石油企業(yè)文檔一體化實踐研究

文/青海油田監(jiān)督監(jiān)理公司 丁艷艷；青海油田采氣三廠 郭麗麗

在石油企業(yè)中，文檔是管理工作的起點以及終點，因為文檔關(guān)乎具體行業(yè)規(guī)范、國家法律、行業(yè)技術(shù)、設(shè)備說明、設(shè)計圖紙、電氣圖紙、排風(fēng)系統(tǒng)圖紙、工程規(guī)劃文件、工作進度、工作總結(jié)等非常專業(yè)的領(lǐng)域，導(dǎo)致其管理工作難度大，如何提高石油企業(yè)文檔保管以及利用水平，成為石油企業(yè)需要考慮的問題。實現(xiàn)文檔一體化管理顯然是最好的選擇。

一、石油企業(yè)文檔一體化重要性

石油企業(yè)文檔一體化管理重要性體現(xiàn)在：第一，對企業(yè)發(fā)展有積極影響；第二，對企業(yè)風(fēng)險管理具有積極意義；第三，對行業(yè)規(guī)范管理具有促進作用。由此可見，石油企業(yè)文檔一體化管理對企業(yè)和行業(yè)乃至于社會都有很重要的作用。

（一）石油企業(yè)發(fā)展不能缺少文檔一體化管理。石油企業(yè)文檔關(guān)系到?jīng)Q策層決策、管理制度、部門工作安排、崗位管理、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)總結(jié)等方面。企業(yè)所有業(yè)務(wù)都會在文檔中有所體現(xiàn)，文檔基本上都會在具體工作前形成，對工作具有安排、規(guī)范、引導(dǎo)、組織等作用，所以石油企業(yè)文檔管理需要一種科學(xué)的方式來確保企業(yè)形成的文檔動態(tài)歸卷并獲得科學(xué)整理，最終可以錄入文檔管理系統(tǒng)之內(nèi)，讓文檔內(nèi)容、文檔形式、文檔檢索、文檔歸類、文檔利用能夠進一步規(guī)范化，避免了以往文檔管理存在的內(nèi)容雜亂、形式多樣、檢索困難、歸檔不清以及利用效率低等問題。這樣的文檔管理之下，石油企業(yè)各部門各崗位在需要借閱文檔資料時，都能夠精準(zhǔn)地找到對應(yīng)的文檔，這樣等同于提高了各部門各崗位的工作效率，也使得對應(yīng)的資源獲得整合，最終提升石油企業(yè)的經(jīng)濟效益、社會效益以及環(huán)保效益。

（二）石油企業(yè)風(fēng)險管理離不開文檔一體化管理。石油企業(yè)經(jīng)營的是石油，其具有高風(fēng)險性，從開采、運輸（車輛運輸、管道運輸）、供給以及利用等環(huán)節(jié)都面臨著泄漏、爆炸、環(huán)境污染等風(fēng)險。另外，石油企業(yè)的合同風(fēng)險也居高不下，尤其是如今人們法律意識在覺醒，在合同中總是會盡可能植入對自己有利的條款，若是不能認(rèn)真分辨就會進入合同風(fēng)險陷阱之內(nèi)。風(fēng)險的規(guī)避除了要積極地學(xué)習(xí)國家以及地方石油行業(yè)規(guī)范之外，還需要積極地將本企業(yè)技術(shù)資料、風(fēng)險管理資料等進行綜合管理，能夠不斷總結(jié)分析，使得風(fēng)險管理工作不斷推進。這樣就使得石油企業(yè)技術(shù)類文檔的歸卷、分類以及利用變得十分重要，也需要企業(yè)能夠在文檔管理方面建立風(fēng)險管理機制，確保文檔管理得到有效監(jiān)督，能夠保證各類技術(shù)資料完備，保證各部門技術(shù)崗位所需。

