檔案利用機制創新淺談

文/山東省五蓮縣檔案館 厲爽

目前，信息技術應用廣泛，數字經濟、在線政務服務等快速發展，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化。這些變化在為檔案事業創新發展帶來機遇的同時，也使檔案管理利用面臨諸多挑戰。傳統的檔案利用方式已無法滿足現代社會經濟發展的需求。檔案人才隊伍素質和能力與新形勢新任務的要求還有差距，專業人才存在斷層斷檔的現象。為了推動檔案事業轉型高質量發展，檔案館要注重加強規劃創新類型的檔案利用機制，從而保障人們逐漸提升的檔案利用需求。

一、檔案館傳統利用機制面臨的挑戰

（一）檔案利用方式單一。根據黨的十九大要求，現代檔案利用工作中，各級檔案館有義務為人民群眾提供相關的檔案公共服務。但是，人民群眾往往并不了解檔案館內有多少館藏資源可以利用。近年來，國家陸續出臺了農村部分計劃生育獎勵等一系列民生保障政策，人民群眾對檔案利用的需求日益增長。而傳統的檔案利用是“蹲班守候”的被動模式，檔案館工作人員在館內等待利用者上門查詢檔案，重管理，輕利用。此外，檔案利用信息化程度不高，檔案利用以紙質為主，受時空限制較大，不能充分滿足檔案利用需求。當利用者需要查詢異地檔案信息時，只能親自到當地檔案館查找，或者委托他人查詢，查到還需要將紙質檔案證明郵寄給利用者，需要耗費大量的時間和精力，有違檔案工作現代化服務的要求。

（二）檔案管理存在安全風險。確保檔案的基本安全與檔案管理機制的完善是當前檔案管理工作中的重要基礎，更是促進檔案管理工作順利高效開展的基本途徑。傳統層面的紙質檔案在利用過程中需要調卷、查閱、這將對檔案的物質載體造成磨損，影響檔案的自然壽命。如果檔案管理工作人員業務水平有限或安全意識不強，還可能發生檔案丟失、損毀等安全事故。對于信息化檔案管理而言，雖然提高了檔案管理效率，但檔案信息安全風險也更大，安全形勢嚴峻。

（三）數字檔案管理系統有待完善。在信息技術發展環境下，數字傳播方式等現代技術已經深入檔案管理、檔案利用等多方面工作中，并有效提升了工作效率。在檔案管理與運用的實際操作過程中，現代信息技術的輔助已經幫助檔案管理工作起到了較強的作用，然而，隨著社會與信息技術的不斷發展，數字檔案管理系統中仍然存在可發展與提升的空間，相關工作人員應當加強提升自身綜合素養與專業能力，根據社會的實時發展改善檔案管理系統，促進檔案利用效率的有效提升。在當前檔案利用方面，由于必須依托充足資金和先進技術支持，各地數字檔案館建設存在不平衡不充分的問題。現階段的檔案信息資源共享平臺建設滯后，用戶查找某一檔案信息時，要走訪多家檔案館、不同機構查詢相關檔案，為用戶帶來了極大的不便，難以滿足社會檔案利用需求的新變化。此外，檔案工作人員素質和能力有限，依然采取傳統的管理和利用方式，檔案工作面臨著從傳統載體向數字管理轉型升級的巨大挑戰。

（四）專業化檔案管理人員不足。長期以來，部分領導并未真正對檔案管理的工作人員引起重視，常常將檔案管理工作人員定位為閑職，進而導致很多檔案管理部門在實際工作中忽視了檔案人才隊伍建設，檔案工作人員年齡性結構和專業性不足等問題突出。另外，檔案工作人員待遇和發展前景不明確，一旦從事檔案工作，崗位容易被固化，相對其他部門人員來說，在晉升交流方面比較困難，長此以往，出現了年輕人不愿意留，年齡大的難以走的年齡斷層、老齡化現象。專業性是檔案工作區別于其他社會性事務的重要因素，也是檔案工作重要性的直接體現。特別是隨著電子信息文件等形式的迅速發展，現代檔案信息的傳播方式不斷拓展與增加，對檔案管理員的要求不斷攀升，檔案管理員必須掌握現代信息技術，能夠熟練操作、保存以計算機為主的檔案管理操作系統。其次，部分人員工作方式、方法落后，難以適應新時期專業性更強的檔案信息化管理工作，這也制約了檔案事業的創新與發展。此外，檔案管理工作人員在工作中缺乏一定的自信心，常常認為檔案管理工作并未得到社會的認可以及人們的尊重，進而導致檔案工作人員的工作熱情較差等問題出現。

