信息化時(shí)代高校檔案管理工作模式的重構(gòu)

文/南陽師范學(xué)院 歷史學(xué)院 石貞貞

現(xiàn)階段，我國高校中學(xué)生檔案數(shù)量和管理難度不斷增加，雖然已經(jīng)初步形成網(wǎng)格化檔案管理體系，但受到高校管理形式的局限，高校檔案管理的開發(fā)和運(yùn)用還是無法與社會(huì)對(duì)人才的需求相適應(yīng)。伴隨著高等教育改革的持續(xù)開展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校檔案管理的需求?；诖耍恼聦?duì)信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行論述，目的是對(duì)信息化時(shí)代的高校檔案管理模式構(gòu)建進(jìn)行探析，這對(duì)于檔案管理工作的順利開展以及檔案信息資源的作用發(fā)揮具有重要意義。

一、高校傳統(tǒng)檔案管理模式的局限

（一）檔案信息載體單一?，F(xiàn)階段，我國高校檔案普遍都是紙質(zhì)檔案。特點(diǎn)為體積小、傳遞速度快、重量輕、便于保存，可以實(shí)現(xiàn)共享的先進(jìn)檔案信息載體并未得到各大高校的認(rèn)可和運(yùn)用，如：數(shù)字光盤、磁性載體等，并未將其運(yùn)用到高校各種實(shí)踐活動(dòng)中。

（二）檔案信息服務(wù)功能單一。高校檔案的組成部分非常廣泛，包括科研檔案、學(xué)籍檔案、干部人事檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案等。高校檔案除了為學(xué)校提供服務(wù)以及提供給領(lǐng)導(dǎo)作為決策參考之外，服務(wù)對(duì)象還包括高素質(zhì)群體，也就是高校內(nèi)的學(xué)生、教師和科研人員。但是，目前高校檔案停留在為學(xué)校提供服務(wù)以及提供給領(lǐng)導(dǎo)作為決策參考，并未或者很少為學(xué)生、教師以及科研人員提供服務(wù)。高校檔案所具有的服務(wù)功能較為單一，一方面是受到傳統(tǒng)觀念的影響所造成的，并未樹立為公眾提供服務(wù)的良好意識(shí)；另一方面則是因?yàn)闄n案管理結(jié)構(gòu)不合理、不完善所引起的，許多畢業(yè)論文、科研設(shè)計(jì)等都顯示教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的檔案收集工作并不合理，無法將有效的服務(wù)提供給科研人員。

（三）檔案信息服務(wù)效能不高，服務(wù)方式被動(dòng)。雖然一般高校檔案館都配備了基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)備，但是大部分只有基本功能。雖然一些高校檔案館也對(duì)檔案館網(wǎng)站進(jìn)行構(gòu)建，但是具備特色服務(wù)的高校檔案館網(wǎng)站少之又少，利用效率不高，實(shí)質(zhì)性的服務(wù)功能還需要不斷強(qiáng)化。

（四）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。高校中信息化資源建設(shè)以及服務(wù)技術(shù)手段都較為滯后?，F(xiàn)階段，大多數(shù)高校檔案管理工作具有一定的基礎(chǔ)保障，但是并未進(jìn)行整體信息化建設(shè)，工作目標(biāo)和思路并不清晰，在運(yùn)用信息技術(shù)時(shí)并未開展深入研究。大部分高校建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫存在容量小、數(shù)量多、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫缺失等問題。這和檔案信息資源共享的最終目的相違背，并在后期兼容過程中留下隱患。

二、高校檔案信息資源管理的必要性

（一）提高檔案信息資源利用價(jià)值。高校檔案管理工作的目的就是歸納高校日常管理中各類信息資料，其中包括對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的深入挖掘，將有效支持提供給學(xué)生，保證學(xué)生就業(yè)、高校行政管理以及科研教學(xué)的順利開展，這是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享最為關(guān)鍵的方式之一。高校檔案管理部門中存儲(chǔ)管理的檔案信息需要在信息化技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)各部門之間的聯(lián)動(dòng)工作，將有效支持提供給科研人員與用人企業(yè)，引導(dǎo)檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮。通過開發(fā)和運(yùn)用高校檔案信息，將有效服務(wù)提供給用人企業(yè)，可以保證其選拔到合適人才，保證高校和用人企業(yè)之間開展良好的合作模式，將更多就業(yè)機(jī)會(huì)提供給學(xué)生。與此同時(shí)，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，有助于良性存儲(chǔ)目的的實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）提高檔案信息資源管理效率。高校檔案管理部門利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以充分利用檔案信息資源保證這些數(shù)據(jù)信息在高校各部門中得以共享。如，建立學(xué)生檔案信息資源庫后，用人企業(yè)可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行查詢，以此縮減高校招聘會(huì)的時(shí)間和投入成本，同時(shí)也減少了檔案管理人員的工作壓力，促使檔案信息利用效率的提高。除此之外，基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的檔案管理平臺(tái)能夠?qū)W(xué)生檔案信息的類型和數(shù)量進(jìn)行歸納統(tǒng)一，不需要再借助于人工統(tǒng)計(jì)方式來操作，這不僅使得人工統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)誤率降低，同時(shí)可以更好地利用學(xué)生檔案信息資源，向?qū)W生、教師、企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（三）提高檔案在資源共享中的地位。隨著高校大力開展信息化建設(shè)，需要保證高校信息資源實(shí)現(xiàn)共享，將各種服務(wù)提供給高?？蒲谢顒?dòng)、教學(xué)活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)決策的完成，以此形成合理、科學(xué)的公共服務(wù)體系?，F(xiàn)階段，各大高校在建設(shè)和發(fā)展中應(yīng)充分運(yùn)用信息技術(shù)，并將有效支持提供給高校檔案信息資源的共享。在新時(shí)代背景下，人們對(duì)檔案信息資源提出了更高的要求，要想保證檔案信息資源價(jià)值得以展示，需要進(jìn)行深入挖掘和利用。高校檔案管理部門需要對(duì)“以學(xué)生為核心”的理念進(jìn)行遵循，并將學(xué)生基本信息展示給用人單位，使得用人單位能夠?qū)W(xué)生綜合素質(zhì)進(jìn)行明確判斷，增加學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)。

