信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談

文/濰坊市中醫院 單濤

信息時代數據的類型和數量不斷增加，因此企業在生產和管理時需要有大量的數據作為支持。在這一背景下，只有做好檔案管理工作，才能夠更好地了解到企業現實情況，制定適宜的決策，為企業的長期穩定發展提供保障。在傳統模式下所進行的檔案管理工作雖然取得了一些成效，但是也存在一些不足。為此，在信息時代必須要對傳統檔案管理進行創新，充分發掘檔案的價值。

一、信息時代檔案管理

信息時代檔案管理與傳統模式下所開展的檔案管理工作存在著較大的差異，前者主要是將現代化的信息技術作為立足點，通過互聯網來管理檔案資料。一般情況下，較為常見的檔案管理措施是制作電子版檔案、信息進行搜集、查找等。這一管理措施使原本紙質檔案轉變成了電子存儲檔案，并且可以運用現代化技術來對檔案進行分類，縮短了查找檔案花費的時間，可以更好地展現檔案資源的價值。

二、信息時代檔案管理工作特征

信息時代檔案管理提升了檔案的現代化程度，可以滿足新時期企業工作需求。和傳統檔案管理工作對比，信息時代檔案管理工作特征可以總結為以下幾點：第一，不同企業在推動檔案信息化發展過程中所運用的規章制度大體相同，并且這些制度都是由專門的行政機構指定的。第二，虛擬檔案可以提升檔案管理信息化程度，借助信息化管理工作，可以使原本的紙質檔案轉變成為電子存儲，并且借助于互聯網，可以在較短的時間內傳遞資料，提升了檔案管理工作的效果，能夠為企業的信息化發展提供支持。第三，檔案管理信息化使用的先進技術較為多樣，有效轉變了傳統模式下檔案管理方式，解決了原本檔案管理過程中存在的一些問題。

三、檔案管理工作存在的問題

（一）并沒有明確的標準作為支持。檔案管理工作的開展需要有明確的標準作為支持，只有如此才能夠高效、及時地處理不同類型的檔案信息，使檔案管理工作更加順利。但是，從現實情況出發，大部分企業都沒有完善的標準。導致檔案管理人員在進行信息化檔案管理的過程中，無法第一時間解決出現的問題，檔案管理工作無法達成預期目標。為此，在信息化檔案管理工作開展過程中，需要統一檔案管理標準，確保其能夠引導檔案管理工作。

（二）安全得不到保障。在傳統模式下，進行檔案管理工作只需要管理檔案，保證檔案處在安全狀態下，檔案管理工作人員的任務量也比較少。而在信息化背景下，檔案被存儲在網絡平臺中，而檔案管理工作的開展對檔案管理系統的依賴性不斷提升，一些不法分子很可能會趁機入侵檔案管理系統，導致信息被篡改、丟失等。除此之外，檔案管理系統在運轉的過程中很可能會出現一些因素導致系統無法穩定運轉。如果系統發生問題，很可能會引發檔案安全問題。為此，企業在開展檔案管理工作時，必須要注重硬件、軟件管理工作的開展，確保檔案管理處在安全狀態下。

（三）工作人員的專業素養有待提升。信息時代，檔案管理工作有了新的標準，這從某種角度來說，提升了檔案管理工作的困難程度。在傳統模式下，開展檔案管理工作，工作人員要求并不高，工作人員只需要搜集、建立并存儲檔案就可以順利完成工作。但是，隨著社會的進一步發展，企業面對更加白熱化的競爭，檔案管理的重要性不斷提升，這就需要相關人員提升自身檔案管理工作的能力，掌握更多和檔案管理相關的知識，并將檔案管理信息匯集成為企業發展觀點，為企業管理層決策工作的開展提供支持。但是，因為檔案管理工作人員缺乏學習的渠道，很難在較短的時間內提升自己，無法為新時期工作的順利開展提供支持。

（四）所應用的體系存在問題。在信息時代開展檔案管理，并不僅僅是對于應用檔案管理系統以及計算機技術，而應該考慮到檔案管理的安全程度、數據庫等多方面的內容，需要多個機構共同配合。在傳統模式下所開展的檔案管理工作效果并不是非常理想。企業檔案管理人員并沒有對于自身工作形成正確認識，這就導致檔案管理工作很難發揮最大化的作用，檔案管理信息化建設工作阻礙較多。雖然企業已經投入了一些資金用于購買檔案信息化建設硬件設備，但是對于軟件的關注程度比較低，并沒有認識到檔案管理對企業發展的價值。在這一情況下，企業應該構建完善的檔案系統，從下到上創新檔案管理工程。除此之外，企業內部工作人員對檔案管理工作缺乏正確認識，并不關注檔案管理工作情況，不愿意配合其工作的開展。

