高校辦公室行政工作精細(xì)化管理探討

文/蘇州工業(yè)園區(qū)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 仲昭宇

對(duì)于高校行政管理來(lái)說(shuō)，辦公室起著樞紐作用，既要對(duì)內(nèi)發(fā)布政策要求，又要對(duì)外溝通洽談。因此，辦公室管理水平會(huì)影響學(xué)校的整體管理水平，也會(huì)影響到學(xué)校的教育科研。基于中長(zhǎng)期教育改革，高校辦公室行政管理也應(yīng)逐步思考如何提升效率和質(zhì)量，以精細(xì)化管理方式統(tǒng)籌辦公室行政管理的各個(gè)方面，妥善解決行政管理中的既存問(wèn)題，保證工作順利推進(jìn)、高效執(zhí)行。

一、辦公室行政精細(xì)化管理的必要性

辦公室是綜合性的管理機(jī)構(gòu)，涉及師生服務(wù)、政策宣導(dǎo)、獎(jiǎng)懲落實(shí)、后勤管理等多個(gè)方面，對(duì)高校發(fā)展內(nèi)部管理具有積極的促進(jìn)作用。當(dāng)前，高校規(guī)模擴(kuò)大，人員擴(kuò)招，精細(xì)化管理的實(shí)行勢(shì)在必行。以精細(xì)化管理方式統(tǒng)籌高校辦公室行政管理，可以節(jié)約管理成本，提升管理實(shí)效，也將促進(jìn)高校辦學(xué)教學(xué)質(zhì)量的提升。就現(xiàn)階段高校辦公室行政工作水平來(lái)看，辦公機(jī)制尚不完善、工作人員權(quán)責(zé)相對(duì)模糊、管理秩序較為混亂，管理效率和質(zhì)量的降低不利于高校良好形象的塑造。以精細(xì)化管理指導(dǎo)高校辦公室行政管理工作，替代傳統(tǒng)的工作方式，可增強(qiáng)管理的方向性、針對(duì)性和實(shí)效性。此外，借助這種開(kāi)創(chuàng)性的管理理念、先進(jìn)的管理措施也能保證行政管理體制的完善。

二、辦公室行政精細(xì)化管理原則

（一）規(guī)范化原則。規(guī)范化是精細(xì)化管理的基本要求，其往往與制度建設(shè)相結(jié)合，可以確保高校辦公室各項(xiàng)工作權(quán)責(zé)清晰、責(zé)任到人，效率提升明顯。規(guī)范的制度化建設(shè)，讓高校辦公室各項(xiàng)工作的處理有據(jù)可循；采用科學(xué)合理的制度，可以讓辦公室工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。辦公室的工作較為煩雜，在制度的指引下，理清工作流程，明確工作重點(diǎn)，使得煩雜的事務(wù)管理向著程序化、條理化的方向發(fā)展，基于權(quán)責(zé)、分工明確，能夠調(diào)動(dòng)辦公室工作人員工作的積極性，各項(xiàng)事務(wù)的處理效率也明顯提升。

（二）人本化原則。高校辦公室行政管理中滲透精細(xì)化管理理念，走精細(xì)化管理之路需要堅(jiān)持人本思想。人是管理的對(duì)象，也是管理的主體，辦公室工作人員的成長(zhǎng)及發(fā)展理應(yīng)得到足夠的重視。作為辦公室工作的具體執(zhí)行者，必須以精細(xì)化管理中的人本關(guān)懷，激發(fā)其工作積極性，使其發(fā)揮主觀能動(dòng)性，高質(zhì)高效地完成本職工作。同時(shí)，以人本化思想指導(dǎo)辦公室工作的開(kāi)展，工作人員對(duì)各項(xiàng)事務(wù)的涉及主體進(jìn)行人本化的需求分析，學(xué)會(huì)換位思考，可以促使事情處理更合理、更具人情味，也增強(qiáng)了崗位部門(mén)之間的凝聚力，帶來(lái)辦公室行政事務(wù)處理的高效化。

三、高校辦公室行政精細(xì)化管理策略

（一）行政管理制度建設(shè)要落地。當(dāng)前高校辦公室行政管理低效的很大原因是管理機(jī)制不健全，各項(xiàng)工作的開(kāi)展缺乏約束性與導(dǎo)向性，在今后的管理工作中實(shí)施精細(xì)化管理，可以確保制度更健全，落實(shí)更到位。

