以校園網為依托推動高校檔案信息化建設

文/仙桃職業學院 張華容

伴隨科技的迅猛發展，信息技術已經普及，并廣泛應用于各行各業當中。作為為學校信息資源提供服務的檔案管理部門要與時俱進，合理使用校園網，加大檔案信息化建設力度，以保證能夠全面展現出檔案信息的優勢，從而提升高校檔案管理的質量和效率。

一、高校檔案信息化建設的必要性

（一）社會發展的需求。伴隨經濟、科技日益全球化，高校對于社會經濟發展的貢獻也逐漸顯現出來，在這樣的時代背景下，涉及大量重要信息資源的高校檔案逐漸受到了重視，而且其服務范圍已經不再僅局限于校園內部，而是涉及社會的諸多行業。計算機與信息技術的結合，使信息技術逐步取代了過去傳統的檔案管理方式，進而使信息化建設完善。而高校辦公自動化的廣泛使用，方便了人們對于檔案的使用，目前已經不再受時間、地點的限制，并且能夠快速且便捷地獲得十分精準的檔案信息。所以，高校檔案信息化管理目前得到了很大程度的重視。在這樣的背景下，社會發展迫切急需要高校推動以自動化、信息化建設為主的信息網絡化管理。

（二）高校需要通過檔案信息化建設來尋求發展。信息化給檔案管理增添了新鮮的元素，但也加大了檔案管理的難度。首先，在檔案材料的類型方面，增添了數字化教材、科研材料等，并且在高校所有檔案資料當中占據了大部分的比例。其次，不僅要對紙質檔案做好管理，還要對一些電子文件、網頁文檔、數據庫等進行系統化的管理。另外伴隨信息化的逐步完善，在歸檔的時候，對使用全新教學方式后所形成的教學資料、科研資料等也要進行歸檔，進而擴大檔案管理范圍。最后，站在管理形式的角度上分析，校園網是學校信息化管理的重要載體，而在網絡技術逐步深化到高校的基礎上，高校檔案管理也要與時俱進，這就迫使高校加大檔案信息化建設的力度。

（三）提高檔案信息資源的使用率。信息化技術的提高，使得檔案信息資源的使用也受到了重視，社會對于檔案信息的需求量越來越大。受紙質檔案的限制，過去的檔案信息資源在傳播和使用率上始終達不到理想的效果。而伴隨網絡技術的發展，人們只需要利用網絡就能夠得到想要的檔案信息。除此之外，人們還能夠在工作的時候隨時隨地查找到相關的信息。而想要緊跟社會發展的腳步，檔案管理工作者要突破傳統限制，采用全新的管理方式，充分利用信息化的優勢，并以校園網為依托來加大檔案信息化建設的力度，這樣就能夠全面提升檔案管理的效率。

二、提升高校檔案信息化建設的舉措

（一）采用全新的檔案管理理念。高校每進入新的發展階段，其信息服務方式都會隨之改變。在信息技術還沒有得到普及的時候，檔案部門主要是進行紙質檔案服務。若還采用這種傳統的服務模式，那么就無法滿足時代發展的需求，并且還會降低檔案服務的質量和效率，這會對檔案信息化的建設造成不利的影響。所以，檔案管理工作者要采用全新的管理理念和管理方式，將檔案視作信息資源，以此來加強檔案資源的使用率。通過檔案，能夠給學校的教育、科研等方面的工作帶來有價值的信息，并且還能夠為打造校園文化、強化校園管理、加強宣傳力度帶來信息上的保障。若學校將檔案視作一種信息資源，那么就可為學校實現可持續發展提供幫助，并認識到檔案的重要價值，這樣一來，學校就能投入充足的經費進行檔案信息化建設，最終使高校檔案信息化水平得到良好的發展。

（二）做好電子文化歸檔。電子文件從起初的形式，到后來的歸檔開發使用，在此過程中經過了諸多的環節。若其中某個環節沒有落實好職責、制度不夠合理，或沒有制定完善的管理制度，那么就會導致電子文件失真。所以，創建科學完善的管理制度，落實好職責，在設立權限的過程中要明確到全體工作人員。學校檔案部門要確立電子文件歸檔的時間、范圍，和數據檢查的方式等。要對歸檔的過程做出有效的檢查，在處理電子文件期間要做好轉換控制工作，以避免發生信息失真的情況。此外在運用檔案時，還要進行相關的記錄。而在構成電子檔案以后，要經常轉化格式，并進行備份，以確保電子文件的安全保密性。

