PDCA循環在醫院醫療管理檔案管理中的應用解析

文/濰坊醫學院附屬醫院 龔莉

檔案管理，是醫院醫療管理工作中非常重要的部分，在醫療工作開展過程中，有關病人的診斷、治療、健康檔案等信息資料，有關醫療研究領域形成的成果信息資料，均會通過收集、匯總、記錄，最后形成醫療信息檔案，而這些醫療信息檔案，則能夠為今后醫院醫療工作的有序開展提供客觀、科學的支持。但是，在傳統模式下，醫院醫療檔案管理工作存在一些有待解決的問題，比如：管理缺乏統一標準、管理粗放不夠精細等。而PDCA循環管理模式，是一種精細化質量管理方法，涉及計劃、執行、檢查、處理四個環節，將此類管理模式合理科學地應用到醫院醫療檔案管理工作當中，能夠提升醫院醫療檔案管理工作的效率及質量。鑒于此，本文圍繞“PDCA循環在醫院醫療管理檔案管理中的應用”進行分析研究，其價值意義顯著。

一、PDCA循環管理模式概述

PDCA循環，由美國質量管理專家休哈特博士率先提出，然后由戴明采納并宣傳，進一步得到普及，因此又稱為“戴明環”。基于本質層面分析，PDCA循環即為全面質量管理的思想基礎及方法依據，PDCA循環將質量管理分成四個環節，包括：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處理（Act），環環相扣，層層遞進，其目的是提高企業日常生產工作管理質量，促進企業質量管理工作穩步、可持續發展。

二、醫院醫療檔案管理現狀及PDCA循環管理模式應用的意義分析

如前所述，對PDCA循環管理模式的概念有了一定程度的了解。而從醫院醫療檔案管理現狀來看，尚且存在一些需要解決的問題。具體問題及PDCA循環管理模式在其中的應用意義如下：

（一）現有問題。基于現狀角度來看，醫院醫療檔案管理存在多方面的問題，主要包括：

管理缺乏統一標準。部分醫院對醫療檔案管理的重視程度不高，存在為了應付檢查、評審而對醫療信息進行建檔管理的現象，使得醫療檔案管理流于形式。同時，醫療檔案管理缺乏統一標準，使得醫療檔案管理分散現象明顯，加大了醫療檔案歸檔的工作難度。

管理過程粗放。醫院醫療檔案內容繁多，比如診斷病例檔案、患者健康狀況檔案、醫療研究成果檔案等。檔案的儲存及調用均缺乏規范性，由于檔案管理過程粗放，出現的問題未能有效解決，進而影響后續檔案管理工作。

管理安全性有待提高。基于醫療改革大背景下，大部分醫院構建了醫院檔案管理系統。然而，在醫院檔案管理系統應用過程中，還存在管理安全性方面的問題，比如，醫院內網和外網之間難以實現高效互動、防火墻功能不夠健全、系統安全維護工作落實不到位等，這些問題會影響醫院醫療檔案管理工作的安全性，不利于醫療檔案管理工作的可持續發展。

（二）應用意義。目前，醫院醫療檔案管理工作存在較多的問題，因此有必要采取有效管理方法，提升醫院醫療檔案管理工作效率及質量。將PDCA循環管理模式合理科學地應用到醫院醫療檔案管理工作過程中，具備多方面的意義，一方面，可以為醫院醫療檔案管理提供更有效的模式，將醫院醫療檔案管理工作的不足查找出來，制定合理科學的解決方法，使醫院醫療檔案管理工作得到有效改進；另一方面，PDCA循環管理模式涉及醫療檔案從“計劃→執行→檢查→處理”全過程的管理，可以改進傳統醫療檔案粗放的不足，實現醫療檔案精細化管理。此外，在PDCA循環管理模式下，醫院醫療檔案的儲存、調用將更具規范性，且可以針對醫療檔案信息化管理安全性不足等問題，落實有效的安全管理措施，使醫療檔案管理的整體安全性得到有效提升。由此可見，從提升醫院醫療檔案管理工作效率、質量及安全性角度考慮，PDCA循環管理模式都值得借鑒及應用。

三、PDCA循環在醫院醫療檔案管理中的具體應用分析

由于PDCA循環在醫院醫療檔案管理中的應用意義顯著，所以從提升醫院醫療檔案管理工作效率及質量角度考慮，有必要合理、科學地應用PDCA循環管理模式。總結起來，具體應用要點如下：