（三）行業(yè)規(guī)范離不開文檔一體化管理。石油行業(yè)掌握經(jīng)濟發(fā)展所需要的特殊能源，對于國家來說，實現(xiàn)行業(yè)規(guī)范化管理是非常有必要的。而規(guī)范化管理需要系列的規(guī)范文件、法律文件等來負(fù)責(zé)落地。這些行業(yè)規(guī)范文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律文件等需要最終進入石油企業(yè)，對其實際生產(chǎn)運營形成指導(dǎo)。因此，企業(yè)能否實現(xiàn)文檔一體化管理，將直接關(guān)乎國家行業(yè)管理效率。換言之，國家行業(yè)行政和企業(yè)經(jīng)營二者間需要文檔一體化來保證它們的彼此貫通，使得企業(yè)可以很好地管理官方文件，并利用好官方文件。也能夠使得國家了解各企業(yè)的執(zhí)行情況，針對性調(diào)整政策。

二、石油企業(yè)文檔管理存在的問題

目前，大部分石油企業(yè)對文檔管理缺乏系統(tǒng)認(rèn)識，導(dǎo)致了文檔一體化管理水平低，具體體現(xiàn)如下：

（一）企業(yè)重視經(jīng)營而忽視文檔歸卷，導(dǎo)致重要信息、數(shù)據(jù)不能進入檔案系統(tǒng)。石油企業(yè)屬于特殊企業(yè)，目前具有壟斷經(jīng)營的特點，其業(yè)務(wù)量大、投資大、技術(shù)指標(biāo)多、行業(yè)規(guī)范龐雜。但是經(jīng)營管理者不重視文檔的歸卷工作，導(dǎo)致有關(guān)數(shù)據(jù)、信息并不能及時進入企業(yè)檔案系統(tǒng)，使得下一環(huán)工作往往缺乏具體參考。甚至于在一些重要決策環(huán)節(jié)，不會讓文檔管理人員參加，導(dǎo)致形成的決策信息、有關(guān)數(shù)據(jù)得不到記錄。

（二）文檔管理系統(tǒng)建設(shè)不足。在現(xiàn)代社會背景下，石油企業(yè)應(yīng)該以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)為核心建設(shè)專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)。這樣可以保證將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子版本，然后可以通過文檔管理系統(tǒng)對接各個部門，實現(xiàn)文檔信息共享，提高各部門行政效率。但事實上，目前大部分石油企業(yè)的文檔仍然以紙質(zhì)居多，而且在管理上存在分檔不清、更新不足、利用率差等問題。分檔不清是對不同文檔沒有形成區(qū)分，例如行政方面的文檔、技術(shù)方面文檔、設(shè)備方面文檔、工程圖紙等混雜一起，導(dǎo)致文檔序號和索引序號不同，不能精準(zhǔn)找到所需要的文檔；更新不足主要指的是新舊規(guī)范、新舊信息以及新舊數(shù)據(jù)沒有科學(xué)記錄并剔除無用的陳舊文件，這會導(dǎo)致在文檔利用時往往會將老舊信息作為參考，明顯影響企業(yè)決策以及具體的運營管理；利用率差指的是員工主動利用文檔的行為少，另外也是因為文檔分檔不清、更新不足導(dǎo)致利用起來困難。而源自O(shè)A業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)的文檔缺乏前端控制，不能將它們及時歸入系統(tǒng)。或者建立的文檔管理系統(tǒng)缺乏標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)程度低，不能和云端等對接，導(dǎo)致一些關(guān)鍵文檔得不到必要保護。

（三）文檔管理人員缺乏現(xiàn)代文檔管理能力。石油企業(yè)擁有文檔一體化管理制度，也擁有相應(yīng)的系統(tǒng)，但是文檔管理人員缺乏相應(yīng)的能力，仍然難以實現(xiàn)文檔一體化管理。這也證明了一體化管理人才的重要性。一般來說，這類人才需要精通紙質(zhì)文檔的歸卷、分類，善于對動態(tài)更新文檔，并且能夠靈活掌握一體化管理系統(tǒng)，具有較強大的計算機操作能力，不僅如此，還需要有一定的系統(tǒng)安全管理水平。顯然，這類綜合性人才較少，導(dǎo)致了石油企業(yè)文檔一體化管理水平不足。

