大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案工作模式的轉(zhuǎn)型

文/云南文山電力股份有限公司 何聆玉

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的海量性成為其主要的特點(diǎn)，對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理需要從大數(shù)據(jù)角度出發(fā)，加強(qiáng)各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，開(kāi)拓全新的管理方法，實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)型，這樣才能促使企業(yè)檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

一、企業(yè)檔案資源建設(shè)模式的轉(zhuǎn)型

企業(yè)檔案資源建設(shè)模式的轉(zhuǎn)型主要體現(xiàn)為以下三個(gè)方面:

（一）檔案資源建設(shè)后置工作模式加以改變?，F(xiàn)階段，有很多企業(yè)檔案部門(mén)仍舊采取后置工作模式，主要是文件在流轉(zhuǎn)之后進(jìn)行歸檔，這種情況雖然可以節(jié)省工作精力與壓力，但是卻不符合檔案管理的基本規(guī)定與要求，甚至還會(huì)出現(xiàn)混亂局面，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的有序性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展會(huì)導(dǎo)致企業(yè)形成的文件資料數(shù)量越來(lái)越多，部分文件具有重復(fù)性，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作人員造成一定的壓力。對(duì)此，需要進(jìn)一步改變后置工作模式，將檔案管理工作進(jìn)行延伸，采取前端控制，這樣才能有效改善這種情況。其一，對(duì)于檔案管理工作人員而言，要制定完善的檔案歸檔范圍表。需要明確認(rèn)識(shí)到哪些文件材料要進(jìn)行收集，哪些文件材料具有重復(fù)性。其二，要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)所制定的規(guī)范要求，對(duì)檔案進(jìn)行管理。其三，要采取部門(mén)立卷的方法。部門(mén)立卷起到紐帶的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)對(duì)文件的掌控，得到事半功倍的效果。

（二）采取智能化歸檔模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，智能化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理采取智能化歸檔模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高工作質(zhì)量。一般而言，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)內(nèi)部的電子文件數(shù)量非常多，假如在此背景下仍舊采取傳統(tǒng)的離線(xiàn)歸檔方式，那么電子文件收集會(huì)存在非常大的困難，甚至也無(wú)法保證文件之間所存在的聯(lián)系。在新時(shí)期，檔案管理部門(mén)需要制定完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并且要將智能化應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的監(jiān)督與管控，這樣在電子文件流轉(zhuǎn)的時(shí)候能夠及時(shí)記錄，提高歸檔電子文件的真實(shí)性以及完整性。

（三）制定大數(shù)據(jù)中心。積極建設(shè)大數(shù)據(jù)中心同樣至關(guān)重要，這是企業(yè)檔案管理較為新穎的模式之一，能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的相互整合，尤其是電子文件能夠形成統(tǒng)一管理，并且在大數(shù)據(jù)中心進(jìn)行對(duì)接，節(jié)省對(duì)接資金的同時(shí)，也節(jié)省了其他成本。

二、企業(yè)檔案利用模式的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案利用工作模式的有效轉(zhuǎn)變，需從兩點(diǎn)出發(fā)：

（一）按檔案現(xiàn)場(chǎng)提供利用工作前置。一方面，檔案提供利用服務(wù)時(shí)需要做好現(xiàn)場(chǎng)查閱工作，如果查閱的時(shí)候因?yàn)闆](méi)有提前溝通，容易出現(xiàn)空跑現(xiàn)象，這種情況會(huì)制約檔案工作的有效性。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)場(chǎng)提供利用工作前置，可以通過(guò)相應(yīng)的信息系統(tǒng)做好預(yù)約工作，甚至還可以在網(wǎng)絡(luò)上完成審批流程，提前做好準(zhǔn)備工作，減少空跑現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面，企業(yè)檔案部門(mén)還可以設(shè)定查閱人數(shù)，從根本上避免其他人員等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)現(xiàn)象，也可利用系統(tǒng)對(duì)當(dāng)日的接待量進(jìn)行分析與研究。通過(guò)系統(tǒng)加以通知與傳播，這能夠在無(wú)形當(dāng)中提高檔案部門(mén)的整體服務(wù)質(zhì)量。

