關于提升文書檔案管理質量的建議

文/遼寧省文化藝術研究院 劉玉浩

一、全面的質量管理意識

（一）樹立質量管理意識。檔案工作需要形成一股積極向上、終身學習的工作氛圍，因此也要加大對檔案管理人員的專業培訓力度，使其可以在政治思想上保持先進性，業務技術上保持能動性，綜合工作能力上保持協作性。在文書檔案收集、歸檔、建檔的過程當中，工作人員應秉持著嚴密謹慎的工作態度，每一個細節都落實到位，及時查找檔案管理過程當中的每一個漏洞，及時糾正，主動管理，形成良好的工作作風。

（二）提升文書檔案工作質量，還要具有大局觀主動意識。文書檔案管理應從高處入手，掌握文書檔案管理的用途，深入挖掘文書檔案背后的價值，為質量管理打下良好的思想基礎和工作基礎。在當前的新時代背景之下，文書檔案是豐富社會文化生活、分析發展規律、促進能動性發展的基礎，只有從整體質量入手，探求建設路徑，才能夠真正提高文書檔案管理發展水平。

（三）文書檔案管理部門要加強與社會的聯動。應在多媒體平臺上注重宣傳，使社會能夠多關注高質量的文書檔案。與其他的數據挖掘平臺、互聯網平臺以及傳媒平臺進行合作，更好地挖掘文書檔案當中的工作價值，可以促進檔案管理人員全面地認識到自己工作的價值，更好地發揮其工作的主動性。這種聯動式的檔案數據挖掘和服務，也可以為全社會的檔案利用提供相應的數據基礎，使得檔案建設工作進入到一個良性循環，“以應用帶動挖掘，以挖掘推動應用”，形成一個相互促進的良好局面。

二、堅持系統的科學工作方法

當前一些文書檔案管理部門在工作時，沒有按照科學的管理程序和系統性的工作方法對檔案的數據問題進行科學的管理和歸類，因此出現了一系列的紕漏。在新時代背景之下，應遵循“十四五”規劃，貫徹十九屆五中全會的文件精神，堅持系統的科學工作方法，加強文書檔案管理的體系化建設。

（一）要嚴格按照序列化的操作方法。文書檔案工作需要進行科學分類編碼，結合歷史、現實和未來三者合一的整體工作思路，嚴格執行標準化操作步驟，尤其是應用現代化的數據管理方式，體現文書檔案管理的操作專業化水平，規范地進行計算機操作。注重備份的錄入，方便后期的查詢，避免數據的丟失，提升文書檔案管理質量。

（二）文書檔案室要豐富工作內容。通過管理制度落實好文件的具體處理工作，從規范化、標準化、現代化三個角度衡量新時期文書檔案，恪守時間觀念，認真進行文書的歸檔，同時還要對公文類別進行嚴格的甄選，切實提高管理的質量，為后續的數據挖掘、數據管理提供有效的數據基礎。

（三）管理的過程當中要按照有序性和整體性開展工作。檔案管理人員必須認真嚴肅地對待每一份文件檔案工作，按照時間、地點、發生、結束的時序來進行排列。一項事件的全貌都要反映在一個活動的案卷當中，每一項活動的類別、專題的資料都要齊全，通過案件編名以及活動紀要，可以完全了解整個活動。同時，對于特殊的類別和專題類，還要講解清楚每一個分卷之間的關系，從全局性的高度出發，取舍資料、記錄主次，詳略得當。在日常工作的過程當中，文書檔案的管理人員要與其他科室的負責人保持密切的聯系，對于兼職檔案員的資料收集工作，也要提出相應的建議。要引導所有的科室及時上報自己的管理信息，幫助文書檔案管理員做好日常的工作，尤其是在文書檔案產生之初，就要落實各個科室的執行，避免資料的后續查找存在遺漏。現代文書檔案工作高度依賴信息平臺，大多數檔案管理室已經上架了一整套完善、規范化的計算機軟件運行系統，且近年來在不斷更新。文書檔案管理人員要通過這種專業化的軟件操作方法和統一的運作流程，進行規范化的管理，應用一套系列的模式去開展軟件的更新和應對技術的迭代與升級。工作人員要保持終身學習的習慣，樹立良好的意識，保持經常性的對外交流，將這種信息技術的提升貫徹到日常化的管理模式當中，方便數據的整理保存和有效的利用，以提高科學的管理效果。

（四）關注從歷史性、現在性和未來性三個層面。在整理時，既要考慮到文書檔案存在的歷史價值、歷史動態，也要考慮到它的歷史條件和局限性，真實地還原一項活動的歷史全貌，不能夠隨意地增刪或者是改動，甚至是丟棄。此外，在整理時要從還原真相的角度出發，分析問題的全貌，真實還原和記錄，在充分尊重歷史的前提下，考慮久遠，避免文書檔案材料后續被人破壞，或者是非法利用，要樹立前瞻化的管理思維，做好“前人創造、后人利用”的準備，為各項工作打下堅實的基礎。