做好電子文件以及檔案的管理，能夠使檔案現代化管理和辦公自動化管理實現融合。也就是檔案管理能夠給學校帶來高質量的服務，同時還能夠利用契機，使用辦公自動化平臺來推動檔案信息化的發展，將數字檔案信息資源建設遷移到文件形成部門。比如：過去的歸檔工作是把檔案資料傳送到檔案館里，然后再由檔案館對材料進行整體、歸檔，這會使工作內容復雜，工作量增加。若檔案信息管理能夠與辦公自動化相融合，對電子文件進行自動化的處理和管理，那么就能夠省略歸檔檢定、記錄等工作，并使用自動化系統來進行歸檔鑒定、記錄。這種電子化、自動化的模式，能夠使檔案整理更加方便，從而得以緩解工作者的工作壓力，提升整體質量。高校中的領導要意識到電子檔案結合辦公自動化的重要作用，然后加大檔案信息化建設的力度，構成出一個涵蓋整個校園的檔案信息運行網，按時把信息傳送到學校檔案信息管理部門。

（三）加強信息化建設，組建高水準的檔案管理團隊。高校信息化檔案管理主要是通過人來完成的，因此一定要組建一個高水準的檔案管理團隊。這就需要學校要對檔案管理部門投入足夠的經費，加大基礎建設力度，以使檔案管理能夠實現信息化。高校檔案工作者在處理業務的時候，要遵循以人為本的理念，在平時要進行大量的理論學習和技能學習，以此來打造高水準的檔案管理團隊。而這就要求高校領導要緊跟時代發展腳步，不要再把檔案部門當作安置、分流工作人員的部門。與此同時，要加大計算機、網絡等方面的培訓力度，尤其要重點加強他們的電子檔案傳送、保存等方面的能力，以使他們能夠變成優秀的檔案信息網絡管理人員、導航員，這樣一來就可以給高校帶來高水準的服務。

（四）使用校園網對高校進行網絡檔案管理。校園網為高校的全體部門之間實現信息共享創造了條件，通過網絡，能夠將高校的每個部門形成一個整體，從而組建出一個龐大的網絡數字化校園。而隨著網絡的普及和完善，使得網絡信息逐漸變成了高校各項管理工作的主要資源。而對于給高校提供信息和進行信息資源服務的檔案管理部門來講，要全面且合理地使用校園網，來積極獲取、處理、管理和使用檔案信息，以使高校檔案能夠實現網絡化管理。

首先，要結合辦公自動化，通過網絡來獲取檔案資料。當前很多高校均創建了校園網，同時還創建了辦公自動化系統，之前傳統的紙質文檔，目前都已經轉換成了電子檔案。所以，高校檔案管理人員要緊跟時代發展步伐，采用全新的管理理念，全面發揮出學校辦公自動化的優勢，盡量多且快速地獲取所需要的電子檔案信息和資料。若無法在系統上進行保存和傳送的電子資料和信息，也同樣要利用辦公自動化系統來讓有關單位進行歸檔工作，以保證能夠實現網絡化的檔案收集。檔案收集網絡化的優勢在于能夠節省很多的時間，并且還能夠減少工作人員的勞動量，從而得以全面加強檔案收集的效率。

其次，要創建檔案管理局域網，以便能夠進行網絡檔案管理。伴隨信息化的發展，高校檔案管理部門的電子檔案數量呈上漲趨勢，各種檔案間的共享量也得到了增長。這需要檔案管理部門以校園網為依托，在檔案管理部門中創建檔案管理局域網，以便各管理工作者之間能夠實現檔案共享。進行網絡化檔案管理，不但能夠提高檔案管理質量，保證檔案的完整性，并且還可以讓管理人員之間形成良性競爭，這樣一來，能提高檔案管理的質量。

三、結語

綜上所述，在信息化的背景下，高校檔案工作逐步實現了網絡化管理，而若想進一步做好以校園網為依托的高校檔案信息化建設，就要采用全新的檔案管理理念、做好電子文化歸檔，同時還要組建高水準的檔案管理團隊，這樣一來，能夠提升高校檔案信息化管理的質量和效率，進而促進學校的總體發展。