（二）做好檔案利用的遠(yuǎn)程服務(wù)工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各項(xiàng)新型技術(shù)的出現(xiàn)為人們的生活帶來(lái)了便捷，其中人臉識(shí)別技術(shù)、指紋驗(yàn)證技術(shù)已比較成熟，在眾多產(chǎn)品當(dāng)中得以應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)之下，企業(yè)電子檔案的利用同樣可以應(yīng)用人臉識(shí)別技術(shù)與指紋驗(yàn)證技術(shù)。檔案的利用者不需要前往各個(gè)部門(mén)跑手續(xù)、簽字，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)拿到自己的檔案資料，實(shí)現(xiàn)了電子檔案利用的遠(yuǎn)程服務(wù)。

（三）部門(mén)聯(lián)盟之間新型服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。在數(shù)據(jù)時(shí)代，部門(mén)之間需要相互聯(lián)系，并形成互聯(lián)網(wǎng)共享模式。企業(yè)檔案部門(mén)屬于個(gè)體，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要從實(shí)際角度出發(fā)，針對(duì)性地構(gòu)建聯(lián)盟合作者，與其他部門(mén)相互溝通，比如可以與文件主管部門(mén)相互聯(lián)系，這樣可以形成文件目錄的共享，并且還能共同完成其他的服務(wù)模式，提高服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量。

三、企業(yè)檔案工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)型

大多數(shù)企業(yè)的檔案部門(mén)會(huì)推出編研產(chǎn)品，但目前的大多數(shù)編研產(chǎn)品只是對(duì)信息進(jìn)行了整合，缺乏影響力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們需要從整體角度出發(fā)，讓每一位檔案管理人員都能認(rèn)識(shí)到編研產(chǎn)品的重要性，并且還要進(jìn)一步提高企業(yè)內(nèi)部的影響力。另外，要嚴(yán)格按照不同的需求，針對(duì)性提供不同形式的編研產(chǎn)品，編研產(chǎn)品應(yīng)多元化地滿(mǎn)足不同需求，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，編研產(chǎn)品的表現(xiàn)形式具有多樣性，可以通過(guò)微信公眾號(hào)、微博等眾多形式做好檔案資源的開(kāi)發(fā)。在充分發(fā)揮出傳播功能的同時(shí)，能有效提升企業(yè)檔案部門(mén)的針對(duì)性以及影響力。

企業(yè)的檔案工作還需要實(shí)現(xiàn)從管理文件向管理數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，據(jù)了解，有很多企業(yè)檔案管理方面存在問(wèn)題，比如數(shù)據(jù)管理過(guò)于分散、沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔，如果不及時(shí)處理解決，則會(huì)導(dǎo)致眾多具有價(jià)值的數(shù)據(jù)逐漸被淹沒(méi)，在此背景下，企業(yè)檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮自己的職能，尤其要考慮在介入文件形成的過(guò)程以及數(shù)據(jù)管理的流程實(shí)現(xiàn)檔案管理，要從管文件向管數(shù)據(jù)方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，制定完善的規(guī)章制度，做好數(shù)據(jù)的收集、歸納與整理。此外，還有部分企業(yè)仍舊采取紙質(zhì)檔案管理，在此也需要實(shí)現(xiàn)從管文件向管數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)型，大多數(shù)紙質(zhì)檔案管理中蘊(yùn)含眾多的檔案信息，可以通過(guò)信息化技術(shù)將有價(jià)值的信息提取出來(lái)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保存。最后，在當(dāng)前科技的不斷發(fā)展下，數(shù)字化設(shè)計(jì)制造技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，比如三維數(shù)據(jù)，在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中應(yīng)用廣泛，將其應(yīng)用于企業(yè)檔案管理之中，能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)工作模式的有效轉(zhuǎn)變。