四、信息時代檔案管理實踐與創新措施

（一）更新檔案管理觀念。檔案管理工作的開展會對企業信息化檔案管理工作具有較大影響，為此在進行檔案管理工作時，需要明確工作方向。第一，要堅持全面建設觀念。檔案管理信息化建設，僅僅依靠檔案管理部門是無法達成的，需要多個部門合作共同努力開展工作。因此，企業必須要將全面建設觀念落到實處，推動檔案管理信息化發展。第二，要堅持信息化觀念。企業在進行檔案管理時，要對信息化檔案管理形成充分認識，在細節中體現出信息化。第三，堅持標準化。檔案管理工作并不是隨意開展的工作，需要標準作為支持，確保檔案管理工作可以有序開展。第四，要挖掘檔案管理的價值。企業在進行決策時，要將檔案資源進行分析，并和檔案管理人員進行溝通，確保所開展的檔案管理工作可以更加科學合理。

（二）明確檔案管理標準。第一，企業要明確建檔標準，確保檔案包含更加全面的內容，防止標準差異較大。在視頻和音頻進行處理的過程中，必須要有明確的標準作為支持。第二，要構建完善的制度，制度可以為檔案管理工作的開展提供支持，是檔案管理標準的直觀表達。為此，企業必須要健全制度，確保其能夠包含工作細節，為不同管理工作的開展提供保障。第三，要選擇使用恰當的檔案管理方式。在進行檔案管理工作時，需分析流程，明確信息處理、提出建議等工作開展步驟，這能夠為檔案管理工作的順利開展提供保障，有效推動了檔案現代化發展。

（三）完善相關基礎設施。檔案管理工作的開展需要有較多持續性資源作為支持，這樣才能夠保證檔案管理信息化建設更加順利。在這個過程中，企業應該認識到檔案管理工作的重要性，增加資金投入，完善相關基礎設施。可以從以下角度出發：首先，要購買基礎設施，比如說網線、計算機、檔案管理軟件、桌子等。并且，不同企業的經濟實力存在一些差異，因此企業應該從自身的現實情況出發，適當分批次采購。需要注意的是，基礎設施和其他設備存在較大差異，要及時更換，并確保有足夠的資金作為支持，為軟件的后續使用提供保障。

（四）提升檔案管理人員素養。信息時代，開展檔案管理工作的方式出現了較大的轉變，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員應該與時俱進，提升自身檔案管理工作的能力。第一，檔案管理信息化應該具有專門的負責人，并加大力度組織檔案管理人員參與到學習之中，確保其能夠熟練應用信息化技術，高效開展檔案管理工作。第二，應該吸引一些綜合能力較強的專業檔案管理人才加入檔案管理工作之中，提升檔案管理工作團隊的整體實力。

（五）確保檔案處在安全狀態下。在信息時代下，開展檔案管理工作，必須要確保其安全性，可以從以下幾點開展工作：第一，要從檔案的內容出發，劃分等級，對一些機密程度較高的檔案進行特殊管理，并做好備份。第二，在日常檔案管理過程中，確保數據庫處在安全狀態下，并及時對其進行更新。第三，邀請專業的工作人員保證檔案處在安全狀態下，降低對檔案造成威脅的概率。第四，應該和檔案管理人員簽訂合同，確保其可以保守秘密，自覺約束自身言行。第五，檔案管理人員要加大宣傳力度進行宣傳，確保其能夠掌握更多和檔案管理相關的法律知識，在法律的約束下，規范開展工作。第六，做好數據庫備份工作，如果由于意外導致數據庫出現故障，可以第一時間進行重啟。

五、總結

綜上所述，隨著時代的發展，檔案管理作用越發突出，能夠幫助企業認識到自身在發展過程中存在的問題，挖掘自身的優勢，為此，必須要注重檔案管理工作的開展。但是，從現實情況出發，可以發現檔案管理工作還存在一些問題，無法滿足企業在信息時代對于檔案的要求，為此必須要及時采取措施對于檔案管理工作進行創新，使其發揮最大化的作用，推動企業進一步發展。