（五）各個科室要從技術優化的角度去不斷提高工作人員的專業素質。文書檔案管理應強化工作人員的檔案意識，明確文書檔案管理的現代化內容，盡可能地減少人員的流動現象。通過完善檔案管理結構，使每一個工作人員的崗位職責劃分明確，工作脈絡清晰，內容上有所配合，在良好的協同體系當中，提高隊伍的穩定性和隊伍的工作效率。此外，還應重視每一位員工的工作潛力挖掘，最大程度地調動所有工作人員的工作積極性，減少職業傾軋、職業歧視以及職業資源閑置的情況。

三、落實文書檔案管理的制度

（一）提高秩序性。制度化管理的根本目的在于提高辦公室文書處理的質量以及效率，減少出錯的概率，尤其是在處理瑣碎凌雜的日常文件時，要抓住關鍵內容，狠抓工作程序和規范，嚴把文件的“進出關”，設置專人的收文制度、登記制度、傳閱制度，并且處理好蓋章流程、閱覽流程以及領導視閱分送管理，通過流程化管理和秩序化的管理，對于文書檔案的管理進行全面記錄。

（二）做好及時的清退制度。在相應的文件登記、催辦、辦理完畢之后，要及時存檔，在存檔時還要及時對不再使用的文件做好記錄，完成文件的清退工作。在發文工作當中也要堅持相應的制度化原則，秉持著必要性原則和注重效用的原則，在發文的管理上做好程序化的建設，應設置領導安排-承辦科室起草-辦公室登記-編號-發文卡的相應流程，劃分各個科室和各個工作崗位的責任制度，明確工作板塊和具體性質，確定實際的工作范圍。

（三）對材料進行制度化的管理。確保所有的文件材料都應與自身工作單位的流程對應在一起，對于同級單位或部門的來文，均要設立專門的檔案歸卷。在這個過程當中，要秉持著“合理分類”和“齊全完整”的原則，對所有的信息進行登錄。平時還要秉持主動搜集信息，豐富信息，重點查找信息等工作原則，做好平時的組建工作，及時地、準確地挖掘文件當中的數據信息。此外，在工作的過程當中也要關注集中組卷和平時組卷的制度結合，既要提高集中管理的質量，又要將這種制度化的優勢落實在常態管理的過程當中，堅持“維持原貌，保持聯系，狠抓文件”管理的質量關，避免出現崗位職責不對應，文件出錯的現象。在日常的管理上，還要按照“級別、年度、問題、密集、保管期限”來做好文件檔案的歸檔劃分，裝訂流程、分類流程、排列流程、編號流程和裝盒流程、移交流程，都要按照這種制度化的操作手續進行科學嚴密的記錄。

四、建設數字化文書檔案管理平臺

檔案管理部門要加強現代化的數據管理，通過數據挖掘、數據存儲、數據自動化建設，管理好目前的儀器和設備。現代文書檔案離不開高速自動化的檔案管理工具，例如：打印機、復印機、傳真機、照相機和掃描儀等等，而這些設備的應用效率，直接決定了文件檔案工作管理的實際效率，所以文件檔案工作室要加強對所有設備的排查，及時更新設備的軟件類型，做好設備的日常數據維護工作。一旦發現設備的工作狀態不良，例如噪音、振動、過熱或者是數據出錯，就要及時對設備進行維修和調整，同時應對每一臺設備進行編碼，以便查找數據和設備的維修管理。

做好工作人員的日常技術培訓，很多檔案設備軟件的更新速度快，如果不能對現有的文件檔案管理人員進行數據化辦公培訓，那么他們的操作水平很有可能落后于時代，不再滿足現代文件檔案管理的需求。在日常管理工作中，一方面要做好工作人員的軟件技術培訓，使工作人員可以得心應手地運用數據挖掘工具、智能分析工具、大數據分析和云計算分析方法，處理好目前的工作計劃；另一方面，要為工作人員創造良好的制度環境和流程環境，從質量和效率兩個角度齊抓文書檔案管理的實際工作，做好文書管理的體系建設，為更多的工作人員提供數據軟件的支撐。細化管理流程，使數據化設備的操作更具備可行性，嚴格審理各項設備的審核和簽發工作，避免出現無效文件以及錯誤文件。

五、結語

綜上所述，在新時代背景之下，辦公室文書檔案管理的質量是重中之重，要加強對人員的培訓、對設備的維護，對制度的創設以及對工作方法的創新，以此整合工作內容，創新工作機制，提高工作的整體效果。