四、企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化模式轉(zhuǎn)變

在企業(yè)檔案管理工作之中，需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化模式的轉(zhuǎn)變，第一是資源內(nèi)容的完全數(shù)據(jù)化。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展中，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)資源的挖掘利用以及快速流通，要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的全面化以及數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫檢索。企業(yè)早期發(fā)展主要采取的模式是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文掛接，這種模式具有一定的缺陷與不足，不僅檢索性比較差，而且數(shù)據(jù)挖掘也比較差，所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要實(shí)現(xiàn)其數(shù)據(jù)化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)化主要是將檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌驒z索的電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的無(wú)縫檢索。另外，還要將檔案保管技術(shù)加以數(shù)據(jù)化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層出不窮，尤其是人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用，促使企業(yè)檔案管理逐漸朝著數(shù)據(jù)化方向不斷發(fā)展，面對(duì)這種情況，企業(yè)在檔案管理的時(shí)候需要加強(qiáng)對(duì)其他技術(shù)的應(yīng)用，比如智能身份認(rèn)證系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，并且還要在數(shù)據(jù)收集的時(shí)候不斷擴(kuò)大其積累量，這樣才能為后期的數(shù)據(jù)保存奠定基礎(chǔ)，提供保障。此外，企業(yè)檔案利用的數(shù)據(jù)化同樣至關(guān)重要，大多數(shù)檔案部門(mén)要利用網(wǎng)絡(luò)查閱審批服務(wù)，并且還要將數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。做好數(shù)據(jù)挖掘能夠改變傳統(tǒng)模式所存在的缺陷，為企業(yè)檔案管理部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

《中華人民共和國(guó)檔案法》（新修訂版）推出后，數(shù)字化的應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)檔案未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)解讀我們認(rèn)識(shí)到，新時(shí)代我們必須利用數(shù)字化開(kāi)辟檔案管理現(xiàn)代化路徑，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)信息技術(shù)的應(yīng)用，針對(duì)性構(gòu)建數(shù)字檔案館以及檔案資源共享平臺(tái)，將電子檔案作為主要的檔案形式。

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變需注意的問(wèn)題

正如上文所言，新時(shí)期企業(yè)檔案需要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，但是為提高轉(zhuǎn)型的有效性，還需做到兩點(diǎn)。

（一）積極明確檔案管理部門(mén)的定位。在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，檔案管理部門(mén)需要實(shí)現(xiàn)自我定位，轉(zhuǎn)變檔案管理重心，從信息化與大數(shù)據(jù)角度出發(fā)，積極挖掘隱性知識(shí)，將檔案管理部門(mén)打造成知識(shí)中心。另外還要實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合，為企業(yè)工作人員提供數(shù)據(jù)依據(jù)，應(yīng)用信息技術(shù)集合各項(xiàng)信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，或者實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，通過(guò)信息技術(shù)打造知識(shí)平臺(tái)，將各項(xiàng)資源進(jìn)行歸檔，完成知識(shí)、資源共享。

（二）做好檔案管理部門(mén)工作機(jī)制的優(yōu)化。要想實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)型，需要從本質(zhì)上出發(fā)，做好檔案部門(mén)工作機(jī)制的優(yōu)化。一是要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，不管是工作流程的標(biāo)準(zhǔn)還是工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，都要將部門(mén)之間進(jìn)行界定，遵循相應(yīng)的步驟與依據(jù)。二是要實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，保證企業(yè)內(nèi)不同系統(tǒng)所生成的電子文件能夠兼容、歸檔，完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與共享。三是集成化，要對(duì)重要的信息資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，或構(gòu)建企業(yè)信息資源管理平臺(tái)，在部門(mén)之間進(jìn)行溝通與共享的情況下完成集成化。此外，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（新修訂版），要理順體制機(jī)制，依據(jù)實(shí)際的改革情況，在分級(jí)管理原則下完善檔案業(yè)務(wù)。

六、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需緊抓時(shí)代發(fā)展的步伐，從不同的角度出發(fā)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型。同時(shí)，也要立足于實(shí)際，從自身入手，積極探索檔案管理工作模式與大數(shù)據(jù)時(shí)代的緊密結(jié)合，這樣才能真正推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作朝著更好更遠(yuǎn)的方向發(fā)展與進(jìn)步。