首先，要建立健全管理制度，確保責(zé)任落實(shí)到人。高校辦公室應(yīng)參考高校管理辦法和國(guó)家教育的相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，制定完善的管理制度，并做好制度的教育宣傳，確保其后續(xù)執(zhí)行更有力度；要督促領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭示范，切實(shí)履行職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)干部表率促使精細(xì)化管理制度發(fā)揮實(shí)效；加大制度執(zhí)行監(jiān)督力度，科學(xué)制定獎(jiǎng)懲舉措，嚴(yán)厲懲處違反制度的行為，配合科學(xué)的管理手段，進(jìn)一步激發(fā)辦公室工作人員的責(zé)任感與使命感，使其吸取經(jīng)驗(yàn)，提升工作效能。

其次，建立健全激勵(lì)機(jī)制，以促進(jìn)辦公室工作人員工作積極性的提升，確保其短時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成工作。激勵(lì)機(jī)制必須落實(shí)到位，且與績(jī)效考核有效掛鉤，物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)兼顧；考核之外，也應(yīng)基于辦公室各崗位的實(shí)際情況，設(shè)置定量定性考核標(biāo)準(zhǔn)，確保考核更加公平、公正，進(jìn)一步提升辦公室行政管理效率。

最后，建立健全教育培訓(xùn)機(jī)制，以落實(shí)教育培訓(xùn)機(jī)制，促使辦公室工作人員素質(zhì)和能力不斷提升，讓精細(xì)化管理常態(tài)化。重視培訓(xùn)工作，在高校內(nèi)部形成互幫互學(xué)、交流共享的良好學(xué)習(xí)氛圍；在辦公室行政工作開(kāi)展中，加強(qiáng)部門(mén)信息流通，提供經(jīng)驗(yàn)分享平臺(tái)，多方聯(lián)動(dòng)共同解決辦公室行政管理中的基礎(chǔ)問(wèn)題，使問(wèn)題解決更高效。在具體的培訓(xùn)實(shí)施中，應(yīng)基于高校整體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合工作人員教育培訓(xùn)的實(shí)際需求，確保培訓(xùn)計(jì)劃更加科學(xué)合理、培訓(xùn)內(nèi)容更具針對(duì)性，讓培訓(xùn)工作穩(wěn)步實(shí)施，從而提升辦公室工作人員的能力水平、職業(yè)素養(yǎng)。

（二）完善辦公室行政管理職能。完善辦公室行政管理職能，才能有針對(duì)性地開(kāi)展工作，這也是精細(xì)化管理落地的基本要求。

首先，健全服務(wù)職能。在高校辦公室行政管理工作的開(kāi)展中，制定精細(xì)化的管理目標(biāo)，配合服務(wù)職能的健全機(jī)制，從學(xué)校整體發(fā)展的角度出發(fā)，確定辦公室行政管理重點(diǎn)，分清主次，減少差錯(cuò)，提升管理；督促辦公室工作人員認(rèn)真做好每項(xiàng)工作，特別是信訪等工作。服務(wù)職能的健全，也應(yīng)關(guān)注會(huì)議頻次的控制，讓工作人員有更多的時(shí)間和精力去做好各系項(xiàng)工作，讓辦公室變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，積極參與政務(wù)，大膽創(chuàng)新，以完善的內(nèi)部運(yùn)作優(yōu)化高效管理。

其次，要改進(jìn)調(diào)研手段，發(fā)揮參謀職能。辦公室行政管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)廣開(kāi)言路，聽(tīng)取群眾意見(jiàn)。對(duì)高校發(fā)展的整體規(guī)劃、階段性發(fā)展目標(biāo)、師生發(fā)展訴求等進(jìn)行分析，正視辦公室行政管理的不足，制定針對(duì)性改進(jìn)策略，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性，發(fā)揮自身參謀的職責(zé)。在工作中關(guān)注主要問(wèn)題和核心矛盾，幫助師生辦實(shí)事，解決基礎(chǔ)問(wèn)題，以核心問(wèn)題的突破，讓辦公室行政管理價(jià)值得到師生的認(rèn)可。

最后，要關(guān)注辦公室自動(dòng)化建設(shè)，以自動(dòng)化建設(shè)確保職責(zé)的完善。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入，提高了信息處理速度，推動(dòng)了高校的數(shù)字化建設(shè)，在信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)管理資源的整合，并指導(dǎo)資源的優(yōu)化配置，保證辦公室行政工作的開(kāi)展有條不紊，從整體上提升工作實(shí)效。