三、提高石油企業(yè)文檔一體化管理水平的策略

前文所述石油企業(yè)文檔管理存在的問題因為企業(yè)不同而不同，屬于多個企業(yè)當(dāng)中廣泛存在的共性問題。問題嚴(yán)重程度不一，但都反映出文檔一體化管理存在不足。具體問題規(guī)避需要從以下幾個方面入手：

（一）提高企業(yè)管理層文檔一體化管理的重視程度。任何企業(yè)在貫徹落實內(nèi)部政策時，都有賴于頂層領(lǐng)導(dǎo)對政策的支持。因為只有如此才會使得各部門對該項工作的重視程度，并能夠使得企業(yè)財務(wù)會在該方面工作做出科學(xué)合理預(yù)算，保證其具體落實。石油企業(yè)更是如此，大部分該類企業(yè)屬于國企，更是具有較為復(fù)雜的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)人的態(tài)度往往左右著項目的命運。為了提升領(lǐng)導(dǎo)對文檔一體化管理的重視程度，人資部門、文檔管理部門需要向主管領(lǐng)導(dǎo)提供“文檔一體化管理項目”可行性報告，將其具有的優(yōu)勢寫明。在提出申請之后，需要定期提醒，促使文檔一體化管理項目盡快通過審批。

（二）積極建立文檔一體化管理系統(tǒng)。首先，要針對石油企業(yè)紙質(zhì)文檔、電子文檔形成綜合的歸卷、分類管理機制，要確保紙質(zhì)文檔及時歸卷、分類和更新。重要文檔必須交由文檔管理部門統(tǒng)一分類管理，不重要的紙質(zhì)文檔則交由各部門分別管理，其中需要建立文檔銷毀制度，凡是需要銷毀的文件需要文檔管理部門、各部門領(lǐng)導(dǎo)人確認(rèn)后銷毀，銷毀方式采取文檔粉碎機來進行處理，對應(yīng)的電子文檔也隨之刪除。其次，要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來開發(fā)建設(shè)文檔一體化管理系統(tǒng)，通過前端控制來不斷歸卷各部門傳來的各類數(shù)字文檔，將其歸卷分類處理。在動態(tài)接收文檔過程里，需要不斷更新文檔，要盡量規(guī)避同一工作卻有兩個規(guī)范的情況，這樣才能保證文檔利用效率的提升。該系統(tǒng)能夠和云平臺對接，能夠保證大量的文檔可以轉(zhuǎn)存至云平臺。對于重要電子文檔可以實現(xiàn)分布式存儲，有效抵充硬件故障、軟件故障、網(wǎng)絡(luò)故障導(dǎo)致的文檔損失。

（三）提升文檔管理工作人員的綜合能力。首先，從企業(yè)內(nèi)部競聘方式選擇文檔管理崗位工作人員，需要思想境界高、技術(shù)水平高的員工進入崗位，這樣可以保證文檔一體化管理具有思想保障，能夠使得其得到落實，而非形式化。其次，可以從高校錄取相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生。因為高校畢業(yè)生理論基礎(chǔ)好，工作積極性好，只是缺乏具體實踐。企業(yè)若是能夠提供培訓(xùn)機會，會使得文檔一體化管理工作最終獲得有效開展。再次，企業(yè)需要鼓勵文檔一體化管理人員積極學(xué)習(xí)有關(guān)知識，具體有企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)-網(wǎng)絡(luò)慕課，或者到其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，使得管理工作人員建立動態(tài)學(xué)習(xí)意識，能夠保證自己的能力總是處在最佳狀態(tài)，滿足企業(yè)文檔一體化管理提出的要求。

四、結(jié)語

對于石油企業(yè)來說，文檔一體化管理的功能作用是多方面的，其最為關(guān)鍵的有關(guān)人才的培養(yǎng)以及一體化管理系統(tǒng)建設(shè)。人才需要內(nèi)部競聘和高校招聘，系統(tǒng)建設(shè)則是需要按照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)系統(tǒng)，并要求人才積極承擔(dān)管理責(zé)任，合理利用系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的歸卷分類作用發(fā)揮出來，使得文檔有效整合、分類、更新，促進其利用率的提升。