三、信息化時(shí)代高校檔案管理模式重構(gòu)

（一）制定檔案管理信息工作流程。信息化時(shí)代，高校檔案管理工作必須要規(guī)范工作流程，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。第一，建立高校統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案信息涉及范圍廣、內(nèi)容繁雜、形式多樣，要保證信息化檔案管理的規(guī)范性與網(wǎng)絡(luò)查檔的便捷性，需要建立相應(yīng)的目錄標(biāo)準(zhǔn)，否則學(xué)生、教師、校內(nèi)各部門則無法快速、準(zhǔn)確查閱檔案。第二，建立規(guī)范的信息化管理管理制度。參考借鑒其他高校信息化檔案管理現(xiàn)狀，建立起囊括檔案信息資源、檔案管理程序、檔案管理技術(shù)防范的體系。如檔案管理信息化制度、無紙化檔案查找制度、檔案搜索權(quán)限制度等，為建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)建高校檔案信息服務(wù)中心。通過采集、開發(fā)、再生產(chǎn)高校檔案信息資源，借助于大量人力、物力以及財(cái)力資源，并結(jié)合各種管理手段保證高校檔案信息資源價(jià)值得以增加。此外，應(yīng)將經(jīng)過檔案整理以及處置之后且具有明顯效益的高校檔案信息放置在高校檔案查詢利用服務(wù)部。結(jié)合高校各個(gè)部門以及社會(huì)公眾所提出的不同需求，使得檔案信息形成二次分流，并進(jìn)入用戶端。所以，高校檔案信息服務(wù)中心需要對(duì)單循環(huán)的檔案信息鏈進(jìn)行構(gòu)建，針對(duì)用戶群體建立檔案信息資源共享平臺(tái)。

（三）建立高校檔案用戶反饋系統(tǒng)。檔案信息反饋是檔案信息資源中心根據(jù)用戶需求調(diào)出檔案信息后，用戶所進(jìn)行的一系列反饋，以便檔案信息資源中及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)工作內(nèi)容，保證其和最終服務(wù)目標(biāo)更為接近，進(jìn)而構(gòu)成高校檔案信息流動(dòng)中的單循環(huán)信息鏈。高校檔案信息資源開發(fā)和運(yùn)用中的反饋具體表現(xiàn)為：通過研究體現(xiàn)畢業(yè)學(xué)生質(zhì)量的有關(guān)反饋材料，探究高校所設(shè)置的本專業(yè)是否和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相適應(yīng)?；诖耍梢允垢咝W(xué)生做出相應(yīng)的調(diào)節(jié)和評(píng)判，使學(xué)校檢查高校改革目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，為教學(xué)調(diào)節(jié)提供依據(jù)。通過評(píng)價(jià)和分析科技檔案的有關(guān)反饋材料，判斷科研成果獲取到的效益是否和最初項(xiàng)目投入保持正比關(guān)系，并研究?jī)烧唛g的偏差，同時(shí)調(diào)節(jié)、控制和開發(fā)接下來的科研活動(dòng)。通過比較分析反饋信息和最初信息，了解社會(huì)對(duì)于檔案開發(fā)利用工作做出的客觀評(píng)價(jià)，并將其作為檔案信息開發(fā)的參考依據(jù)，這有助于增強(qiáng)檔案開發(fā)的實(shí)效性和針對(duì)性。

（四）構(gòu)建高校學(xué)生檔案信息集成系統(tǒng)。信息化時(shí)代，通過構(gòu)建高校學(xué)生檔案管理模式，能夠?qū)W(xué)生檔案信息鏈的實(shí)際流動(dòng)情況進(jìn)行明確，將信息資源共享平臺(tái)提供給社會(huì)用人單位、各大高校以及學(xué)生檔案管理部門。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是專門提供檔案管理、價(jià)值挖掘、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)的高校職能部門，同時(shí)也是高校之間以及高校各部門之間的聯(lián)系紐帶，將優(yōu)質(zhì)的高校學(xué)生輸送給社會(huì)。平臺(tái)中心輸出的學(xué)生檔案信息和外界環(huán)境相作用之后產(chǎn)生的反饋信息，并傳遞給高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心，通過比較分析原始信息以及反饋信息，有助于高校建設(shè)學(xué)生檔案全過程控制體系，從而打造智能服務(wù)全面的檔案服務(wù)信息鏈。因此，高校學(xué)生檔案信息集成系統(tǒng)能夠沖破高校的信息阻隔，聯(lián)動(dòng)各高校形成檔案信息服務(wù)共享平臺(tái)，使得檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

四、結(jié)語

隨著全球信息化的不斷發(fā)展，高校檔案管理面臨新的發(fā)展機(jī)遇。為了充分發(fā)揮高校檔案管理工作的職能，提高高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與效率，需要充分借助信息化技術(shù)，使高校能夠?yàn)榻逃蒲许?xiàng)目提供準(zhǔn)確、可靠、全面的檔案信息，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策以及用人單位選拔優(yōu)秀人才提供依據(jù)。