淺析如何做好縣域教育系統干部人事檔案管理工作

文/貴州省黔西南自治州安龍縣教育局 徐露露

開展縣域教育系統干部人事檔案管理工作，在材料收集和整理的過程中，需要利用科學的方法，提高人事組織工作的水平。我國教育事業不斷發展，縣域教育系統干部人事檔案管理的規模不斷擴大，傳統的管理方法已無法滿足工作需求，因此縣級教育管理部門需要優化檔案管理方法，不斷提升縣域教育系統干部人事檔案管理水平。

一、縣域教育系統干部人事檔案管理工作的重要性

（一）提供可靠性的決策依據。在縣域教育系統管理過程中，干部人事檔案發揮著導向作用。在教育系統檔案中，干部人事檔案屬于重要的一部分，是非常重要的教育系統干部管理資料，能為學校管理層提供科學性的參考，從而有效改革教育系統干部人事制度，高效建設干部教師隊伍。此外，在上級部門作出工作決策的過程中，也可以參考縣域教育系統干部人事檔案資料，保障工作決策的可靠性。

（二）準確記錄教師情況。縣域教育系統干部人事檔案詳細記錄了教師的個人簡歷和專業機構等內容，真實、全面反映出教師工作業績和學術水平，能為教學評估和人事調動等工作提供參考，從而提高整體工作效率。

（三）有利于提高教師管理水平。落實開展縣域教育系統干部人事檔案管理工作，有利于提高教師隊伍的管理水平，為我國經濟建設培養更多的人才，達到教育系統的工作目的。縣域教育系統教學涉及范圍較廣，而教學的主導因素是教師，教師的素質水平直接影響到教學質量和人才培養質量，因此，教師隊伍建設和管理，對有效發揮縣域教育系統干部人事檔案資料的作用尤為重要。

（四）有效約束教職工行為。縣域教育系統干部人事檔案中詳細記錄了干部社會關系和實際表現等情況，在單位人事部門中存儲人事檔案材料，能提高全體教職工的責任感和歸屬感，同時可以約束廣大教職工的行為，促進教育系統和諧發展，可以保障縣域教育系統各項管理工作穩定運行。

二、開展縣域教育系統干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員不夠充足。當前我國不斷加強建設檔案信息化和電子化，同時不斷更新現代化技術手段，這對于檔案管理人員提出了較高的要求。但是縣域教育系統檔案管理人員數量不夠充足，由于經費等各種因素，很多縣級檔案室缺乏單列編制，系統進入門檻比較高，人才配備情況不符合標準。此外，縣域教育系統干部人事檔案管理隊伍還不同程度地存在著從業人員老齡化，缺乏具備專業知識的檔案管理人員和必要的檔案管理設備等問題，檔案管理隊伍綜合素質有待提高。這限制了縣域教育系統干部人事檔案管理工作的開展。

（二）分工不明確。縣域教育系統干部人事檔案管理工作具有積累性和長期性等特征，在檔案管理工作中需要和各個學校積極溝通。但是各級學校在收集整理各項歸檔材料的過程中存在延時性，脫節于整體工作，因此縣域教育系統干部人事檔案管理工作整體進程受到影響，工作效率降低。

（三）缺乏充足的資金。各級主管部門當前非常重視檔案管理工作，但存在較多的限制因素，檔案管理缺乏充足的經費。檔案管理工作要求配置專業檔案室，獨立分格檔案庫房和閱檔室以及檔案人員辦公室，同時需要配置電腦和服務器以及除濕機等設備，引進先進的檔案管理系統軟件。但是大部分縣域教育系統的檔案室并不符合工作標準，阻礙了檔案管理工作的有效發展。

（四）管理方式陳舊。在縣域教育系統干部人事檔案管理過程中，有一部分單位仍舊使用傳統的手工管理方式，給檔案的查找和借閱工作帶來諸多不便，整體工作效率降低。此外，組織內部還存在重視管理、忽視利用的問題，導致檔案管理封閉式運行。雖然一些縣域教育系統在人事檔案管理中用到了計算機技術，但也只是利用計算機做檔案目錄數據庫和檔案索引工作，縣域教育系統干部人事檔案信息化水平仍舊較低。隨著我國計算機網絡技術的不斷發展，縣域教育系統干部人事檔案管理工作需要充分利用計算機技術，提高檔案的利用率，滿足社會發展的需求。