（一）管理計劃（Plan）。以醫院醫療檔案管理問題為依據，制定有針對性的管理計劃，預防控制相關問題的出現。在管理計劃制定過程中，有必要激發醫療檔案管理人員對醫療檔案收集、處理、歸檔、利用等工作的積極性，并有效減少管理人員盲目操作行為，使醫療檔案能夠及時有效歸檔。要想實現上述目標，需提升醫療數據、資料歸檔制度的規范化水平，針對診斷、資料、健康體檢等過程產生的醫療信息資料，包括：文字、圖像、視頻、音頻等，進行集中存儲。此外，需以醫療檔案管理計劃為依據，根據規范流程做好醫療檔案信息數據分析，進一步為醫院制定科學的管理決策提供有效憑據。

（二）管理執行（Do）。在管理執行過程中，針對醫院醫療檔案資料的收集工作，既要做好紙質醫療信息資料的保存，也要做好電子信息資料的收集及整理，進一步做好分類處理及編排工作。全面收集醫院電子信息，然后對電子信息資料進行核對，明確有無問題存在。如存在問題，則需進一步和信息采集部門進行仔細地核對。電子信息資料沒有失誤的情況下，則對檔案數據資料進行分類管理及匯總分析。此外，考慮到醫療檔案管理執行效率及質量的提升，需加強對醫療檔案管理人員的業務能力培訓，既重視管理理論知識培訓，又重視管理實踐能力技巧培訓，保證管理人員明晰醫療檔案歸檔流程及管理流程，能夠明確自身管理崗位職責，嚴格按照醫療檔案管理規范流程執行相應的管理工作，確保醫療檔案的收集、保存管理效率得到全面提升。

（三）管理檢查（Check）。在管理檢查環節，要及時建立醫療檔案管理監督檢查小組，重點對醫療檔案的采集、整理、歸檔、利用情況進行全方位的監督檢查。要明確醫療檔案管理過程是否存在問題，并針對所存在的問題展開分析，明確所產生的原因。例如：針對某疾病患者的病歷檔案資料，在核查過程中，需結合患者及家屬的主訴，仔細核查患者姓名、性別、家庭住址、聯系方式、具體病情以及診療結果等信息數據，明確其中是否存在紕漏問題；還需要結合最新的診療結果，及時更新患者的病歷檔案，為進一步的診療工作提供客觀、科學的依據。又例如：在全院多學科會診檔案管理工作開展過程中，涉及多學科會診申請表的填寫、會診登記表的填寫、會診意見和診療方案的記錄等信息資料，而這些信息資料均需合理收集、整理、并歸檔。在管理檢查環節，進一步完善相關會診信息資料，如果存在紕漏，則需及時追溯多學科診療會診工作流程，看在哪一個環節出現問題，查明原因，重新完善檔案信息資料，確保全院多學科會診工作的嚴謹性及科學性。

（四）管理處理（Act）。根據上述管理計劃、管理執行以及管理檢查結果，明確其中存在的問題后，應及時開展管理小組會議，針對問題，通過小組內部分析、討論，制定合理、科學的解決方案，并加以實施。比如：針對醫療設備資料歸檔問題，如果相關信息存在差錯，需及時修改，從而為后續醫療設備的安全管理提供保障。又比如：針對某病患的診療信息檔案資料，如果存在記錄差錯問題，需及時改正，并及時更新患者的最新診療結果，為患者進一步的診療、康復工作提供有效憑據。此外，考慮到管理的有效性及科學性，針對醫療檔案的處理，需結合其歸檔流程，追究相關部門及人員的責任，結合問題提出多個解決方案，并通過分析討論，得出最優化的解決方案，進而加以執行，使醫院醫療檔案管理工作的質量得到全面提升。

四、結語

綜上所述，目前，我國醫院醫療檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問題。為了提高醫院醫療檔案管理工作的效率、質量及安全性，有必要及時更新管理方法。本文提到的PDCA循環管理模式，涉及“管理計劃（Plan）、管理執行（Do）、管理檢查（Check）、管理處理（Act）”四個環節，環環相扣、層層遞進能保證醫療檔案管理工作的精細化，提升醫院檔案管理工作的整體水平。