二、創新檔案館利用機制的策略

（一）深化改革，創新利用方式。面對社會日益增長的檔案利用需求，檔案工作人員應調研分析檔案的“供”與“需”，優化各個利用環節,提供高效的檔案供給，提升檔案公共服務水平；準確把握檔案利用需求方向，科學整合各類檔案資源，尤其是民生檔案，提供“一站式”的便民服務，提高檔案利用效率。其次，圍繞黨委和政府中心工作，編研各類檔案參考資料，積極為各級黨委、政府提供檔案資政服務；“讓歷史說話，用史實發言”，用好用活檔案資源，積極開展、服務主題宣傳活動，增強檔案利用效果。最后，簡化利用手續，進一步方便群眾查閱檔案信息，創新服務形式，提供多樣化、個性化的檔案服務，全面提升檔案公共服務能力和水平。

（二）注重風險防控工作，強化檔案安全措施。檔案館要時刻繃緊安全保密這根弦，依照《檔案館安全風險評估指標體系》進行系統評估，防控風險隱患，有效降低安全風險發生的概率，上級部門要切實改善檔案保管條件，繼續推進縣級檔案館建設，采用先進的安全技術，配備齊全“九防”設備并保障正常運行，實行庫房精細化管理，確保檔案實體安全；要積極建設數字檔案館，實現傳統載體檔案數字化，減少紙質版檔案借閱次數，保護紙質版、原版檔案的安全性；要健全檔案信息管理保護體系，實施數據備份和遷移策略，保障檔案信息數據的真實、完整、可用性和安全性。

（三）科學管理，建設數字檔案館。數字檔案館建設是檔案利用“轉型升級”的核心，檔案館要充分發揮科技創新在檔案事業發展中的支撐作用，加快實現以檔案信息化為核心的檔案管理現代化。首先，建立需求導向型檔案科技創新模式，健全檔案科技成果轉化機制，切實把科技成果應用作為項目驗收和評獎的重要條件，讓檔案科技工作成為檔案事業高質量發展的重要支撐。其次，要推動各級黨政機關實現電子公文規范化歸檔管理，擴大電子發票、電子票據等電子文件歸檔和電子檔案單套管理的試點范圍，探索大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用，促使數字檔案館建設向智慧化方向發展。另外，要推進檔案信息資源共享平臺建設，盡快實現區域內各級綜合檔案館互聯互通，推進共享平臺向機關單位延伸，消除檔案利用的時間限制和空間限制，提高檔案利用成效，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求。促成檔案部門接入電子政務內網，探索利用電子政務內網開展業務監督指導、檔案利用服務等工作，以業務應用驅動檔案管理現代化。

（四）儲備人才，提高創新能力。在檔案管理工作中，人才的儲備與培養是極為重要的基礎條件，根據當前發現的檔案管理工作問題來說，檔案管理需要采取切實有效的方法，以建設專業化檔案人才隊伍。檔案管理應健全檔案培訓制度，創新繼續教育模式，全面提高檔案工作人員政治能力、法治意識和專業技能。根據檔案事業發展對人才的需求，研究制定中長期檔案人才隊伍培養規劃，著力培養一批有深厚檔案學術素養的管理人才和檔案信息化、檔案編研、檔案保護與修復等方面的領軍人才是檔案管理工作的重要內容。深化檔案專業技術人員職稱制度改革，進一步破除“唯論文、唯職稱、唯學歷、唯獎項”，突出品德能力業績，以形成良好的導向。工作人員素質培養應激勵引導廣大檔案工作者打破封閉和僵化的思維模式，用發展的眼光看問題，用改革創新的辦法解決問題，以自信、開放、包容的心態，更好地適應檔案工作高質量發展的新要求，為檔案事業的發展注入持久動力。

三、結語

綜上所述，面對信息技術迅猛發展的新形勢和人民群眾對檔案利用日益增長的新需求，各級檔案館必須優化檔案利用服務體系，健全安全風險管控機制，加速數字檔案館建設，激發人才創新活力，彰顯檔案資源價值，服務經濟社會發展，從而推動檔案事業轉型發展、高質量發展，建設檔案強國。