（五）檔案整理不到位。針對縣域教育系統干部人事檔案管理工作，相關教育部門沒有落實鑒別審查工作，影響了檔案材料的真實性。在具體工作中，工作人員在發現缺失檔案材料時，由于種種原因沒有及時補全材料，導致檔案材料的完整性受到影響。這類問題的發生，主要是因為檔案管理制度建設不完善，尤其是缺乏針對性的崗位責任制。

三、縣域教育系統干部人事檔案管理工作措施

（一）提高服務意識和安全防范意識。落實縣域教育系統干部人事檔案管理工作，可以為教師提供準確的檔案信息，但是由于檔案管理人員缺乏服務意識，再加上單位內部缺乏完善的競爭機制，降低了檔案管理人員的工作積極性。為了做好縣域教育系統干部人事檔案管理工作，需要轉變檔案管理人員的工作思想，提高檔案管理人員的服務意識，發揮出檔案管理工作的服務性。檔案管理人員應根據工作需求合理轉變工作方法，提高檔案服務的工作質量。

在檔案管理工作中，需要安全地存放檔案，嚴格登記檔案出入庫信息，每隔半年就要對庫房進行盤點，定期清理檢查檔案整理情況，及時處理發現的問題，保障檔案信息的真實性。

（二）加強各級部門的溝通。縣域教育檔案管理部門主要是向學校教職工提供服務，有些檔案資料是共性資料，比如工資表和考核表等，這類材料要注意及時收集歸檔。不同教師具有不同的工作經歷，因此形成了個性材料，為了及時收集歸檔個性材料，學校等單位需要加大支持力度。在布置、銜接相關工作的過程中，縣域教育系統主管部門、學校等機構需要建立密切的聯系，全面收集教師的檔案資料，利用針對性的措施，全面、科學地歸檔各單位的檔案資料，保障檔案信息的完整性。

（三）加強隊伍建設。做好縣域教育系統干部人事檔案管理工作需要高素質的專業人才隊伍。首先，需要根據工作標準配置與之相應的檔案管理人員，合理解決編制問題，根據需求設置工作崗位。其次，需要提高檔案管理人員的工作效率，通過對檔案管理人員實施繼續教育，提高檔案管理人員的專業性，強化對從業人員培訓計算機知識，使其具備靈活利用信息化手段的技能，在實際工作中高效利用各種檔案管理系統，使整體工作效率進一步提高，滿足檔案管理的需求。在培訓工作中，需要落實不同層次的培訓工作，根據檔案管理工作的方針、政策，不斷提高檔案管理人員的素養。最后，需要構建檔案聯絡員制度，因為縣域教育系統干部人事檔案數量比較大，為了能及時收集、歸檔干部人事檔案，需要制定出干部檔案信息聯絡員制度，各學校和各單位需要嚴格選擇人事干部組建檔案信息聯絡員隊伍，主要負責收集和報送個人檔案資料，保障整體干部人事檔案資料的全面性。

（四）加強軟硬件建設。在縣域教育系統干部人事檔案管理工作中，需要具備充足的資金，才能維持工作穩定運行，因此單位需要提供更多的經費保障，為基礎建設和人員培訓提供扎實的物質基礎。根據檔案管理工作的需要，縣域教育系統檔案管理部門也需要積極爭取必要的資金，全面配置防塵、防火設施以及信息電子設備等，為檔案管理工作提供良好的條件，提高檔案存儲工作的安全性。

（五）完善檔案管理各項制度。1.完善檔案管理責任制。完善縣域教育系統干部人事檔案收集工作協調機制，保障檔案信息的準確性和真實性。加大各項制度的執行力度，加強審核檔案傳遞和利用等環節，及時解決發現的問題，利用檔案管理責任制，促使檔案管理人員積極完成自身工作，保障檔案管理工作效果。2.完善競爭上崗制度。針對縣域教育系統干部人事檔案管理工作的現狀：檔案管理人員缺乏專業知識，從業人員整體平均年齡偏大。這就需要通過不斷培養人才，向檔案管理隊伍不斷注入新鮮血液，實現檔案管理人員年輕化、技術化，在縣域教育系統干部人事檔案管理工作中不斷充實專業能力強的業務骨干，優化人才結構，提高整體工作效率。

四、結語

在教育工作中，縣域教育系統干部人事檔案管理工作發揮著重要的作用，因此各地都要做好縣域教育系統干部人事檔案管理工作，根據現有工作存在的問題提出針對性的工作對策，優化干部人事檔案的功能，促進教育事業可持續健康發展。