（三）加強(qiáng)辦公室行政管理隊(duì)伍。高校辦公室行政管理精細(xì)化建設(shè)，更需要高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的管理隊(duì)伍。人在管理中起能動(dòng)作用，而精細(xì)化管理則要求落實(shí)好人才建設(shè)問(wèn)題，提供精細(xì)化管理的人員保障。

首先，要提高政治素養(yǎng)。辦公室扮演著領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀者的角色，也負(fù)責(zé)政令發(fā)布、工作落實(shí)情況的督查，更具有一定的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，辦公室工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)，才能圓滿地完成上述任務(wù)；其次要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，特別是學(xué)習(xí)中國(guó)特色社會(huì)主義思想。要全面學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)、系統(tǒng)學(xué)習(xí)、長(zhǎng)期學(xué)習(xí)，增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，堅(jiān)決做到“兩個(gè)維護(hù)”，以自覺(jué)地學(xué)習(xí)，指導(dǎo)工作開(kāi)展，將所學(xué)的新理論運(yùn)用到辦公室行政工作中，合理地應(yīng)對(duì)新問(wèn)題、新情況；要加強(qiáng)對(duì)教育政策的學(xué)習(xí)。高校辦公室行政管理與企業(yè)辦公室行政管理的區(qū)別，在于其定位不同，工作人員應(yīng)立足于高校實(shí)際，多涉獵學(xué)習(xí)教育政策方面的知識(shí)，明確當(dāng)前的教育方針、政策、法規(guī)、教育形勢(shì)等，對(duì)學(xué)校管理的各項(xiàng)要求、行政管理規(guī)定有深刻的認(rèn)知，進(jìn)行精細(xì)化的管理。

其次，要提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要重視業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，辦公室內(nèi)部形成學(xué)習(xí)交流的良好氛圍，完善學(xué)習(xí)制度。科學(xué)規(guī)劃，強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓學(xué)習(xí)內(nèi)容更具針對(duì)性。狠抓培訓(xùn)過(guò)程，并重視培訓(xùn)考核及結(jié)果運(yùn)用，發(fā)揮幫帶作用，進(jìn)一步增強(qiáng)辦公室行政團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力。在業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升上，應(yīng)著重“三種能力”的培養(yǎng)：一是控制大局的能力。辦公室人員基于精細(xì)化管理，必須具有大局意識(shí)、統(tǒng)籌意識(shí)，將辦公室工作放在行政管理精細(xì)化層面去把握，基于學(xué)校發(fā)展的高度去思考，做科學(xué)把控事物發(fā)展態(tài)勢(shì)，讓辦公室行政工作目標(biāo)導(dǎo)向清晰、動(dòng)力不減、步調(diào)不亂。二是團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。這是行政工作開(kāi)展的基本要求，必須要重視團(tuán)隊(duì)協(xié)作，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部相互配合，相互支持，分工明確，但又協(xié)同一致，凝聚力強(qiáng)。三是快速響應(yīng)的能力。辦公室行政工作開(kāi)展中可能會(huì)面臨一些突發(fā)情況，因此必須具備快速響應(yīng)的能力，隨機(jī)應(yīng)變，在辦公室行政工作開(kāi)展中要具有前瞻意識(shí)。

最后，努力提升服務(wù)水平。服務(wù)水平是精細(xì)化管理實(shí)效的體現(xiàn)。辦公室工作人員面對(duì)紛繁的行政工作項(xiàng)目，要具備良好的服務(wù)能力，不斷提升自己的服務(wù)水平，周密安排各項(xiàng)工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，高效高質(zhì)地完成。盡可能把問(wèn)題想在前面，盡可能把工作做在前面，以超前意識(shí)讓精細(xì)化管理更具實(shí)效；同時(shí)要遵守紀(jì)律，在工作開(kāi)展中原則性與靈活性兼顧；此外要發(fā)揮好師生服務(wù)的作用，作為部門(mén)、院系、師生聯(lián)系的橋梁與紐帶，必須秉著公平、公正、負(fù)責(zé)任的態(tài)度去解決各方的訴求。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于高校辦公室行政管理來(lái)說(shuō)，精細(xì)化管理是工作開(kāi)展的新要求、新導(dǎo)向，打破傳統(tǒng)管理模式的局限，以制度與建設(shè)職能的完善、人員的優(yōu)化建設(shè)為抓手，讓高校辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)效率和質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)廣大師生。