠專業規范，大多數檔案管理者缺乏相關培訓，工作也很被動，往往都是等到晉升的時候才對人事檔案內容進行審核，上級很難對全體職工信息有一個整體的把握。

（二）干部人事檔案利用效率不高。人事檔案記錄了個人歷史信息，是連接一個人歷史和現實的紐帶，通過檔案的留痕作用和記憶功能對一個人的經歷做出準確的判斷，同時結合具體的晉升制度全面靈活地利用干部人事檔案。然而在醫院實際工作中，大部分人事檔案采用上級主管部門集中管理的方式，受到時間和空間的約束，很多個人重要的信息資料沒有及時存入檔案，導致人事檔案的基本功能沒有得到充分發揮，沒有與干部管理相結合，人事檔案利用效率不高。

三、醫院干部人事檔案管理的創新途徑

（一）實現檔案管理制度創新，高效管理干部人事檔案。醫院對于干部人事檔案管理和利用應該先從制度建設和創新開始，強化組織領導，明確檔案管理人員個人職責，使他們在工作中有章可循、依照制度辦事。首先，要將干部人事檔案管理納入醫院的日常運營中，與醫院的發展同步規劃，在日常工作安排和制度實施中要經常宣傳人事檔案的重要作用，使各部門能夠主動配合做好干部人事檔案管理工作。其次，要加強檔案管理人員的管理意識，盡快出臺最新的檔案收集、管理、監督制度和流程，將定期收集、普通收集、集中收集相結合，使所收集到的干部檔案合理有序地存放；出臺不符合歸檔條件的明確處理方法，借閱的檔案嚴格走流程，保證檔案不遺失、不分散；并規定檔案管理人員嚴格遵照此類制度執行，規范工作人員行為，避免出現檔案工作隨意和盲目的現象，提升工作人員的職業素養，將業務水平和工作態度納入個人考核制度當中，獎優罰劣，提升服務意識，提高工作質量。

（二）加大人事檔案審核力度，采用“三嚴”措施規范流程。干部人事檔案是選拔干部的重要依據，近年來，針對干部任免的組織工作更加重視檔案審核的步驟，醫院會組織專門的審核人員做此類工作，因此對于人事資料不完整、不準確、不規范等問題要加強審核力度。可以采用“三嚴”，即嚴把關口、嚴守制度、嚴格流程。嚴把關口是在審核資料的過程中對進入檔案的資料嚴格把關，保證資料的準確性，必要時反復審核；嚴守制度是檔案工作人員必須嚴格遵守《檔案法》以及《干部檔案工作條例》，做到不違法、不泄密，一切工作以法律制度為準繩；嚴格流程包括轉接資料、接收檔案、查閱檔案以及其他日常檔案管理程序，秉公辦理，不受人情、權力等因素干擾，保證檔案管理的公平公正。嚴格遵循以上干部檔案管理辦法，對于不符合“三齡兩歷一身份”的資料要做到準確發現、及時提出、重新討論，將記載失誤的問題及時改正，提升干部人事檔案的真實性以及完整性，保證檔案管理的質量，使之可以作為醫院人力資源管理的重要依據。

（三）擴寬檔案開發利用渠道，提高干部人事檔案的利用率。醫院干部人事檔案的有效利用是檔案管理質量和效益的具體表現，這會直接影響醫院人事管理的效果，然而檔案管理不在一朝一夕，是一個逐漸完善和成熟的過程，想要實現檔案最大程度的開發利用，首先應該實現檔案管理和人力資源管理、組織管理之間的互聯互通。這個過程需要引進先進的大數據技術，以方便檔案信息的存儲、使用和傳遞。檔案管理人員不能時刻跟蹤所有檔案者的信息，所以補充和完善干部檔案信息往往比較困難，檔案管理部門可以結合醫院的特點，建立網格化檔案管理平臺，開發檔案管理數據庫，在移動設備上安裝檔案搜集終端，提高檔案信息獲取的便捷性，打破時間空間界限，挖掘和匯總有價值的檔案資源，分門別類整理和完善，從而發揮信息技術對于檔案管理的推動作用，消除信息孤島的現象，發揮網絡化的優勢，使存儲信息量更大，功能更加豐富，結構更加優化，提高人事檔案信息的利用率。

（四）建立人事檔案領導小組，加強對檔案管理工作的監督。醫院人事檔案管理工作高質量發展，關鍵要注重提升檔案管理人員的服務水平，以及對檔案管理人員的監督與指導。既要提升檔案管理人員的素質，也要提高技術人員的素質。技術人員要拓寬知識面，優化檔案管理知識結構；檔案管理人員要熟悉業務技能，學習使用現代化檔案管理工具，重點培養一批熟練掌握檔案管理以及信息技術的專業人才，增強人事檔案資源開發工作的水平和質量，及時、全面、準確地收集有關干部考核中的德、廉、能、績、勤等方面資料。為了保證檔案管理工作能夠做好做出色，醫院可以建立專門的檔案管理領導小組，對日常檔案管理工作進行監督指導，督促相關工作人員認真規范遵守工作制度，履行工作職責，定期召開檔案管理工作會議，將人事檔案管理存在的問題放在會議上探討，保證工作有效推進。同時，也要做好工作指導，對檔案管理人員工作不到位的地方做到及時提醒、督促改正，提高醫院干部人事檔案管理與利用實效。

四、結語

干部人事檔案的管理和利用，是人事工作中最為基礎和復雜性的工作，同時也是管理干部的重要依據。醫院應該認識到干部人事檔案的重要性，通過建立系統化、全方位的管理流程，借助現代網絡化大數據檔案管理系統，選擇素質好、業務水平高的檔案管理人員，創新檔案管理與利用的工作模式和思路，推動醫院人力資源管理的發展。