數字化技術在現代企業檔案管理中的應用

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

時代發展背景下，企業經營規模不斷擴大，檔案管理工作內容不斷細化，對具體工作開展效率也提出了更高要求，傳統紙質管理模式已經完全無法適應企業經營管理工作開展的要求。在這種情況下，檔案管理對數字化技術的應用產生了現實需求，但是由于數字化技術應用本身存在一定限制，因此在具體應用過程中，必須對這些問題進行分析，采用合理的方式高效解決這些問題，以此不斷推動檔案管理工作水平全面提升。

一、檔案數字化建設的內容和影響

（一）檔案數字化建設的內容。數字化技術在企業檔案管理中的應用又被稱為檔案數字化建設，其不僅包括對原有檔案內容的登記檢查、對破損檔案的修復整理，實現檔案信息的數字化處理，還包括對檔案管理模式進行優化，提升檔案利用水平等各方面工作內容。具體來說，檔案數字化建設的內容主要包括如下幾個方面的基本內容：一是構建數字化管理平臺，結合企業規模和檔案管理需求搭建管理平臺。二是完善具體工作流程，確保原有檔案內容的精細化管理，避免由于技術處理造成原有檔案受損甚至是丟失現象。三是對檔案進行提卷、掃描及圖像處理等技術工作，這是數字化應用的關鍵環節。四是對檔案內容進行條目處理及校對，恢復檔案原貌。五是在數據掛接和備份的基礎上，實現檔案內容的合理使用。

（二）檔案數字化對企業管理的影響。傳統紙質檔案管理模式中，不可避免地會出現檔案管理混亂、檔案丟失甚至是內容造假等現象。實施數字化檔案管理，首先，能夠盡量減少對紙質檔案原件的使用頻率，減少由于使用和保存不當造成的損壞現象，提升檔案安全水平。其次，能夠通過管理平臺模塊開發，通過對應的篩選和分析技術，提升對檔案信息的處理水平，改變傳統的檔案應用模式，充分發揮檔案在人力資源調整和企業決策中的作用，有效提升檔案應用水平。最后，能夠減少企業在檔案管理方面的場地、人員投入，提升檔案管理整體工作效率，從而有效提升企業經濟效益。

二、數字化技術在現代企業檔案管理應用中面臨的問題

（一）對數字化技術應用的重視程度不足。數字化技術在企業檔案管理中的優勢已經被各個層面共同認可，但是在具體投入和實施方面，由于多方面因素的影響，使得其整體推進較為緩慢。多數企業檔案管理工作開展，還是以人工處理模式為主，企業不愿意投入過多的數字化設備，在人力資源提升方面投入極為有限。這種情形不僅使得數字化技術應用的優勢無法充分發揮出來，還使得工作人員在檔案管理與銜接過程中出現多方面問題，降低了檔案管理工作開展的效率。

（二）數字化技術應用制度不夠完善。數字化技術在企業檔案管理中的應用是對傳統管理的延伸和拓展，使得檔案管理工作開展的具體模式和要求都發生了巨大變化，這種情形，要求企業構建對應的制度。然而，在具體落實過程中，這方面制度建設依然不夠完善。首先，數字化技術應用帶來的崗位職責變化未能深度明確，工作人員在具體工作中無法準確把握數字化技術應用的要點。其次，對工作內容交接的職責沒有明確，數字化管理系統的具體管理權限等方面設定還不夠完善，使得檔案管理工作出現偏差。最后，對數字化技術應用的要求等方面沒有深度明確，使得數字化技術應用中出現技術問題。

（三）檔案信息處理水平有待提升。數字化技術在檔案管理中的應用，不僅僅是將傳統的紙質檔案轉換為數字化存儲，更多的是輔以對應的分析技術對檔案信息進行處理，借助分析結果為領導層面決策提供更加科學的依據，以此有效提升企業整體管理水平。但是，目前大多數企業檔案管理工作的開展都是以基礎性應用為主，也就是簡單地將檔案存儲轉變為數字化模式。對檔案信息處理和應用方面的重視程度不足，使得檔案管理僅是在形式上發生了對應的變化，并沒有能夠真正起到信息處理和應用的作用，失去了數字化技術應用的意義。

（四）數字化技術應用的安全措施不到位。數字化技術的應用通常是與網絡信息技術相關聯的，信息處理和傳遞，需要經過必要的網絡傳輸過程。由于檔案管理安全性的基本要求，數字化技術的應用必須要做好完善的安全應對措施，強化對工作人員安全意識培養，嚴格依照規章制度要求開展相關工作。但是在實際落實過程中，加密和信息安全防護技術應用不到位，安全管理制度落實不足，造成不同程度的泄密現象。這不僅可能給企業生產經營安全造成負面影響，甚至還會影響到企業內部管理的公平性，給企業經濟效益帶來負面影響。

（五）數字化人才建設較為滯后。數字化技術的應用必然是以人才建設為基礎的，但是在目前多數企業檔案管理工作中，工作人員多是以跨專業形式為主，對新型設備和平臺應用的技能水平有限。同時，企業管理層面在這方面的培訓制度也不夠完善，多是以相應的設備應用為基礎開展臨時性的培訓活動，無法構建系統性的人才培訓體系。一方面，導致數字化系統運行效率低下，不能將新型設備的優勢充分發揮出來；另一方面，還有可能出現信息處理錯誤，沒有對應人員承擔責任的情形，由此使得數字化技術應用停留在表層階段，而具體業務開展依然是以傳統模式為主，限制了數字化技術作用的發揮。

三、提升數字化技術在檔案管理中應用水平的途徑

（一）強化數字化技術軟硬件設備建設?；A性的設備是數字化技術應用的基本條件，是推動檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實際應用過程中，必須要加大這方面的投入和建設力度。對于企業管理層面而言，首先，應當分析企業目前檔案管理信息化建設的實際需求，結合企業發展戰略，明確設備投入的基本要求和擴展空間。其次，要根據方案設計選擇合理的建設模式，確保設備運行體系的質量控制，同時為后續管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設施層面，需要做好數據庫建設，確保數據庫運行速度和空間等都能夠滿足實際運行需要。而在軟件設施層面，則應當在滿足現有運行體系基礎上，為后期應用技術提升和大數據應用留出足夠的操作空間。

（二）構建完善的應用管理制度。對于企業管理經營層面而言，大都較好地重視檔案管理信息化建設，但在實際應用方面，通常存在應用管理制度較為滯后的情形。首先，管理層面需要做好基層調研工作，明確信息化技術應用中存在的問題，明確原有制度體系中不夠完善的方面，結合實際對制度內容進行更新。其次，要構建更具有針對性的績效考核制度，充分發揮工作人員積極性，有效提升檔案管理工作水平。最后，應當強化檔案管理責任制度，尤其是在傳統檔案管理流程與數字化技術應用相互銜接方面，需要更好地明確交接流程及責任劃分，以便更好地將數字化技術的作用發揮出來。

（三）積極導入大數據處理技術。在大數據應用水平不斷提升的背景下，企業檔案管理工作導入大數據技術應用已經成為必然趨勢，在實際應用過程中，需要注意以下幾個方面：一是根據企業檔案管理工作開展現狀，選擇合適的智能算法，明確大數據采集的范圍和來源，明確大數據分析結果的具體應用層面。二是要充分將大數據分析結果應用至企業管理層面，不僅要在崗位調整、員工晉升等方面進行應用，還應當強化在企業決策層面的應用，為企業整體管理水平提升提供參考。三是利用大數據技術構建企業內部更加優化的信息檢索及應用體系，有效提升企業內部交流活動開展效率。

（四）提升安全管理水平。企業檔案信息管理本身具有保密性要求，因此數字化技術應用，必須從技術和制度兩個層面入手，構建完善的安全管理體系，提升安全管理水平。從技術層面來說，不僅需要做好檔案內容的安全備份，還應當利用計算機網絡安全技術，有效阻隔外部危險因素的入侵，避免出現數據信息泄露問題。就制度層面而言，應當結合企業整體管理工作體系，構建系統性的數字化管理體系，要求各個崗位工作人員嚴格依照相應的規程操作，避免由于人為因素造成信息損壞或泄露。

（五）強化數字化人才引進和培訓。要確保數字化技術在檔案管理中的作用充分發揮出來，還應當重視數字化人才引進和培訓。首先，要強化技術人才引進，通過新鮮血液的補充，在整體上導入新型管理和工作理念，確保檔案數字化管理與發展保持一致。其次，要構建完善的培訓機制，利用現場培訓與遠程培訓相結合的方式，做好培訓工作，有效提升工作人員技能水平。

四、結語

將數字化技術與傳統檔案管理模式有機結合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此在企業經營發展過程中，必須強化對數字化技術應用的重視程度，更加深入地應用于企業檔案管理工作中，在不斷提升技術應用水平的基礎上，為企業檔案管理工作開展起到積極的推動作用，為企業經濟效益的提高起到更加積極的促進作用。